Universidad de Nueva York

Organización

La Universidad de Nueva York (NYU) es una universidad privada de investigación sin ánimo de lucro con sede en la ciudad de Nueva York. Fundada en 1831, la NYU cuenta entre su profesorado y sus antiguos alumnos con 37 premios Nobel, más de 30 premios Pulitzer, más de 30 premios de la Academia y cientos de miembros de las Academias Nacionales de Ciencias.

La mayoría de las políticas de la Universidad y los cambios propuestos son debatidos y decididos por el Senado Universitario, que está compuesto por 137 miembros con derecho a voto que representan a seis segmentos diferentes del campus: decanos y vicerrectores, profesorado titular, profesorado con contrato completo, el alumnado, el personal directivo y el Consejo de Gestión Administrativa (que representa a más de 4.000 administradores de toda la Universidad).

Desafío

El Consejo de Gestión Administrativa (CGA) de la Universidad de Nueva York tenía como objetivo identificar y aplicar ideas innovadoras, abordar los problemas de forma proactiva y fomentar una cultura de colaboración entre la dirección, el profesorado y el personal. El comité ejecutivo del AMC sabía que sus miembros tenían ideas brillantes maduras para dar forma al futuro de la prestigiosa universidad, pero eran conscientes de la multitud de problemas que les impedían colaborar a escala.

Para empezar, recoger opiniones reales de personas de un grupo de más de 4.000 era casi imposible debido a las limitaciones de capacidad de la sala. «Teníamos un montón de buenas ideas ahí fuera, pero también había problemas que no estábamos abordando necesariamente, sencillamente porque no teníamos una infraestructura que apoyara ese compromiso y puesta en común de la comunidad«. El anterior Presidente del CMA y Vicerrector Adjunto, Michael McCaw, declaró. En cambio, al compartir ideas en línea, la falta de procesos formales para contribuir, revisar y poner en práctica creaba un entorno caótico en el que las ideas brillantes estaban abocadas a perderse.

Además, el comité electivo de AMC se centró en capacitar a los empleados para que participaran en el intercambio de opiniones e ideas, independientemente de si eran representantes electos, de su nivel de antigüedad o incluso de si se sentían cómodos hablando en público. Muchos colaboradores no se sentían cómodos hablando delante de una multitud, pero manifestaron que compartirían sus opiniones en un entorno virtual.

Solución

El Consejo de Gestión Administrativa de la Universidad de Nueva York puso en marcha IdeaScale, una plataforma de crowdsourcing y gestión de ideas. Aunque la AMC había trabajado antes con otras plataformas de intercambio de conocimientos para compartir y construir ideas, acudieron a IdeaScale porque querían una funcionalidad de crowdsourcing diseñada específicamente que les permitiera recopilar fácilmente ideas, votos y otros datos transparentes de forma pública (o anónima) sin dejar de personalizar el sitio según las directrices de su marca. Llamaron a su comunidad AMC Abierta.

Michael McCaw dice sobre su decisión de cambiar a IdeaScale: «No hemos mirado atrás desde entonces porque realmente está haciendo lo que habíamos previsto en términos de este concepto de idea. ¿Cómo podemos hacer que esta organización esté más abierta a las opiniones, los pensamientos y la participación? Así que probamos diferentes herramientas para ello, pero finalmente encontró su hogar en IdeaScale».

Resultados

Esas ideas dieron forma a las futuras agendas y proyectos de AMC en su conjunto. Los resultados de OpenAMC hasta ahora incluyen:

• Explorar nuevas políticas y programas y mejorar los ya existentes:
  • La exploración de un nuevo programa para donar bajas por enfermedad al personal de la Universidad que necesite PTO. La idea comenzó como una mejora del proceso de recompra de bajas por enfermedad, pero se convirtió en una idea de beneficio para la comunidad y otros compartieron información y mejores prácticas de instituciones con programas similares.
  • La exploración de una revisión de la política de remisión de matrículas.
  • Recoger diversos puntos de vista del profesorado, el personal y los estudiantes sobre el impacto potencial de diferentes propuestas para un nuevo calendario académico.
• Crear nuevos grupos de trabajo y comités:
  • Facilitar la Formación de un grupo de trabajo contra el racismo. El personal utilizó la plataforma para compartir sus experiencias con los prejuicios raciales y proponer acciones concretas para abordar estos problemas.
  • Un nuevo comité en torno a los datos de investigación y las mejores prácticas de evaluación.
• Mayor participación:
  • Desde la puesta en marcha de OpenAMC, el Consejo de Gestión Administrativa ha notado un notable aumento de la asistencia a las reuniones del Consejo (duplicando la participación de unos 100 asistentes a 200).
• Salvando las distancias:
  • Crear un nuevo premio que reconozca a los administradores y al personal por su labor ejemplar inspirada en el Dr. Martin Luther King Jr. y avanzando en sus esfuerzos. Esto complementa el premio preexistente para profesores y estudiantes.
  • Reunió una valiosa información durante la búsqueda de presidente. El CMA abierto permitió a otros consejos contribuir, permitiendo a la comunidad universitaria expresar sus prioridades y expectativas para el nuevo presidente, lo que condujo a un proceso de búsqueda más inclusivo e informado.
  • El éxito de la plataforma llevó a su expansión como herramienta de comunicación en tiempo real. La dirección la utiliza ahora para «tomar el pulso». para obtener información sobre la satisfacción y los sentimientos de los empleados en el campus.

Las mejores prácticas y la hoja de ruta hacia el éxito de Open AMC:

Para crear expectación e impulsar el compromiso con su lanzamiento, Open AMC organizó una campaña de marketing integrada que incluía:

• Lanzándolo públicamente junto con una iniciativa de diversidad e inclusión muy esperada.
• Enviando un correo electrónico de lanzamiento que destaca la idea más importante en ese momento, que rápidamente obtuvo más apoyo y debate a medida que la gente se apuntaba para opinar sobre el tema.
• Participar en un acto en directo e invitar a los miembros a que se registren en la comunidad OpenAMC y aporten ideas o envíen las suyas propias a cambio de «regalos» con la marca AMC, como botellas de agua, paraguas, etc.
• Incluir un enlace a la comunidad en las líneas de firma de correo electrónico de los líderes de AMC.
• Por último, se recuerda continuamente a todos los administradores que participen en las reuniones mensuales de la asamblea, en las que se informa de las ideas y de su progreso.

En los años que siguieron al lanzamiento estratégico de Open AMC, la comunidad ha seguido impulsando la participación y creando credibilidad; al hacerlo, han creado una hoja de ruta hacia el éxito. Al participar, los colaboradores de Open AMC ven el ciclo de vida de una idea, desde su presentación a la plataforma, pasando por su evaluación, hasta cómo el liderazgo responde y reacciona ante ella. Gracias a la comunicación transparente y continua de la dirección sobre la estructura del proceso, los colaboradores conocen claramente los pasos a seguir cuando publican sus ideas. Y lo que es más importante, saben que sus ideas importan y que se actuará en consecuencia.

OpenAMC ha capacitado a la comunidad de administradores de la NYU para tener una voz más proactiva en la Universidad y seguirá encontrando nuevas oportunidades para mejorar los procesos y las ofertas en el futuro.