تستخدم الفرق عددًا كبيرًا من الأدوات المختلفة لتخطيط مساحة العمل الخاصة بهم. سواء أكانوا يقومون بإنشاء مخططات تنظيمية، أو إنشاء خطط مشروع، أو إضفاء الطابع الرسمي على الوثائق الداخلية، تستخدم المؤسسات في كل مكان القوالب المرئية لبناء مساحة العمل الخاصة بها. ومن بين هذه القوالب الرقمية المخططات الانسيابية. تعد المخططات الانسيابية أدوات مفيدة بشكل لا يصدق مع العديد من التطبيقات المختلفة وهي مفيدة جدًا عند تعيين سير عمل الفريق. في هذه المقالة، سنحدد أهم مزايا المخطط الانسيابي ونتطرق إلى بعض التحديات المميزة التي تواجهها. إذا كنت تريد التعرف على التطبيقات المختلفة للمخططات الانسيابية، يمكنك مراجعة دليلنا الذي يحتوي على عشرة أمثلة مختلفة للمخططات الانسيابية .
وأوضح المخططات الانسيابية
قالب المخطط الانسيابي عبارة عن رسم تخطيطي يصور مجموعة خطية من الخطوات لتحديد عملية أكبر. سيتم الإشارة إلى الخطوات المختلفة في العملية بأشكال مختلفة، متصلة بواسطة أسهم اتجاهية لتوجيه المستخدم في الاتجاه الصحيح.
تساعد المخططات الانسيابية عادةً الأشخاص على اتخاذ قرارات سريعة أو أتمتة إجراء متكرر ويمكن استخدامها كمساعدة مرئية لتوثيق سير العمل. تساعد الرموز والأشكال المختلفة في المخطط الانسيابي في توضيح الاتجاه والعمل والنتائج للمستخدم.
نظرًا لمرونتها وقدرتها على رسم مخططات سير العمل المعقدة، يمكن العثور على المخططات الانسيابية في العديد من أنواع المؤسسات المختلفة.
إذا كنت تريد معرفة المزيد عن المخططات الانسيابية وكيفية استخدامها، يمكنك العثور على مزيد من المعلومات هنا.
9 مزايا المخطط الانسيابي الديناميكي
يمكن أن يساعد استخدام المخطط الانسيابي في سير عمل المخططات وإنشاء خرائط لمؤسستك وتوصيل المعلومات بسهولة. حتى بالنسبة للأشخاص الذين ليسوا متعلمين بصريين، يمكن أن تكون المخططات الانسيابية أداة مفيدة للغاية لتحسين الكفاءة. فيما يلي بعض من أهم مزايا المخطط الانسيابي.
يبني الوضوح
تعد المخططات الانسيابية جيدة بشكل لا يصدق في اتخاذ سلسلة معقدة من الخطوات وتنظيمها في تنسيق سهل الهضم بصريًا. يساعد تنسيق المعلومات في مخطط انسيابي على بناء الوضوح في العملية المحددة ويجعل فهم كل شيء أسهل.
على وجه التحديد، تعمل المخططات الانسيابية على بناء الوضوح من خلال تصور بسيط ومتدرج. من خلال تنظيم المعلومات على الخريطة باستخدام أسهم الاتجاهات، وأوامر الإجراءات، والمسار الذي يجب اتباعه، يمكن لأي شخص استخدام مخطط انسيابي للوصول إلى الهدف المنشود.
إن توضيح ليس فقط خطوات العملية ولكن النتائج المختلفة والنتائج النهائية مفيد للغاية للفرق لتجميع تركيزها على هدف واحد وإيجاد أفضل طريقة للوصول إليه. تجمع المخططات الانسيابية هذه المعلومات في مستند واحد، مما يجعلها موجزة ويمكن الوصول إليها. يعد توفير مصدر واحد للمعلومات سببًا آخر لبناء الوضوح والمساعدة في خلق تفاهم مشترك داخل الفرق.
يساعد على تحديد خطوات محددة
إحدى المزايا الكبيرة للمخطط الانسيابي، على غرار خريطة رحلة العميل ، هي المساعدة في تقسيم العمليات إلى خطوات فردية. يعد هذا مفيدًا من منظور الفريق لفهم كل خطوة محددة تدخل في سير عمل أو تجربة أكبر. تبدأ العملية بمشغل أولي ويتم تقسيمها إلى خطوات فردية متعددة تسلط الضوء على عملية إكمال المهمة. يتم تقسيم الخطوات وتحديدها بشكل مباشر، مما يعني أنه يمكن اتباعها بطريقة خطية لضمان أنك تعمل بالطريقة الأكثر كفاءة حتى النهاية.
يمكن أن يؤدي تقسيم هذه الخطوات إلى تسليط الضوء على الأشياء التي ربما تكون قد مرت تحت الرادار أو تم تجميعها معًا في حين كان ينبغي أن تكون خطوات فردية خاصة بها. يساعد فصل المهام إلى خطوات متميزة في تحديد الأهداف المحددة المرتبطة بهذا الإجراء والنتائج المرجوة لكل مرحلة.
يساعد رسم خرائط العمليات على مخطط انسيابي في تحديد أهم الخطوات في العملية ويكشف عن الأشياء التي يصعب اكتشافها بدون مساعدة بصرية. ومن خلال القيام بذلك، يمكنك تحديد العوائق المحتملة واستراتيجيات التحسين قبل حدوثها.
الخطوط العريضة لعملية معقدة
على غرار تحديد خطوات محددة في العملية، تُستخدم المخططات الانسيابية بشكل أساسي لتوضيح عملية معقدة وجعلها أكثر بساطة. هذا ليس له علاقة بالخطوات المحددة ولكن يتعلق أكثر بكيفية اتصالها.
تركز المخططات الانسيابية على إنشاء تدفق اتجاهي داخل العملية. تبدأ الأمور من النقطة أ، ومن خلال سلسلة من الخطوات والإجراءات، ستتقدم في النهاية إلى النقطة ب. تهدف المخططات الانسيابية إلى جعل هذه الرحلة بسيطة ويمكن التنبؤ بها ومُحسّنة. تأخذ المخططات الانسيابية عملية تبدو معقدة وتنظمها بطريقة توفر التوجيه لكل خطوة مما يسمح للأشخاص بمتابعة عمليتهم بسهولة للوصول إلى نتيجة ناجحة.
يعد تبسيط العمليات أمرًا مهمًا للغاية لأسباب متعددة، ولكنه بشكل أساسي يجعل من الممكن توصيل المهام المعقدة بشكل أسهل بكثير. إن توصيل المهام بين الفرق والموظفين الجدد يجعل التعاون بين الفرق سلسًا بشكل لا يصدق ويمكن أن يكون له تأثير على كفاءة الجميع.
ينقل الأفكار بسرعة
كما ذكرنا أعلاه، فإن المخططات الانسيابية تجعل من السهل للغاية توصيل الأفكار بسرعة. بدلاً من التحدث خلال سير العمل بالكامل وإدراجه في قائمة نقطية، تسمح لك المخططات الانسيابية بتصور كل خطوة في سير العمل، مما يؤدي إلى إنشاء مستند حي يمكن لأي شخص الوصول إليه للحصول على السياق والتوجيه.
تنشئ المخططات الانسيابية منتدى حيث يمكن للأشخاص التواصل مع العمليات والخطوات والاتجاهات على الفور من خلال الرجوع ببساطة إلى وسيلة مساعدة مرئية سهلة. تجعل هذه المساعدة توصيل الأفكار المشار إليها في المخطط الانسيابي أمرًا سهلاً للغاية وتمنح الأشخاص نقطة مرجعية لبدء محادثة حول أفضل السبل لتحقيق أهدافهم.
تسمح المخططات الانسيابية أيضًا للموظفين الجدد باكتساب فهم بسيط على المستوى الكلي للمفهوم أو المهمة على الفور قبل الغوص فيها. من خلال تقسيم المهام المعقدة إلى عينات من المعلومات على المستوى الكلي والجزئي، يمكن استخدامها لعملية تأهيل سلسة.
ينسق جهد الفريق
على غرار كيفية توصيل المخططات الانسيابية للأفكار بطريقة مفهومة، فإنها تساعد أيضًا في تنسيق التركيز في أماكن محددة. على سبيل المثال، في مخطط التواصل مع العملاء، إذا كانت هناك ثلاث خطوات محددة للغاية يجب اتباعها للوصول إلى الهدف النهائي، فسيركز الفريق جهوده على الوصول إلى تلك الخطوات الثلاث. في التكرار السابق، قد يصيبون واحدًا أو اثنين، لكن يمكنهم الآن التركيز على ضرب الثلاثة جميعًا.
يعد تصور سير العمل جزءًا مهمًا للغاية من سبب فائدة المخططات الانسيابية، وبمساعدة مرئية، يمكن للفرق النظر في احتياجات مشروعهم وفهم العناصر الأكثر إلحاحًا على الفور.
خاصة بالنسبة لمديري المشاريع، فإن القدرة على استخدام مخطط انسيابي للتخطيط المسبق للسباقات المستقبلية وإنشاء تدفق يمكن التحكم فيه لفريق التطوير الخاص بهم يمكن أن يكون مفيدًا للغاية ويمكن أن يقلل من عبء تحديد الأولويات الذي يواجهه الأشخاص. تعد القدرة على تنسيق جهد الفريق أمرًا بالغ الأهمية عند تحديد أولويات الخطوات، والقدرة على القيام بذلك هي جزء مهم آخر من العديد من مزايا المخطط الانسيابي.
يزيد من الكفاءة ويكشف عن أوجه القصور
عندما تحدد المخططات الانسيابية أهم الخطوات في العملية، فإنها تحقق شيئين كبيرين. فهو يسمح للفرق بالتركيز وزيادة كفاءتها حول تلك الخطوات، ويكشف عن مجالات عدم الكفاءة والهدر.
من خلال سرد كل خطوة ضرورية في العملية، تركز المخططات الانسيابية فقط على الأشياء الضرورية لإكمال المشروع. وبغض النظر عن العوامل الخارجية، فإن هذه العناصر مطلوبة تمامًا. يتيح ذلك للفرق التركيز على أفضل طريقة للتنقل بينهم وإكمال الدورة بأقصى قدر من الكفاءة.
بالإضافة إلى ذلك، عندما يتم إدراج كل هذه الخطوات، فإن ذلك يساعد في الكشف عن الأشياء التي ربما كان الفريق يقوم بها قبل تنفيذ المخطط الانسيابي. يمكن أن تقلل هذه الممارسات من كفاءتها الإجمالية، ويمكن أن يتم حذفها بالكامل اعتمادًا على تأثيرها.
ينشئ وثائق واضحة
يعد استخدام قالب المخطط الانسيابي مفيدًا لبعض الأشخاص لأنه يوفر وثائق واضحة لعملية معينة. إن فهم تفاصيل كيفية عمل العملية قد لا يكون ذا أهمية قصوى للجميع، ولكن توثيقها بوضوح يمكن أن يكون مفيدًا للغاية في توزيع هذه المعلومات وتوصيلها.
على سبيل المثال، يمكن استخدام المخططات الانسيابية الرقمية للتوظيف والتأهيل والرعاية الصحية للمساعدة في توثيق العملية داخليًا وخارجيًا. يمكن بعد ذلك الوصول إلى هذا المخطط الانسيابي من قبل كل من يمر بهذه الخدمات ويمكنه تقديم قيمة لسنوات قادمة.
كجزء من التحول الرقمي، تدخل العديد من الشركات فترة يتم فيها تخزين المزيد والمزيد من وثائقها في قوالب، ويلزم توثيق المزيد من العمليات. تعد المخططات الانسيابية مثالًا جيدًا للطريقة الحديثة لتوثيق العملية بشكل مرئي وحفظها ليستخدمها الجميع.
بالإضافة إلى ذلك، تساعد المخططات الانسيابية الرقمية في توفير الورق وتوفير طريقة أكثر فعالية للتوثيق لعدد كبير من الأشخاص. يمكن أن يكون الحصول على وثائق يمكن الوصول إليها أمرًا بالغ الأهمية لبعض الصناعات، وهو إضافة مهمة إلى قائمة مزايا المخطط الانسيابي لدينا.
يساعد على حل المشاكل
تعد المخططات الانسيابية أدوات اتصال وتوثيق شائعة، ولكنها تعمل أيضًا كأدوات جيدة لحل المشكلات أيضًا.
تساعد المخططات الانسيابية في حل المشكلات عن طريق تقسيم التسلسل إلى أجزاء متعددة، يمكن تحديد كل منها بسهولة بمفردها. إن وجود عملية موثقة مقسمة إلى عناصرها الأساسية يساعد في تسليط الضوء على أي شيء مفقود، وأي نفايات، والمراحل الأكثر أهمية، وكل الأشياء الضرورية لحل المشكلات بشكل فعال. عند تسليط الضوء على مراحل مختلفة من العملية، يمكن للأشخاص بسهولة تحديد مكان ظهور المشكلات بمعزل عن الآخرين ويمكنهم التركيز على تلك المجالات المحددة لحلها.
بالإضافة إلى ذلك، كل خطوة لها اتجاه محدد مرتبط بها، لذلك لا تترك أي مشاكل في فراغ مع عدم وجود مسار منطقي للأمام. كل شيء مرتبط بالهدف النهائي، لذلك سيكون هناك دائمًا طريق واضح للحل. إن فهم السبب الجذري للمشكلة لا يقل أهمية عن تطوير الحل، وتسهل المخططات الانسيابية تعقب المشكلة الحقيقية وعزلها.
تمكين الأتمتة
في بعض الحالات، يمكن أن يكون سير العمل متوقعًا ومتكررًا بدرجة كافية لتسهيل أتمتة المهام. يعد إنشاء مخطط انسيابي متين أمرًا ضروريًا لتسهيل أتمتة المهام، وفي هذه الحالات، يمكن للبرنامج اتباع الخطوات وتنشيط المشغلات بناءً على النتائج السابقة. تعتبر عمليات سير العمل التي يتم تعيينها بشكل جيد للمخططات الانسيابية مثالية للأتمتة لأنها تفتقر إلى الحاجة إلى التفسير. من خلال رسم خطوات خطية بأوامر نعم/لا، يمكن للبرامج إكمال هذه الإجراءات بسهولة دون الحاجة إلى تفسير استجابة العميل.
يمكن العثور على مثال مثالي لذلك في حملات البريد الإلكتروني. عند إنشاء سلسلة من حملات البريد الإلكتروني بالتنقيط، فإنك تبدأ يدويًا بإنشاء عدة رسائل بريد إلكتروني مرفقة يتم إرسالها إلى قائمة معينة من جهات الاتصال بترتيب معين. وبعد ذلك، اعتمادًا على استجابتهم أو تفاعلهم مع المنتج أو عدم اهتمامهم، ستقوم بتغيير رسائل البريد الإلكتروني التي يتلقونها، ونأمل أن تنقل اتصالاتهم إلى ممثل شخصي. يتبع برنامج البريد الإلكتروني هذا المخطط الانسيابي عند إرسال حملات تلقائية، مما يوضح مدى أهمية المخططات الانسيابية لإنشاء أتمتة فعالة.
تعرف على المزيد: ما هو قالب المخطط الانسيابي؟
تحديات وعيوب المخططات الانسيابية
على الرغم من أن المخططات الانسيابية يمكن أن تكون مفيدة بشكل لا يصدق، إلا أنها ليست مثالية لكل المواقف. هناك أوقات قد تؤدي فيها المخططات الانسيابية إلى إضاعة الوقت، وإثارة الارتباك، والإضرار بشكل عام بسير عمل الفريق. أدناه قمنا بتوضيح بعض التحديات والعيوب المحتملة لاستخدام قالب المخطط الانسيابي .
تستغرق المخططات الانسيابية وقتًا
تساعد المخططات الانسيابية في توفير الوقت للعمليات المتكررة وتعليم المعلومات، ولكن إنشاءها لأول مرة يمكن أن يكون عملية تستغرق وقتًا طويلاً للغاية. خاصة بالنسبة للمخططات التي تحتوي على الكثير من الخطوات المختلفة، يتطلب إنشاء مخطط انسيابي إنشاءًا دقيقًا. تستغرق هذه العملية وقتًا وتتطلب مراجعات متعددة، وهذا هو السبب وراء عدم تمكن بعض الأشخاص من إنشاء مخطط انسيابي في حالة الضرورة.
لا يعد قضاء وقت إضافي سببًا لعدم إنشاء مخطط انسيابي، خاصة بالنسبة للعمليات التي يمكن أن تكتسب قيمة من رسم تخطيطي لفترة طويلة في المستقبل، ولكن إذا كنت تمر بأزمة زمنية، فقد لا يكون إنشاء مخطط انسيابي هو المكان الأكثر فائدة لتركيز مجهودك.
حساب فقط للتجارب الخطية
حتى لو كان لديك الوقت الكافي لوضع مخطط انسيابي معًا، إذا كان التدفق الخاص بك يتطلب الكثير من الإجراءات الفريدة، فقد يواجه المخطط الانسيابي صعوبة في مراعاة كل خطوة. تعمل المخططات الانسيابية بشكل أفضل عند رسم تخطيطي لتدفق خطي وقابل للتكرار ومتدرج. وهذا يعني أن إنشاء تدفق يتضاعف غالبًا ويتطلب إجراءات فريدة ولا يتبع تسلسلًا مألوفًا سيكون من الصعب تصوره.
ليس من الصعب حساب التدفقات المعقدة في المخططات الانسيابية فحسب، بل حتى إذا كنت قادرًا على إنشاء واحدة، فقد يصبح الأمر فوضويًا للغاية لدرجة أنها لا تساعد على الإطلاق. يعد إنشاء مخطط لا يمكن اتباعه مضيعة للوقت، ولا يترك للإدارة أي إصدار قابل للاستخدام لتكرارات لاحقة. ولهذا السبب، فإن المخططات الانسيابية محدودة بما يمكنها تفسيره ورسمه بشكل فعال.
من الصعب إعادة الترتيب
هناك العديد من البرامج الجيدة التي تساعد في إنشاء المخططات الانسيابية، مثل IdeaScale Whiteboard ، ولكن حتى مع أدوات الإنشاء القوية هذه، قد يكون تحرير المخطط الانسيابي أمرًا صعبًا. خاصة عند محاولة إعادة ترتيب المخطط ليأخذ في الاعتبار خطوة جديدة، أو إزالة طبقة، أو توفير نقاط نهاية جديدة، قد تكون إعادة ترتيب المخطط الانسيابي أمرًا صعبًا. إذا لم تكن خبيرًا في الأداة التي تستخدمها، فقد يكون تحرير الرسم التخطيطي الخاص بك وصيانته عيبًا خطيرًا.
حاجز طفيف للدخول
على غرار النقطة السابقة، تحتوي المخططات الانسيابية على حاجز صعب بعض الشيء أمام الدخول بسبب استخدامها لرموز المخططات الانسيابية الفريدة. ليس كل شخص خبيرًا في فهم رموز المخطط الانسيابي وما تمثله والفروق الدقيقة بينها. نظرًا لوجود مستوى معين من الخبرة المطلوبة لإنشاء مخطط انسيابي وفهمه، فقد يكون هذا بمثابة عيب للفرق التي تتطلع إلى تنفيذها.
على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في إنشاء مخطط انسيابي لتأهيل الموظفين الجدد، لكنهم لا يفهمون كيفية قراءة رموز المخطط الانسيابي والتعرف عليها، فسيكون من الصعب للغاية عليهم توصيل المعلومات بشكل فعال. ومع ذلك، يمكنك دائمًا تحرير المخطط الانسيابي ليكون أكثر قابلية للقراءة للمستخدمين الجدد، وهو أفضل ممارسة عند تنفيذه أثناء إجراءات الإعداد.
تعرف على المزيد: أمثلة مختلفة للمخطط الانسيابي
خاتمة
على الرغم من أن كل موقف قد لا يتطلب مخططًا انسيابيًا، إلا أنه قد يكون مفيدًا للغاية عند تطبيقه بشكل صحيح. نظرًا لتعدد استخداماتها وبساطتها وقدرتها على توصيل المعلومات بشكل مرئي، تعد المخططات الانسيابية واحدة من أكثر القوالب شيوعًا للفرق في كل مكان، ونأمل أن تساعد مزايا المخططات الانسيابية هذه في توضيح سبب فائدتها. إذا كنت تريد معرفة المزيد حول كيفية إنشاء مخطط انسيابي خاص بك، فتأكد من مراجعة IdeaScale Whiteboard .
