Che cos’è la collaborazione di gruppo?
La collaborazione di squadra è un processo dinamico in cui gli individui uniscono i loro sforzi per raggiungere un obiettivo comune o per completare compiti condivisi. Questo sforzo collaborativo implica il coordinamento orchestrato e l’integrazione di diverse competenze e risorse tra i membri del team, con il risultato di raggiungere gli obiettivi con un’efficienza e un’efficacia eccezionali, superando gli sforzi individuali isolati.
Per il successo della collaborazione tra team sono fondamentali metriche di performance condivise e principi guida che migliorano significativamente la comunicazione e il lavoro di squadra. Le organizzazioni che sostengono la collaborazione tra team come principio fondamentale devono considerare elementi chiave come la tecnologia, gli stili di comunicazione e la cultura aziendale quando formulano le linee guida per la collaborazione. Questo approccio differenzia nettamente la collaborazione di gruppo dal semplice impegno collettivo su un compito o un progetto.
In un panorama in evoluzione, in particolare in risposta alla pandemia di Covid-19 e alle successive chiusure, la tecnologia che consente la collaborazione remota dei team è emersa come una tendenza fondamentale. Questa trasformazione fa sì che la collaborazione tra team diventi un tema centrale per le aziende di tutto il mondo. In particolare, uno studio di Fortune Business Insights prevede una crescita sostanziale del mercato dei software per la collaborazione in team, che raggiungerà quasi 41 miliardi di dollari entro il 2028 rispetto ai circa 17 miliardi di dollari del 2021. Ciò sottolinea l’importanza crescente della collaborazione tra team, non solo come tecnica di gestione dei progetti, ma anche come strumento tecnologico vitale per promuovere gli obiettivi aziendali nel prossimo futuro.
Gli aspetti chiave della collaborazione di gruppo comprendono:
- Comunicazione: Una comunicazione aperta ed efficace è fondamentale per la collaborazione di gruppo. I membri del team devono condividere informazioni, aggiornamenti e idee tra loro per garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda.
- Coordinamento: I team devono coordinare i loro sforzi per evitare la duplicazione del lavoro, ridurre al minimo i conflitti e garantire che i compiti siano completati in modo tempestivo. Questo può comportare la creazione di programmi, l’assegnazione di ruoli e la definizione di scadenze.
- Condivisione delle risorse: I team collaborativi spesso condividono risorse, come conoscenze, competenze e strumenti, per sfruttare i punti di forza di ciascun membro e raggiungere un risultato collettivo.
- Risoluzione dei problemi: I team collaborano per risolvere i problemi e superare le sfide. Mettendo insieme prospettive e competenze diverse, i team possono sviluppare soluzioni innovative che potrebbero non essere possibili con gli sforzi individuali.
- Sostegno reciproco: I membri del team si sostengono a vicenda, favorendo un ambiente di lavoro positivo e collaborativo. Questo sostegno può presentarsi sotto forma di incoraggiamento, assistenza nei compiti e condivisione delle responsabilità.
- Processo decisionale: I team collaborano per prendere decisioni collettivamente. Ciò può comportare discussioni, sessioni di brainstorming e creazione di consenso per garantire che le decisioni siano ben informate e accettate dal team.
- Flessibilità: Una collaborazione efficace richiede flessibilità e adattabilità. I membri del team devono essere aperti a nuove idee, disposti ad adattare i loro approcci e a reagire ai cambiamenti del progetto o alle dinamiche del team.
La collaborazione di gruppo è essenziale in vari contesti, tra cui l’economia, la ricerca, l’istruzione e i progetti comunitari. Può migliorare la produttività, la creatività e le prestazioni complessive sfruttando le diverse competenze e prospettive dei membri del team. Le tecnologie come gli strumenti di collaborazione, i software di gestione dei progetti e le piattaforme di comunicazione svolgono un ruolo cruciale nel facilitare e supportare la collaborazione tra i team, soprattutto in ambienti di lavoro remoti o distribuiti.
7 vantaggi principali della collaborazione di gruppo
Avendo compreso a grandi linee cos’è la collaborazione tra team, approfondiamo la sua importanza nel 2023 e i vantaggi che apporta come metodologia collaborativa per una migliore realizzazione degli obiettivi per l’azienda nel suo complesso:
1. Maggiore contatto tra i dipendenti
Negli attuali ambienti di lavoro ibridi e remoti, o anche nei lavori in sede, i dipendenti possono spesso lavorare in silos e sentirsi isolati. Indipendentemente dal luogo in cui lavoriamo, il senso di contatto umano è assolutamente essenziale perché qualsiasi organizzazione funzioni in un ambiente di lavoro sano.
La collaborazione in team consente e migliora il contatto tra i dipendenti, incoraggia le relazioni amichevoli e contribuisce a creare un ambiente di lavoro più collaborativo.
2. Gestione più efficiente dei progetti
Un team più collaborativo è anche più efficiente nella gestione dei progetti esistenti e nell’assorbimento di nuovi progetti e compiti. Questo perché i membri del team conoscono già i rispettivi ruoli e responsabilità, sono spesso autosufficienti nella collaborazione senza l’intervento del manager e sono più produttivi.
Secondo Forbes, infatti, la collaborazione in team può far aumentare la produttività dei dipendenti del 50% in più rispetto ai dipendenti che lavorano in un silo o in un ambiente individuale.
3. Miglioramento della soddisfazione dei dipendenti
La collaborazione di squadra porta alla collaborazione dei dipendenti, ma non cancella il contributo individuale di un dipendente. I dipendenti sono ancora portatori di metriche individuali e, sebbene queste possano essere a loro volta legate agli obiettivi più ampi del team/dell’organizzazione, le metriche per il successo rimangono ancora individuali. Questo permette ai dipendenti di mantenere il loro senso di individualità, pur facendo parte di qualcosa di più grande e collaborativo. Spesso lavorare con gli altri aiuta i dipendenti a farsi notare dai colleghi e dai manager per le loro capacità uniche e a ottenere un riconoscimento.
L’equilibrio tra gli obiettivi individuali e quelli di squadra, ottenuto grazie alla collaborazione tra i team, può portare a un miglioramento dell’autostima e della soddisfazione dei dipendenti dell’azienda.
4. Skillshare e scoperta della forza latente
Chiunque abbia avuto una conversazione con un’altra persona sa che spesso gli altri possono essere un motore per la scoperta della forza.
Per esempio, in un team creativo, uno scrittore può scoprire un talento latente per il design quando lavora con altri designer a un progetto. Oppure un programmatore di computer che può essere anche un buon project manager.
Questo non deve necessariamente essere ampio, a volte sono le competenze più piccole che vengono condivise, come le scorciatoie di progettazione, la gestione dei processi, l’uso del software, ecc.
5. Identificazione dei punti deboli
Il lavoro di squadra per la collaborazione non mette in luce solo i punti di forza individuali e del team, ma anche le debolezze. Questo può riguardare macro difetti organizzativi, come l’assunzione di dipendenti che non sono adatti alla struttura del team esistente, uno stack tecnologico insufficiente per facilitare la comunicazione o l’assenza di una governance e di metriche adeguate per i dipendenti. Allo stesso modo, possono esserci problemi più piccoli a livello di team o di dipendenti, come la mancata definizione delle giuste aspettative di consegna, l’appropriazione indebita di risorse all’interno del team, ecc.
Qualunque siano i problemi identificati, è sempre meglio che siano stati individuati attraverso la collaborazione del team piuttosto che causare danni non rilevati.
6. Più pronti per il futuro
Se la pandemia ha insegnato qualcosa alle imprese, è la necessità di avere un ambiente collaborativo. Un team collaborativo può gestire meglio le condizioni di emergenza, assorbire i cambiamenti degli obiettivi aziendali e riorientarsi senza confusione e caos.
Nel 2022 è emerso chiaramente che il futuro del lavoro sarà ibrido e/o remoto. In qualsiasi ambiente di lavoro ibrido, la collaborazione tra i team diventa fondamentale per una gestione efficace dei dati, delle funzionalità aziendali e delle consegne.
7. Miglioramento del disaster recovery e della continuità operativa
Un team collaborativo può gestire la documentazione aziendale, le risorse e i dati in modo molto più efficiente e sicuro. Questi team rispondono anche alle minacce software e alle emergenze aziendali in modo molto più rapido, poiché i protocolli di collaborazione sono già in vigore. Ciò significa che in caso di disastro aziendale o naturale, la continuità dell’impresa avrà molte più possibilità rispetto a un’organizzazione in cui la collaborazione scarseggia.
Per saperne di più: Cos’è la collaborazione a distanza?
I 10 migliori esempi di collaborazione tra team
La collaborazione di gruppo è essenziale in vari contesti professionali e può assumere diverse forme. Ecco alcuni esempi di collaborazione tra team in contesti diversi:
1. Gestione del progetto
- Team Agile Scrum: Nello sviluppo del software, i team interfunzionali lavorano insieme in sprint per sviluppare e consegnare incrementi di prodotto.
- Progetti di costruzione: Architetti, ingegneri e operai edili collaborano per completare i progetti di costruzione nei tempi e nei costi previsti.
2. Assistenza sanitaria
- Visite mediche: Medici, infermieri e specialisti collaborano durante i turni di visita dei pazienti per discutere i piani di trattamento e la cura del paziente.
- Team interdisciplinari: Un team di professionisti sanitari lavora insieme per fornire un’assistenza completa ai pazienti, ad esempio nel trattamento del cancro o nelle cure palliative.
3. Marketing
- Creazione di contenuti: Copywriter, designer e marketer collaborano alla creazione e al lancio di campagne di marketing, compresi i contenuti per i social media, i siti web e i materiali di stampa.
- Lanci di prodotto: I team interfunzionali lavorano al lancio di un prodotto, coinvolgendo ricerche di mercato, sviluppo del prodotto e strategie di marketing.
4. Istruzione
- Collaborazione tra insegnanti: Gli insegnanti di una scuola collaborano per creare un programma di studio, condividere le risorse e discutere i progressi degli studenti.
- Progetti degli studenti: Gli studenti collaborano a progetti di gruppo, imparando a lavorare in gruppo e a comunicare.
5. Lavoro a distanza
- Team virtuali: I team distribuiti utilizzano strumenti online come Slack, Zoom e software di gestione dei progetti per collaborare in modo efficace, anche quando lavorano da luoghi diversi.
- Collaborazione con i documenti: I team utilizzano piattaforme di condivisione dei documenti basate sul cloud (ad esempio, Google Docs o Microsoft Teams) per la modifica collaborativa in tempo reale.
6. Arti creative
- Produzione cinematografica: I registi, tra cui registi, attori, scrittori e troupe di produzione, collaborano per creare film o spettacoli televisivi.
- Bande musicali: I musicisti collaborano per comporre ed eseguire musica, richiedendo lavoro di squadra e creatività.
7. Ricerca e sviluppo
- Team di ricerca scientifica: Ricercatori di diversa estrazione collaborano agli esperimenti, all’analisi dei dati e alle pubblicazioni.
- Team di sviluppo prodotti: Ingegneri, designer e addetti al marketing collaborano per sviluppare nuovi prodotti e portarli sul mercato.
8. Assistenza clienti
- Team di assistenza clienti: Gli agenti collaborano per rispondere alle richieste dei clienti e risolvere efficacemente i problemi.
- Team di escalation: Quando si presentano problemi complessi, team specializzati possono collaborare per fornire soluzioni.
9. Nonprofit e volontariato
- Progetti comunitari: Volontari e membri della comunità collaborano per pianificare e realizzare iniziative, come la costruzione di un parco giochi o l’organizzazione di un evento di beneficenza.
- Organizzazioni non profit: I team delle organizzazioni non profit lavorano insieme per portare avanti la loro missione, spesso con risorse limitate.
10. Produzione
- Linee di montaggio: I lavoratori collaborano lungo una catena di montaggio per fabbricare prodotti in modo efficiente.
- Squadre di controllo qualità: I team ispezionano e garantiscono la qualità dei prodotti durante il processo di produzione.
Questi sono solo alcuni esempi, e la collaborazione tra team è un aspetto fondamentale di molti settori e professioni. Una collaborazione efficace spesso implica una comunicazione chiara, obiettivi condivisi e l’uso di strumenti e tecnologie collaborative per snellire i processi di lavoro.
Come migliorare la collaborazione di gruppo: Le 15 migliori pratiche
1. Stabilire obiettivi chiari per il team e per la collaborazione
La collaborazione di gruppo richiede una serie di obiettivi e finalità specifiche. Le finalità e gli obiettivi della collaborazione esistono già, l’obiettivo è identificarli e comunicarli chiaramente ai team leader e ai singoli membri del team.
Ad esempio, un obiettivo di collaborazione per un team di vendita potrebbe essere quello di mantenere aggiornato il software CRM per ogni cliente, in modo che il successivo dipendente con cui parlerà abbia una conoscenza più aggiornata della relazione. A sua volta, questo può essere un punto di riferimento per l’obiettivo più ampio di raggiungere gli obiettivi di vendita e di fidelizzazione.
2. Comunicazione efficace
Promuovere una comunicazione aperta e trasparente all’interno del team. Promuovere un ambiente in cui i membri del team si sentano a proprio agio nel condividere pensieri, idee e preoccupazioni. Utilizzare più canali di comunicazione, come riunioni di persona, videochiamate, messaggistica istantanea ed e-mail, per adattarsi ai vari stili e preferenze di comunicazione.
3. Definire ruoli e responsabilità
Chiarire i ruoli e le responsabilità individuali all’interno del team per evitare confusione e duplicazione degli sforzi.
Creare una matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) per specificare chi è responsabile di quali compiti.
4. Affrontare i blocchi stradali
I team leader e la direzione aziendale devono assicurarsi che siano impostati i percorsi e le catene decisionali giusti per affrontare gli ostacoli all’interno di un team. Questi ostacoli possono derivare da problemi tecnologici, relazioni tra dipendenti, incomprensioni sui tempi di consegna, mancanza di trasparenza, ruoli e responsabilità poco chiari e/o sovrapposti all’interno del team, ecc.
5. Impostare il processo e i protocolli di collaborazione
La collaborazione di gruppo richiede una serie di processi e protocolli che ogni membro deve seguire per comunicare con i propri colleghi e leader. Questo aspetto è molto soggettivo alla cultura aziendale più ampia. Ad esempio, un’azienda può vietare o meno l’uso di bestemmie occasionali durante le riunioni, richiedere la condivisione dello schermo quando si discutono i dati o richiedere ai membri del team orari di accesso specifici per sincronizzare i loro orari di lavoro.
6. Coinvolgere i membri del team quando si prendono decisioni sulla collaborazione di gruppo.
Quando si prendono decisioni sui processi volti a semplificare la collaborazione, è sempre importante dare a ogni membro del team un posto a tavola. È certamente comprensibile che alcune decisioni debbano essere prese unilateralmente dalla direzione e dai team leader, tuttavia è importante ascoltare le preoccupazioni o gli ostacoli previsti prima di definire i passi finali.
7. Utilizzare software e strumenti di collaborazione di gruppo
I software di collaborazione tra team, come IdeaScale Whiteboard, consentono la collaborazione visiva tra i membri del team. Questi strumenti possono essere utilizzati per l’ideazione e la condivisione di idee, il brainstorming, la gestione dei compiti, la condivisione di dati di analisi in un formato visivo e facilmente consumabile, ecc.
Gli strumenti di collaborazione del team consentono una comunicazione più efficiente ed efficace tra i membri, fornendo al contempo la tecnologia giusta per presentare analisi e risultati al management.
8. Implementare il giusto stack tecnologico per il team
Le tecnologie abilitanti sono oggi la pietra miliare di ogni funzione aziendale. Questo stack tecnologico deve includere i requisiti dei membri del team che lavorano su compiti diversi, poiché ogni compito può richiedere il proprio software/strumento. Spesso, questi strumenti possono richiedere l’integrazione tra loro per una migliore collaborazione.
9. Garantire il riconoscimento individuale e di squadra
Se da un lato la collaborazione di gruppo faciliterà il raggiungimento di obiettivi comuni per il team, dall’altro ogni dipendente deve avere le proprie metriche individuali in base alle quali ricevere il plauso e il riconoscimento una volta raggiunti. In effetti, la collaborazione tra i team spesso soffre quando i singoli dipendenti si sentono persi e non riconosciuti dietro il team più grande.
Mentre le aziende più piccole possono ottenere questo risultato senza un team di risorse umane, per le aziende questa funzione è meglio se viene coinvolto un team neutrale come quello delle risorse umane, per garantire che le decisioni siano imparziali e che vengano valutate le metriche giuste.
10. Condurre il giusto tipo di sessioni di coinvolgimento dei dipendenti
Gruppi di dipendenti diversi possono rispondere in modo diverso ai tipi di attività di coinvolgimento dei dipendenti. Alcuni potrebbero rispondere meglio a una sessione di dibattito di gruppo, mentre altri potrebbero voler partecipare a sessioni di gioco. È importante capire le personalità e le preferenze dei dipendenti prima di impostare le sessioni di coinvolgimento. Queste sessioni possono essere sia all’interno del team che trasversali, o addirittura a livello aziendale.
11. Facilitare il benessere mentale dei dipendenti
Oltre alla Covid, un’altra pandemia oggi è la salute mentale. Il benessere del team dipende dal benessere dei singoli membri e i dipendenti sono più produttivi e creativi quando sono mentalmente freschi e rilassati.
Ciò significa che i datori di lavoro e i team leader devono garantire una cultura del lavoro priva di pregiudizi personali, molestie psicologiche e mobbing, coltivare un ambiente di lavoro rispettabile e aperto, in cui la libertà di parola sia rispettata il più possibile dal punto di vista professionale, garantire che i dipendenti possano prendere permessi per la salute mentale senza pregiudizi o perdere la discrezionalità, ecc.
12. Promuovere la socializzazione dei dipendenti
Nel mondo ibrido di oggi, è importante osservare che a volte i dipendenti lavorano a una distanza geografica troppo elevata per poter socializzare di persona. Tuttavia, si dovrebbe promuovere la socializzazione tra coloro che vivono nelle vicinanze e forse anche un incontro trimestrale o annuale a livello aziendale. Sebbene la socializzazione fisica tra i membri del team sia ancora il modo migliore per coltivare buoni rapporti di lavoro, anche gli eventi a distanza attraverso l’uso di conferenze per colloqui occasionali non in ufficio possono contribuire a colmare le lacune.
13. Processo decisionale inclusivo
Coinvolgere i membri del team nel processo decisionale, soprattutto quando le decisioni riguardano l’intero team. Incoraggiare la creazione di consenso e il processo decisionale democratico, quando opportuno.
14. Dare il buon esempio
I leader devono modellare una collaborazione efficace partecipando attivamente, comunicando apertamente e dimostrando un impegno per il successo del team.
15. Miglioramento continuo
Valutare e riflettere regolarmente sulle prestazioni del team e sui processi di collaborazione. Riconoscere gli aspetti da migliorare e apportare le modifiche necessarie.
Per saperne di più: Cos’è la collaborazione intersettoriale?
