Che cos’è la collaborazione a distanza? Definizione, importanza, fattori chiave, strumenti, migliori pratiche e vantaggi

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Che cos’è la collaborazione a distanza?

La collaborazione a distanza è definita come la pratica di lavorare insieme e di impegnarsi in attività di gruppo mentre si è dispersi in luoghi diversi. Permette ai team di comunicare e collaborare senza la vicinanza fisica per raggiungere gli obiettivi individuali e organizzativi. La collaborazione a distanza è facilitata da potenti strumenti software che consentono di simulare e costruire un ambiente di collaborazione tradizionale. Con un numero crescente di organizzazioni che utilizzano un pool globale di talenti e passano ad ambienti di lavoro ibridi, la collaborazione a distanza è più importante che mai.

La collaborazione a distanza non è semplice come quella tradizionale. Per funzionare efficacemente, richiede una serie di strumenti, tempi precisi e un allineamento più profondo. Tuttavia, questo non significa che non debba avere la priorità, ed è importante che la vostra organizzazione possa passare alla collaborazione a distanza se necessario. In questo articolo definiremo la collaborazione a distanza, discuteremo perché è così importante, le migliori pratiche per implementarla e i migliori strumenti per agevolarla.

Perché la collaborazione a distanza è importante?

La collaborazione a distanza è importante per liberare il potenziale di uno spazio di lavoro globale e ha permesso a molte organizzazioni di scalare le proprie attività sulla scia della pandemia COVID-19. Accedendo a un pool globale di talenti e implementando le strutture di comunicazione attraverso i fusi orari, le aziende possono facilitare la collaborazione a distanza e operare in modo efficiente indipendentemente dalla loro ubicazione fisica.

Il problema principale che la collaborazione a distanza risolve è la distanza. La collaborazione ha sempre richiesto la comunicazione faccia a faccia e l’immediata vicinanza fisica, ma la collaborazione a distanza consente di lavorare insieme senza essere nelle immediate vicinanze. Come si è visto, quando si utilizza la giusta suite di strumenti, ci possono essere moltissime opportunità di collaborazione, anche dall’altra parte del mondo.

La distanza fisica non è l’unico tipo di distanza che la collaborazione a distanza deve soddisfare. I tipi di distanza affrontati dalla collaborazione a distanza sono molteplici e tutti devono essere presi in considerazione quando si crea un flusso di lavoro di collaborazione. Oltre alla distanza fisica, la collaborazione a distanza deve tenere conto della distanza funzionale e della distanza emotiva. Di seguito sono riportati i tre tipi di distanza e come ottimizzarli quando si facilita la collaborazione a distanza:

• Distanza fisica: La distanza fisica è il motivo principale della collaborazione a distanza e coinvolge team separati che hanno bisogno di connettersi mentre sono lontani l’uno dall’altro. Il modo migliore per rimediare alla distanza fisica è mantenere canali di comunicazione regolari, impegnarsi in collaborazioni trasversali e mantenere rapporti personali e professionali. La creazione di relazioni è uno degli aspetti più importanti che la collaborazione a distanza fatica a prendere in considerazione, quindi è importante che qualsiasi strategia di collaborazione a distanza abbia come obiettivo principale proprio questo.

• Distanza funzionale: La distanza funzionale non è la distanza fisica in uno spazio di lavoro remoto, ma la distanza psicologica tra le persone in un ambiente di lavoro remoto. Si tratta delle strategie e degli strumenti specifici che i team utilizzano per comunicare e della loro efficacia rispetto alle dinamiche di gruppo e ai flussi di lavoro. Ridurre la distanza funzionale non significa solo usare la tecnologia per avvicinarsi; deve essere la tecnologia giusta e adatta al vostro team. Se un’organizzazione ha fatto un ottimo lavoro per ridurre la distanza funzionale, i membri del team saranno in grado di collaborare facilmente e di utilizzare strumenti adatti alle loro esigenze di comunicazione e collaborazione.

• Distanza emotiva: La distanza emotiva è probabilmente l’area di interesse più importante per l’ottimizzazione della collaborazione a distanza. La distanza emotiva si riferisce all’allineamento tra individui e team e al grado di connessione delle persone all’interno di uno spazio di lavoro remoto. Anche se le persone sono funzionalmente molto vicine, potrebbe esserci un divario nel loro legame reciproco e con il lavoro, che rende difficile una collaborazione efficace. Combattere la distanza emotiva è uno degli aspetti più importanti della collaborazione a distanza e spesso viene trascurato come causa principale dei problemi di collaborazione. L’ottimizzazione della distanza emotiva può essere uno dei migliori indicatori dell’aumento della produttività e dell’esperienza dei dipendenti, quindi è sicuramente importante dare la priorità.

Questi tre tipi di distanza sono affrontati dalla collaborazione a distanza attraverso strumenti, strutture di comunicazione e collaborazione regolare. Per saperne di più sul funzionamento pratico della collaborazione a distanza, ecco alcuni dei fattori che la definiscono.

Per saperne di più: Che cos’è la Team Collaboration?

Fattori chiave della collaborazione a distanza

La collaborazione a distanza non è un’idea astratta in cui i team devono orientarsi; ci sono alcuni fattori e pratiche che la definiscono e la rendono unica. Oltre al metodo generale di collaborazione, ci sono un paio di fattori che definiscono la collaborazione a distanza.

• Accessibilità

Uno dei modi in cui la collaborazione a distanza si definisce è l’accessibilità. Utilizzando strumenti remoti, le sessioni di collaborazione e le esercitazioni diventano accessibili a persone di qualsiasi team, di qualsiasi luogo e di qualsiasi livello di esperienza. Le lavagne online, in particolare, rendono la collaborazione facile, equa e accessibile a tutti e consentono alle persone di impegnarsi in esercizi di collaborazione unici a cui non avrebbero accesso di persona.

Sebbene la collaborazione a distanza sia teoricamente più accessibile per tutti, richiede che i team siano in grado di collaborare contemporaneamente. Questo non è un problema con la collaborazione tradizionale, ma la collaborazione a distanza richiede che le persone trovino disponibilità attraverso i fusi orari, il che può essere molto difficile dall’altra parte del mondo.

La maggior parte delle organizzazioni, anche quando si passa a uno spazio di lavoro remoto o ibrido, di solito si affida a orari di lavoro o di collaborazione regolari, in cui le persone dell’organizzazione devono essere libere di collaborare tra loro indipendentemente dal luogo in cui si trovano. Questo è un modo semplice per colmare il divario temporale tra i team e può aiutare a facilitare la collaborazione a distanza senza problemi. Ciò che manca, tuttavia, è la flessibilità per accogliere i membri del team che non possono partecipare alle normali ore di collaborazione. In questo caso, le organizzazioni devono affidarsi alla collaborazione asincrona.

La collaborazione asincrona è un’altra strategia che aumenta l’accessibilità della collaborazione a distanza. Si tratta di persone che lavorano insieme, ma non in tempo reale, e che collaborano a un prodotto condiviso nel proprio tempo libero fino a raggiungere una soluzione definitiva. Parleremo più avanti della collaborazione asincrona.

• Partecipazione

La collaborazione a distanza non avviene nel vuoto: ci sono interi team di persone che si impegnano attivamente per creare questo ambiente. La partecipazione non è solo un fattore che definisce la collaborazione a distanza, ma anche un vantaggio. Conducendo le sessioni di collaborazione in modo virtuale, non si perde nessuno e si può includere un pool di talenti molto più ampio. Sebbene questo renda più utile la collaborazione a distanza, non sarà di grande utilità se le persone non sono disposte a collaborare.

Garantire la partecipazione universale è un aspetto fondamentale della collaborazione a distanza. I leader devono trovare soluzioni che incoraggino la collaborazione in tutti i settori, coinvolgendo i team a lavorare insieme e a beneficiare dei vantaggi della collaborazione di gruppo. La partecipazione universale coinvolge i team in un modo che valorizza le voci dei membri del team che di solito non contribuiscono e fornisce a tutti un forum per interagire in modo paritario.

La partecipazione è fondamentale per il successo della collaborazione a distanza e, grazie agli strumenti di cui si avvale, è la piattaforma perfetta per coinvolgere i team nella collaborazione universale.

• Collaborazione di routine

Quando si collabora a distanza, può essere facile perdere la pratica e lavorare in silos piuttosto che in collaborazione. Ciò significa che un importante fattore di definizione della collaborazione a distanza è rappresentato dalle sessioni di collaborazione di routine. Analogamente alla creazione di orari di collaborazione standard, l’implementazione di abitudini di collaborazione deve diventare una seconda natura con la collaborazione a distanza per garantire che le persone comunichino in modo efficace. Questo sarà un fattore determinante per il loro successo.

La collaborazione di routine non si limita alle grandi riunioni e ai gruppi di lavoro, ma deve essere presente nella collaborazione inter e cross-team come pratica quotidiana. Ovviamente, questo cambia a seconda del team, ma le routine di collaborazione devono essere solide e ripetibili per garantire che i team si connettano spesso.

I migliori strumenti di collaborazione a distanza

Per garantire una collaborazione a distanza senza intoppi sono necessari diversi strumenti per connettersi, comunicare e ottenere risultati. A seconda delle vostre esigenze, avrete bisogno di una serie di strumenti diversi, e ci sono diverse categorie di strumenti che sono sempre più importanti per i team remoti. Di seguito sono riportati alcuni brevi identificativi dei tipi di strumenti di collaborazione remota di cui il vostro team potrebbe aver bisogno e alcuni esempi di quelli più performanti per iniziare.

Quando si sceglie uno strumento di collaborazione remota, in genere ci sono tre categorie tra cui scegliere. Essi sono:

• Strumenti di comunicazione e riunione

• Strumenti per la gestione di attività e progetti

• Strumenti di collaborazione

A seconda del vostro caso d’uso, potreste aver bisogno di una selezione di questi strumenti; di seguito, abbiamo delineato alcune delle opzioni più popolari delle tre categorie. Anche se non si tratta di un elenco esaustivo di tutti i migliori strumenti di collaborazione per i team remoti, fa un buon lavoro nel rappresentare le principali categorie e nell’evidenziare alcune delle migliori opzioni in ogni sezione da iniziare a esplorare.

1. Lavagna IdeaScale

IdeaScale Whiteboard consente la collaborazione a distanza per i team di tutto il mondo, facilitando le interazioni in tempo reale e asincrone attraverso lavagne online e la gestione delle attività. Unendo questi due flussi, i team possono utilizzare IdeaScale Whiteboard come uno strumento di collaborazione remota completo per comunicare, collaborare e gestire i progetti.

2. Allentamento

Slack è uno degli strumenti di comunicazione più diffusi e fa un lavoro straordinario nel mettere in contatto i team sia a livello professionale che informale. Creando uno spazio di comunicazione connesso, Slack consente ai team di collaborare regolarmente, condividere informazioni al volo e archiviare la documentazione per poterla consultare e utilizzare in seguito. Slack crea anche canali raggruppati in modo che i team possano comunicare in un unico luogo condiviso, invece di affidarsi a noiose catene di e-mail. Sostituendo infiniti imbuti di comunicazione inefficiente, Slack è uno degli strumenti di collaborazione a distanza più importanti per qualsiasi team online.

3. Zoom

Zoom è uno degli strumenti di collaborazione a distanza più diffusi perché consente di comunicare da qualsiasi parte del mondo con una videochiamata sicura e di alta qualità. Sebbene sia esploso durante la pandemia, Zoom era cresciuto anche prima e ha rivoluzionato il modo in cui le persone si incontrano attraverso sale riunioni personali. Questo ha permesso alle persone di incontrarsi regolarmente utilizzando la stessa stanza, invece di creare nuove riunioni ogni volta. Se si potesse utilizzare un solo strumento di comunicazione a distanza, Zoom potrebbe essere quello scelto.

4. Trello

Trello è un esempio di strumento di gestione delle attività, ma esistono molti altri strumenti che svolgono un lavoro simile: Jira, Asana e ClickUp, per citarne alcuni. Sebbene tutti questi strumenti consentano ai team di gestire le attività e di accedere alle informazioni in uno spazio di lavoro condiviso, essi sono racchiusi nella capacità di IdeaScale Whiteboard di gestire le attività all’interno di un flusso di lavoro collaborativo più ampio. Utilizzando IdeaScale Whiteboard, è possibile ottenere tutto il valore della gestione delle attività in uno strumento come Trello, integrando allo stesso tempo sessioni di collaborazione regolari sulla stessa piattaforma.

5. Il burro

Butter è un potente strumento di collaborazione che consente ai team di facilitare i workshop virtuali e di integrare gli strumenti nel processo di presentazione. Se fate parte di un team che tiene regolarmente presentazioni o riunisce persone per workshop e grandi riunioni, il burro potrebbe essere un’aggiunta davvero preziosa alla vostra cassetta degli attrezzi.

Per saperne di più: Cos’è la collaborazione intersettoriale?

12 buone pratiche per una collaborazione a distanza di successo

Per facilitare la collaborazione a distanza in modo efficace, ci sono alcune best practice che tutti dovrebbero seguire. Non è necessario che queste indicazioni si applichino esclusivamente alla collaborazione a distanza, ma se le seguite in generale, saranno molto utili per il vostro processo di collaborazione a distanza.

1. Comunicazione coerente

La pratica regolare più importante della collaborazione a distanza è la comunicazione. Non si può mai sottolineare quanto sia importante una comunicazione coerente e chiara per una collaborazione a distanza efficace. I team remoti devono creare nuovi libri di testo per comunicare, perché non sarà sufficiente affidarsi alle norme di persona.

La comunicazione è un aspetto fondamentale della collaborazione a distanza, perché è una delle maggiori differenze tra gli spazi di lavoro personali e quelli virtuali. Poiché c’è un divario così grande, è necessario un nuovo insieme di pratiche di comunicazione che i team utilizzano per aumentare la loro produttività ed efficienza.

Queste pratiche possono riguardare sia l’intera azienda che i singoli team e, data la natura distanziata della collaborazione, i team dovranno sperimentare per trovare il rapporto ideale di comunicazione a distanza che funziona per loro. Questo può andare fino agli strumenti che utilizzano, agli stili di comunicazione e alla frequenza delle riunioni. Una volta che il vostro team avrà raggiunto uno stato di comunicazione efficace e sostenibile, potrete iniziare a completare i progetti con una cadenza più prevedibile e organizzata. La prevedibilità e l’organizzazione sono importanti per i team remoti, perché quando non si comunica quotidianamente faccia a faccia, bisogna avere fiducia che i progetti seguano una struttura prevedibile.

Una pratica comune per la collaborazione a distanza è la “sovracomunicazione”, che può essere molto positiva in questo contesto. Comunicare troppo non significa parlare il doppio e perdere tempo; comunicare troppo significa essere troppo chiari, fare uno sforzo in più per comunicare le priorità e sollevare tutti i possibili problemi per formalizzare un piano d’azione per i potenziali ostacoli. In quest’ottica, l’eccesso di comunicazione è semplicemente andare oltre per garantire che tutti i membri di un team siano adeguatamente informati e dispongano di tutte le risorse necessarie per avere successo. L’abbinamento con check-in e riunioni di team regolari può rendere l’allineamento facilmente raggiungibile per i team remoti.

2. Creare canali di comunicazione efficienti

La comunicazione in generale non è l’unico modo in cui i team possono avere successo nella collaborazione a distanza. Se utilizzate regolarmente una piattaforma di comunicazione condivisa, pubblicare tutto lì e utilizzare solo quel canale sarà una distrazione per le persone e può diluire l’importanza della comunicazione del team. Senza una chiara strategia di comunicazione e canali dedicati per facilitare conversazioni specifiche, la comunicazione può diluirsi, diventare meno importante e faticare a trasmettere informazioni in modo efficace.

Quando si collabora con il proprio team, è necessaria una strategia efficace che accompagni l’aumento della comunicazione. L’utilizzo di canali di comunicazione efficienti può aumentare la produttività concentrandosi solo sulle parti interessate e coinvolte, invece di diventare una distrazione per interi team non coinvolti.

Ciò non significa, tuttavia, che i team debbano isolare le informazioni e lavorare solo al loro interno. Create invece canali basati su argomenti chiave dei vostri flussi di lavoro e incoraggiate i dipendenti a condividere le informazioni in questi canali. In questo modo, la comunicazione può estendersi tra i team e raggiungere le persone di cui ha bisogno. Se questo sistema richiede un po’ di tempo per adattarsi, va benissimo; le persone potrebbero aver bisogno di imparare a comunicare attraverso più canali di comunicazione, ma una volta perfezionato, è un ottimo modo per facilitare la collaborazione a distanza.

3. Faccia a faccia quando è possibile

Anche se la collaborazione a distanza utilizza strategie che aiutano a sostituire la collaborazione di persona, ci sarà sempre bisogno di una comunicazione faccia a faccia. Anche a distanza, è il modo più rapido e diretto per comunicare informazioni.

Una comunicazione efficiente non è l’unico vantaggio di una videochiamata. Comunicare direttamente è uno dei modi migliori per i team per aumentare la fiducia, creare legami e creare empatia reciproca. Quando si lavora a distanza, questi fattori sono molto più difficili da creare organicamente e possono essere trasformativi per la costruzione della coesione del team.

L’uso delle videochiamate non deve essere sempre in tempo reale, e a volte l’invio di un video registrato può comunicare informazioni in modo molto più chiaro e comprensibile. Si tratta di una via di mezzo che può essere utilizzata per comunicare efficacemente grandi quantità di informazioni in modo asincrono, contribuendo a sostenere la produttività del team e aumentando l’empatia.

4. Utilizzare la collaborazione asincrona

Come abbiamo detto sopra, ci sono alcuni casi in cui la collaborazione tradizionale può essere modificata con strategie asincrone per soddisfare le esigenze di un team. È difficile garantire che le persone siano sempre disponibili in determinati orari e, anche se lo sono, spesso si rischia di interrompere i flussi di lavoro per creare tempo libero.

Quando si collabora a determinati compiti, c’è una certa urgenza a seconda del progetto, e questo influenzerà sempre il modo in cui il team lavora insieme. Se il team è allineato sulle attività da svolgere e sulle scadenze, è possibile utilizzare strategie di collaborazione asincrona per connettersi e comunicare con un metodo più efficiente per un team distribuito. In questo modo, i team globali possono rimanere connessi e collaborare nonostante le sfide poste dagli spazi di lavoro remoti.

5. Utilizzare gli strumenti giusti

In precedenza abbiamo analizzato alcuni dei migliori strumenti di collaborazione per i team remoti, ma ciò non significa che questi strumenti siano gli unici utilizzabili. Esistono moltissimi stack diversi a cui i team si affidano per facilitare la collaborazione a distanza e ogni team dovrà sperimentare per trovare il mix perfetto di strumenti.

A differenza della collaborazione tradizionale, i team remoti non possono evitare di utilizzare strumenti software per facilitare la comunicazione. Per questo motivo, ognuno dovrà selezionare una suite di strumenti che funzionino al meglio, consentendo al proprio team di prosperare e comunicare con facilità. Quando scegliete tra i vari strumenti di collaborazione remota, cercate di considerare le azioni che il vostro team deve intraprendere e come queste azioni possono essere migliorate utilizzando gli strumenti di collaborazione remota. Gli strumenti scelti devono promuovere l’efficienza, essere mirati alle aree di azione principali e integrarsi tra loro per creare un’esperienza senza soluzione di continuità.

6. Mantenere chiarezza e allineamento

È importante notare che, con l’aumento della comunicazione a distanza, è necessaria una maggiore chiarezza per far fronte a potenziali errori di comunicazione e fraintendimenti. Anche se si adottano tutte le misure possibili per comunicare frequentemente e per mettersi in contatto spesso, c’è sempre la possibilità di sbagliare la comunicazione.

Una comunicazione chiara deve avere la priorità su tutto. Quando si dà priorità alla chiarezza in tutto ciò che si fa, si dà anche priorità all’allineamento, che è un altro fattore cruciale per una collaborazione a distanza di successo. Se il team ha chiari tutti i requisiti e le priorità, sarà molto più facile lavorare insieme per raggiungere gli obiettivi comuni. Questo allineamento è fondamentale per la collaborazione a distanza e consente ai team di rimanere concentrati e di operare con la massima efficienza.

7. Creare una documentazione accessibile

Quando si lavora di persona, può essere facile controllare rapidamente qualcuno, trovare un documento e andare avanti. Quando si lavora online, tuttavia, la gestione dei documenti può diventare un vero incubo se non viene tracciata correttamente. La creazione di una documentazione accessibile è un fattore chiave per la creazione di uno spazio di lavoro remoto che funzioni in modo efficiente e che consenta a tutti di essere informati e di essere al corrente di qualsiasi problema.

Dato che uno spazio di lavoro opera già in remoto, la creazione di una gestione accessibile del cloud è una delle prime cose che le aziende dovrebbero fare per organizzare il loro spazio e fornire ai dipendenti una guida chiara per accedere ai documenti necessari.

L’archiviazione della documentazione nel cloud elimina la necessità di revisioni e di controlli non necessari, consentendo ai team di avere una voce più formativa su come vengono gestiti i documenti e su chi vi ha accesso. La creazione di sistemi di documentazione online è abbastanza semplice: basta un google drive aziendale condiviso e una semplice gestione dei file. Alcuni team preferiscono strumenti diversi, come Dropbox o Notion, ma tutto funziona purché l’organizzazione sia allineata a una soluzione olistica.

Queste piattaforme di gestione dei documenti eliminano la necessità di consultare i dipendenti per conoscere l’ultima versione di un documento. È possibile visualizzare semplicemente i file aggiornati ogni volta che è necessario, aggiornando rapidamente i documenti e trovando il file corretto. Inoltre, la maggior parte delle piattaforme consente ai team di modificare i documenti in modo collaborativo, eliminando la necessità di comunicare in continuazione e permettendo alle persone di collaborare una sola volta prima di trovare una versione finale. Si tratta di un’altra funzione aggiuntiva che contribuisce ad aumentare la produttività attraverso la collaborazione a distanza e la documentazione accessibile. Non tutti i documenti devono essere accessibili, e l’amministrazione può strutturare attentamente l’accesso ai documenti per garantire che l’accesso sia condiviso correttamente in tutta l’organizzazione.

8. Facilitare le interazioni informali

Uno degli aspetti frustranti di uno spazio di lavoro remoto è l’impossibilità di facilitare interazioni organiche e informali. Questo è un aspetto che manca molto negli ambienti di lavoro personali e rende molto più difficile costruire una forte cultura aziendale senza queste interazioni.

La collaborazione a distanza deve enfatizzare la creazione intenzionale di spazi non lavorativi e di luoghi in cui le persone possano interagire a livello personale. Potrebbe trattarsi di attività pianificate, di canali dedicati o di settimane strutturate per concedere tempo libero. In ogni caso, la collaborazione a distanza deve includere alcune interazioni extra-lavorative per favorire la creazione di una cultura e una coesione efficace del team.

9. Ottimizzare le riunioni

Quando si collabora a distanza, è probabile che si partecipi a un numero di riunioni molto maggiore del solito, e può essere una grande perdita di tempo se i team non sanno come gestire le riunioni in modo efficace. Per facilitare la collaborazione a distanza in modo efficace, i team devono imparare a ottimizzare le riunioni per ottenere il massimo dal tempo trascorso insieme.

Ogni riunione deve avere un ordine del giorno chiaro, obiettivi e punti d’azione. Non basta avere un ordine del giorno generale da discutere; i team hanno bisogno di qualcosa di più concreto per assicurarsi di fare progressi ogni giorno. Se siete in una posizione di leadership, assicuratevi di pianificare le sessioni in anticipo per garantire che le persone abbiano una solida tabella di marcia e che ci sia sempre qualcosa di rilevante da discutere. La combinazione di questi esercizi con una serie diversificata consente alle persone di partecipare regolarmente a nuove attività, mantenendo alta la motivazione per le collaborazioni future.

Un’altra parte fondamentale dell’ottimizzazione delle riunioni è la conservazione di una solida documentazione di tutto ciò che viene detto e su cui si lavora. Questo aspetto si fonde con una documentazione accessibile per il team, ma si tratta più che altro di tenere traccia di ciò che riguarda le riunioni, di ciò che viene detto e degli elementi di azione da seguire. I team remoti devono essere molto bravi a formalizzare questa documentazione per garantire l’ottimizzazione di tutte le riunioni.

10. Creare diagrammi di flusso e protocolli

Quando si lavora in uno spazio di lavoro remoto, non tutte le domande richiedono una sessione di collaborazione. A volte, soprattutto quando si lavora in un flusso di lavoro ciclico, organizzare una telefonata faccia a faccia per chiarire una domanda veloce può far perdere tempo invece di fornire una risposta efficiente. In queste situazioni, può essere più efficiente creare un diagramma di flusso o un diagramma del flusso di lavoro per visualizzare i problemi, le attività e le domande più comuni, in modo da aiutare i dipendenti a risolvere gli ostacoli da soli.

La creazione di protocolli di comunicazione aiuta a stabilire quando è necessario riunirsi e risolvere un problema e quando invece non lo è. La creazione di diagrammi di flusso può aiutare a diagrammare i flussi di lavoro comuni o i processi di risoluzione dei problemi, in modo che le persone possano visualizzarli ogni volta che ne hanno bisogno. In questo modo, il team può utilizzare i diagrammi di collaborazione visiva per migliorare l’efficienza e rispettare il tempo di tutti.

Oltre ad aumentare l’efficienza e a contribuire alla creazione di una documentazione accessibile e scalabile per un team, l’utilizzo di questi diagrammi di comunicazione aiuta anche a creare confini all’interno dello spazio di lavoro remoto. Quando la comunicazione è la priorità, spesso le persone hanno difficoltà a spegnere la modalità lavoro e a creare confini sani per l’equilibrio tra lavoro e vita privata. La diagrammazione può essere un metodo che i team utilizzano per creare confini su ciò che richiede assistenza e su ciò che ha un numero documentato di soluzioni esistenti.

11. Enfatizzare la coesione del team

Costruire una cultura e una comunità a distanza può essere molto difficile, ed enfatizzare la coesione del team è una parte fondamentale di qualsiasi strategia di collaborazione a distanza di successo. Analogamente all’implementazione delle interazioni informali, i team devono trovare modi collaborativi per enfatizzare la coesione del team. Un modo in cui i team possono creare una maggiore coesione è quello di premiare e riconoscere il buon lavoro dei singoli e dei team. Accorgersi dell’impegno e del duro lavoro è un buon modo per riconoscere i piccoli successi delle persone e ringraziarle per aver migliorato il team.

Queste pratiche non solo fanno sentire meglio le persone nel loro ruolo, ma aiutano il team a continuare a operare con una produttività costante e maggiore. Altre strategie che contribuiscono ad aumentare la coesione del team possono essere la conduzione di workshop virtuali, esercizi di team building esterni, sessioni di brainstorming e riunioni regolari del team. Tutte queste attività contribuiscono a creare fiducia tra i dipendenti e i team, elemento essenziale per una forte coesione del gruppo. Quando i team si fidano l’uno dell’altro, sono in grado di collaborare a distanza in modo molto più efficiente.

12. Definire chiaramente le responsabilità

Uno degli aspetti importanti per collaborare in modo efficiente in uno spazio di lavoro remoto è avere responsabilità chiaramente definite in tutti i settori. Si tratta di un aspetto fondamentale per la collaborazione a distanza e tra team, che aiuterà tutti i team a comunicare correttamente e a portare a termine con successo i progetti.

La creazione di linee guida e responsabilità chiare per ogni persona all’interno di un team consentirà di strutturare la collaborazione e la comunicazione in modo efficace per raggiungere al meglio gli obiettivi individuali e condivisi. L’identificazione delle responsabilità per tutti i membri di un team fornisce chiarezza, struttura e organizzazione a tutti. Inoltre, mette chiaramente in relazione il lavoro di ogni persona con le priorità specifiche, consentendo alle persone di tracciare chiaramente la loro direzione verso i grandi obiettivi.

Queste responsabilità dovrebbero essere create per ogni sprint e tracciate nella documentazione condivisa per comunicare e formalizzare ulteriormente le priorità individuali e condivise. Una volta che il team ha una solida comprensione delle proprie responsabilità, sarà in grado di comunicare in modo efficace e di concentrarsi sulle priorità più importanti con facilità.

Per saperne di più: Collaborazione asincrona e sincrona

Vantaggi della collaborazione a distanza

La collaborazione a distanza presenta numerosi vantaggi sia dal punto di vista organizzativo sia dal punto di vista dei benefici per i dipendenti. Molte di queste domande erano già presenti quando il lavoro a distanza è decollato nel 2020, ma ora le persone hanno una comprensione molto più approfondita di quanto possa essere vantaggiosa la collaborazione a distanza. Ecco alcuni dei principali vantaggi della collaborazione a distanza.

• Adattamento a più stili di lavoro: La collaborazione a distanza è in grado di adattarsi a diversi stili di lavoro, consentendo alle persone di collaborare e lavorare nel modo più adatto alle loro forze. Indipendentemente dal modo in cui si collabora meglio, ci sarà sempre una soluzione che soddisfa le vostre esigenze in una cassetta degli attrezzi per la collaborazione remota.

• Può aumentare la produttività: Poiché le persone lavorano in modi personalizzati per ottenere maggiori benefici, spesso sono in grado di aumentare la loro produttività quando utilizzano la collaborazione a distanza. Una maggiore titolarità e responsabilità significa maggiori risultati dalla collaborazione a distanza.

• Facilità di gestione della documentazione scalabile: La collaborazione a distanza è spesso parte di una trasformazione digitale più ampia e ciò significa che le organizzazioni faranno maggiore affidamento sulla documentazione condivisa online. Questi documenti sono molto più facili da scalare e distribuire rispetto alle versioni tradizionali, rendendo la collaborazione remota una transizione facile per qualsiasi azienda.

• Attira un pool di talenti più ampio: Quando si offre un lavoro a distanza, non ci si limita a uno specifico bacino geografico di talenti. La collaborazione a distanza consente alle organizzazioni di attrarre e integrare tipi di talenti unici e speciali, sia per un ruolo a tempo pieno che per una singola sessione di collaborazione. Questa capacità può aumentare la forza tecnica di qualsiasi squadra.

• Costruisce le capacità di comunicazione: Affidarsi a strumenti di comunicazione a distanza non è sempre facile, ma un ulteriore vantaggio del loro utilizzo può essere quello di aumentare le capacità di comunicazione delle persone. La collaborazione a distanza richiede una comunicazione attiva e frequente, che migliorerà attivamente le capacità comunicative di tutti i partecipanti.

• Riduce le spese aziendali: La collaborazione a distanza richiede software e strumenti aggiuntivi per funzionare correttamente, ma significa anche che le organizzazioni possono ridurre enormemente le spese rispetto agli spazi di lavoro personali. Dal punto di vista organizzativo, questo risparmio netto è troppo bello per essere ignorato.

• Aumenta la flessibilità: La collaborazione a distanza offre ai dipendenti una maggiore flessibilità sia nella vita personale che in quella professionale. Poiché i confini tra l’equilibrio tra lavoro e vita privata sono sempre più sfumati, questa flessibilità può aiutare le persone a concentrarsi su se stesse e ad avere successo nel proprio lavoro.

• Attività più versatili: L’utilizzo della collaborazione a distanza consente di sfruttare un’infinità di modelli diversi per strutturare le sessioni di collaborazione. Questi modelli modificabili sono accessibili attraverso una lavagna online e forniscono una varietà di strutture che aiuteranno i team ad avere successo in qualsiasi attività scelta.

Le sfide della collaborazione a distanza

Sebbene la collaborazione a distanza possa avere un impatto positivo su molti team, non è una soluzione unica per tutti. Non possiamo non menzionare alcune delle sfide che team e dipendenti devono affrontare quando passano alla collaborazione a distanza.

• Isolamento: Sulla scia della pandemia di Covid-19, molte persone hanno imparato a sopportare meglio un posto di lavoro di persona piuttosto che lavorare da casa. Lavorare da casa da soli a volte può essere molto solitario e alcuni dipendenti si sentono davvero in difficoltà con questo senso di isolamento, che può avere gravi ripercussioni sul loro prodotto lavorativo e sulla loro salute mentale.

• Vincoli di accessibilità: Una delle questioni più importanti che i team devono affrontare quando lavorano con talenti globali è come rimanere accessibili per il potenziale. Come già accennato, la collaborazione asincrona può essere una strategia che aiuta a combattere i cambiamenti di fuso orario e l’accessibilità. Tuttavia, se i team non rispondono bene ai cambiamenti degli stili di collaborazione, la mancanza di accessibilità alla collaborazione in tempo reale può rappresentare un problema insormontabile. Prima di arrendersi, assicuratevi di provare diversi metodi di collaborazione asincrona, ma se questo non aiuta, la collaborazione remota potrebbe non avere successo per il vostro team.

• Tempo libero limitato: quando si lavora da remoto, anche se si è nello stesso fuso orario del proprio team, il tempo libero è molto più limitato rispetto a uno spazio di lavoro tradizionale. Può essere difficile far fronte a questa mancanza di interazione, sia a livello personale che professionale, e qualunque cosa si faccia, non si può sostituire direttamente il tempo di lavoro di persona con il proprio team.

• Richiede un team auto-motivato: Se il vostro team lavora da casa, la supervisione e l’influenza della direzione saranno di per sé minori. A prescindere dall’utilizzo di strumenti per tracciare l’utilizzo e garantire l’attività, le persone avranno molto più spazio per fare le proprie cose mentre lavorano da spazi indipendenti. Per rimanere produttivi e attivi durante la collaborazione a distanza è necessario un team molto motivato. Se i team hanno difficoltà ad auto-motivarsi o hanno solitamente bisogno di una maggiore supervisione, potrebbero trovare la collaborazione a distanza particolarmente impegnativa.

• Affidamento sugli strumenti di collaborazione: Come accennato in precedenza, quando si collabora a distanza, i team di solito si affidano a una serie di strumenti per mantenere attivi i canali di comunicazione. Questo, però, significa che dipendono da questi strumenti per alimentare la loro collaborazione. Quando dipendete da uno strumento, siete soggetti a eventuali crash, bug o errori del sistema e, a meno che il vostro team non sia esperto di tecnologia, questi possono mettere a dura prova i vostri progressi.

Per saperne di più: Che cos’è la Team Collaboration?

Conclusione

La collaborazione a distanza è un aspetto estremamente importante dell’ambiente di lavoro moderno, e sfruttarla potrebbe produrre risultati importanti per il vostro team. Se siete interessati a saperne di più sui migliori strumenti di collaborazione a distanza e a integrarli nel vostro team, date un’occhiata al nostro strumento gratuito di lavagna online.