O que é mapeamento de partes interessadas? Definição, exemplos, vantagens e benefícios

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Compreender a função das partes interessadas em uma empresa é fundamental para atender às suas expectativas compartilhadas. As opiniões e necessidades reais das partes interessadas podem ser um mistério, e revelar essas posições pode fornecer informações valiosas sobre o futuro. É necessário um sólido entendimento do que eles querem e de como se comunicar com eles para atender às suas expectativas, o que pode ser feito facilmente com a prática do mapeamento das partes interessadas.

As partes interessadas devem ser diferenciadas dos acionistas e podem incluir qualquer pessoa com um interesse substancial no sucesso do produto/serviço. Por outro lado, “acionistas” refere-se apenas a pessoas com participação acionária na empresa. Assim, as partes interessadas podem se aplicar a um conjunto muito mais abrangente de clientes, funcionários e investidores.

Neste guia, definiremos o mapeamento de partes interessadas e discutiremos algumas das maiores vantagens de usar um mapa de partes interessadas. Continue lendo para saber por que o mapeamento das partes interessadas é crucial para qualquer empresa em crescimento.

O que é mapeamento de partes interessadas?

O mapeamento das partes interessadas é definido como o processo de identificação, diagramação e priorização das partes interessadas por meio da análise de sua influência e interesse em um projeto. As partes interessadas são mapeadas em uma matriz de quatro quadrantes com interesse e influência crescentes. Cada quadrante será categorizado com base na posição do stakeholder individual na escala.

O mapa de partes interessadas identificará todas as principais partes com interesses em seu negócio e as alinhará efetivamente em um eixo XY com base em seu interesse e influência relativos em seu projeto. Ao fazer isso, você pode priorizar com eficácia a alocação de recursos, a estratégia de comunicação e a direção do produto pelos olhos das partes interessadas. Além disso, esse diagrama mostra as posições de todos os participantes envolvidos, permitindo que você faça referência e comunique facilmente essa estrutura.

Quem são suas partes interessadas?

Conforme mencionado anteriormente, o termo “partes interessadas” abrange mais partes do que apenas os acionistas. Uma parte interessada pode ser qualquer pessoa com influência e interesse em um determinado projeto, seja ela interna ou externa. A diferença entre os participantes internos e externos é fundamental, e entender a variação entre os dois ajudará a criar prioridades claras para o seu projeto. Aqui estão algumas das diferenças entre as partes interessadas internas e externas.

Partes interessadas internas

Os participantes internos são pessoas que trabalham com a empresa, criando, promovendo, entregando e participando de um projeto. Seu nível de envolvimento pode variar, mas todos eles têm uma conexão direta com o projeto. Alguns exemplos de partes interessadas internas podem ser:

• CEO, COO, CTO, etc.

• Gerentes (de projeto, de produto, etc.)

• Funcionários

• Consultores internos

• Equipe de desenvolvimento

Partes interessadas externas

Os participantes externos são pessoas que podem ter alguma relação com seu projeto, mas não estão dentro dele. O projeto terá impacto sobre eles, mas eles não ajudam a construí-lo. Alguns exemplos de partes interessadas externas podem ser:

• Clientes

• Funcionários do governo

• Patrocinadores

• Fornecedores

• Clientes

• Credores

O mapeamento das partes interessadas é geralmente benéfico para qualquer empresa, mas se aplica a cenários mais específicos. Nesses cenários, normalmente haverá novas partes interessadas a serem abordadas e novos relacionamentos a serem considerados, portanto, mapeá-los pode ser extremamente útil.

Exemplo de mapeamento de partes interessadas

O mapeamento dos participantes é uma representação visual dos relacionamentos entre uma organização e seus diversos participantes. Ele ajuda a identificar e analisar os interesses, a influência e a importância de diferentes partes interessadas em um projeto, iniciativa ou organização. Aqui está um exemplo de um mapa de partes interessadas:

Quadrante 1: alta influência, alto interesse (gerenciar de perto)

Principais clientes (existentes):

• Interesse: Alto (depende do produto/serviço)
• Influência: Alta (fornece feedback valioso)

Principais investidores:

• Interesse: Alto (desempenho financeiro)
• Influência: Alta (pode afetar as decisões estratégicas)

Quadrante 2: Alta influência, baixo interesse (manter a satisfação)

Órgãos reguladores governamentais:

• Interesse: Baixo (não é diretamente afetado)
• Influência: Alta (pode impor regulamentações)

Quadrante 3: Baixa influência, alto interesse (manter-se informado)

Representantes do sindicato dos funcionários:

• Interesse: Alto (Preocupado com a segurança no emprego)
• Influência: Baixa (impacto limitado nas decisões estratégicas)

Quadrante 4: baixa influência, baixo interesse (monitor)

Comunidade local:

• Interesse: Baixo (indiretamente afetado pelas operações)
• Influência: Baixa (impacto limitado nas atividades cotidianas)

Aqui estão três exemplos de stakeholders a serem analisados em cenários específicos.

1. Criação de um projeto interno

Os projetos internos geralmente têm a menor influência externa, portanto, o mapeamento das partes interessadas é um processo razoavelmente simples. Em sua maior parte, isso consistirá nas pessoas com influência direta sobre a direção, a criação e o desenvolvimento do projeto. As partes interessadas podem incluir:

• Liderança executiva

• Gerentes de projeto

• Equipe de desenvolvimento

• Equipe de design

• Equipe de marketing

2. Entrada em um novo mercado

Os grupos de partes interessadas se tornam mais complicados quando há inovação empresarial envolvida, e a entrada em um novo mercado é uma situação em que o mapeamento das partes interessadas pode ser útil. Aqui estão alguns possíveis grupos de partes interessadas para esse cenário:

• Mercado-alvo: Ao entrar em um novo mercado, haverá uma nova persona de usuário para segmentar e converter. Qual é a aparência desse usuário? Como eles são diferentes dos outros usuários? Tente usar um
  Mapa de Personas
  se for difícil entender um novo perfil de cliente.

• Clientes existentes: O fato de estar entrando em um novo mercado não significa que seus clientes atuais desaparecerão. Como a experiência deles muda? Como eles podem ser otimizados para combater o isolamento?

• Novos parceiros: Com novos mercados, surgem novos parceiros, patrocinadores e oportunidades. Como esses parceiros interagem com a empresa? Há algum subgrupo que deva ser observado? Quais parcerias são mais importantes para alcançar o sucesso?

3. Inovações empresariais

Ao inovar sua empresa, haverá uma mistura de partes interessadas internas e novas partes externas que você precisa equilibrar. Aqui estão algumas partes a serem consideradas nessa situação:

• Clientes novos e existentes: Entender as necessidades de seus necessidades de seus clientes é fundamental para melhorar sua experiência. O ideal é que suas inovações aprimorem a experiência dos clientes existentes e façam sua empresa avançar para alcançar novos clientes. Tente explorar um
  mapa da jornada do cliente
  se você precisar de ajuda para mapear essa experiência.

• Investidores: A expansão de seus negócios geralmente vem acompanhada de um aumento ou de um novo investimento, o que pode adicionar investidores ou mudar a dinâmica com os parceiros existentes. Considere como os novos investimentos podem desempenhar um papel no posicionamento de seus acionistas e como isso se refletirá no engajamento e nas expectativas deles.

• Ecossistema: Ao criar um produto, embora o ecossistema competitivo não tenha influência sobre suas operações, ele certamente pode orientar e inspirar seu trabalho. Certifique-se de mapear, possivelmente em uma cor diferente ou em um mapa diferente, a influência que outros produtos têm em seus planos e como isso informa as partes interessadas.

• Cadeia de suprimentos: Para empresas com produtos físicos, criar um novo item significa formular uma nova cadeia de entrega ou otimizar a existente. Pense em como essas partes interessadas são afetadas por suas inovações e que mudanças você pode fazer para acomodá-las.

Quais partes interessadas você prioriza?

Entender como priorizar seus participantes é um processo cuidadoso e dependerá de suas metas comerciais internas e externas. Isso também dependerá do número de partes interessadas e de como você planeja gerenciá-las. É importante priorizar as partes interessadas certas, e tudo começa com a criação de um mapa de partes interessadas.

Os quatro quadrantes de um mapa de partes interessadas ajudam a esclarecer como você pode abordar as partes interessadas com diferentes níveis de interesse e influência. Os quatro quadrantes de um mapa de partes interessadas são:

• Baixa influência, baixo interesse (Monitor)

• Baixa influência, alto interesse (Keep Informed)

• Alta influência, baixo interesse (Keep Satisfied)

• Alta influência, alto interesse (Gerenciar de perto)

Agora que temos uma breve compreensão do mapa das partes interessadas, vamos explorar como utilizá-lo ao máximo.

Como usar um mapa de partes interessadas

Se você precisa entender melhor o posicionamento de seus stakeholders ou desenvolver soluções específicas para eles, um mapa de stakeholders é uma ótima ferramenta para ajudar a analisar suas necessidades. Aqui está um guia para a criação de um mapa detalhado das partes interessadas.

Brainstorming das partes interessadas

A primeira etapa da criação de um mapa de partes interessadas é fazer um brainstorming de suas partes interessadas internas e externas. A seleção das partes interessadas a serem incluídas acabará se resumindo à preferência, mas é importante considerar sua influência, interesse, contribuições anteriores e impacto potencial. Além disso, se os objetivos de sua workshop colaborativo são diferentes, isso pode afetar quem você inclui. Se possível, tente incluir o maior número possível de partes proprietárias e integrar clientes de grande orçamento para entender o posicionamento das partes interessadas mais influentes.

O mapa das partes interessadas começa em um
quadro branco on-line
fazendo um brainstorming com as partes interessadas. Você os analisará e mapeará em um banco de notas ao lado da matriz. Isso permite que você os agrupe antes de considerar onde eles se encontram na matriz.

Depois de fazer um brainstorming dos participantes, você começará a mapeá-los no modelo. Há quatro seções sobre as quais falaremos a seguir, cada seção correspondendo a um quadrante diferente do mapa das partes interessadas.

Quadrante 1: Monitorar

A seção “monitor” fica na parte inferior esquerda do mapa de partes interessadas e corresponde ao nível mais baixo de influência e interesse. É nessa parte que você reunirá as partes interessadas que estão na borda externa do projeto e cujas opiniões não têm muita influência na sua tomada de decisão.

A melhor estratégia de engajamento para essas partes interessadas é monitorá-las periodicamente e manter-se parcialmente engajado com elas. Como eles têm algum interesse, mas não são muito engajados, é importante garantir que esse interesse seja mantido ao longo do tempo. Ao monitorar o comportamento e o envolvimento deles, você pode entender melhor o que os atrai especificamente para a sua empresa e o que eles estão procurando. Com isso, você pode começar a promover as coisas que sabe para despertar o interesse deles em um esforço para aumentar o envolvimento.

Quadrante 2: Manter-se informado

A seção “manter-se informado” se enquadra em alto interesse, mas baixa influência, o que significa que muitas pessoas nessa parte estarão extremamente interessadas no negócio, mas não têm influência significativa sobre sua direção. Um exemplo de usuário como esse poderia ser um cliente regular que usa o produto avidamente, mas não tem nenhuma influência sobre sua direção.

Com essas partes interessadas, é importante mantê-las informadas e no circuito, mantendo seu nível de interesse. Embora talvez não tenham uma palavra a dizer sobre o produto, eles se sentem mais importantes quando são informados sobre a evolução de sua empresa.

Essas partes interessadas serão informadas sobre o negócio e serão uma importante fonte de feedback à medida que continuarem a interagir com o produto/serviço. Para receber feedback consistente, é fundamental manter o nível de interesse das partes interessadas por meio de roteiros de produtos, pesquisas e outros mecanismos de envolvimento.

Quadrante 3: Manter a satisfação

A seção “manter-se satisfeito” é onde as pessoas tradicionalmente pensam em colocar a maioria das partes interessadas, e é onde muitas partes influentes se encontrarão. Essa seção se enquadra na parte de alta influência e baixo interesse do diagrama, o que significa que as partes nessa seção são altamente influentes para o negócio, mas não totalmente interessadas nas operações diárias.

As partes interessadas nesta seção geralmente fazem parte dos grupos de propriedade ou de financiamento.

Ao atender às expectativas dessas partes interessadas, você deve ser capaz de entender as metas delas para a empresa e incorporá-las às suas metas pessoais. Isso pode criar cenários de ganho mútuo para as partes interessadas e para a empresa e mantê-las satisfeitas no futuro.

Essa seção de partes interessadas pode, às vezes, criar conflitos com outras partes porque, embora não sejam defensores do produto, eles têm suas próprias demandas para a direção dos negócios. Essas demandas podem, muitas vezes, entrar em conflito com os interesses de outras pessoas e, em geral, exigem um acordo para encontrar uma solução.

Quadrante 4: Engajamento ativo

A última seção é a mais crítica de todo o mapa das partes interessadas e é a seção “envolver-se ativamente”. Essa parte corresponde tanto à alta influência quanto ao alto interesse, o que significa que as partes nessa seção serão seus stakeholders mais importantes.

Essas partes interessadas terão muita influência na direção dos negócios e grandes esperanças no projeto em si. Isso significa que eles estão extremamente interessados no sucesso da empresa, mas também são muito influentes no processo geral de tomada de decisões.

Essas pessoas devem ser envolvidas regularmente e consultadas sobre o produto porque são o grupo de interesse mais importante em relação ao sucesso de sua empresa. A estratégia de engajamento ideal para esse grupo será o contato frequente e o envolvimento estratégico, pois eles são as partes interessadas mais importantes.

Opcional: Categorizar as partes interessadas

Depois de concluir o mapa dos participantes, é construtivo pegar suas descobertas e categorizar os participantes em algumas seções. Aqui estão três categorias nas quais seus stakeholders podem se enquadrar depois que você terminar.

• Partes interessadas engajadas: Essas são as partes comprometidas com o produto e devem estar sempre informadas. Suas opiniões são importantes e terão impacto em todo o crescimento futuro.

• Partes interessadas: Essas pessoas, embora usem e gostem do produto, não estão tão engajadas quanto o grupo anterior. Elas devem ser monitoradas no futuro para garantir que não sejam totalmente perdidas.

• Usuários: Os usuários são o núcleo do produto, e o feedback deles deve sempre manter a importância no processo criativo. Embora o feedback deles não seja tão crucial quanto o das partes interessadas engajadas, eles devem ser priorizados à sua própria maneira, com bastante atenção às suas necessidades.

A categorização das partes interessadas é outra maneira de organizá-las para criar uma estratégia de engajamento eficaz. Se você deseja se comprometer com uma estratégia baseada nos quatro quadrantes acima ou com uma estratégia que dependa do envolvimento, essas são as duas maneiras pelas quais um mapa de partes interessadas pode criar prioridades claras para a sua empresa.

Quais são as vantagens do mapeamento das partes interessadas?

O uso de um mapa de partes interessadas é vantajoso para as equipes que desejam diagramar suas partes interessadas, entender seu posicionamento e colaborar sobre possíveis soluções. Se isso não for motivo suficiente, aqui estão algumas das maiores vantagens de usar um mapa de partes interessadas.

1. Criar prioridades bem informadas

O mapeamento dos participantes não é apenas uma ferramenta visual; ele ajuda a posicionar os participantes e informa sobre a influência e o poder relativos deles. Essa é uma consideração importante e, sem o mapeamento das partes interessadas, pode ser difícil discernir quais delas exercem maior influência.

2. Envolver as partes interessadas

Um objetivo comum de um mapa de partes interessadas é criar um plano de engajamento para a comunicação e integração das partes interessadas no projeto. O mapeamento das partes interessadas permite que você faça um diagrama de quem sofrerá o maior impacto, de onde vem a maior parte dos recursos e em quais partes interessadas você precisa se concentrar no futuro.

3. Permite a classificação

Como o mapa dos participantes é dinâmico e editável, você pode alterar a organização das partes a qualquer momento. Você pode não apenas organizá-los de forma diferente, mas também classificá-los dentro dos quadrantes livremente em um eixo XY. Esse sistema de classificação permite que você posicione diferentes partes em locais ligeiramente diferentes com base em suas necessidades e opiniões específicas, algo que é muito mais difícil de fazer sem uma interface visual compartilhada.

4. Cria o alinhamento da equipe

Usar uma interface colaborativa significa que as pessoas podem compartilhar suas opiniões, preferências e processos de pensamento em tempo real. Essa transparência e comunicação criam um entendimento concreto e compartilhado entre todos que trabalham no mapa das partes interessadas. Ter esse entendimento compartilhado é a maneira mais fácil de avançar com sua estratégia de engajamento e garante que as pessoas estarão trabalhando para atingir uma meta final compartilhada.

5. Inicia a estratégia de engajamento

Um dos principais motivos para preencher um mapa de partes interessadas é criar uma estratégia de engajamento. Essa estratégia é muito mais fácil de ser formulada quando você pode visualizar o posicionamento de várias partes interessadas diferentes no mesmo quadro. Assim, você pode compará-los diretamente e criar uma estratégia de engajamento que atenda a todas as suas metas.

6. Aversão ao risco

Ao criar mapas de partes interessadas, você obtém uma boa visão não apenas de todas as partes interessadas, mas também de como elas se relacionam entre si. Algo que pode estar faltando no lugar de um mapa de partes interessadas é a compreensão de como os diferentes interesses entrarão em conflito e lutarão por prioridade, mas a visualização em um mapa de partes interessadas permite uma comparação direta.

Ao visualizar os interesses em um quadro branco on-line, você pode atenuar alguns dos riscos decorrentes da satisfação de várias partes e criar a estratégia mais benéfica para você e seus acionistas.

Benefícios do mapeamento de partes interessadas

O mapeamento das partes interessadas oferece vários benefícios para organizações e projetos. É uma ferramenta valiosa para o planejamento estratégico, o gerenciamento de riscos e o envolvimento eficaz das partes interessadas. Aqui estão alguns dos principais benefícios do mapeamento das partes interessadas:

• Melhor compreensão das partes interessadas: O mapeamento das partes interessadas permite que as organizações identifiquem e categorizem todas as partes interessadas relevantes, ajudando-as a obter uma compreensão abrangente de quem é afetado ou pode afetar o projeto ou a organização.

• Priorização: Ao categorizar os participantes com base em seu nível de interesse e influência, as organizações podem priorizar seus esforços e recursos, concentrando-se naqueles que têm o impacto mais significativo no sucesso do projeto.

• Comunicação sob medida: Compreender os interesses, as necessidades e as preocupações dos diferentes grupos de partes interessadas permite que as organizações adaptem suas estratégias de comunicação. Isso garante que as mensagens e interações sejam relevantes e repercutam em cada parte interessada, aumentando a probabilidade de apoio e cooperação.

• Mitigação de riscos: Ao identificar os possíveis oponentes e entender suas preocupações, as organizações podem abordar proativamente os problemas e reduzir os riscos. Isso pode ajudar a evitar conflitos e desafios que, de outra forma, poderiam surgir inesperadamente.

• Alocação de recursos: O mapeamento eficaz dos participantes ajuda as organizações a alocar seus recursos, como tempo, orçamento e pessoal, de forma mais eficiente. Eles podem se concentrar nas partes interessadas de alta prioridade e nas áreas que terão o maior impacto.

• Resolução de conflitos: Quando surgirem conflitos ou disputas, ter um mapa claro das partes interessadas pode fornecer uma estrutura para a resolução de problemas. Ele ajuda a identificar as causas básicas dos conflitos e a desenvolver estratégias de resolução.

• Apoio à tomada de decisões: Os mapas de partes interessadas oferecem percepções valiosas para os processos de tomada de decisão. Compreender o possível impacto de várias decisões sobre diferentes partes interessadas pode orientar as organizações a fazer escolhas que se alinhem com suas metas e valores.

• Reputação e confiança aprimoradas: O envolvimento eficaz com as partes interessadas pode gerar confiança e melhorar a reputação da organização. Isso é particularmente importante para empresas, organizações sem fins lucrativos e órgãos governamentais que buscam o apoio e a confiança do público.

• Construção de relacionamentos de longo prazo: Ao manter relacionamentos abertos e construtivos com os principais interessados, as organizações podem promover parcerias de longo prazo que beneficiem ambas as partes. Isso é especialmente importante para a sustentabilidade e o sucesso a longo prazo.

• Conformidade regulatória: Em alguns setores, as agências reguladoras e os órgãos governamentais podem ser partes interessadas com influência significativa. Compreender e atender a esses requisitos pode ajudar as organizações a manter a conformidade e evitar problemas legais.

• Inovação e colaboração: A identificação de possíveis colaboradores e parceiros entre as partes interessadas pode levar a soluções inovadoras e oportunidades de colaboração que talvez não fossem aparentes sem o mapeamento das partes interessadas.

• Melhoria contínua: O mapeamento das partes interessadas é um processo dinâmico que deve ser revisado regularmente para se adaptar às circunstâncias e aos interesses das partes interessadas em constante evolução. Esse processo de revisão e adaptação contínuas ajuda as organizações a se manterem ágeis e eficazes.

O mapeamento de stakeholders é uma ferramenta valiosa que pode melhorar a tomada de decisões, reduzir riscos, aprimorar relacionamentos e contribuir para o sucesso geral de uma organização ou projeto, fornecendo uma visão abrangente dos stakeholders envolvidos e de suas respectivas funções e interesses.

Como o Ideascale Whiteboard o ajuda a mapear os interesses das partes interessadas?

O IdeaScale Whiteboard é a plataforma perfeita para mapear o interesse das partes interessadas, criar uma estratégia de engajamento e colaborar em tarefas compartilhadas para garantir que o seu mapa traga mudanças acionáveis. Como parte disso, você poderá avaliar:

• As motivações e prioridades de cada parte interessada

• Influência comparativa e interesse entre as partes

• Possíveis obstáculos para atingir suas metas

Todos esses detalhes subjacentes podem ser respondidos usando o Ideascale Whiteboard e colaborando com a sua equipe. Além disso, qualquer um desses detalhes pode ser expandido em outra seção do seu quadro, o que lhe permite analisar detalhes menores paralelamente ao seu mapa de participantes. Essa versatilidade significa que o Ideascale Whiteboard é capaz de combinar vários exercícios de colaboração diferentes ao mesmo tempo para proporcionar uma experiência holística.

Conclusão

Se estiver preocupado com a forma de envolver as partes interessadas e como elas se comparam umas com as outras, o mapeamento das partes interessadas é o exercício perfeito para realizar com a sua equipe.