カンバンボードは、職場で使用される最も柔軟で広範なコラボレーションテンプレートの一部です。 ビジュアルコラボレーションが初めてであれば、まずはここから始めるとよいだろう。 この記事では、カンバンとは何か、そしてカンバンを最大限に活用するための戦略について説明する。
他のタイプのボードの使い方についてもっと知りたい方は、カスタマージャーニーマップやSWOT分析の使い方ガイドをご覧ください。
カンバンとは何か？
カンバンとは、「視覚的な信号」や「カード」を意味する日本語に由来し、強力な視覚的プロジェクト管理およびワークフロー最適化ツールと定義されている。 もともと製造業で考案されたかんばんは、ソフトウェア開発、プロジェクト管理、ナレッジワークなど、さまざまな業界に適用できる汎用性の高い方法論へと進化した。
カンバン方式では、列とカードを特徴とするボードが、プロセスのさまざまな段階を経て進行する作業項目を視覚的に表現する。 各列はワークフローのステージを表し、カードは個々のタスクやワークアイテムを象徴する。 かんばんの基本的な目的は、作業プロセスに透明性を与え、チームがワークフローを効率的に管理・最適化できるようにすることだ。
かんばん方式を導入することで、チームは戦略的に仕掛品（WIP）を制限し、計画的にタスクを完了させることに集中できる。 このアプローチはボトルネックを軽減し、生産性を高め、一貫した仕事の流れを確保する。 継続的な改善と適応性を重視することで、チームは時間の経過とともにプロセスを改善し、進化する顧客の要求に応える効率を高めることができる。
カンバンの主な特徴
- 視覚的表現：作業項目を明確に表現するために、列とカードを備えた視覚的なボードを活用する。
- ワークフローの透明性：作業プロセスの可視性を高め、チームの連携を強化します。
- WIPの制限：タスクの完了効率を高めるために、仕掛かり作業を制限することに重点を置く。
- 継続的改善：継続的なプロセス強化のための反復的アプローチを奨励する。
- 適応性：チームは、変化する要件に合わせてプロセスを進化させ、調整することができる。
かんばんの原則を理解し、実践することで、チームは効率的なワークフロー管理を実現するだけでなく、継続的な改善の文化を醸成し、ダイナミックな職場環境での持続的な成功を確保することができる。
カンバンの使い方
カンバンボードは複数の異なるセクションに分かれている。 これらのセクションは、ワークフローの各ステージに基づいており、あなたが取り組むタスクベースの組織の基礎となる。 私たちのカンバンボードは5つのセクションに分かれています：可能なアイデア」、「バックログ」、「進行中」、「完了」です。 これはカンバンの一般的な設定だが、代わりに「バックログ」「進行中」「完了」の3つのセクションだけにしたり、「行き詰まり」のセクションを追加して、行き詰まったタスクをグループ化したりするものもある。
あなたが使っているカンバンの設定がどのようなものであれ、インタラクションの方法はどのカンバンでも同じである。 特定のプロジェクトやスプリントに集中することから始める。 このプロジェクトがカンバン全体の基礎となる。 カンバンを使う目的は、プロジェクトを成功させるために達成すべき実行可能なタスクを可視化し、整理することである。 そのため、プロジェクトを成功裏に終えるために達成しなければならない、具体的で実行可能なすべてのタスクに基づいてノートを作成することになる。 これらのタスクは、それを完了させるために取るべき行動をターゲットとするため、できるだけ具体的であるべきである。
実行可能なタスクや可能性のあるアイデアをすべて集めたら、優先順位をつけ始める。 あなたのチームは、あなたが取り組んでいる特定のプロジェクトに基づいて異なる優先順位を持っているので、これはよりユニークなプロセスになります。 しかし、あなたの優先順位が何であれ、いつまでに完了させる必要があるか、また、どのような影響を及ぼす可能性があるかに基づいて、タスクを上記のセクションに整理することができる。
カンバンを使う次のステップは、プロジェクトの進捗に合わせてカンバンを見直すことだ。 チームがタスクを完了し、完了に向けて進むにつれて、ボードを更新し、タスクを完了側に移動させることができます。
また、優先順位が正しいかどうかを確認することも重要で、優先順位を見直す必要がある場合は、タスクをバックログに移して他のタスクに取り掛かることも簡単にできる。 これらのタスクを可視化することで、プロジェクトの全体像を把握し、チームの足並みを揃えることができる。
かんばんボードの使用は物理的なボードでも可能だが、オンライン・ホワイトボードを使えば驚くほど簡単になる。 付箋紙ですべてのタスクを管理し、チームの足並みを揃えることも可能だ。
しかし、物理的なボードは、カンバンを使用する可能性をわずかに妨げている。 オンライン・ホワイトボードはアクセスしやすいため、すべてのタスクを同じ場所で整理し、その後、ボードを更新したり、次の優先順位を思い出したりするために、ボードを再訪することが非常に簡単になります。 オンライン・ホワイトボードは常時利用できるため、次のカンバンやビジュアル・オーガナイザーを使用する場所として最適です。
さらに詳しく
ウォーターフォール vs カンバン vs スクラム vs リーン
カンバン方式
かんばんは、プロジェクト管理やワークフローの最適化でよく使われる手法である。 仕事を視覚的に表現することで知られ、チームがタスクやプロセスを効率的に管理するのに役立っている。 かんばんは日本の製造業で生まれ、後に知識労働や他の様々な産業にも適応された。 カンバン手法の主要な原則と概念を紹介します：
- 仕事を可視化する：カンバンの核となる考え方は、仕事を可視化することである。 これは通常、ワークフローを視覚的に表したカンバンボード上で行われる。 ボードは列とカードで構成されている。 各列は仕事の段階を表し、カードは個々のタスクや項目を表す。
- 仕掛品（WIP）を制限する：かんばんは、各カラムでいつでも進行可能なタスク数に制限を設けることを重視します。 こうすることで、チームメンバーへの過負荷を防ぎ、安定した仕事の流れを確保することができる。
- フローを管理する：かんばんの目標は、ある段階から次の段階への仕事の流れをスムーズかつ予測可能にすることである。 WIPを制限し、ボトルネックに注意を払うことで、チームはプロセスを最適化し、フローを改善することができる。
- プロセスの方針を明示する：カンバンを使用するチームは、ボード上の各列について明確な方針を定義する必要があります。 これらの方針は、仕事がどのように流れるべきか、あるタスクがある列から別の列に移動するためにはどのような基準を満たさなければならないかを明確にするのに役立つ。
- フィードバックループと継続的改善：かんばんは、チームが継続的にプロセスを見直し、改善することを促します。 定期的なミーティングや “スタンドアップ “は、仕事の状況を話し合い、問題を特定し、プロセスの調整を行うためによく行われる。
- プルシステム： かんばんはプルシステムで動作します。つまり、利用可能なキャパシティがある場合にのみ、新しい作業がシステムに取り込まれます。 これは、能力とは関係なく仕事がチームメンバーに押し付けられるプッシュ・システムとは対照的である。
- 顧客価値の重視： かんばんは、顧客に価値を提供することに重点を置いています。 顧客に最も大きな影響を与える仕事に優先順位をつけることを奨励している。
- 適応性： かんばんは適応性が高く、スクラムなどの他の方法論と並行して、または単独のアプローチとして使用することができます。 チームは、それぞれのニーズに合わせてカンバンボードをカスタマイズできる。
- サービスレベルアグリーメント（SLA）：SLAは、カンバンにおいて、さまざまな段階をどれくらいの速さで仕事を進めるべきかという期待値を定義するためによく使われる。 これは、チームが顧客の要求と期待に応えるのに役立つ。
- リードタイムとサイクルタイム： かんばんは、リードタイム（ボードにタスクが追加されてから完了するまでの時間）やサイクルタイム（アクティブな作業が開始されてから完了するまでの時間）といったメトリクスを使用して、ワークフローを分析し、最適化します。
かんばんは、ソフトウェア開発やプロジェクト管理から製造やカスタマーサポートまで、さまざまな領域に適用できる柔軟な方法論である。 仕事を管理し、効率を向上させるために、視覚的で迅速なアプローチを提供する。
かんばんプロセス
カンバンプロセスは、仕事とワークフローを管理するための視覚的で柔軟なアプローチである。 これはカンバンボードを中心に展開されるもので、作業段階とタスクを視覚的に表現したものである。 このプロセスにはいくつかの重要なステップがある：
1.ワークフローを可視化する：
- カンバンボードを作成する：これは通常、列のある物理的なボード、または専用のソフトウェアを使用した電子ボードです。 ボードの各欄は特定の作業段階を意味する。
- ワークフローのステージを定義する：ワークアイテムやタスクが流れるステージを特定し、リストアップする。 典型的なフェーズには、”To-Do”、”Work in Progress”、”Testing”、”Completed “がある。
2.作業項目カード：
- 作業項目カードを作成する：各作業項目やタスクは、多くの場合、付箋紙やカンバンボード上のデジタルカードなどのカードで表されます。
- タスクの詳細を追加する：各カードに、簡単な説明、優先度、期日、その他の関連情報など、必要な情報を含める。
3.仕掛品（WIP）を制限する：
- WIP制限を設定する：過負荷を防ぎ、安定したワークフローを維持するために、各カラムで許可されるタスクの最大数を決めます。 このような制限を設けることで、チームは新しい仕事を始めるのではなく、仕事を完了させることに集中できる。
4.プルシステム：
- タスクに取り組む：チームメンバーは、タスクに取り組む能力がある場合にのみ、タスクを「ToDo」列から「進行中」列に引き出します。 これにより、空きがあるときにのみ仕事が開始されるようになる。
- タスクは段階を経て 移動する：作業が進むにつれて、カードはカンバンボードで定義されたプロセス方針に基づいて、ある列から次の列に移動します。
5.継続的な監視と改善：
- 定期的なスタンドアップミーティング：毎日または定期的にミーティングを開き、カンバンボード上の作業状況を確認し、問題やボトルネックを特定し、ワークフローを最適化する方法を話し合う。
- メトリクスとデータ分析： リードタイム（依頼から完了までの時間）やサイクルタイム（タスクの能動的な作業時間）など、主要な指標を測定・追跡する。 このデータを使って、プロセスの改善について十分な情報に基づいた意思決定を行う。
6.適応と最適化：
- プロセス調整を行う：ワークフローのモニタリングと分析から得られた洞察に基づいて、効率を改善し、ボトルネックを減らし、タスクがスムーズに流れるように変更を加える。
- 継続的な改善文化：学習と適応の文化を育み、チームメンバーがカンバン工程を強化する変更を提案し、実行することを奨励する。
7.顧客の期待を管理する：
- 顧客の価値に基づいてタスクの優先順位を決める：顧客に最も大きな価値を提供するタスクに集中し、顧客のニーズを効率的に満たすようにする。
8.ポリシーの見直しと改良
- カンバンボードの各欄に関連する方針を定期的に見直し、改善する。 これにより、ワークフローがチームの目標や顧客要件に沿ったものとなる。
9.コラボレーションとコミュニケーション：
- 効果的なコミュニケーション：チームは、問題に対処し、洞察を共有し、全員がワークフローと目標に一致していることを確認するために、オープンなコミュニケーションとコラボレーションを維持しなければならない。
カンバンプロセスは適応性が高く、さまざまなチームや組織の特定のニーズに合わせてカスタマイズできる。 透明性を促進し、無駄を省き、業務プロセスの改善を継続的に推進する。
かんばんの例
多様なコンテクストにおける実践的なカンバンボードの例を検討し、それがプロジェクト管理にどのような革命をもたらすかを理解しましょう：
- ソフトウェア開発カンバンボード： Backlog、Ready、Development、Testing、Deploymentなどのカラムでソフトウェア開発プロセスを合理化します。 進捗状況を可視化し、ボトルネックを簡単に特定。
- コンテンツマーケティングのワークフロー： アイデア、執筆、編集、デザイン、出版などのステージを備えたカンバンボードで、コンテンツ作成戦略を向上させましょう。 コンテンツパイプラインの開始から公開までを簡単に管理できます。
- 個人のタスク管理ボード： Backlog、To-Do、Doing、Doneのカラムを表示するカンバンボードで、個人のタスク管理を最適化します。 整理整頓し、優先事項に集中する。
- 製品開発の可視化： コンセプト、デザイン、プロトタイピング、テスト、リリースの各ステージを備えたカンバンボードを使用して、物理的な製品のライフサイクルを効率的に管理します。
- 営業パイプライン管理： プロスペクティング、クオリフィケーション、プレゼンテーション、ネゴシエーション、クローズドウィン、クローズドロストの各カラムを通じてリードとオポチュニティを可視化し、営業チームを強化します。
- カスタマーサポートのトラッキング： 新規リクエスト、トリアージ、進行中、テスト、解決、クローズなどのステージを強調表示するカンバンボードで、カスタマーサポートプロセスを強化します。
- アジャイルマーケティングワークフロー： Plan（計画）、Execute（実行）、Analyze（分析）、Optimize（最適化）の各フェーズを重視したカンバンボードで、マーケティングキャンペーンに革命を起こしましょう。 マーケティングチームの継続的な改善サイクルを育成する。
- イベント企画のコーディネート： プランニング、ロジスティクス、プロモーション、エグゼキューション、フォローアップの各段階をカバーするカンバンボードで、イベントプランニングを効率化します。
- 製造プロセス管理： 原材料、生産、品質管理、梱包、出荷などの段階を組み込んだカンバンボードで、製造業務を変革します。
- スクラムとアジャイル開発の統合： かんばん板をスクラムまたはアジャイル手法とシームレスに統合します。 作業を可視化し、スプリントを管理し、進捗を簡単に追跡する。
これらのカンバンボードの例は、あなたのチームやプロジェクトのユニークなニーズに基づいて、あなたのアプローチをカスタマイズするための基礎となります。 ワークフローを最適化し、コラボレーションを促進し、生産性を向上させます。
カンバンとスクラムの比較
カンバンとスクラムの違いはよく混同されるが、それは当然である。 この2つのプロジェクト管理システムは非常によく似ており、同じ物理的なフォーマットを使っていることが多いが、考え方や目標は大きく異なることがある。 両者の主な違いは以下の通り：
簡単に定義すると、どちらも実行可能なタスクの完了と整理に焦点を当てているが、カンバンのワークフローはより柔軟で流動的であるのに対し、スクラム組織はより硬直的で小規模なスプリントを基本としている。
- スクラムのスプリントには厳しい時間枠とリリース期限がある。 カンバンフローは、特定のプロジェクトに焦点を当てることもできるが、どちらかというと、継続的なチームの調整に使われることが多い。
- スクラムのスプリントには毎週または隔月のリリース日が予定されているのに対し、カンバン組織はコンテンツや製品を継続的にプッシュする。
- スクラムボードには明確な役割分担とガイドラインがあるが、カンバンボードはより自己組織的でチームベースである。
- カンバンボードは、再検討と再評価ができるように設計されている。 この柔軟性が、カンバン・ワークフローの鍵となる。
レトロスペクティブ分析
カンバンは、将来のプロジェクトを計画したり、現在チームが取り組んでいるプロジェクトを整理したりするのに非常に役立つが、現在のプロジェクトと同様に、過去の仕事を整理して評価することも同様に重要だ。
レトロスペクティブ・テンプレートは、過去の仕事のタスクとアクションを整理し、「うまくいったこと」「もっとよくできたこと」「これらの変更を実行するための実行可能なタスク」に基づいてタスクを分類することができます。 これらのセクションに基づいてタスクを整理することで、良いことも悪いことも含めて前回のスプリントを分析することができる。 そうすることで、将来のプロジェクトをどのように改善できるかを理解し、それを実現するための具体的な行動を生み出すことができる。
レトロスペクティブ・テンプレートはカンバンと非常によく似ている。 ウィークリーかんばん＆分析ボードでは、直近のプロジェクトの成功を分析しながら、将来のタスクの評価と優先順位付けを行うことができます。 これらの行動は非常に複雑に絡み合っており、交差分析を通じて、タスクを完了する効率を最大化し、ワークフローに優先順位をつけることができる。
詳細はこちら： リーン・キャンバスとは何か？ 定義とチュートリアル
結論
カンバンは、ワークフローを最適化するためにチームが導入できる最もアジャイルなテンプレートのひとつである。 在宅勤務をしながらイノベーションで成功するためのヒントをチェックしたい方は、IdeaScaleブログの最近の投稿をご覧ください。また、カンバンボードを無料でお試しいただくこともお忘れなく！
バーチャル・ワークショップやオンライン・ホワイトボードのガイドも、いつものようにご覧ください。
