Les équipes utilisent une multitude d’outils différents pour organiser leur espace de travail. Qu’il s’agisse de créer des organigrammes, des plans de projet ou de formaliser la documentation interne, les organisations utilisent partout des modèles visuels pour construire leur espace de travail. Parmi ces modèles numériques figurent les organigrammes. Les organigrammes sont des outils incroyablement utiles avec de nombreuses applications différentes et sont très utiles pour cartographier le flux de travail d’une équipe. Dans cet article, nous présenterons les principaux avantages des organigrammes et aborderons quelques-uns des défis auxquels ils sont confrontés. Si vous souhaitez en savoir plus sur les différentes applications des organigrammes, vous pouvez consulter notre guide sur dix exemples d’organigrammes différents.
Les organigrammes expliqués
Un modèle d’organigramme est un diagramme qui visualise un ensemble linéaire d’étapes pour définir un processus plus large. Les différentes étapes du processus sont indiquées par des formes différentes, qui sont reliées par des flèches directionnelles afin de guider l’utilisateur dans la bonne direction.
Les organigrammes aident traditionnellement les personnes à prendre des décisions rapides ou à automatiser une procédure répétitive et peuvent être utilisés comme aide visuelle pour documenter les flux de travail. Les différents symboles et formes d’un organigramme aident à clarifier la direction, l’action et les résultats pour l’utilisateur.
En raison de leur flexibilité et de leur capacité à schématiser des flux de travail complexes, les organigrammes se retrouvent dans de nombreux types d’organisations.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les organigrammes et leur utilisation, vous trouverez plus d’informations ici.
9 Avantages de l’organigramme dynamique
L’utilisation d’un organigramme permet de schématiser les flux de travail, de créer des cartes pour votre organisation et de communiquer facilement des informations. Même pour les personnes qui ne sont pas des apprenants visuels, les organigrammes peuvent être un outil extrêmement utile pour améliorer l’efficacité. Voici quelques-uns des principaux avantages des organigrammes.
La clarté
Les organigrammes sont incroyablement efficaces pour prendre une série complexe d’étapes et les organiser dans un format visuellement digeste. La mise en forme des informations dans un organigramme permet de clarifier le processus défini et de le rendre plus facile à comprendre.
Plus précisément, les organigrammes apportent de la clarté grâce à une visualisation simple et progressive. En organisant l’information sur une carte avec des flèches directionnelles, des commandes d’action et un chemin à suivre, tout le monde peut utiliser un organigramme pour atteindre l’objectif souhaité.
Le fait de clarifier non seulement les étapes du processus, mais aussi les différentes conséquences et les résultats finaux est très utile pour que les équipes se concentrent sur un seul objectif et trouvent le meilleur moyen de l’atteindre. Les organigrammes rassemblent ces informations sur un seul document, ce qui les rend accessibles et concises. Le fait de fournir une source d’information unique est une autre raison pour laquelle ils apportent de la clarté et aident à créer une compréhension commune au sein des équipes.
Aide à identifier les étapes spécifiques
L’un des grands avantages d’un organigramme est, à l’instar d’une carte du parcours client, d’aider à décomposer les processus en étapes individuelles. Cela permet à l’équipe de comprendre chaque étape spécifique d’un flux de travail ou d’une expérience plus importante. Le processus commence par un déclencheur initial et se décompose en plusieurs étapes individuelles qui mettent en évidence le processus d’achèvement d’une tâche. Les étapes sont décomposées et identifiées de manière directionnelle, ce qui signifie qu’elles peuvent être suivies de manière linéaire pour s’assurer que vous travaillez de la manière la plus efficace possible.
La décomposition de ces étapes permet de mettre en évidence des éléments qui auraient pu passer inaperçus ou qui ont été regroupés alors qu’ils auraient dû faire l’objet d’une étape distincte. La séparation des tâches en étapes distinctes permet d’identifier les objectifs spécifiques associés à cette action et les résultats souhaités pour chaque phase.
La cartographie des processus sur un organigramme permet d’identifier les étapes les plus importantes du processus et de mettre au jour des éléments difficiles à découvrir sans une aide visuelle. Ce faisant, vous pouvez identifier les obstacles éventuels et les stratégies d’optimisation avant même qu’ils ne surviennent.
Les grandes lignes d’un processus complexe
Tout comme l’identification des étapes spécifiques d’un processus, les organigrammes sont principalement utilisés pour décrire un processus complexe et le simplifier. Cela n’a pas grand-chose à voir avec les étapes spécifiques, mais plutôt avec la manière dont elles sont reliées entre elles.
Les organigrammes se concentrent sur la création d’un flux directionnel au sein d’un processus. Les choses partent du point A et, à travers une série d’étapes et d’actions, vont finalement progresser jusqu’au point B. Les organigrammes permettent de rendre ce voyage simple, prévisible et optimisé. Les organigrammes prennent un processus apparemment complexe et l’organisent de manière à fournir une direction à chaque étape, ce qui permet aux gens de suivre facilement le processus jusqu’à un résultat positif.
La simplification des processus est extrêmement importante pour de multiples raisons, mais elle permet surtout de communiquer plus facilement des tâches complexes. La communication des tâches entre les équipes et aux nouveaux employés facilite grandement la collaboration entre les équipes et peut avoir un effet sur l’efficacité de chacun.
Communiquer rapidement des idées
Comme nous l’avons souligné plus haut, les organigrammes facilitent grandement la communication rapide des idées. Au lieu de parler d’un flux entier et de l’énumérer dans une liste à puces, les organigrammes vous permettent de visualiser chaque étape d’un flux de travail, créant ainsi un document vivant auquel tout le monde peut accéder pour obtenir un contexte et des conseils.
Les organigrammes créent un forum où les gens peuvent communiquer des processus, des étapes et des directions instantanément en se référant simplement à une aide visuelle facile. Cette aide facilite considérablement la communication des idées référencées dans un organigramme et donne aux gens un point de référence pour entamer une conversation sur la meilleure façon d’atteindre leurs objectifs.
Les organigrammes permettent également aux nouveaux employés d’acquérir instantanément une compréhension simple, au niveau macro, d’un concept ou d’une tâche avant de s’y plonger. En décomposant les missions complexes en échantillons d’informations aux niveaux macro et micro, il est possible de les utiliser pour un processus d’intégration en douceur.
Coordonne les efforts de l’équipe
De la même manière que les organigrammes communiquent des idées de manière compréhensible, ils permettent également de coordonner l’attention à des endroits spécifiques. Par exemple, dans un organigramme de sensibilisation des clients, s’il y a trois étapes très spécifiques à suivre pour atteindre l’objectif final, l’équipe concentrera ses efforts sur ces trois étapes. Dans une itération précédente, ils pouvaient en atteindre un ou deux, mais maintenant ils peuvent se concentrer sur les trois.
La visualisation des flux de travail est un élément essentiel de l’utilité des organigrammes. Grâce à une aide visuelle, les équipes peuvent examiner les besoins de leur projet et comprendre instantanément quels sont les éléments les plus urgents.
Pour les chefs de projet en particulier, la possibilité d’utiliser un organigramme pour planifier les sprints à venir et créer un flux gérable pour leur équipe de développement peut s’avérer très utile et peut alléger le fardeau de la priorisation auquel les gens sont confrontés. Il est essentiel de pouvoir coordonner les efforts de l’équipe lorsqu’il s’agit de hiérarchiser les étapes, et la possibilité de le faire est un autre élément essentiel des nombreux avantages des organigrammes.
Augmentation de l’efficacité et mise en évidence des inefficacités
Lorsque les organigrammes décrivent les étapes les plus importantes d’un processus, ils accomplissent deux choses importantes. Il permet aux équipes de se concentrer sur ces étapes et d’accroître leur efficacité, et il met en évidence les domaines d’inefficacité et de gaspillage.
En énumérant toutes les étapes nécessaires d’un processus, les organigrammes se concentrent uniquement sur les éléments essentiels à la réalisation du projet. Indépendamment des facteurs externes, ces éléments sont absolument nécessaires. Cela permet aux équipes de se concentrer sur la meilleure façon de passer de l’un à l’autre et d’achever le cycle avec une efficacité maximale.
En outre, l’énumération de toutes ces étapes permet de mettre en évidence des choses que l’équipe aurait pu faire avant la mise en œuvre d’un organigramme. Ces pratiques peuvent nuire à leur efficacité globale et, en fonction de leurs effets, peuvent être totalement supprimées.
Création d’une documentation claire
L’utilisation d’un modèle d’organigramme est bénéfique pour certaines personnes car elle permet de documenter clairement un processus donné. Comprendre les détails du fonctionnement d’un processus n’est peut-être pas de la plus haute importance pour tout le monde, mais le fait de le documenter clairement peut s’avérer extrêmement utile pour distribuer et communiquer ces informations.
Par exemple, des organigrammes numériques peuvent être utilisés pour l’embauche, l’intégration et les soins de santé afin de documenter le processus en interne et en externe. Cet organigramme peut ensuite être consulté par toutes les personnes qui passent par ces services et peut être utile pour les années à venir.
Dans le cadre de la transformation numérique, de nombreuses entreprises entrent dans une période où de plus en plus de documents sont stockés dans des modèles et où davantage de processus doivent être documentés. Les organigrammes sont un bon exemple de moyen moderne de documenter visuellement un processus et de le sauvegarder pour que tout le monde puisse l’utiliser.
En outre, les organigrammes numériques permettent d’économiser du papier et constituent un moyen de documentation plus efficace pour un grand nombre de personnes. L’accessibilité de la documentation peut s’avérer essentielle pour certaines industries et constitue un ajout important à notre liste d’avantages des organigrammes.
Aide à résoudre les problèmes
Les organigrammes sont des outils de communication et de documentation très appréciés, mais ils constituent également de bons outils de résolution de problèmes.
Les organigrammes aident à résoudre les problèmes en divisant la séquence en plusieurs parties, chacune étant facilement définissable. Le fait de disposer d’un processus documenté et décomposé en ses éléments essentiels permet de mettre en évidence les lacunes, les gaspillages et les phases les plus importantes, autant d’éléments nécessaires à une résolution efficace des problèmes. En mettant en évidence les différentes phases d’un processus, les gens peuvent facilement repérer les problèmes isolés et se concentrer sur ces domaines spécifiques pour les résoudre.
En outre, chaque étape est associée à une direction spécifique, de sorte qu’aucun problème n’est laissé dans le vide, sans chemin logique vers l’avant. Tout est lié à l’objectif final, de sorte qu’il y aura toujours un chemin clair vers la solution. Il est tout aussi important de comprendre la cause première d’un problème que d’élaborer une solution, et les organigrammes facilitent grandement la recherche et l’isolement du véritable problème.
Permet l’automatisation
Dans certains cas, les flux de travail peuvent être suffisamment prévisibles et répétitifs pour faciliter l’automatisation des tâches. La création d’un organigramme solide est essentielle pour faciliter l’automatisation des tâches et, dans ce cas, un programme peut suivre les étapes et activer les déclencheurs en fonction des résultats précédents. Les flux de travail qui correspondent bien aux organigrammes sont parfaits pour l’automatisation, car ils ne nécessitent pas d’interprétation. En définissant des étapes linéaires avec des commandes oui/non, les programmes peuvent facilement effectuer ces actions sans avoir à interpréter la réponse du client.
Les campagnes de courrier électronique en sont un parfait exemple. Lorsque vous créez une série de campagnes d’emailing, vous commencez par créer manuellement plusieurs emails attachés qui sont envoyés à une certaine liste de contacts dans un certain ordre. Ensuite, en fonction de leur réponse, de leur interaction avec le produit ou de leur manque d’intérêt, vous modifierez les courriels qu’ils reçoivent et, avec un peu de chance, vous transférerez leur communication à un représentant personnel. Les logiciels de courrier électronique suivent cet organigramme lorsqu’ils envoient des campagnes automatisées, ce qui montre à quel point les organigrammes sont nécessaires pour créer une automatisation efficace.
En savoir plus : Qu’est-ce qu’un modèle d’organigramme ?
Défis et inconvénients des organigrammes
Si les organigrammes peuvent s’avérer extrêmement utiles, ils ne sont pas parfaits dans toutes les situations. Il arrive que les organigrammes fassent perdre du temps, créent de la confusion et nuisent globalement au flux de travail d’une équipe. Nous présentons ci-dessous quelques-uns des défis et des inconvénients potentiels liés à l’utilisation d’un modèle d’organigramme.
Les organigrammes prennent du temps
Les organigrammes sont utiles pour gagner du temps lors de processus répétitifs et pour enseigner des informations, mais les créer pour la première fois peut prendre beaucoup de temps. La création d’un organigramme nécessite une construction minutieuse, en particulier pour les diagrammes comportant un grand nombre d’étapes différentes. Ce processus prend du temps et nécessite de nombreuses révisions, ce qui explique que certaines personnes ne soient pas en mesure de créer un organigramme en un rien de temps.
Prendre du temps supplémentaire n’est pas une raison pour ne pas créer un organigramme, en particulier pour les processus qui peuvent tirer profit d’un diagramme à long terme, mais si vous êtes pressé par le temps, la création d’un organigramme n’est peut-être pas l’endroit le plus avantageux pour concentrer vos efforts.
Ne comptabiliser que les expériences linéaires
Même si vous avez le temps d’élaborer un organigramme, si votre flux nécessite un grand nombre d’actions uniques, il se peut qu’un organigramme ait du mal à rendre compte de chaque étape. Les organigrammes fonctionnent mieux lorsqu’il s’agit de schématiser un flux linéaire, répétable et progressif. Cela signifie que la création d’un flux qui fait souvent double emploi, nécessite des actions uniques et ne suit pas une séquence familière sera difficile à visualiser.
Non seulement les flux complexes sont difficiles à prendre en compte dans les organigrammes, mais même si vous parvenez à en créer un, il risque d’être tellement désordonné qu’il ne vous sera d’aucune utilité. La création d’un diagramme qui ne peut être suivi est une perte de temps et ne permet pas à la direction de disposer d’une version utilisable pour les itérations ultérieures. Pour cette raison, les organigrammes sont limités dans ce qu’ils peuvent représenter et schématiser efficacement.
Difficile à réorganiser
Il existe de nombreux logiciels efficaces pour aider à créer des organigrammes, comme IdeaScale Whiteboard, mais même avec ces outils de création puissants, l’édition d’un organigramme peut s’avérer difficile. La réorganisation d’un organigramme peut s’avérer difficile, en particulier lorsqu’il s’agit de réorganiser le diagramme pour tenir compte d’une nouvelle étape, d’éliminer une couche ou de fournir de nouveaux points d’arrivée. Si vous n’êtes pas un expert de l’outil que vous utilisez, l’édition de votre diagramme et sa maintenance peuvent constituer un sérieux inconvénient.
Léger obstacle à l’entrée
Comme pour le point précédent, les organigrammes ont une barrière à l’entrée légèrement difficile à franchir en raison de l’utilisation de symboles d’organigramme uniques. Tout le monde n’est pas expert dans la compréhension des symboles des organigrammes, de ce qu’ils représentent et des nuances entre eux. La création et la compréhension d’un organigramme requièrent un certain niveau d’expertise, ce qui peut constituer un inconvénient pour les équipes qui souhaitent les mettre en œuvre.
Par exemple, si vous voulez créer un organigramme d’accueil pour les nouveaux employés, mais que ceux-ci ne savent pas comment lire et reconnaître les symboles d’un organigramme, il leur sera extrêmement difficile de communiquer les informations de manière efficace. Cela dit, il est toujours possible de modifier un organigramme pour le rendre plus lisible pour les nouveaux utilisateurs, ce qui constitue une bonne pratique lors de la mise en œuvre de procédures d’accueil.
En savoir plus : Différents exemples d’organigrammes
Conclusion
Même si toutes les situations ne nécessitent pas un organigramme, celui-ci peut être extrêmement utile lorsqu’il est appliqué correctement. En raison de leur polyvalence, de leur simplicité et de leur capacité à communiquer visuellement des informations, les organigrammes sont l’un des modèles les plus populaires auprès des équipes du monde entier. Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière de créer votre propre organigramme, n’hésitez pas à consulter IdeaScale Whiteboard.
