リモート・コラボレーションとは？
リモートコラボレーションとは、異なる場所に分散しながら、共に働き、チーム活動に従事することである。 個人と組織の目標を達成するために、物理的な距離が近くなくてもチームがコミュニケーションをとり、協力することができる。 リモートコラボレーションは、従来のコラボレーション環境をシミュレートし、構築することを可能にする強力なソフトウェアツールによって促進されます。 グローバルな人材を活用し、ハイブリッドな職場環境に移行する企業が増える中、リモートコラボレーションはこれまで以上に重要になっています。
リモートコラボレーションは従来のコラボレーションほど単純ではない。 効果的に機能させるには、一連のツール、正確なタイミング、より深いアライメントが必要だ。 しかし、これは優先されるべきではないという意味ではなく、必要に応じてリモートコラボレーションに移行できる組織であることが重要です。 この記事では、リモートコラボレーションの定義、リモートコラボレーションが重要な理由、リモートコラボレーションを実施するためのベストプラクティス、リモートコラボレーションを促進するための最適なツールについて説明します。
なぜリモート・コラボレーションが重要なのか？
リモートコラボレーションはグローバルなワークスペースの可能性を引き出すために重要であり、COVID-19の大流行を受け、多くの組織が規模を拡大することができました。 グローバルな人材プールにアクセスし、時差を超えたコミュニケーション体制を導入することで、企業はリモートコラボレーションを促進し、物理的な場所に関係なく効率的に業務を遂行することができる。
リモート・コラボレーションが解決する最大の問題は距離だ。 コラボレーションには、常に対面でのコミュニケーションと物理的な近接性が必要だったが、リモートコラボレーションでは、近くにいなくても一緒に仕事ができる。 結局のところ、適切なツール群を活用すれば、たとえ世界中からでも、コラボレーションの機会はいくらでもあるのだ。
リモートコラボレーションに必要なのは物理的な距離だけではない。 リモートコラボレーションワークフローを作成する際には、複数の距離を考慮する必要がある。 物理的な距離だけでなく、遠隔コラボレーションは機能的な距離や感情的な距離にも対応する必要がある。 以下は、遠隔コラボレーションを促進する際の3種類の距離とその最適化方法である：
- 物理的距離：物理的な距離はリモートコラボレーションの核となる理由であり、離れた場所にいるチーム同士がつながる必要がある。 物理的な距離を改善する最善の方法は、定期的なコミュニケーションチャネルを維持し、チーム横断的なコラボレーションに従事し、全体的に個人的および仕事上の関係を維持することである。 リレーションシップの構築はリモートコラボレーショ ンが最も苦手とすることの1つであり、リモートコラボレーショ ン戦略ではこれを主目標とすることが重要です。
- 機能的距離： 機能的距離とは、リモートワークスペースにおける物理的なギャップではなく、リモートワーク環境における人々の間の心理的なギャップのことである。 それは、チームがコミュニケーションを図るために用いる具体的な戦略やツール、そしてチーム・ダイナミクスやワークフローに関するそれらの有効性に関わってくる。 機能的な距離を縮めるには、テクノロジーを使って距離を縮めるだけでなく、適切なテクノロジーであり、チームに合ったものでなければならない。 機能的な距離を縮めることに成功した組織であれば、チームメンバーは簡単にコラボレーションができ、それぞれのコミュニケーションやコラボレーションのニーズに合ったツールを使うことができる。
- 感情的距離：感情的距離：感情的距離は間違いなくリモートコラボレーションを最適化するために最も重要な分野である。 感情的距離とは、個人とチームの連携、そしてリモートワークスペース内での人々のつながりを指す。 たとえ機能的に非常に親密な関係であっても、互いの関係や仕事へのつながりにギャップがあり、効果的なコラボレーションを難しくしている。 感情的距離の克服は、リモートコラボレーションにおいて最も重要な側面のひとつであり、コラボレーション上の問題の根本原因として見過ごされがちである。 感情的な距離を最適化することは、生産性と従業員の経験を向上させる最良の指標のひとつとなりうる。
これら3つのタイプの距離は、リモート・コラボレーションがツール、コミュニケーション構造、通常のコラボレーションを通じて対処するものである。 リモート・コラボレーションが実際にどのように機能するのかを知るために、以下にリモート・コラボレーションの定義的要素をいくつか挙げる。
詳細はこちらチームコラボレーションとは？
リモート・コラボレーションの主な要因
リモートコラボレーションを定義し、ユニークなものにするためには、一定の要素と実践が必要です。 一般的なコラボレーションの方法のほかに、リモートコラボレーションを定義するいくつかの要素がある。
- アクセシビリティ
リモートコラボレーションを定義する方法の一つは、アクセシビリティである。 リモートツールを使用することで、どのチーム、どの場所、どの経験レベルの人でも、コラボレーションセッションや演習にアクセスできるようになります。 特にオンライン・ホワイトボードは、誰でも簡単に、平等に、そしてアクセスしやすく、対面ではできないようなユニークなコラボレーションの練習ができる。
リモートコラボレーションは理論的には誰にとってもアクセスしやすいものですが、そのためにはチームが同時にコラボレーションできる必要があります。 従来のコラボレーションではこのような心配はありませんでしたが、リモートコラボレーションでは、タイムゾーンを越えて利用可能な人材を探す必要があり、世界中からの参加は非常に困難です。
リモートワークやハイブリッドワークスペースに移行する場合であっても、ほとんどの組織は通常、定時やコラボレーションアワーに依存しています。 これはチーム間の時間差を埋める簡単な方法であり、リモートコラボレーションを円滑に進めるのに役立つ。 しかし、欠けているのは、通常の共同作業時間を確保できないチームメンバーにも対応できる柔軟性だ。 この場合、組織は非同期のコラボレーションに頼らざるを得ない。
非同期コラボレーションは、リモートコラボレーションへのアクセシビリティを高めるもう一つの戦略である。 これは、リアルタイムではないものの、人々が一緒に仕事をすることであり、最終的な解決策に到達するまで、共有された製品をそれぞれの時間に共同作業することである。 非同期コラボレーションについては後述する。
- 参加
リモート・コラボレーションは真空地帯で起こるものではなく、この環境を作るために積極的に関わる人々のチーム全体が存在する。 参加はリモート・コラボレーションを定義する要素であるだけでなく、利点でもある。 コラボレーション・セッションをバーチャルで行うことで、誰も見逃すことなく、より多くの人材を参加させることができます。 これはリモート・コラボレーションをより有益なものにするが、もし人々がコラボレーションに積極的でなければ、あまり意味がない。
参加者の普遍性を確保することは、リモート・コラボレーションの重要な側面である。 リーダーは、チーム全体のコラボレーションを促進し、チームが協力し合い、チームコラボレーションのメリットを享受できるような解決策を見つける必要がある。 普遍的な参加は、普段は貢献しないチームメンバーの声を高揚させ、誰もが平等に交流できる場を提供する形でチームを巻き込む。
リモートコラボレーションを成功させるためには参加することが重要であり、リモートコラボレーションが活用するツールはチームをユニバーサルコラボレーションに参加させるのに最適なプラットフォームです。
- 日常的なコラボレーション
遠隔地での共同作業では、実践から外れてしまい、共同作業ではなくサイロ化した作業になってしまいがちだ。 つまり、リモート・コラボレーションを定義する重要な要素は、日常的なコラボレーション・セッションである。 標準的なコラボレーションの時間帯を作るのと同様に、リモートコラボレーションでもコラボレーション習慣を身につけ、効果的なコミュニケーションを図る必要があります。 これが成功の決め手になるだろう。
日常的なコラボレーションは、大規模なチームミーティングやリグループで行われるだけでなく、日常的な実践としてチーム間やチーム間のコラボレーションに存在する必要がある。 もちろん、これはチームによって変わってくるが、チームが頻繁につながるように、コラボレーションのルーチンはしっかりしたもので、繰り返し使えるものでなければならない。
最高のリモートコラボレーションツール
リモートコラボレーションを円滑に進めるには、接続、コミュニケーション、成果伝達のための複数のツールが必要です。 ニーズによって必要なツールは異なるだろうし、リモートチームにとってますます重要になっているツールには複数のカテゴリーがある。 以下に、あなたのチームが必要とするリモートコラボレーションツールの種類を簡単に説明します。
リモートコラボレーションツールを選ぶ際には、一般的に3つのカテゴリーから選択する。 それらは以下の通りだ：
- コミュニケーション＆ミーティングツール
- タスク＆プロジェクト管理ツール
- コラボレーション・ツール
ユースケースによっては、これらのツールの中から必要なものを選択する必要があるかもしれないので、以下に3つのカテゴリーから人気のあるオプションをいくつか紹介する。 これは、リモートチームのための最高のコラボレーションツールのすべてを網羅したリストではありませんが、主要なカテゴリを表すのに良い仕事をし、探索を開始するために、各セクションで最高のオプションのいくつかを強調しています。
1.アイデアスケールホワイトボード
IdeaScale Whiteboardは、オンライン・ホワイトボードとタスク管理を通じて、リアルタイムおよび非同期のインタラクションを促進することで、あらゆるチームのリモート・コラボレーションを可能にします。 この2つのフローをブレンドすることで、チームはIdeaScale Whiteboardをオールインワンのリモートコラボレーションツールボックスとして活用し、コミュニケーション、コラボレーション、プロジェクト管理を行うことができます。
2.スラック
Slackは現存するコミュニケーションツールの中で最も人気のあるツールの1つであり、仕事上でも非公式でもチームをつなぐ素晴らしい仕事をしてくれる。 Slackはつながったコミュニケーションスペースを作ることで、チームが定期的にコラボレーションを行い、その場で情報を共有し、後で参照したり使用したりするためにドキュメントを保存することを可能にする。 また、Slackはグループ化されたチャンネルを作成するため、チームは面倒な電子メールのチェーンに頼ることなく、共有された1つの場所でコミュニケーションをとることができる。 Slackは、非効率的なコミュニケーションの無限のファネルに取って代わる、オンラインチームにとって最も重要なリモートコラボレーションツールの1つだ。
3.ズーム
Zoomは最も人気のあるリモートコラボレーションツールの1つで、安全で高品質なビデオ通話を使用して、世界中のどこからでもコミュニケーションをとることができます。 Zoomは、パンデミック（世界的大流行）の最中に爆発的に普及したが、それ以前にも成長を続けており、個人会議室を通じて人々の出会い方に革命をもたらした。 これによって、毎回新しいミーティングが発生するのではなく、同じ部屋を使って定期的にミーティングを行うことができるようになった。 もし、完全に1つのリモート・コミュニケーション・ツールしか使えないとしたら、Zoomを選ぶかもしれない。
4.トレロ
Trelloはタスク管理ツールの一例だが、Jira、Asana、ClickUpなど、似たような仕事をするツールは他にもたくさんある。 これらのツールはすべて、チームが共有ワークスペースでタスクを管理し、情報にアクセスすることを可能にしますが、IdeaScale Whiteboardが持つ、より大きなコラボレーティブワークフローの中でタスクを管理する能力に包含されています。 IdeaScale Whiteboardを使用することで、Trelloのようなツールでタスクを管理することで得られるすべての価値を得ながら、同じプラットフォーム上で定期的なコラボレーションセッションを統合することができます。
5.バター
Butterは、チームが仮想ワークショップを進行し、プレゼンテーション・プロセスにツールを統合できる強力なコラボレーション・ツールです。 定期的にプレゼンテーションを行ったり、ワークショップや大きな会議のために人々を集めたりするチームの一員であれば、バターはあなたのツールボックスに本当に貴重な追加となるかもしれない。
詳細はこちらクロスチーム・コラボレーションとは？
リモートコラボレーションを成功させる12のベストプラクティス
リモートコラボレーションを効果的に進めるためには、誰もが守るべきベストプラクティスがある。 これらはリモートコラボレーションだけに適用する必要はないが、一般的に守れば、リモートコラボレーションプロセスにとって非常に有益なものとなる。
1.一貫したコミュニケーション
リモート・コラボレーションの最も重要な常套手段はコミュニケーションである。 効果的な遠隔コラボレーションには、一貫性のある明確なコミュニケーションがいかに重要であるかは、いくら強調してもしすぎることはない。 遠隔地のチームは、コミュニケーション方法について新たなプレイブックを作成する必要がある。
コミュニケーションはリモートコラボレーショ ンには欠かせない要素です。 このような大きなギャップがあるため、チームが生産性と効率を高めるために使用する、新しい一連のコミュニケーション・プラクティスが必要なのだ。
このような実践は、全社的なものであっても、個々のチーム内でのものであってもよく、また、コラボレーションには距離があるという性質があるため、チームは自分たちに合った理想的なリモートコミュニケーションの関係を見つけるために試行錯誤を繰り返す必要があります。 これは、彼らが使用するツール、コミュニケーションのスタイル、ミーティングの頻度など、深いところまで踏み込むことができる。 チームが効果的で持続可能なコミュニケーション状態に達すれば、より予測可能で組織的なスケジュールでプロジェクトを完了できるようになる。 予測可能性と組織化は、リモートチームにとって重要である。なぜなら、毎日顔を合わせてコミュニケーションをとっていない場合、プロジェクトが予測可能な構造に従って進むことを信頼する必要があるからだ。
リモート・コラボレーションの一般的なやり方は「過剰なコミュニケーション」だが、これはこの文脈では非常にプラスに働く。 過剰なコミュニケーションとは、人々が2倍話し、互いの時間を無駄にするという意味ではない。過剰なコミュニケーションとは、過度に明確であること、優先順位を伝えるために余分な努力をすること、潜在的な障害に対する行動計画を正式に策定するために考えられるすべての問題を提起することを意味する。 このように考えると、オーバーコミュニケーションとは、チーム内の全員に適切な情報を提供し、成功に必要なリソースをすべて確保するために、それ以上のことをすることである。 これを定期的なチェックインやチームミーティングと組み合わせることで、遠隔地にいるチームでも簡単にアライメントをとることができる。
2.効率的なコミュニケーション・チャンネルを作る
チームがリモートコラボレーションを成功させる方法は、一般的にコミュニケーションをとることだけではありません。 共有のコミュニケーション・プラットフォームを定期的に使用している場合、すべてをそこに投稿し、その1つのチャンネルしか使用しないと、人々の気が散り、チーム・コミュニケーションの重要性が薄れてしまう。 コミュニケーションの背後にある明確な戦略と、特定の会話を促進するための専用チャネルがなければ、コミュニケーションは希薄化し、重要性が低下し、情報を効果的に伝えるのに苦労することになる。
チームと協力する際には、コミュニケーションを増やすとともに、効果的な戦略が必要だ。 コミュニケーションに効率的なチャンネルを使えば、関係ないチーム全体の邪魔になるのではなく、影響を受ける関係者だけに焦点を当てることで、生産性を高めることができる。
しかしこれは、チームが情報を隔離し、チーム内だけで仕事をするべきだという意味ではない。 その代わりに、ワークフロー内の主要なトピックに基づいたチャンネルを作成し、従業員がそこで情報を共有することを奨励する。 こうすることで、チーム間のコミュニケーションが広がり、必要な人に届くようになる。 もしこのシステムが適応するのに時間を要するとしても、それは全く問題ない。人々は複数のコミュニケーションチャンネルを介したコミュニケーションの方法を学ぶ機会を必要とするかもしれないが、一度完成すれば、リモートコラボレーションを促進する素晴らしい方法となる。
3.可能な限り顔を合わせる
リモートコラボレーションは、対面でのコラボレーションに代わる戦略を活用するものだが、対面でのコミュニケーションの必要性は常に存在する。 遠隔地であっても、情報を伝達する最も迅速で簡単な方法だ。
ビデオ通話の利点は、効率的なコミュニケーションだけではない。 直接コミュニケーションをとることは、チームにとって信頼を高め、つながりを築き、共感を生み出す最善の方法のひとつである。 リモートワークの場合、こうした要素を有機的に作り出すのははるかに難しく、チームの結束力を高めるために大きな変化をもたらす可能性がある。
ビデオ通話は必ずしもリアルタイムである必要はなく、録画したビデオを送ることで、より明確でわかりやすく情報を伝えることができる場合もある。 これは、非同期で大量の情報を効果的に伝達するための中間的な手段であり、共感を高めながらチームの生産性を維持するのに役立つ。
4.非同期コラボレーションの活用
上述したように、従来のコラボレーションをチームのニーズに合わせて非同期戦略に変更できる場合もある。 また、たとえそうであったとしても、自由な時間を作るためにワークフローを分断することになりかねない。
ある仕事を共同で行う場合、プロジェクトによって緊急度が決まっており、これは常にチームの協力の仕方に影響する。 もし、チームがどのようなタスクが必要で、どのような期限があるのかが一致していれば、非同期のコラボレーション戦略を活用し、分散したチームにとってより効率的な方法でつながり、コミュニケーションをとることができます。 こうすることで、リモートワークスペースがもたらす課題にもかかわらず、グローバルチームはつながりを維持し、コラボレーションを行うことができる。
5.正しいツールを使う
上記でリモートチームに最適なコラボレーションツールのいくつかを詳しく説明したが、これらのツールしか使えないというわけではない。 リモートコラボレーションを促進するためにチームが利用するスタックは多種多様であり、各チームはツールの完璧な組み合わせを見つけるために試行錯誤する必要がある。
従来のコラボレーションとは異なり、リモートチームはコミュニケーションを円滑にするためのソフトウェアツールの使用を避けることはできない。 そのため、各自が最適なツール群を選択し、チームの繁栄とコミュニケーションの円滑化を図る必要がある。 様々なリモートツールの中から選択する際には、チームが取るべき行動と、リモートコラボレーションツールを使用することでそれらの行動がどのように改善されるかを考慮するようにしましょう。 選択するツールは、効率を促進し、主要な行動領域をターゲットとし、シームレスなエクスペリエンスを生み出すために互いに統合する必要がある。
6.明確性と整合性の維持
重要なのは、遠隔コミュニケーションの増加に伴い、潜在的なミスコミュニケーションや誤解に対応するための明確さが求められるということだ。 頻繁に連絡を取り合い、可能な限りあらゆる手段を講じたとしても、ミスコミュニケーションの可能性は常にある。
明確なコミュニケーションを何よりも優先しなければならない。 すべての行動において明確さを優先させるということは、本質的に整合性を優先させるということであり、これもリモートコラボレーションを成功させるための重要な要素である。 チームがすべての要件と優先順位を明確にしていれば、共通の目標を達成するために協力するのはずっと容易になる。 リモートコラボレーションでは、この連携が鍵となり、チームは集中力を維持し、最高の効率で活動することができます。
7.アクセシブルな文書の作成
直接会って仕事をする場合、誰かに素早く確認し、書類を見つけ、次に進むのは簡単なことだ。 しかし、オンラインで仕事をする場合、適切に追跡しなければ、文書管理は深刻な悪夢になりかねない。 アクセス可能な文書を作成することは、効率的に運用されるリモートワークスペースを作る上で重要な要素であり、それによって誰もが常に情報を把握し、何かあればすぐに対応できるようになる。
ワークスペースがすでにリモートで運用されていることを考えると、アクセス可能なクラウド管理を構築することは、スペースを整理し、必要なドキュメントにアクセスするための明確なガイダンスを従業員に提供するために、企業が最初に行うべきことの1つである。
ドキュメントをクラウドに保管することで、修正作業や不要なチェックインが不要になり、チームはドキュメントの管理方法やアクセス権について、より具体的な意見を述べることができるようになる。 オンライン・ドキュメンテーション・システムの構築はいたって簡単で、社内共有のグーグル・ドライブと簡単なファイル管理が必要なだけだ。 DropboxやNotionのような異なるツールを好むチームもあるが、組織が1つの全体的なソリューションに一致している限り、何でもうまくいく。
これらの文書管理プラットフォームは、文書の最新バージョンを理解するために従業員と相談する必要性を排除する。 必要なときに更新されたファイルを見るだけで、素早く文書を更新し、正しいファイルを見つけることができます。 さらに、ほとんどのプラットフォームでは、チームが共同でドキュメントを編集することができるため、何度もやり取りをする必要がなくなり、最終版を見つける前に一度コラボレーションを行うことができる。 これも、リモート・コラボレーションやアクセス可能なドキュメントによって生産性を向上させるための追加機能である。 また、すべての文書にアクセスできる必要はなく、管理者が文書へのアクセスを慎重に構成することで、アクセス権が組織全体で適切に共有されるようにすることもできる。
8.非公式な交流を促進する
リモートワークスペースのもどかしさのひとつは、有機的でインフォーマルな交流を促進できないことだ。 これは、対面式の職場環境では大いに見過ごされることであり、こうした交流がなければ強力な企業文化を築くことははるかに難しくなる。
リモートコラボレーションは仕事以外のスペースや個人的な交流ができる場所を意図的に作ることを重視しなければなりません。 これは、計画的な活動、専用チャンネル、あるいは休暇を提供するための計画的な週などである。 いずれにせよ、リモートコラボレーションには、文化構築と効果的なチーム結束を促進するために、仕事以外の交流も含める必要がある。
9.会議の最適化
リモートコラボレーションを行う場合、通常よりもはるかに多くのミーティングに参加する可能性が高く、チームが効果的なミーティングの運営方法を知らなければ、大きな時間の無駄になりかねません。 リモートコラボレーションを効果的に進めるために、チームはミーティングを最適化し、一緒にいる時間を最大限に活用する方法を学ぶ必要があります。
すべての会議には、明確な議題、目標、行動項目を設けるべきである。 一般的な議題について話し合うだけでは不十分で、チームが日々確実に前進するためには、より具体的なものが必要だ。 もしあなたが指導的立場にあるのなら、事前にセッションの計画を立て、人々がしっかりとしたタイムラインを把握し、常に何か関連することを話し合えるようにすること。 これを多様なエクササイズと組み合わせることで、人々は定期的に新しいアクティビティに参加することができ、将来の共同作業へのモチベーションを高く保つことができる。
会議の最適化でもうひとつ重要なのは、発言や作業のすべてをしっかりと記録しておくことだ。 これは、チームにとって利用しやすい文書と価値を融合させるものだが、会議の内容、発言内容、それに続く行動項目を追跡することに重きを置いている。 リモート・チームは、すべてのミーティングを最適化できるようにするために、このドキュメントを正式に作成する必要がある。
10.フローチャートとプロトコルの作成
リモートワークスペースで働く場合、すべての質問に答えるためにコラボレーションセッションが必要なわけではありません。 特に周期的なワークフローで仕事をしている場合、ちょっとした疑問を解決するために対面式の電話をかけると、効率的な回答が得られるどころか、時間を浪費してしまうことがある。 このような状況では、フローチャートやワークフロー図を作成し、一般的な問題、タスク、質問を視覚化することで、従業員が自分でトラブルシューティングを行えるようにする方が効率的です。
コミュニケーション・プロトコルを作成することで、集まって問題を解決する必要があるときと、そうでないときを明確にすることができる。 フローチャートを作成することで、一般的なワークフローや問題解決プロセスを図式化し、必要なときにいつでもプロセスを視覚化できるようになる。 そうすることで、チームはビジュアル・コラボレーション図を活用し、効率を高め、全員の時間を尊重することができます。
効率性を高め、チームにとってアクセスしやすく拡張性のある文書を作成するのに役立つ一方で、こうしたコミュニケーション・ダイアグラムを活用することは、リモート・ワークスペース内での境界線を作るのにも役立つ。 コミュニケーションが優先されると、人はしばしば仕事モードをオフにし、ワークライフバランスのための健全な境界線を作ることが非常に難しくなる。 図式化は、チームが、支援が必要なものと、既存の解決策が文書化されているものとの境界線を作るために使う方法である。
11.チームの結束を強調する
リモートで文化やコミュニティを構築することは非常に難しいことであり、チームの結束を強調することはリモートコラボレーション戦略を成功させるための重要な要素です。 インフォーマルな交流の実施と同様に、チームはチームの結束を強調する協力的な方法を見つける必要がある。 チームが結束力を高める方法のひとつは、個人とチーム双方から良い仕事をした人に報酬を与え、評価することである。 コミットメントとハードワークに注目することは、人々の小さな成功を認め、チームをより良くしてくれたことに感謝する良い方法だ。
このような習慣は、人々が自分の役割をよりよく感じられるようにするだけでなく、チームが一貫して生産性を向上させながら活動し続けるのに役立つ。 チームの結束力を高めるその他の戦略としては、バーチャル・ワークショップの実施、社外でのチーム・ビルディング・エクササイズ、ブレーンストーミング・セッション、定期的なチーム・ミーティングなどが考えられる。 これらの活動はすべて、従業員やチーム間の信頼関係を築くのに役立ち、これは強力なチームの結束に不可欠な要素である。 チームが互いに信頼し合えば、リモートコラボレーションをより効率的に行うことができる。
12.責任の明確化
リモートワークスペースで効率的に共同作業を行うために重要なことの1つは、全体の責任を明確に定義することです。 これは、リモートチームやクロスチームのコラボレーションに不可欠であり、あらゆるチームが適切なコミュニケーションをとり、プロジェクトを成功させるのに役立つ。
チーム内の各人に明確なガイドラインと責任を持たせることで、協力とコミュニケーションを効果的に構成し、個人と共有の目標に最適な形で到達できるようになる。 チーム全員の責任を明確にすることで、全員が明確になり、構造化され、組織化される。 また、各人の仕事と具体的な優先事項が明確に関連付けられ、大きな目標に向けた方向性を明確に把握することができる。
これらの責務は、各スプリントごとに作成し、共有ドキュメントで追跡することで、個人と共有の優先順位をより明確に伝え、公式化することができる。 チームが自分の責任についてしっかり理解すれば、効果的なコミュニケーションが可能になり、最優先事項を簡単に絞り込めるようになる。
詳細はこちら非同期と同期のコラボレーション
リモート・コラボレーションの利点
リモートコラボレーションには、組織面でも従業員の福利厚生面でも多くの利点があります。 このような疑問の多くは、2020年にリモートワークが本格化したときにも持ち上がったものだが、今ではリモートでのコラボレーションがどれほど有利なものであるか、人々の理解も深まっている。 ここでは、リモート・コラボレーションの最大の利点をいくつか紹介しよう。
- 複数のワークスタイルに対応： リモートコラボレーションは複数の異なるワークスタイルに対応できるため、それぞれの強みに合った方法でコラボレーションや仕事をすることができます。 どのような方法でコラボレーションを行うのがベストであるかに関わらず、リモートコラボレーションツールボックスには、ニーズに合ったソリューションが必ずあります。
- 生産性の向上：リモートコラボレーションを活用することで、生産性を向上させることができる。 より多くのオーナーシップと責任を持つことで、リモート・コラボレーションからより大きな成果を得ることができる。
- スケーラブルなドキュメンテーションに容易に対応：リモートコラボレーションは、より大きなデジタル変革の一環として行われることが多く、これは、組織が共有されたオンラインドキュメントにより大きく依存することを意味します。 これらのドキュメントは、従来のバージョンよりもはるかに簡単に拡張・配布できるため、どの企業にとってもリモートコラボレーションへの移行は容易です。
- より多くの人材を惹きつける：リモートで仕事を提供する場合、特定の地理的な人材プールに限定されることはありません。 リ モ ートコラボレ ー ション を 活 用 することで 、企 業 は フルタイムの 職 務 であれ、単発のコラボレーションセッションであ ろうと、ユニークで特別なタイプの人材を惹きつけ、統合すること が で きま す。 この能力を持つことで、どんなチームでも技術力を高めることができる。
- コミュニケーションスキルの向上：リモート・コミュニケーション・ツールに頼ることは必ずしも容易ではないが、それを利用することで人々のコミュニケーション・スキルが向上するというメリットもある。 遠隔地での共同作業には、積極的かつ頻繁なコミュニケーションが必要であり、それによって関係者全員のコミュニケーション能力が積極的に向上する。
- 会社の経費削減：リモートコラボレーションを正しく機能させるためには、追加のソフトウェアやツールが必要だが、これは企業が対面式のワークスペースから支出を大幅に削減できることを意味する。 組織的に見れば、このネットセーブは無視するには惜しい。
- 柔軟性の向上： リモートでのコラボレーションにより、社員は仕事とプライベートの両方でより柔軟な生活を送ることができます。 ワークライフバランスの境界線がますます曖昧になりつつある中、このような柔軟性は、仕事を成功させながら自分自身に集中するのに役立つ。
- より多様なアクティビティ： リモートコラボレーションを活用すれば、様々なテンプレートを利用してコラボレーションセッションを構成することができます。 これらの編集可能なテンプレートは、オンラインのホワイトボードからアクセスでき、チームが選択したあらゆる活動で成功するためのさまざまなフレームワークを提供します。
リモート・コラボレーションの課題
リモートコラボレーションは多くのチームに深刻な好影響を与えるが、「一長一短」のソリューションではない。 リモートコラボレーションに切り替える際、チームや社員が直面するいくつかの課題に触れないのはもったいない。
- 孤立：Covid-19の大流行を受け、多くの人が在宅勤務よりも対面式の職場の方がうまく対処できることを学んだ。 在宅で一人で仕事をしていると、時にとても孤独になることがあり、この孤独感に本当に苦しむ従業員もいる。
- アクセシビリティの制約：グローバルな人材と仕事をする際にチームが直面する最大の問題の1つは、どのようにして潜在的な人材にアクセスし続けるかということだ。 前述したように、非同期コラボレーションはタイムゾーンやアクセシビリティの変化に対抗する戦略として有効である。 しかし、チームがコラボレーションスタイルの変化にうまく対応できない場合、リアルタイムのコラボレーションへのアクセシビリティの欠如は克服できない問題となりうる。 あきらめる前に、非同期コラボレーションの方法を複数試してみてください。それでもうまくいかない場合、リモートコラボレーションはチームにとって成功しないかもしれません。
- 限られた対面時間：リモートワークの場合、たとえチームと同じタイムゾーンにいたとしても、従来のワークスペースに比べ、お互いに顔を合わせる時間はかなり少なくなる。 個人的にも仕事上でも、このような交流の欠如に対処するのは難しいかもしれない。
- 自発的なチームが必要： チームが自宅で仕事をする場合、経営陣からの監督や影響力は本質的に低くなる。 利用状況を追跡し、アクティビティを確保するためのツールを使うにせよ、独立したスペースで仕事をしながら、自分のことをするスペースは格段に増えるだろう。 リモートコラボレーション中に生産性を維持し、活発に活動するには、非常に自発的なチームが必要です。 チームが自発的に動くことが苦手であったり、普段から監視を強化する必要がある場合、リモートでのコラボレーションは特に難しいと感じるかもしれない。
- コラボレーションツールへの依存 前述したように、リモートコラボレーションを行う場合、チームは通常コミュニケーションチャンネルをアクティブに保つために一連のツールに依存する。 しかし、これは彼らがコラボレーションを促進するためにこれらのツールに依存していることを意味する。 ツールに依存していると、システムが経験するクラッシュやバグ、エラーの影響を受けることになり、技術に精通したチームでない限り、これらは進捗に深刻な支障をきたす可能性がある。
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結論
リモートコラボレーションは現代の職場において非常に重要な要素であり、これを活用することでチームに大きな成果をもたらす可能性があります。 最適なリモートコラボレーションツールの詳細やチームへの導入にご興味がある方は、無料のオンラインホワイトボードツールをご覧ください。
