O que é a Matriz Eisenhower? Definição, origem, método, caso de uso, exemplos e muito mais

Índice

O 34º presidente dos Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, fez um discurso em 1954 dizendo: “Ele tinha dois tipos de problemas: os urgentes e os importantes. Ele também percebeu que o urgente não é importante, e o importante nunca é urgente. Como seres humanos, sempre há tarefas a serem realizadas, e a melhor maneira de garantir que elas sejam feitas corretamente e produzam os resultados certos é priorizá-las. A Matriz Eisenhower é uma ferramenta de priorização para a conclusão bem-sucedida de tarefas e o gerenciamento eficaz do tempo. Com relação a isso, aqui está um guia sobre a Matriz Eisenhower.

O que é a Matriz Eisenhower?

The Eisenhower Matrix, also known as the Eisenhower Box or Urgent-Important Matrix, is defined as a pivotal time management and productivity tool, designed to empower individuals in efficiently prioritizing tasks. This strategic framework categorizes tasks into four distinct quadrants—Do First, Schedule, Delegate, and Eliminate/Do Last—based on their urgency and importance.

Key Benefits:

1. Efficient Task Prioritization: Seamlessly organize your workload by identifying tasks demanding immediate attention, those suitable for scheduling, items fit for delegation, and tasks that can be postponed or eliminated.

2. Bias Correction: The Eisenhower Matrix addresses the prevalent bias towards time-sensitive tasks by emphasizing both urgency and importance. This shift promotes a more balanced and impactful approach to task management.

Why Choose the Eisenhower Matrix:
In contrast to traditional prioritization methods, the Eisenhower Matrix ensures a comprehensive approach. It allows individuals to focus not only on urgent tasks but also on those contributing significantly to long-term goals.

Mastering Productivity:
Unlock the full potential of your productivity by adopting the Eisenhower Matrix. Learn how to navigate the complexities of task management, prioritize effectively, and achieve optimal results in both professional and personal endeavors.

By implementing the Eisenhower Matrix, individuals gain a competitive edge in managing their time, making informed decisions, and maximizing their overall efficiency.

A origem da matriz de Eisenhower

A Matriz Eisenhower foi inventada por Dwight D. Eisenhower, o 34º presidente dos Estados Unidos, que serviu de 1953 a 1961. Em 1961, Dwight discursou na Century Association dizendo que ninguém pode definir a diferença entre longo prazo e curto prazo com precisão, exceto aquele que precisa dessa definição. Ele continuou discutindo como as pessoas são quase obrigadas a dar atenção ao presente mais urgente em vez do futuro importante quando enfrentam uma crise. Essa e muitas outras, como a mencionada anteriormente, foram suas maneiras de enfatizar como a urgência e a importância das tarefas influenciam a necessidade de priorização.

Dwight sempre tomou decisões difíceis e cruciais devido a todas as atividades que realizava. Ele foi general do Exército dos Estados Unidos antes de se tornar presidente dos Estados Unidos. Durante a Segunda Guerra Mundial, Dwight foi um general cinco estrelas que se tornou Comandante Supremo das Forças Aliadas. Ele também se tornou o primeiro comandante supremo da OTAN. Todas essas responsabilidades o levaram a inventar a icônica Eisenhower Matrix mundial. Ele propagou como a estrutura de priorização combate o efeito da “mera urgência”, elimina os desperdiçadores de tempo e cria mais espaço mental para o progresso das metas estabelecidas. Stephen Covey, um autor renomado, popularizou esse fenômeno em seu livro The 7 Habits of Highly Effective People (Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes).

Como funciona o método Eisenhower

O Método Eisenhower baseia-se no conceito de Urgência-Importância. Aqui, o Matrix se concentra nesse conceito para classificar e priorizar tarefas. Os dois fatores a serem considerados antes de usar esse método são:

1. Urgência: Isso envolve a sensibilidade de uma tarefa em relação ao tempo. Refere-se a como os trabalhos exigem atenção imediata e, quando não são concedidos, são seguidos de consequências específicas. Uma tarefa urgente sempre tem prazo, mas pode não produzir grandes resultados.

2. Importância: Isso envolve o valor de uma tarefa. Refere-se às contribuições de tais projetos para metas e objetivos mais amplos ou de longo prazo. Uma tarefa importante não tem o mesmo prazo que uma urgente, mas é vital para metas e objetivos de longo prazo. Uma tarefa importante requer um planejamento meticuloso para garantir que ela produza recompensas mais significativas.

A Matriz Eisenhower tem quatro quadrantes que representam os níveis de urgência e importância dos projetos. Esses quadrantes são rotulados de 1 a 4 e são chamados de “Fazer primeiro, Agendar, Delegar e Eliminar”. Com base no conceito de urgência-importância, é preciso realizar as tarefas que se enquadram no quadrante 1, programar as do quadrante 2, delegar as do quadrante 3 e eliminar as do quadrante 4.

Detalhamento dos quadrantes da matriz Urgente-Importante

Os quadrantes da Matriz Urgente-Importante são os seguintes:

Quadrante 1 – Faça primeiro

Inclui tarefas urgentes e importantes, que são executadas imediatamente. Esses projetos são da mais alta prioridade, e o fato de não serem realizados dentro dos prazos estipulados acarretará consequências. Além disso, as consequências de realizar essas tarefas com resultados ruins são significativas. Um exemplo de uma tarefa do quadrante 1 é a apresentação de um relatório relacionado ao trabalho exigido em uma reunião crucial.

Quadrante 2- Programação

Os trabalhos do quadrante dois podem não ter prazos definidos ou sensíveis ao tempo; no entanto, realizá-los é vital para metas e objetivos de longo prazo. Inclui projetos importantes, mas não urgentes; portanto, é melhor programá-los. Elas são as próximas em prioridade depois das tarefas do quadrante um. Um exemplo de uma tarefa do quadrante 2 é participar de uma conferência de networking profissional. O gerenciamento eficaz dos trabalhos do quadrante dois aliviará a carga das tarefas do quadrante um.

Quadrante 3- Delegado

As tarefas do quadrante 3 são geralmente chamadas de “tarefas ocupadas”, pois você pode delegá-las sem problemas significativos. Inclui tarefas urgentes e sem importância; elas contribuem menos para as metas e os objetivos de longo prazo. Essas tarefas são delegadas a outras pessoas, pois são sensíveis ao tempo; no entanto, não são muito significativas a longo prazo. Um exemplo desse tipo de trabalho é a conclusão de tarefas administrativas. Para esses projetos, use seu critério para avaliar o nível de urgência e importância.

Quadrante 4 – Eliminar ou fazer por último

Inclui tarefas que não são urgentes nem importantes, portanto, é melhor eliminá-las se não acrescentarem nada às metas e aos objetivos de longo prazo. Se elas agregarem valor, embora isso seja quase insignificante, elas podem ser feitas por último. Esses projetos são os de menor prioridade e geralmente não são necessários. Um exemplo de uma tarefa do quadrante 4 é a organização de arquivos.

Saiba mais: Como você usa a Matriz de Eisenhower diariamente?

Casos de uso da matriz Eisenhower

O uso da Matriz Eisenhower pode não parecer viável até que seja explicado na prática. Aqui está um estudo de caso que mostra a aplicação desse método;

Se, em um dia, um trabalhador tiver as seguintes tarefas para realizar:

• Apresente o relatório da equipe durante a reunião da equipe.

• Concluir uma avaliação de desempenho do funcionário.

• Revisão de um documento essencial para o gerente de equipe.

• Organize os arquivos na biblioteca da equipe.

• Bate-papo no Instagram pessoal.

• Organizar e programar as atividades da equipe.

• Classifique os e-mails de spam.

• Declarar impostos.

• Concluir tarefas administrativas.

• Defina metas para o terceiro trimestre.

• Inscreva-se em um evento como voluntário.

• Realizar reuniões semanais da equipe.

• Reúna-se com o gerente da equipe de logística.

• Terminar a papelada de trabalho braçal.
• Participe de um evento de networking profissional.

O funcionário fará uma lista de tarefas e as atribuirá com base na urgência e na importância de seus respectivos quadrantes.

A lista de tarefas resultante seria semelhante a esta:

Primeiro Quadrante – Faça Primeiro

1. Revisão de um documento essencial para o gerente de equipe.
2. Apresente o relatório da equipe durante a reunião da equipe.
3. Defina metas para o terceiro trimestre.
4. Declarar impostos.

Segundo Quadrante – Cronograma

1. Concluir uma avaliação de desempenho do funcionário.
2. Participe de um evento de networking profissional.
3. Inscreva-se em um evento como voluntário.
4. Realize reuniões de equipe semanais ou workshops virtuais.

Terceiro Quadrante – Delegado

1. Concluir tarefas administrativas.
2. Terminar a papelada de trabalho braçal.
3. Organizar e programar as atividades da equipe.
4. Organize os arquivos na biblioteca da equipe.
5. Reúna-se com o gerente da equipe de logística.

Quarto quadrante – Eliminar ou fazer por último

1. Bate-papo no Instagram pessoal.
2. Classifique os e-mails de spam.

Outros casos em que esse método é aplicado incluem:

• Você está programando quando iniciar sua atividade na academia. Revisar documentos essenciais para seu gerente em um período estipulado.

• Delegar a uma pessoa adequada uma tarefa que alguém lhe pediu para fazer em nome dela. Para isso, é melhor encaminhar a pessoa para a pessoa original que precisa de um substituto.

• Descobrir e acabar com maus hábitos, como jogar e verificar a conta da mídia social no trabalho. Esses maus hábitos podem reduzir a produtividade das tarefas dos quadrantes um e dois.

Practical Examples of the Eisenhower Matrix

In the quest for effective time management, the Eisenhower Matrix stands as a beacon of productivity. By categorizing your tasks into four distinct quadrants, you gain a strategic edge in allocating your time and energy wisely. Explore below for actionable examples that will empower you to leverage the Eisenhower Matrix for optimal productivity.

1. Urgent and Important:

• Cumprimento de um prazo de trabalho crítico que garante o sucesso do projeto.

• Lidar com uma emergência repentina de um cliente com precisão e profissionalismo.

• Resolver prontamente uma crise de saúde pessoal para manter o bem-estar geral.

2. Important but Not Urgent:

• Elaborar uma estratégia de negócios de longo prazo que prepare o caminho para o sucesso sustentável.

• Investir em educação contínua ou no desenvolvimento de habilidades para se manter à frente em sua área.

• Priorizar a prática regular de exercícios como base para manter a saúde em alta.

3. Urgent but Not Important:

• Gerenciar com eficiência e-mails ou chamadas telefônicas não essenciais sem sacrificar o foco.

• Participar apenas de reuniões essenciais que contribuam diretamente para seus objetivos.

• Delegar tarefas administrativas menores, liberando tempo valioso para prioridades críticas.

4. Not Urgent and Not Important:

• Evitar a navegação sem sentido nas mídias sociais, recuperando um tempo precioso.

• Optar por assistir à TV de forma intencional, evitando a exibição excessiva e improdutiva.

• Equilibrar os hobbies para garantir que eles contribuam positivamente para o crescimento pessoal.

The Eisenhower Matrix emerges as an invaluable ally in the realm of time management. It guides you towards tasks aligned with your long-term goals and values, ensuring you move beyond the chaos of reacting to urgent but less significant demands on your time.

Incorporating the Eisenhower Matrix into your daily routine can transform your approach to time management. Embrace these examples as a starting point for cultivating a more focused, strategic, and ultimately, more productive life.

Evitando a “armadilha da urgência”

A armadilha da urgência, também conhecida como “efeito da mera urgência”, é um fenômeno que se refere ao fato de as pessoas serem ruins no gerenciamento do tempo e na priorização de tarefas. Um estudo do Journal of Consumer Research examinou como as pessoas priorizam tarefas de importância e urgência variadas. Neste estudo, cinco experimentos diferentes foram realizados por meio de um método de observação, e um padrão curioso foi descoberto. O padrão mostrou que a maioria das pessoas presta atenção a tarefas urgentes em detrimento das menos urgentes, mesmo que as tarefas menos críticas ofereçam recompensas mais significativas. Em termos mais simples, o estudo comprovou que as pessoas são mais propensas a priorizar projetos com prazos do que aqueles sem prazos, independentemente dos benefícios de longo prazo.

Esse padrão é mais proeminente nas pessoas que se descrevem como “ocupadas”. O estudo mostrou ainda que essas pessoas “ocupadas” estavam mais propensas a trabalhar em projetos urgentes com benefícios menores. Isso se deve ao fato de que eles estavam concentrados na duração do projeto e não nos resultados de longo prazo. Psicologicamente, isso é reforçado pela observação de que as pessoas que parecem ter restrições de tempo priorizam tarefas que as mantêm concentradas no relógio. Isso comprovadamente reduz a produtividade e a eficácia das metas e dos objetivos de longo prazo.

No entanto, quando os participantes consideraram as ações resultantes de suas escolhas, o estudo mostrou que eles provavelmente consideravam as tarefas importantes mais importantes do que as urgentes. As descobertas do estudo resumem que, se forem consideradas as recompensas de longo prazo dos projetos antes de selecionar os urgentes, as pessoas poderão se concentrar naqueles que são importantes. Eles também podem eliminar distrações urgentes que podem prejudicar a produtividade, a eficiência e os benefícios de longo prazo.

É nesse ponto que a Matriz Eisenhower se torna aplicável, pois pode ajudar as pessoas a evitar a armadilha da urgência. Como uma simples ferramenta de gerenciamento de tempo, o método permite que as pessoas considerem os benefícios de longo prazo dos projetos antes de selecionar os mais urgentes. As atividades diárias das pessoas são bem planejadas e funcionam melhor para gerar valor para metas e objetivos de longo prazo. Dessa forma, eles se tornam eficazes e produtivos ao realizar essas tarefas em ordem de urgência e importância.

Saiba mais: Alternativas à Matriz Eisenhower

Como a matriz de Eisenhower se aplica ao princípio de Pareto

Um dos princípios mais famosos empregados é o Princípio de Pareto com relação à produtividade pessoal. A Matriz de Eisenhower se aplica ao Princípio de Pareto, também conhecido como a regra 80/20. A regra 80/20 afirma que 20% do esforço de uma pessoa produzirá um resultado de 80%. A mesma regra se aplica a medidas organizacionais, resultados, investimentos e lucros.

A Matriz Urgente-Importante aplica-se ao Princípio de Pareto, pois ajuda as pessoas a identificar e determinar as tarefas em que seus esforços de 20% teriam maior impacto para produzir 80% de resultados. Com o Método Eisenhower, as pessoas podem evitar o desperdício de 80% dos esforços de menor impacto. Esse método não mostra diretamente os 20% do trabalho em que você deve se concentrar; no entanto, ele fornece informações sobre as tarefas que constituiriam os 20%. Com isso, as pessoas podem gerar resultados mais significativos.

Limitações do método Eisenhower

Embora esse método seja uma excelente ferramenta de gerenciamento de tempo e priorização, ele não leva em consideração pontos específicos importantes. Esses pontos incluem:

• A disponibilidade de recursos, os níveis de esforço e a complexidade da tarefa podem influenciar a capacidade de realizar essas tarefas, apesar de seus níveis de urgência e importância.

• A ferramenta é mais eficaz em algumas tarefas por quadrante. Um número maior de trabalhos pode exigir maior priorização em cada quadrante. Se a pessoa tiver um trabalho volumoso, o preenchimento da Matrix pode se tornar uma tarefa por si só, de menor prioridade e que consome mais tempo.

• Embora esse método seja adequado para aqueles que ocupam cargos de gerência, ele tem valor limitado para aqueles que não conseguem delegar tarefas ou realizar suas atividades de forma independente. Sem isso, há menos indicação do que é urgente-importante e urgente-não importante. Isso se deve à opção de delegação no quadrante 3.
• A mudança de horários também tornará esse método ineficaz. Os usuários podem não conseguir priorizar os projetos e acabar trabalhando como delegados para as tarefas do quadrante três de outra pessoa.

Conclusão

A Matriz Eisenhower é uma ferramenta de priorização para a conclusão bem-sucedida de tarefas. Com essa ferramenta de gerenciamento de tempo, todos podem aumentar sua produtividade e obter melhores resultados de suas atividades. Com este guia, discutimos a Matrix, como ela surgiu e como funciona. Também examinamos como usá-lo, como ele é usado para evitar a armadilha da urgência, suas limitações e sua aplicação ao Princípio de Pareto.