Há muitas coisas que podem ajudar a impulsionar uma equipe, incluindo líderes, ferramentas e recursos. Todas essas são fontes de inspiração e podem ajudar a aumentar a eficiência, mas há algo que todas as equipes precisam fora desses fatores. Esse algo é um processo eficiente. Para obter o máximo da sua equipe, ela deve operar com um processo eficiente, e a melhor ferramenta para ajudar a simplificar os fluxos de trabalho é um modelo de fluxograma.
Neste artigo, definiremos um modelo de fluxograma e discutiremos quando usá-lo, como ele pode ser aplicado e as práticas recomendadas para sua implementação.
O que é um modelo de fluxograma?
Um modelo de fluxograma é definido como uma representação visual de um processo passo a passo, projetado para melhorar a compreensão e orientar os usuários por meio de uma sequência de atividades. Utilizando formas distintas interconectadas por setas, essa ferramenta facilita uma visualização clara e lógica dos fluxos de trabalho em um sistema ou projeto. Como um recurso indispensável, um modelo de fluxograma bem elaborado simplifica a comunicação de processos complexos, oferecendo um meio eficiente para que as pessoas compreendam e sigam ações estruturadas.
Explicação do modelo de fluxograma
Um modelo de fluxograma é uma ferramenta versátil amplamente utilizada nos setores de negócios, educação, saúde e outros. Ele serve como um auxílio visual, simplificando processos complexos por meio de uma representação estruturada. Quando empregados de forma eficaz, os fluxogramas oferecem uma estrutura concisa, facilitam a tomada de decisões e ilustram de forma vívida a jornada da iniciação à realização.
Os recursos importantes de um modelo de fluxograma são simplesmente formas e setas. As formas se referem às diferentes etapas, perguntas ou estágios do processo, enquanto as setas devem ser marcadores de direção, mostrando aos usuários o caminho a seguir.
No entanto, o simples uso de formas e setas não significa que os fluxogramas só podem se mover em linha reta. Esses elementos podem ser usados livremente para indicar mudanças de direção, visão ou uma tarefa drasticamente diferente.
Uma das maneiras pelas quais os fluxogramas podem transmitir informações é por meio dos diferentes tipos de formas que são usadas. Dependendo de sua estrutura, diferentes formas podem representar diferentes tipos de tarefas, um comando de início ou parada, se um documento precisa ser produzido e muito mais.
Ao usar formas diferentes, você pode incorporar outra camada de complexidade aos seus fluxogramas para fornecer as melhores instruções possíveis para a sua equipe. Além disso, você pode adicionar outros elementos de design exclusivos, como cores, estilos ou tamanhos diferentes, para dar um toque exclusivo ao seu modelo de fluxograma. Esse é outro aspecto que ajuda a tornar seu fluxograma único e valioso.
Os fluxogramas são ferramentas flexíveis e multifuncionais que as equipes podem usar em muitos cenários diferentes. Aqui estão alguns dos casos de uso mais comuns:
- Para visualizar um processo.
- Auditar um processo para obter melhorias.
- Para compartilhar um processo com outras pessoas.
- Para planejar um projeto.
- Mapeamento de um algoritmo de computador (comumente conhecido como diagrama UML).
- Comunicar uma rota clara do início ao fim.
- Para simplificar a tomada de decisões complexas.
Esses são alguns dos vários casos em que os fluxogramas são muito úteis para as equipes e, na maioria das vezes, eles giram em torno da visualização ou da comunicação de um processo complexo. Os fluxogramas são extremamente úteis para dividir isso em etapas lineares e dar às pessoas uma visão clara do que precisa acontecer em seguida.
Agora que entendemos onde um modelo de fluxograma é mais aplicável, vamos discutir algumas práticas recomendadas para usá-lo e como criar um você mesmo.
Saiba mais: Diferentes exemplos de fluxogramas
Guia do usuário do modelo de fluxograma
Várias etapas precisam ser seguidas para criar um modelo de fluxograma com sucesso. Eles não estão diretamente relacionados ao desenho real das linhas e formas, mas ajudam a estruturar sua visão e seus objetivos ao criar um desenho. Aqui estão algumas etapas comuns a serem seguidas para criar um modelo de fluxograma com sucesso.
Definir um tópico
A primeira etapa da criação de um modelo de fluxograma é entender o tópico geral que você vai delinear. Dependendo da circunstância, isso pode ser um fluxo de trabalho, um processo de serviço, um projeto ou qualquer outra coisa. O título deve refletir o tópico, e tudo o que vier a seguir se enquadrará nesse tema.
Definir os parâmetros
Sem dúvida, a parte mais importante do modelo de fluxograma são os parâmetros. Para definir os parâmetros com precisão, essas perguntas devem ser consideradas:
- Qual é o início do processo?
- Qual é o fim do processo?
- Há vários finais possíveis?
- Há alguma etapa essencial no meio?
- Quão detalhadas serão as etapas?
As respostas a essas perguntas devem ajudar a criar limites para o modelo de fluxograma.
Faça um brainstorming dos detalhes
Dentro dos parâmetros definidos, a próxima etapa é o brainstorming dos detalhes do mapa. Sem organizá-los, pense em cada etapa, ação e direção que deve ser tomada para atingir o objetivo final. Elas podem ser documentadas em notas adesivas antes de serem colocadas em seus espaços permanentes.
Organizar o modelo de fluxograma
Após o brainstorming de todas as etapas, é hora de colocá-las em prática. Essa etapa envolve a organização linear do processo para que as ideias sejam acompanhadas do início ao fim e também a adição de formas e elementos de design exclusivos para denotar significados diferentes para etapas diferentes.
É importante que o mapa seja o mais legível possível para evitar qualquer confusão entre as etapas e as direções.
Revisão e uso
A etapa final é a revisão e o uso do modelo de fluxograma. Certifique-se de que todos que precisarão dele entendam como usá-lo e concordem que tudo está colocado corretamente. Depois disso, é hora de colocá-lo em ação.
Saiba mais: Vantagens do fluxograma
Práticas recomendadas para criar um modelo de fluxograma
Entender como criar um modelo de fluxograma ajuda a criá-lo, mas entender as práticas recomendadas para usá-lo permitirá que ele seja totalmente eficiente. Aqui estão algumas dicas que devem ser lembradas ao criar um modelo de fluxograma.
- Planeje o modelo completamente antes de criá-lo: A falta de uma única etapa pode atrapalhar o processo e tudo deve ser incluído.
- Mantenha a linearidade: Em geral, tudo deve se mover de cima para baixo ou da esquerda para a direita. Com exceção de alguns movimentos laterais e cíclicos, essa é a direção de fluxo geralmente aceita.
- Use elementos de design reconhecíveis: As formas, notas e linhas devem ser padronizadas e consistentes para facilitar a compreensão do diagrama. No caso de o fluxograma ser complexo ou variado, a implementação de uma chave pode ser útil para usuários iniciantes.
- O melhor é ser brando: Normalmente, defendemos o uso de cores para distinguir visualmente os diferentes elementos, mas, em um fluxograma, é importante manter cerca de três cores. Dessa forma, as coisas podem ser agrupadas com base em tarefas ou direções semelhantes, mas não há muita variação para confundir.
- Obtenha várias opiniões: Assim como em outros projetos colaborativos, várias pessoas com diferentes perspectivas devem ser consultadas ao criar um modelo de fluxograma para garantir que todos os ângulos sejam levados em conta e que nada seja esquecido.
Conclusão
Se estiver procurando diagramar um processo ou adicionar significado visual ao seu fluxo de trabalho, um modelo de fluxograma é a ferramenta perfeita. Crie seu modelo de fluxograma personalizado com o IdeaScale Whiteboard hoje mesmo.
