Um organograma é uma representação gráfica da estrutura de uma empresa. As empresas usam organogramas para esclarecer sua estrutura, de modo que todos os funcionários a compreendam. Esses gráficos ajudam todos os funcionários da empresa a entender seus cargos, supervisores imediatos, responsabilidades e prestação de contas. Este artigo discute as vantagens dos organogramas.
Vantagens dos organogramas
Há muitos tipos diferentes de organogramas. É essencial encontrar aquele que atenda às necessidades de sua empresa. É igualmente importante atualizar seus gráficos regularmente, pois eles podem ficar desatualizados instantaneamente. Independentemente da complexidade de sua empresa, seu organograma deve ser um documento dinâmico e vivo.
A seguir, discutimos os benefícios dos organogramas para suas equipes:
1. Cada funcionário pode ver sua função
Os organogramas permitem que os novos funcionários conheçam rapidamente sua posição em uma empresa, sua função, a quem se reportam etc. Por exemplo, quando novos funcionários entram em uma empresa, eles podem conhecer seus supervisores imediatos desde a integração. No entanto, eles não conheceram todas as pessoas da equipe ou de fora dela.
Portanto, se durante uma reunião, um colega disser algo como: “Falei com James sobre A. Eles estão esperando que Craig faça B para que Paul possa aprovar C”. O novo funcionário terá muitas perguntas, como quem são essas pessoas? Trabalhamos no mesmo departamento? Quais são seus títulos? etc.
É aí que entra o organograma. Se o novo funcionário tiver o organograma, ele poderá obter respostas para todas essas perguntas.
2. Os organogramas contêm muitas informações
Digamos que você seja um novo funcionário e que possa visualizar imediatamente cada nome, cargo e conexão de relatório observando um diagrama gráfico no sistema de RH da sua empresa.
Algumas empresas colocam informações de contato em seus organogramas. Se os funcionários o examinarem para conhecer a estrutura de relatórios, eles terão as informações necessárias para interagir com a pessoa correta.
O novo funcionário que entende seu lugar na empresa e a cadeia de comando pode se concentrar em dominar sua função. Ao procurar informações básicas, como informações de contato, os funcionários podem perder rapidamente o entusiasmo em fazer o acompanhamento.
Além disso, um organograma não é apenas para novos funcionários. É fundamental ter um organograma com um recurso que mostre a data de contratação e o histórico de promoções. Os funcionários estão mais inclinados a sentir que podem progredir em suas profissões se virem seus colegas progredindo. Os funcionários frequentemente saem devido à falta de chances de promoção. Se o proprietário da sua empresa valoriza muito o crescimento dos funcionários, um organograma pode demonstrar isso aos funcionários existentes.
3. Melhora a comunicação e o fluxo de informações
Ter um organograma permite que os funcionários saibam rapidamente a quem se reportar e com quem entrar em contato para resolver um problema ou uma dúvida. O fluxo contínuo de informações dentro de uma organização ajuda a acelerar a tomada de decisões. Um organograma bem definido facilita a comunicação interdepartamental, o que aumenta a eficiência geral de sua empresa. Isso é especialmente verdadeiro em grandes corporações com vários departamentos.
As empresas resilientes utilizaram tecnologia inteligente durante a pandemia e desenvolveram métodos inovadores de cooperação. As equipes que não estão mais na mesma área física podem achar difícil se comunicar de forma eficaz. Um organograma digital que os funcionários e gerentes de departamento possam acessar 24 horas por dia, sete dias por semana, é essencial, especialmente para equipes que trabalham remotamente.
4. Motiva os funcionários
Um organograma bem elaborado também pode servir como um roteiro de promoção e avanço na carreira. Eles permitem que as empresas ofereçam bons planos de carreira para funcionários iniciantes.
Um assistente de marketing iniciante, por exemplo, pode ver no organograma que pode avançar para os cargos de especialista em marketing, profissional de marketing de mídia social, supervisor de marketing digital, gerente de marketing e, eventualmente, diretor de marketing. Ver o gráfico de sua empresa sob esse prisma pode ser uma excelente motivação para os funcionários que querem saber que podem avançar em suas carreiras dentro da organização.
5. Auxilia no gerenciamento da carga de trabalho
Um organograma bem gerenciado facilita a visualização das tarefas das pessoas. Isso é especialmente adequado para avaliar as responsabilidades dos gerentes, pois mostra quantos funcionários eles supervisionam e, em alguns casos, quantos departamentos eles supervisionam.
Saiba mais: Estrutura organizacional versus organograma
Nota final
Há muitas vantagens dos organogramas para as empresas. Eles facilitam para os funcionários a compreensão da estrutura organizacional e o aprendizado de suas responsabilidades. Para tirar o máximo proveito de um organograma, é essencial atualizá-lo regularmente para que ele não se torne obsoleto.
