L’efficienza del luogo di lavoro è un’area che ogni azienda cerca di risolvere a modo suo. Con un numero crescente di spazi di lavoro che si spostano online o con una struttura ibrida, garantire l’efficienza del luogo di lavoro è più difficile che mai. Per i team di tutto il mondo, la creazione di un processo di workflow potrebbe essere il tassello mancante per aumentare l’efficienza.
In questo articolo definiremo un processo di flusso di lavoro, parleremo di alcuni dei suoi maggiori vantaggi e dimostreremo perché l’uso di lavagne online per creare e monitorare i flussi di lavoro aiuta a migliorare l’efficienza complessiva del team.
Che cos’è il processo del flusso di lavoro?
Un processo di workflow è definito come un diagramma visivo che illustra le attività necessarie per raggiungere un obiettivo aziendale. La maggior parte dei processi del flusso di lavoro è costituita da una sequenza lineare di attività che si conclude con un particolare risultato desiderato. Può trattarsi della conclusione di un progetto, della consegna di una proposta o del riavvio del flusso di lavoro. Tradizionalmente, la sequenza di un processo di workflow è predefinita e traccia le fasi di un incarico prima della sua creazione. Questo rende un processo di workflow utile quando si tratta di gestire movimenti ripetitivi o cicli di comunicazione che seguono sempre lo stesso schema.
È molto probabile che il vostro team abbia già molti flussi di lavoro consolidati, che si tratti di rispondere alle richieste dei clienti, di risolvere un problema o di avviare un nuovo sprint di prodotto. Tutti questi progetti e altri ancora richiedono una certa progressione di compiti da portare a termine, e questo è essenzialmente un flusso di lavoro informale. Ogni elemento di un processo di workflow è già in esecuzione dietro le quinte, ma è importante documentarlo in una mappa del workflow per comprenderlo meglio e migliorarlo.
La maggior parte delle persone comprende l’idea di flusso di lavoro, ma un processo di flusso di lavoro può sembrare un po’ vago e potrebbe non avere molto senso. Un flusso di lavoro considera i singoli passaggi necessari per portare a termine un’attività, mentre un processo è la somma e il flusso delle attività necessarie per raggiungere un obiettivo. Ciò significa che si riferiscono a processi simili ma su scale diverse. Comunemente si raggruppano i termini in “processo di flusso di lavoro”, perché accompagna tutti i vari casi d’uso che potrebbero essere associati a questi due termini. Se siete interessati alla differenza tra i due termini, ne abbiamo parlato verso la fine di questo articolo.
Il diagramma del processo del flusso di lavoro assomiglia a un diagramma di flusso, che parte da un’attivazione iniziale e segue più percorsi per raggiungere un obiettivo finale. Di seguito è riportato un breve esempio di come potrebbe apparire un semplice processo di flusso di lavoro.
Sapendo che un processo di flusso di lavoro è molto utile per diagrammare una serie di attività o fasi prevedibili, è facile capire come possa influire sull’automazione aziendale. Un processo di workflow disegna una sequenza che può essere automatizzata e seguita per aumentare l’efficienza dei team che prima erano responsabili di seguire manualmente queste sequenze. L’automazione aziendale è utile nelle situazioni in cui le informazioni, i compiti o gli artefatti vengono trasmessi da persona a persona in una sequenza ripetibile e documentata.
Perché è importante un processo di flusso di lavoro?
A volte i team possono rimanere bloccati in percorsi inefficienti e sono restii a cambiare il modo in cui approcciano i progetti. La modifica di un approccio richiede che i team si allontanino da quello che hanno sempre ritenuto essere il percorso più efficiente per perseguire qualcosa che potrebbe sbloccare un nuovo livello di efficienza. La creazione di un processo di flusso di lavoro è una buona opportunità per uscire da schemi inefficienti e utilizzare una nuova strategia di collaborazione. Per meglio evidenziare l’importanza dei processi di workflow, ecco alcuni dei maggiori vantaggi derivanti dall’implementazione di un processo di workflow.
Migliora l’efficienza del team
I team saranno sempre più efficienti se condividono un insieme di informazioni comuni e possono lavorare partendo da un insieme di presupposti condivisi. Quando non si dispone di un processo di flusso di lavoro diagrammato per creare questa conoscenza condivisa, è molto più probabile che si verifichino errori di comunicazione e interruzioni della collaborazione.
Schematizzando la disposizione dei compiti all’interno del progetto, potete assicurarvi che ci sia un piano per la risoluzione dei problemi in futuro. Non solo potete assicurarvi che il progetto venga seguito, ma potete anche assicurarvi che il progetto includa il giusto ordine di persone, la gestione più efficiente dei compiti e potete specificare un calendario per ogni voce.
La formalizzazione di un processo di workflow aiuterà tutti a comprendere il proprio ruolo nel processo, consentendo alle persone di collaborare in modo molto più efficiente.
Elimina la ridondanza
Una delle maggiori cause di inefficienza all’interno dei team è il lavoro ridondante. Quando le persone lavorano alla stessa cosa o ignorano il loro compito perché pensano che lo stia facendo qualcun altro, c’è un grande spreco di tempo e di fatica. Questa ridondanza può essere eliminata utilizzando un processo di workflow.
Quando si crea un processo di flusso di lavoro, uno dei dettagli più importanti è quello di diagrammare ogni fase pensando a un individuo/ruolo specifico. In questo modo è possibile creare compiti per persone specifiche, eliminando completamente ogni possibilità di fraintendimento e di comunicazione errata.
Non solo si possono eliminare gli errori di comunicazione, ma anche la ridondanza dei compiti. Quando si collabora visivamente a un processo di flusso di lavoro, si incontrano elementi che, una volta visualizzati, sembrano piuttosto inutili. La diagrammazione di un processo di flusso di lavoro aiuta a evidenziare le ridondanze e le sovrapposizioni.
A meno che non si aggiunga un elemento visivo al flusso di lavoro, sarebbe molto difficile capire quanto siano inutili alcune attività. Aggiornando il processo del flusso di lavoro con un’interfaccia visiva, è possibile eliminare le ridondanze del flusso di lavoro.
Aumenta l’allineamento del team
L’allineamento del team è fondamentale per operare come un team di successo, e l’allineamento diventa molto più facile quando il team condivide un’interfaccia visiva.
La creazione di un processo di flusso di lavoro consente a tutti i membri del team di visualizzare e collaborare allo stesso documento. Questa collaborazione significa una migliore comprensione non solo dei propri compiti, ma anche di quelli di tutti coloro che li circondano.
Questo senso di comprensione reciproca favorisce l’allineamento del team e aiuterà tutti a lavorare insieme in modo più efficiente.
Crea una risposta rapida del team
Poiché i processi del flusso di lavoro sono realizzati online e possono essere collaborati, possono essere manipolati e modificati molto facilmente. Ciò significa che è possibile creare un processo di flusso di lavoro flessibile e reattivo ai cambiamenti ambientali, cosa che non è mai stata possibile prima delle lavagne online.
Avere un processo di flusso di lavoro adattabile significa che le persone possono facilmente cambiare il loro approccio alla risoluzione dei problemi in base alle esigenze del team. Questa adattabilità crea una risposta rapida del team, non solo per le situazioni in evoluzione, ma anche per quelle esistenti.
Quando le persone comprendono i loro ruoli e sanno dove si inseriscono nel processo del flusso di lavoro, il tempo che intercorre tra un’attività e l’altra è ridotto al minimo e l’intera sequenza può essere ottimizzata. Attraverso la delega al team, le persone possono trovare il percorso più efficiente per arrivare a una soluzione e creare un ambiente che consenta una risposta rapida da parte del team.
La mappatura di un processo di flusso di lavoro non solo aumenta i tempi di risposta dei dipendenti, ma può anche evidenziare le aree che possono essere automatizzate. Ad esempio, forse attraverso il diagramma, si trovano aree di risposta ai clienti che possono essere automatizzate con un’e-mail di risposta. Questo è solo un esempio di come l’automazione delle emissioni possa essere realizzata attraverso la creazione di un processo di workflow.
Per saperne di più: Cos’è un motore di flusso di lavoro?
3 utili modelli di processi di flusso di lavoro
La comprensione di come diagrammare un processo di flusso di lavoro dipende in larga misura dal flusso di lavoro che si sta mappando e dalla struttura più adatta. Alcune persone preferiscono un sistema di organizzazione basato sui compiti, mentre altre hanno bisogno di qualcosa di più lineare. Di seguito sono riportati tre modelli di processo di workflow che aiutano a visualizzare come creare e implementare un processo di workflow.
Matrice RACI
Una matrice RACI è un diagramma di assegnazione delle responsabilità che definisce e documenta i compiti, le tappe e le decisioni critiche necessarie per completare un progetto. Si tratta di un diagramma completo che dettaglia chi è responsabile di ogni attività in un determinato sprint e facilita la definizione dei ruoli e delle responsabilità del progetto.
In un processo di workflow, la comprensione è tutto e una matrice RACI è un ottimo modo per sviluppare una profonda comprensione dei ruoli del progetto con un intero team. Esistono diverse alternative alla matrice RACI, che possono essere utili.
Diagramma di flusso
Mentre la matrice RACI aiuta a suddividere chi è responsabile di cosa in un diagramma completo, un diagramma di flusso è più adatto a dettagliare le azioni direzionali e le responsabilità. I diagrammi di flusso sono adatti a documentare una sequenza di azioni e a esplorare più percorsi di completamento. La creazione di un diagramma di flusso è una buona opzione se il vostro processo di lavoro ha una funzione ripetitiva e ciclica e può essere visualizzato in un flusso coerente.
Mappa mentale
Se il vostro flusso non è una semplice funzione a tappe, ma volete comunque un’opzione di visualizzazione, la creazione di una mappa mentale è una buona opzione per voi. Le mappe mentali sono in grado di diagrammare le sequenze in modo simile ai diagrammi di flusso, ma si espandono verso l’esterno invece di scorrere verso il basso, il che significa che è possibile creare più rami separati di informazioni. Questo rende possibile la visualizzazione per i team che non hanno un flusso di attività strettamente procedurale nel loro flusso di lavoro. Le mappe mentali tengono conto di un maggior numero di fasi variabili in un processo di flusso di lavoro, rendendole un’opzione preziosa per molti team.
Per saperne di più: Automazione del flusso di lavoro
Flusso di lavoro vs. processo: Qual è la differenza?
Per capire meglio cosa sia un processo di workflow, può essere utile distinguere i termini workflow e processo. Di per sé, questi due significati sono leggermente diversi e l’analisi delle loro differenze può aiutare a scoprire alcune importanti sfumature nella vostra pianificazione.
Un flusso di lavoro e un processo sono strategie simili per raggiungere un obiettivo, ma hanno scopi leggermente diversi. Un flusso di lavoro è un approccio orientato alle attività, cioè si concentra sulle sequenze di attività che possono essere completate per portare a termine un progetto. Un processo è orientato agli obiettivi e di solito si concentra sugli obiettivi strategici di un progetto e su come raggiungerli nel modo più efficiente.
Se combinati, i due processi facilitano la comprensione completa di un progetto e forniscono una visione strategica e dettagliata del successo.
Come integrare le lavagne online
È molto probabile che nel vostro ambiente di lavoro siano già in atto diversi processi di flusso di lavoro, e identificarli è un ottimo modo per iniziare a ottimizzarli. Il primo passo potrebbe essere quello di esaminare i problemi comuni che il vostro team risolve, per poi scrivere i passi compiuti per raggiungere i vostri obiettivi. Dopo aver fatto questo, si può iniziare a creare il processo del flusso di lavoro.
Creare un processo di flusso di lavoro è una cosa molto semplice da fare una volta che si è capito meglio come usare una lavagna online. Le lavagne online consentono a voi e al vostro team di collaborare alla creazione di questo diagramma e di altri modelli e di salvarli in uno spazio accessibile in modo permanente. Sono gli strumenti migliori per creare questi diagrammi e incorporare l’intero team per promuovere un ambiente di collaborazione e allineamento.
Conclusione
Speriamo che questa guida vi abbia aiutato a capire come l’utilizzo di un processo di workflow possa essere uno strumento incredibilmente efficace per migliorare l’efficienza del vostro team. Se volete saperne di più su come migliorare l’efficienza attraverso la gestione delle attività, date un’occhiata a Fresco.
