O Método Eisenhower é uma ferramenta de priorização e gerenciamento de tempo caracterizada pela colocação de tarefas em quadrantes com base em sua urgência e importância. Embora essa ferramenta seja inovadora e eficiente, há alternativas para criá-la. Essas alternativas transmitem a mesma mensagem de priorização de tarefas e gerenciamento eficaz do tempo; no entanto, elas são implementadas de forma diferente. As duas alternativas mais eficazes da Eisenhower Matrix são:
Matriz de prioridades de ação
É semelhante ao Método Eisenhower; entretanto, ao contrário do Eisenhower, que tem uma base urgente-importante, o Action Priority tem um conceito de impacto-esforço. Ele se concentra no valor de uma tarefa e não no fato de ela ser difícil ou fácil. Essa Matrix também é dividida em quatro quadrantes da seguinte forma:
- Quadrante um – Alto impacto – Baixo esforço
As atividades desse quadrante têm mais valor e são fáceis de realizar. Elas são conhecidas como tarefas de ponto rápido.
- Quadrante dois – Alto impacto – Alto esforço
As tarefas desse quadrante são igualmente importantes ou até mais do que as do primeiro quadrante. No entanto, elas são mais difíceis de realizar e exigem mais recursos e planejamento.
- Quadrante três – Baixo impacto – Baixo esforço
As atividades aqui não têm muito valor e são fáceis de realizar. Você pode delegá-las.
- Quadrante quatro – Baixo impacto – Alto esforço
As tarefas aqui têm pouco ou nenhum valor; no entanto, elas consomem muito tempo e exigem muitos recursos. Você pode descartá-los ou colocá-los no banco de trás até que os recursos estejam disponíveis.
Matriz Covey
Essa Matrix se concentra no tempo alocado para as tarefas por quadrante. Ele também é semelhante ao Matriz Eisenhower. Entretanto, ao contrário de Eisenhower, cujos quadrantes representam as tarefas e seu nível de urgência e importância, os quadrantes da Matriz de Covey representam o tempo. Isso significa que quanto mais proeminente for o quadrante, mais tempo será gasto nos projetos, o que o torna uma das alternativas eficazes da Matriz Eisenhower. Nesse sentido, os quadrantes da Matriz Covey seriam preparados da seguinte forma:
- Quadrante um – Urgente-Importante
Devido à sua urgência, essas tarefas devem ser realizadas imediatamente; no entanto, não devem consumir muito tempo. Em outras palavras, são tarefas urgentes e rápidas. Muitas pessoas passam muito tempo aqui por causa da “armadilha da urgência”. Os trabalhos aqui são essenciais, mas seu valor de curto prazo é o motivo pelo qual você não deve dedicar muito tempo a eles.
- Quadrante dois – Não Urgente-Importante
As tarefas aqui devem ser programadas e alocadas por mais tempo, pois exigem planejamento adequado e usam mais recursos. Os trabalhos aqui geralmente são de longo prazo; portanto, precisam de tempo suficiente.
- Quadrante três – Urgente – Não importante
É melhor delegar as atividades aqui por causa da sensibilidade ao tempo; no entanto, elas agregam menos valor e, portanto, você não deve gastar seu tempo com elas.
- Quadrante quatro – Não urgente – Não importante
As tarefas aqui são desnecessárias e devem ser alocadas com o mínimo de tempo ou sem tempo. Elas são conhecidas como distrações; ao avaliar seu dia ou nível de produtividade, você perceberá isso.
Priorização de ferramentas que são benéficas de outras maneiras
Existem ferramentas de priorização que aumentam a produtividade e a eficiência de diferentes maneiras. Eles incluem:
- Ferramentas de gerenciamento de tempo: Elas enfatizam o tempo alocado para tarefas específicas para aumentar a produtividade.
- Ferramentas de gerenciamento de projetos: Funcionam para definir tarefas, executá-las e acompanhar o andamento de um projeto.
- Ferramentas de alocação de recursos: Elas se concentram nos recursos necessários para realizar as tarefas, atribuindo a cada projeto os recursos devidos.
- Ferramentas de marcos de projeto: Concentram-se exclusivamente no progresso de um projeto em termos de produtividade por tempo.
- Ferramentas de plano de contingência: Elas se concentram em alternativas para projetos específicos, elaborando-as e planejando como salvar a situação quando ela surgir.
- Ferramentas de colaboração: Elas se concentram na sinergia entre trabalhadores ou equipes em projetos. Essas ferramentas permitem que mais de uma pessoa acesse e trabalhe com elas em qualquer lugar, a qualquer momento.
- Ferramentas de automação: Elas se concentram na transição suave de atividades, por exemplo, notificação de alterações de cronograma ou projeto, para permitir que os funcionários se concentrem no que é importante.
Com essas ferramentas, o gerenciamento eficaz de pessoas, tempo e recursos produzirá maiores recompensas a longo prazo.
Saiba mais: O que é a Matriz Eisenhower?
Conclusão
As ferramentas de gerenciamento de tempo, como a Eisenhower Matrix, não são as únicas ferramentas para aumentar a eficiência e a produtividade. A Matriz de Prioridade de Ação e a Matriz de Covey são excelentes alternativas para o Método Eisenhower. Embora seu modo de operação possa ser diferente, o objetivo final é o mesmo. As ferramentas mencionadas acima podem fazer isso de suas maneiras.
