O que é um Diagrama Espinha de Peixe? Definição, categorias, tipos, exemplos e práticas recomendadas

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O que é um Diagrama Espinha de Peixe?

O diagrama espinha-de-peixe, também conhecido como diagrama de Ishikawa, é definido como uma poderosa ferramenta de análise causal projetada para descobrir as causas básicas de problemas complexos. Amplamente utilizada em manufatura, serviços industriais, desenvolvimento de produtos e solução de problemas em geral, essa metodologia visual oferece uma abordagem estruturada para identificar e resolver problemas com clareza. Ao mapear visualmente as possíveis causas, as equipes podem identificar com eficiência os fatores subjacentes que afetam os processos e sistemas. Explore como a integração de diagramas espinha de peixe em seu kit de ferramentas de solução de problemas pode levar a soluções precisas e eficazes em vários setores.

Qualquer diagrama espinha de peixe tem três componentes principais:

• O problema na cabeça do peixe

• Os atributos que formam a chave funcionam como os ossos que saem da coluna vertebral

• As áreas problemáticas dentro dos atributos que são as causas potenciais do problema no cabeçote.

Um exemplo da aplicação de um diagrama espinha de peixe é o típico diagrama espinha de peixe 4S usado na manufatura. Os 4S’s representam: sistemas, ambiente, habilidades e fornecedores. Cada fator “s” é acompanhado por “ossos” adjuntos que representam os problemas nesses atributos do processo de fabricação.

Abaixo está um exemplo de um diagrama espinha de peixe 4S:

Importância e finalidade dos diagramas espinha de peixe

Os diagramas de espinha de peixe costumam ser vistos como uma ferramenta de solução de problemas, mas também podem funcionar como um excelente auxílio visual quando os problemas precisam ser explicados e coordenados com equipes maiores.

Aqui estão alguns dos fatores que tornam os diagramas de espinha de peixe uma importante ferramenta de negócios:

• Solução visual de problemas: A principal utilidade de um diagrama de espinha de peixe vem do fato de que ele é visual, em vez de ser uma lista ou uma planilha. Isso permite expandir o diagrama para tantos atributos e causas básicas quantos forem necessários, sem ficar sobrecarregado com o grande número de problemas subjacentes. Além disso, o layout do diagrama permite a incorporação de fatores internos e externos durante a análise.

• Solução real de problemas em vez de tratamento de sintomas: Muitas vezes, as sessões de brainstorming ou as reuniões da empresa podem ser gastas tentando lidar com os sintomas de um problema, como números mais baixos de vendas ou desgaste de funcionários, sem tentar chegar à raiz dos problemas. Um diagrama de espinha de peixe começa com o objetivo de tentar identificar as causas principais, com os sintomas também ocupando seu lugar no diagrama. Isso permite uma análise holística e a solução de problemas, em que os sintomas não são ignorados e, ao mesmo tempo, é preciso saber que a causa principal precisa ser identificada para resolver o problema maior.

• Auxílio visual facilmente apresentável: Um dos principais problemas ao tentar resolver um problema em que a causa ou as causas principais foram identificadas é explicar essa estrutura complexa aos líderes da empresa e obter sua cooperação. O layout de um diagrama de espinha de peixe é uma ótima ferramenta visual alternativa para mostrar como vários fatores contribuintes estão juntos causando o problema principal e como cada uma dessas causas-raiz precisará ser abordada para tratar o problema principal.

Saiba mais: 5 aplicações exclusivas do diagrama espinha de peixe

Categorias de diagramas espinha-de-peixe

Os diagramas espinha-de-peixe usam categorias ou ramificações para ajudar a organizar e classificar as possíveis causas que contribuem para um problema. Essas categorias podem variar de acordo com o problema específico que você está abordando, mas há algumas categorias comuns que costumam ser usadas como ponto de partida. Essas categorias incluem:

• Pessoas: Essa categoria abrange fatores relacionados a recursos humanos, como habilidades, treinamento, experiência, comunicação e motivação. Os problemas relacionados às pessoas podem envolver treinamento insuficiente, falta de trabalho em equipe ou deficiências de habilidades individuais.

• Processo: Os fatores relacionados ao processo dizem respeito às etapas, aos procedimentos e aos fluxos de trabalho envolvidos em um determinado processo. Essa categoria examina aspectos como a sequência de atividades, as instruções de trabalho, as ineficiências do fluxo de trabalho e as variações do processo.

• Equipamentos: Os equipamentos incluem quaisquer ferramentas físicas, maquinário ou tecnologia usados em um processo. Os problemas dessa categoria podem envolver mau funcionamento do equipamento, tecnologia ultrapassada ou manutenção inadequada.

• Materiais: As causas relacionadas a materiais tratam de problemas com os materiais de entrada, componentes ou suprimentos usados em um processo. Os problemas podem surgir devido a materiais abaixo do padrão, qualidade inconsistente ou controle de estoque inadequado.

• Meio ambiente: A categoria de ambiente está relacionada às condições físicas ou externas em que o processo ocorre. Isso pode abranger fatores como temperatura, umidade, iluminação e design do espaço de trabalho. Por exemplo, um espaço de trabalho desconfortável ou mal iluminado pode afetar a produtividade.

• Medição: Os fatores de medição referem-se às métricas, aos dados e aos principais indicadores de desempenho (KPIs) usados para avaliar o processo ou o resultado. Os problemas nessa categoria podem incluir dados imprecisos, métodos inadequados de coleta de dados ou métricas inadequadas para avaliar o sucesso.

• Métodos: A categoria de métodos trata das técnicas, dos procedimentos ou das estratégias específicas usadas na execução de um processo. Os problemas relacionados aos métodos podem envolver técnicas desatualizadas, falta de procedimentos operacionais padrão ou estratégias ineficazes.

• Gerenciamento: As causas relacionadas ao gerenciamento estão relacionadas à liderança e à supervisão organizacional do processo. Os problemas podem surgir devido à má tomada de decisões, falta de apoio ou alocação inadequada de recursos.

• Políticas: As políticas referem-se às regras, aos regulamentos e às diretrizes que regem o processo ou a organização. Os problemas relacionados às políticas podem envolver regras conflitantes, políticas desatualizadas ou diretrizes excessivamente restritivas.

• Segurança: As questões de segurança incluem fatores relacionados à segurança física do pessoal, à segurança ambiental e à segurança de produtos ou serviços. Os problemas dessa categoria podem envolver medidas de segurança insuficientes, treinamento inadequado ou violações de segurança.

• Fornecedores: Os fornecedores são entidades ou organizações externas que fornecem materiais, componentes ou serviços necessários para o processo. Os problemas podem se originar de fornecedores não confiáveis, entregas atrasadas ou qualidade inconsistente dos materiais fornecidos.

• Tecnologia: A tecnologia abrange o software, o hardware e as ferramentas digitais usadas em um processo. Os problemas podem ser causados por software incompatível, bugs de software ou hardware desatualizado.

Essas categorias servem como ponto de partida para o brainstorming e a organização de possíveis causas, mas podem ser personalizadas e expandidas para se adequarem ao problema específico que você está abordando. O objetivo é identificar todas as possíveis causas que poderiam contribuir para o problema, tornando o diagrama espinha de peixe uma ferramenta valiosa para a análise da causa raiz e a solução de problemas.

Tipos de diagramas espinha de peixe

Embora o método subjacente a qualquer espinha de peixe permaneça consistente, há certos tipos que são amplamente usados e servem como modelo padrão. Aqui estão os 4 principais tipos de diagramas espinha de peixe comumente usados atualmente:

• Diagrama espinha-de-peixe simples

Uma espinha de peixe simples é composta de apenas dois atributos com causas ligadas à cabeça principal, representando o principal problema a ser resolvido. Esse diagrama é usado para resolver problemas em que as causas podem ser agrupadas em dois atributos. Por exemplo, ao tentar analisar o tráfego do site, pode-se optar por dividi-lo em apenas dois canais: fontes orgânicas e não orgânicas.

• Diagrama Espinha de Peixe 4S

O diagrama espinha de peixe 4S (exemplo acima) é uma ferramenta padrão de solução de problemas industriais e de manufatura; no entanto, ele também pode ser usado em qualquer processo de desenvolvimento de produtos, inclusive no desenvolvimento de software. Os 4S da espinha de peixe representam os fornecedores (ou simplesmente fontes de entrada), as habilidades, o entorno (qualquer fator circundante, inclusive imóveis ou espaço de escritório) e os sistemas (inclusive sistemas de computador). A vantagem desse diagrama é que ele limita os atributos a 4 fatores, ao mesmo tempo em que tenta capturar amplamente todos os principais atributos, o que ajuda a focar nos problemas subjacentes sem expandir para muitos atributos ou departamentos.

• Diagrama espinha de peixe 8P

A espinha de peixe 8P é uma espinha de peixe típica de uma empresa que permite livremente a expansão para 8 atributos, a saber: preço, produto, pessoas (funcionários e acionistas), local (ou planta, no caso de uma fábrica física ou pontos de venda), promoções (marketing), procedimentos, políticas e processos.

• Diagrama Espinha de Peixe 6M

A espinha de peixe 6M é um padrão definido principalmente para a fabricação e raramente usado fora do escopo pretendido. Os seis atributos são o homem (recursos humanos), a máquina (incluindo sistemas de computador e pilha de software empresarial), as medições (métricas da empresa), os materiais, o método e a natureza (ambiente de negócios e fabricação).

Abaixo está um exemplo de diagrama espinha de peixe 6M:

Como os exemplos de diagramas espinha-de-peixe podem gerar soluções

Aqui estão três exemplos perspicazes que mostram suas aplicações práticas em diversos setores.

Exemplo 1. Excelência em manufatura

No setor de manufatura, os diagramas espinha-de-peixe são fundamentais para lidar com os gargalos de produção. Por exemplo, considere um cenário em que uma linha de produção está passando por um tempo de inatividade inesperado. Ao utilizar um diagrama de Fishbone, as equipes podem explorar sistematicamente fatores como mau funcionamento de equipamentos, ineficiências de processos ou erros humanos, o que leva a soluções direcionadas e maior eficiência operacional.

Exemplo 2. Diagnóstico de saúde

No setor de saúde, os diagramas de Fishbone são de grande valia para diagnosticar e enfrentar desafios. Tomemos como exemplo o tempo de espera dos pacientes em um hospital. Ao categorizar as possíveis causas, como problemas de pessoal, ineficiências de agendamento ou falhas de comunicação, os profissionais de saúde podem simplificar os processos e melhorar a experiência geral do paciente.

Exemplo 3. Obstáculos ao desenvolvimento de software

Mesmo no âmbito do desenvolvimento de software, os diagramas espinha-de-peixe encontram seu lugar. Imagine um projeto que esteja enfrentando atrasos; um diagrama espinha de peixe pode revelar as causas subjacentes, sejam elas erros de codificação, falhas de comunicação ou restrições de recursos. Essa abordagem metódica permite que as equipes de desenvolvimento corrijam os problemas prontamente e garantam que os cronogramas do projeto sejam cumpridos.

Integração de diagramas espinha-de-peixe em seu kit de ferramentas

Agora que você já vislumbrou a versatilidade dos diagramas espinha de peixe por meio desses exemplos, considere incorporá-los ao seu kit de ferramentas de solução de problemas. Independentemente de você atuar nos setores de manufatura, saúde, desenvolvimento de software ou qualquer outro, o diagrama espinha de peixe oferece uma abordagem estruturada e visual para identificar e enfrentar os desafios de frente.

Explore as possibilidades e capacite suas equipes com essa metodologia eficaz de solução de problemas. Da próxima vez que surgir um problema complexo, deixe que o diagrama de Fishbone seja seu guia para descobrir as causas-raiz e gerar soluções impactantes.

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Como criar um diagrama de espinha de peixe: 4 etapas fundamentais

Um diagrama de espinha de peixe pode ir de um simples diagrama de 2 atributos a um complexo como um diagrama 8P ou até mais.

Aqui estão as principais etapas para garantir um diagrama de espinha de peixe bem-sucedido para identificar e resolver as causas-raiz e os problemas:

• Identifique o principal problema a ser resolvido. Essa é a principal questão em torno da qual os atributos serão definidos para a realização da análise da causa raiz.

• Crie uma linha reta e, na cabeça, mencione o principal problema a ser resolvido. Por exemplo, isso pode ser a redução das vendas, a diminuição da produção da fábrica, um orçamento mais eficiente ou a baixa qualidade do produto.

• A próxima etapa é estabelecer áreas ou departamentos contribuintes, dispostos na forma de raios (ou ossos de apoio) que se originam do problema principal (coluna vertebral). Ao expor o problema principal, você pode ser específico ou amplo, com base no número de atributos que pode gerenciar de forma razoável. Observe que essas são as áreas que contêm processos, pessoas ou recursos que podem ter contribuído para o principal problema da empresa no topo do peixe.

• Extraia os problemas de raiz dos atributos. Seja o mais direto possível, pois não há ramificações mais profundas para expandir para obter mais detalhes. A ramificação em uma espinha de peixe começa com a linha central e termina com as causas-raiz, com os atributos no meio.

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• Obter um amplo consenso sobre o problema central

Uma das preparações preliminares mais importantes a serem feitas antes mesmo de desenhar a primeira linha do diagrama de ossos finos é garantir que você tenha um amplo consenso sobre o problema central a ser resolvido. Dependendo da profundidade e do impacto, pode ser necessário incluir apenas o seu gerente ou expandir para a gerência sênior de toda a empresa. Esse consenso garantirá que os investimentos certos sejam feitos para resolver o problema que precisa de atenção imediata na ordem de prioridade.

• Liste todos os atributos possíveis, mesmo que você os condense posteriormente

Passamos por vários tipos de espinhas de peixe, sendo que o menor tinha apenas 2 atributos e o maior tinha 8. Entretanto, é uma prática recomendada garantir que os atributos potenciais da espinha de peixe sejam listados sem levar em consideração o número de atributos na espinha de peixe final. Isso garante que, durante o estágio de planejamento, todos os atributos possíveis sejam avaliados quanto a possíveis problemas. Com base no entendimento, o criador pode agora condensar e agrupar atributos onde for razoavelmente possível com base nas causas projetadas.

Às vezes, pode haver muitas causas listadas em um atributo quando a espinha de peixe começa a ser desenhada. Essa situação pode ser melhor atendida se eles forem divididos em mais atributos.

• Consultar os líderes e gerentes de departamento para análise de causas

Quando se trata de atributos individuais, cada um precisa de uma consulta especializada para entender completamente o escopo e os problemas que podem estar surgindo. Isso significa discutir o problema principal e as questões subjacentes com os líderes da empresa/equipe que são responsáveis por esses departamentos ou equipes. Muitas vezes, eles podem apresentar os problemas juntamente com recomendações para resolvê-los.

• Envolver todas as partes interessadas

É provável que o problema e/ou as soluções afetem outras equipes. Portanto, ao analisar as causas básicas, é importante incluir todas as partes interessadas na medida do possível. Dependendo da cultura da empresa, as soluções podem ser aprovadas pela gerência e depois comunicadas a outras equipes, ou a gerência pode insistir em incluir outras equipes afetadas durante o estágio de análise do problema.

• Expandir para várias espinhas de peixe quando necessário

Pode haver casos em que os atributos ou as causas subjacentes se tornem muito amplos para serem cobertos por um diagrama de espinha de peixe. Nesse ponto, talvez seja melhor usar várias espinhas de peixe em vez de usar o mesmo diagrama.

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