As equipes usam várias ferramentas diferentes para mapear seu espaço de trabalho. Seja na elaboração de organogramas, na criação de planos de projeto ou na formalização de documentação interna, as organizações em todos os lugares utilizam modelos visuais para criar seu espaço de trabalho. Entre esses modelos digitais estão os fluxogramas. Os fluxogramas são ferramentas incrivelmente úteis com muitas aplicações diferentes e são muito úteis ao mapear o fluxo de trabalho de uma equipe. Neste artigo, descreveremos as vantagens mais significativas dos fluxogramas e abordaremos alguns dos desafios específicos que eles enfrentam. Se quiser saber mais sobre as várias aplicações dos fluxogramas, consulte nosso guia sobre dez exemplos diferentes de fluxogramas.
Explicação dos fluxogramas
Um modelo de fluxograma é um diagrama que visualiza um conjunto linear de etapas para definir um processo maior. As diferentes etapas do processo serão indicadas por diferentes formas, que são conectadas por setas direcionais para orientar o usuário na direção certa.
Tradicionalmente, os fluxogramas ajudam as pessoas a tomar decisões rápidas ou a automatizar um procedimento repetitivo e podem ser usados como auxílio visual para documentar fluxos de trabalho. Os diferentes símbolos e formas em um fluxograma ajudam a esclarecer a direção, a ação e os resultados para o usuário.
Devido à sua flexibilidade e capacidade de diagramar fluxos de trabalho complexos, os fluxogramas podem ser encontrados em muitos tipos diferentes de organizações.
Se quiser saber mais sobre fluxogramas e como usá-los, você pode encontrar mais informações aqui.
9 Vantagens do fluxograma dinâmico
O uso de um fluxograma pode ajudar a diagramar fluxos de trabalho, criar mapas para sua organização e comunicar informações com facilidade. Mesmo para pessoas que não aprendem visualmente, os fluxogramas podem ser uma ferramenta extremamente útil para aumentar a eficiência. Aqui estão algumas das principais vantagens do fluxograma.
Cria clareza
Os fluxogramas são incrivelmente bons em pegar uma série complexa de etapas e organizá-las em um formato visualmente digerível. A formatação das informações em um fluxograma ajuda a criar clareza com o processo definido e facilita a compreensão de tudo.
Especificamente, os fluxogramas criam clareza por meio de uma visualização simples e passo a passo. Ao organizar as informações em um mapa com setas direcionais, comandos de ação e um caminho a ser seguido, qualquer pessoa pode usar um fluxograma para atingir o objetivo desejado.
Esclarecer não apenas as etapas do processo, mas também os diferentes resultados e os resultados finais é muito útil para que as equipes se concentrem em um objetivo e encontrem a melhor maneira de alcançá-lo. Os fluxogramas reúnem essas informações em um único documento, tornando-as acessíveis e concisas. Fornecer uma única fonte de informações é outro motivo pelo qual eles aumentam a clareza e ajudam a criar um entendimento comum nas equipes.
Ajuda a identificar etapas específicas
Uma das grandes vantagens de um fluxograma, semelhante a um mapa da jornada do cliente, é ajudar a dividir os processos em suas etapas individuais. Isso é útil do ponto de vista da equipe para entender cada etapa específica de um fluxo de trabalho ou experiência maior. O processo começa com um acionador inicial e é dividido em várias etapas individuais que destacam o processo de conclusão de uma tarefa. As etapas são divididas e identificadas de forma direcional, o que significa que podem ser seguidas de forma linear para garantir que você esteja trabalhando na rota mais eficiente para a conclusão.
A divisão dessas etapas pode destacar aspectos que podem ter passado despercebidos ou que foram agrupados quando, na verdade, deveriam ser etapas individuais. A separação das tarefas em etapas distintas ajuda a identificar as metas específicas associadas a essa ação e os resultados desejados de cada fase.
O mapeamento de processos em um fluxograma ajuda a identificar as etapas mais importantes do processo e revela coisas que são difíceis de descobrir sem um auxílio visual. Ao fazer isso, você pode identificar possíveis obstáculos e estratégias de otimização antes mesmo que eles ocorram.
Descreve um processo complexo
Semelhante à identificação de etapas específicas em um processo, os fluxogramas são usados principalmente para delinear um processo complexo e torná-lo mais simples. Isso tem menos a ver com as etapas específicas, mas mais com a forma como elas se conectam.
Os fluxogramas se concentram na criação de um fluxo direcional em um processo. As coisas começam no ponto A e, por meio de uma série de etapas e ações, acabam progredindo para o ponto B. Os fluxogramas têm como objetivo tornar essa jornada simples, previsível e otimizada. Os fluxogramas pegam um processo aparentemente complexo e o organizam de forma a orientar cada etapa, permitindo que as pessoas sigam facilmente o processo para obter um resultado bem-sucedido.
A simplificação dos processos é incrivelmente importante por vários motivos, mas principalmente porque permite comunicar tarefas complexas com muito mais facilidade. A comunicação de tarefas entre equipes e para novos funcionários torna a colaboração entre equipes incrivelmente fácil e pode ter um efeito sobre a eficiência de todos.
Comunica ideias rapidamente
Assim como descrevemos acima, os fluxogramas facilitam muito a comunicação rápida de ideias. Em vez de falar sobre um fluxo inteiro e listá-lo em uma lista de tópicos, os fluxogramas permitem visualizar cada etapa de um fluxo de trabalho, criando um documento vivo que qualquer pessoa pode acessar para obter contexto e orientação.
Os fluxogramas criam um fórum em que as pessoas podem comunicar processos, etapas e direções instantaneamente, simplesmente fazendo referência a um auxílio visual fácil. Esse auxílio torna incrivelmente fácil a comunicação de ideias referenciadas em um fluxograma e oferece às pessoas um ponto de referência para iniciar uma conversa sobre a melhor forma de atingir suas metas.
Os fluxogramas também permitem que os novos contratados obtenham instantaneamente uma compreensão simples e de nível macro de um conceito ou tarefa antes de se aprofundarem nele. Ao dividir atribuições complexas em amostras de informações em nível macro e micro, elas podem ser utilizadas para um processo de integração tranquilo.
Coordena o esforço da equipe
Da mesma forma que os fluxogramas comunicam ideias de maneira compreensível, eles também ajudam a coordenar o foco em locais específicos. Por exemplo, em um fluxograma de contato com o cliente, se houver três etapas muito específicas que precisam ser seguidas para atingir a meta final, a equipe concentrará seus esforços em atingir essas três etapas. Em uma iteração anterior, eles poderiam atingir um ou dois, mas agora podem se concentrar em atingir todos os três.
A visualização de fluxos de trabalho é uma parte incrivelmente importante do motivo pelo qual os fluxogramas são benéficos e, com um auxílio visual, as equipes podem examinar as necessidades do projeto e entender instantaneamente quais são os itens mais urgentes.
Especialmente para os gerentes de projeto, a possibilidade de usar um fluxograma para planejar com antecedência os sprints futuros e criar um fluxo gerenciável para a equipe de desenvolvimento pode ser muito útil e diminuir a carga de priorização que as pessoas enfrentam. Ser capaz de coordenar o esforço da equipe é fundamental ao priorizar as etapas, e ser capaz de fazer isso é outra parte fundamental das muitas vantagens do fluxograma.
Aumenta a eficiência e expõe as ineficiências
Quando os fluxogramas descrevem as etapas mais importantes de um processo, eles realizam duas coisas importantes. Isso permite que as equipes se concentrem e aumentem sua eficiência em torno dessas etapas, além de expor áreas de ineficiência e desperdício.
Ao listar todas as etapas necessárias em um processo, os fluxogramas se concentram apenas no que é essencial para a conclusão do projeto. Independentemente dos fatores externos, esses itens são absolutamente necessários. Isso permite que as equipes se concentrem na melhor maneira de transitar entre eles e concluir o ciclo com o máximo de eficiência.
Além disso, quando todas essas etapas são listadas, isso ajuda a expor coisas que a equipe poderia estar fazendo antes de implementar um fluxograma. Essas práticas podem estar prejudicando sua eficiência geral e, dependendo de seu efeito, podem ser totalmente descartadas.
Cria uma documentação clara
O uso de um modelo de fluxograma é benéfico para algumas pessoas porque fornece uma documentação clara de um determinado processo. Compreender os detalhes de como um processo funciona pode não ser de extrema importância para todos, mas tê-lo claramente documentado pode ser extremamente útil para distribuir e comunicar essas informações.
Por exemplo, fluxogramas digitais podem ser usados para contratação, integração e assistência médica para ajudar a documentar o processo interna e externamente. Esse fluxograma pode ser acessado por todos que passam por esses serviços e pode agregar valor nos próximos anos.
Como parte da transformação digital, muitas empresas estão entrando em um período em que cada vez mais documentos são armazenados em modelos, e mais processos precisam ser documentados. Os fluxogramas são um bom exemplo de uma maneira moderna de documentar visualmente um processo e salvá-lo para que todos possam usá-lo.
Além disso, os fluxogramas digitais ajudam a economizar papel e proporcionam uma forma mais eficiente de documentação para um grande número de pessoas. Ter uma documentação acessível pode ser fundamental para alguns setores e é um acréscimo importante à nossa lista de vantagens dos fluxogramas.
Ajuda a resolver problemas
Os fluxogramas são ferramentas populares de comunicação e documentação, mas também servem como boas ferramentas de solução de problemas.
Os fluxogramas ajudam a resolver problemas dividindo a sequência em várias partes, cada uma facilmente definível por si só. Ter um processo documentado e dividido em seus elementos essenciais ajuda a destacar o que está faltando, os desperdícios e as fases mais importantes, tudo o que é necessário para a solução eficaz de problemas. Ao destacar diferentes fases de um processo, as pessoas podem facilmente identificar onde os problemas surgem isoladamente e podem se concentrar nessas áreas específicas para resolvê-los.
Além disso, cada etapa tem uma direção específica associada a ela, de modo que nenhum problema é deixado em um vazio sem um caminho lógico a seguir. Tudo está conectado ao objetivo final, portanto, sempre haverá um caminho claro para a solução. Entender a causa raiz de um problema é tão importante quanto desenvolver uma solução, e os fluxogramas facilitam muito o rastreamento e o isolamento do problema real.
Permite a automação
Em alguns casos, os fluxos de trabalho podem ser previsíveis e repetitivos o suficiente para facilitar a automação de tarefas. Criar um fluxograma sólido é essencial para facilitar a automação de tarefas e, nesses casos, um programa pode seguir as etapas e ativar os acionadores com base em resultados anteriores. Os fluxos de trabalho que mapeiam bem os fluxogramas são perfeitos para a automação porque não precisam de interpretação. Ao mapear etapas lineares com comandos de sim/não, os programas podem concluir facilmente essas ações sem a necessidade de interpretar uma resposta do cliente.
Um exemplo perfeito disso pode ser encontrado nas campanhas de e-mail. Ao criar uma série de campanhas de e-mail de gotejamento, você começa criando manualmente vários e-mails anexados que são enviados a uma determinada lista de contatos em uma determinada ordem. Em seguida, dependendo da resposta, da interação com o produto ou da falta de interesse, você alterará os e-mails que eles receberão e, com sorte, transferirá a comunicação para um representante pessoal. O software de e-mail segue esse fluxograma sempre que envia campanhas automatizadas, mostrando como os fluxogramas são necessários para criar uma automação eficaz.
Saiba mais: O que é um modelo de fluxograma?
Desafios e desvantagens dos fluxogramas
Embora os fluxogramas possam ser incrivelmente úteis, eles não são perfeitos para todas as situações. Há momentos em que os fluxogramas podem desperdiçar tempo, criar confusão e, em geral, prejudicar o fluxo de trabalho de uma equipe. A seguir, descrevemos alguns dos possíveis desafios e desvantagens da utilização de um modelo de fluxograma.
Os fluxogramas levam tempo
Os fluxogramas são úteis para economizar tempo em processos repetitivos e ensinar informações, mas criá-los pela primeira vez pode ser um processo que consome muito tempo. Especialmente para diagramas com muitas etapas diferentes, a criação de um fluxograma requer uma construção cuidadosa. Esse processo leva tempo e requer várias revisões, o que é um motivo pelo qual algumas pessoas talvez não consigam criar um fluxograma em um piscar de olhos.
O tempo extra não é uma razão para não criar um fluxograma, especialmente para processos que podem ganhar valor com um diagrama no futuro, mas se você estiver com pouco tempo, a criação de um fluxograma pode não ser o local mais vantajoso para concentrar seus esforços.
Contabilizar apenas as experiências lineares
Mesmo que você tenha tempo para elaborar um fluxograma, se o seu fluxo exigir muitas ações exclusivas, um fluxograma pode não dar conta de todas as etapas. Os fluxogramas funcionam melhor ao diagramar um fluxo linear, repetível e por etapas. Isso significa que será difícil visualizar a criação de um fluxo que, muitas vezes, se desdobra, exige ações exclusivas e não segue uma sequência familiar.
Não apenas os fluxos complexos são difíceis de serem considerados pelos fluxogramas, mas mesmo que você consiga criar um, ele pode ficar tão confuso que não ajuda em nada. Criar um diagrama que não pode ser seguido é uma perda de tempo e não deixa a gerência com nenhuma versão utilizável para iterações posteriores. Por esse motivo, os fluxogramas são limitados pelo que podem representar e diagramar com eficácia.
Difícil de reorganizar
Há muitos programas de software bons para ajudar a criar fluxogramas, como o IdeaScale Whiteboard, mas mesmo com essas poderosas ferramentas de criação, a edição de um fluxograma pode ser difícil. A reorganização de um fluxograma pode ser desafiadora, especialmente quando se tenta reorganizar o diagrama para levar em conta uma nova etapa, eliminar uma camada ou fornecer novos pontos de extremidade. Se você não for um especialista em uma determinada ferramenta, editar seu diagrama e fazer a manutenção dele pode ser uma grande desvantagem.
Pequena barreira à entrada
Da mesma forma que o ponto anterior, os fluxogramas têm uma barreira de entrada um pouco difícil devido ao uso de símbolos exclusivos de fluxogramas. Nem todo mundo é especialista em entender os símbolos dos fluxogramas, o que eles representam e as nuances entre eles. Como há um certo nível de conhecimento necessário para criar e entender um fluxograma, isso pode ser uma desvantagem para as equipes que desejam implementá-lo.
Por exemplo, se você quiser criar um fluxograma de integração para os novos contratados, mas eles não souberem ler e reconhecer os símbolos do fluxograma, será incrivelmente difícil para eles comunicarem as informações de forma eficaz. Dito isso, você sempre pode editar um fluxograma para torná-lo mais legível para os novos usuários, o que é uma prática recomendada ao implementá-lo durante os procedimentos de integração.
Saiba mais: Diferentes exemplos de fluxogramas
Conclusão
Embora nem todas as situações exijam um fluxograma, ele pode ser extremamente útil quando aplicado corretamente. Devido à sua versatilidade, simplicidade e capacidade de comunicar informações visualmente, os fluxogramas são um dos modelos mais populares entre as equipes de todo o mundo e, com sorte, essas vantagens dos fluxogramas ajudaram a esclarecer por que eles são tão benéficos. Se quiser saber mais sobre como criar seu próprio fluxograma, não deixe de conferir o IdeaScale Whiteboard.
