現代のコラボレーションは、単に顔を合わせて仕事をするだけではない。 現在、コラボレーションにはさまざまな方法があるが、ますます効果的になっているのがチームを超えたコラボレーションだ。 どのようなプロジェクトであれ、クロスチームでのコラボレーションは、複数の異なる視点を統合し、仕事を成し遂げるための素晴らしい方法です。
この記事では、クロスチーム・コラボレーションの定義、コラボレーションを生み出す方法、ベストプラクティス、事例、メリット、なぜコラボレーションが重要なのか、そしてコラボレーションを改善するための主な方法について説明する。
クロスチーム・コラボレーションとは何か？
クロスチーム・コラボレーション、またはクロスファンクショナル・コラボレーションは、複数の異なるチームが共通の目標を達成するために協力するプロセスと定義される。 このようなチームは通常、異なる経歴や部門から集まり、それぞれの知識を組み合わせ、有意義でユニークな洞察を共有する。
どのようなチームプロジェクトであっても、複数の異なる視点からの視点は有益であり、チーム横断的なコラボレーションは、チーム間の全体的なプロジェクト完成を促進する素晴らしい方法である。 チーム横断的なコラボレーションを活用することで、組織はチーム内に知識を効果的に分散させ、洞察を共有し、相互に情報に基づいた結果を生み出すことができる。
チーム横断的なコラボレーションは、より効率的なコラボレーションを生み出すだけでなく、従業員の経験も大幅に向上させることができる。 2022年に行われた調査によると、チームワークを “非常に重要 “と考えている労働者は40％近くにのぼる。 さらに、この調査では、オンラインコラボレーションツールと定期的なコラボレーションが、リモートワーカーの効率を向上させ、人材保持率をほぼ5倍にできることが示されている。 これは、チーム間のコラボレーションが、仕事の成果物だけでなく、企業文化や従業員の経験にも大きな影響を与えることを示している。
チームを超えたコラボレーションを生み出すには？
チーム横断的なコラボレーションを生み出すには、人々が共に働く権限を与えられていると感じられるようなシステムを作ることが重要である。 特定のステップを列挙するのではなく、クロスチームのコラボレーションを定期的かつ成功裏に促進するために達成すべきいくつかの価値とタッチポイントがある。 ここでは、クロスチーム・コラボレーションを導入する際に最も重要なポイントを紹介する。
1.チームの責任を共有する
上記の統計で示したように、人々は純粋に一緒に働きたいと思っている。 しかし、協働で仕事をすることは、常に自分たち次第というわけではありません。そのため、チームが協働で成功を収めることを奨励し、そのための仕組みを与えることが重要です。
重要なステップのひとつは、チーム間で責任を分担することだ。 責任を共有するということは、必ずしも全員が同じ仕事を分担するということではないが、チームが仕事量を伝え、共通の目標につながる仕事を分担するということだ。 プロジェクト内に透明性を持たせることで、各チームは自分たちの責任を正確に理解し、どのように協力すれば最終的なゴールに到達できるかを理解することができる。
透明性を確保する際、チームは個人の責任、共有の責任、形成的な発言権を持つ事柄、責任を負わない事柄を理解する必要がある。 このような情報を明確に共有し、明確な境界線を作ることで、チームはより大きなプロセスにおける自分の役割と、最も効果的に貢献できる場所を理解することができる。
責任分担も一度だけの仕事ではない。 プロジェクトマネージャーは、チームとチェックインを行い、仕事量を公平に分担し、チーム間で効率的に協力する必要がある。 プロジェクトが進むにつれ、チームは常に優先順位の変更やリソースの再配分を行う必要がある。
2.役割の明確化
チーム横断的なコラボレーションの潜在的なペインポイントのひとつは、役割分担が明確に文書化されていないシステムを作ることだ。 この場合、誰に報告すればいいのか、誰が責任者なのか、何に取り組むべきなのかがわからなくなる。 責任の所在を明確にする一環として、チームはトップからボトムまでの役割を正式に決定する必要がある。
これは、信じられないほど厳格な指定が必要であるとか、常に階層的なワークフロープロセスが必要であるということではないが、全員が自分の立ち位置、誰と仕事をするのか、そしてゴールは何なのかをしっかりと理解する必要があるということだ。
役割を明確にすることは、リーダー職にとって非常に重要なことであり、伝え方を誤ると、チームのダイナミックに深刻な亀裂を生じさせる可能性がある。 各チームは、誰に報告し、どのようなコミュニケーション・ファネルを持つべきかを知る必要がある。 これはチームのコミュニケーションに不可欠であり、明確なリーダーシップの仕組みがなければ、チーム横断的なコラボレーションは非常に難しくなる。
3.適切なツールを見つける
チーム間でコラボレーションを行う場合、適切なツールを使用してコラボレーションプロセスを簡単かつ効率的に行うことが重要です。 共有電話や長いEメールチェーンに頼るのではなく、誰にとっても有益な方法でコラボレーションを促進するツールを選ぶ。
必要不可欠なコラボレーションツールには、コミュニケーションツール、ビジュアルコラボレーションツール、タスク管理ツールがある。 もしあなたが最高のオンライン会議ツールについてもっと知りたいのであれば、最近のゲスト投稿でこれらすべての概要を説明しています。
IdeaScale Whiteboard はデジタルワークスペースの整理に役立つので、コラボレーションツールと一緒に複数の異なるタスクマネージャーを使う必要はありません。 社内のタスク管理ツールを統合することで、IdeaScale Whiteboard はチームが同じワークフロー内でコラボレーションし、タスクを管理することを可能にし、チーム間の効率とコミュニケーションを高めます。
適切なツールを選択することは、チーム間のコラボレーションを左右する可能性がある。 次のポイントは、チームのソフトウェア・スタックで最も重要な部分の1つであるコミュニケーションだ。
4.一貫したコミュニケーション
チームが頻繁に共同作業を行うのであれば、全員が常に使用するコミュニケーション手段を確立する必要がある。 コミュニケーションにおいて重要なのは一貫性であり、チームが複数の異なる情報源を使ってコミュニケーションをとっていると、プロジェクトが必要以上に複雑になる可能性がある。
Slackのようなツールを使うことで、チーム間のコラボレーションを効率化し、全員が同じ媒体を通じてコミュニケーションをとることができる。 さらにこのプラットフォームは、メンバー同士、あるいはチーム同士のコミュニケーションを驚くほど簡単にしてくれる。 Slackのようなツールがなければ、チームはより正式なコミュニケーションをとるために飛び越えなければならない。 ワークスペース管理ツールを使って定期的にコミュニケーションをとることで、チーム間のコラボレーションが可能になる。
5.文書化
ツールを一貫して使用することで、プロジェクト・ドキュメンテーションのための正式なハブを作成することがはるかに容易になる。 すべてのブレーンストーミングを一元化されたオンライン・ホワイトボードで行えば、情報を簡単に保存し、必要なときにいつでも見つけることができる。
ドキュメンテーションは、プロジェクトチームにとってもリーダーにとっても同様に重要であり、利用しやすいドキュメントを作成することで、リーダーは自分たちのニーズ、目標、期待を全体に伝えることができる。 さらに、リーダーは、常に最新情報を送信することなく、クロスチームのコラボレーションの完璧なバランスを見つけるために、システムや構造を微調整し続けることができる。
正式な文書を作成することは、現在のプロジェクトにとって重要なだけでなく、以前のプロジェクトからの情報を照合するのにも役立つ。 チームの垣根を越えて協力し合う関係を築けば、チームが学ぶべき成功例や失敗例も出てくるだろう。 これらの教訓を理解するということは、それらにアクセスし、そこから学ぶ場が必要だということだ。 以下は、ドキュメンテーションをクロスチームのコラボレーションに応用する方法のいくつかである：
- 具体的なプロジェクトのワークフロー
- 階層図と組織図
- 過去のタイムラインと優先順位リスト
- コラボレーションのベストプラクティスと教訓
- プロジェクトの文書化と保管
- これまでのコラボレーション演習とテンプレート
- チーム横断コラボレーションガイド
チームはしばしば、社内文書のシステムを “チーム憲章 “と呼ぶ。 これは、チームやプロジェクトの目標、価値観、目的を一つの共有の場で理解できるようにするための文書である。 チーム憲章は、組織内のコミュニケーションと透明性の両方に役立つ。
ドキュメントへのアクセスを提供することで、チームは効率的なコラボレーションの方法を学ぶことができ、将来のプロジェクトをスムーズに進めることができる。 これまで一緒に仕事をしたことがなくても、ドキュメントのハブにアクセスできれば、疑問が生じる前に解決することができる。
レトロスペクティブ
6.柔軟であること
特に、初めてクロスチーム・コラボレーション・システムを統合する場合は、ぶつかることもあるでしょう。 チームには、学習経験を処理し、協力する最善の方法を探る時間を与えることが重要だ。 そのためには、彼らの期待やリソースに柔軟性を持たせる必要がある。 たとえすぐに実現しなくても、チームには成長するためのリソースが与えられる必要がある。
このような柔軟性は通常リーダーシップから生まれるが、同僚からも柔軟性が求められる。 積極的なコミュニケーション方法を確立するためには、一緒に働く仲間に対して忍耐強く、柔軟に対応する必要がある。 チーム横断的なコラボレーションを実現するためには、全員が柔軟に対応する必要がある。
もし、チームがなかなかつながりが持てず、柔軟性を見出せないのであれば、コラボレーションの重要性に関するバーチャルワークショップを開催し、フィードバックの選択肢を与えることで、彼らが新しいアイデアを提案できるようにしてみてはどうだろう。 これは、従業員の意欲を維持し、ワークフローに対するオーナーシップを感じさせる良い方法である。
詳細はこちらチームコラボレーションとは？
チーム間のコラボレーションを向上させるベストプラクティス
チームの垣根を越えたコラボレーションは、誰もが自然にできるものではなく、最高の効率で仕事をするためには時間をかけて洗練させる必要があるプロセスだ。 上記のヒントは、チーム横断的なコラボレーションを実施するために不可欠なものだが、それ以外にも、コラボレーションを改善しようとするときに役立つアドバイスがいくつかある。 既存のコラボレーション構造を改善したい場合、チーム間のコラボレーションを改善するためのベストプラクティスをいくつかご紹介します。
1.適材適所
チーム横断的な協力体制を分析する際には、体制と同様に人もシステムに影響を与えることを理解することが重要である。 物事がうまくいっていない場合、全員を解雇して新しいチームを雇えと言っているわけではないが、チームや社員の強みを補い、効果的なコラボレーションを可能にする仲間とペアを組むことが重要だ。
うまく機能するチームを編成することで、部門間コラボレーションのダイナミズムが変化し、コラボレーションチームの効率化が促進される。
協力し合うチームを編成する際には、各個人やチームがどのようなユニークなスキルや視点を持ち合わせているかを考える。 グループを戦略的に編成し、うまくペアを組ませ、各グループが積極的にコミュニケーションを取れる環境を確保するようにする。
2.リーダーシップの連携
組織化されたチームを作ることが重要であるように、リーダーシップとの連携を作ることも、チームが機能するためには不可欠である。 前述したように、チームや部門が協力し始めると、リーダーシップの衝突が起こりうる。 どのリーダーが何に責任を持ち、プロジェクト全体が誰の下に置かれるのかについて明確な指定がなければ、プロジェクトは混乱に陥る可能性がある。
もしあなたのチームがチーム横断的なコラボレーションを実施する際に方向性に問題があるのであれば、今後のプロジェクトを構成するために、より厳格なリーダーシップの連携意識を持つことを検討してみてください。
チームビルディング演習
3.コミュニケーションの強化
コミュニケーションはチーム横断的なコラボレーションのバックボーンであり、チームが改善する必要がある場合は、まずここを見る必要がある。 チームを超えたコラボレーションには、人、チーム、部門間の非常に高いレベルのコミュニケーションが必要だ。 コミュニケーションは非常に重要であるため、プロジェクトが計画通りに進んでいない場合、その要件が適切に伝えられていない可能性が高い。 コミュニケーションツールの問題であれ、構造上の問題であれ、ワークフローの問題であれ、クロスチームのコラボレーションを改善するために、コミュニケーションシステムのトラブルシューティングを試してみよう。
4.タイムラインと目標を合わせる
チーム間のコラボレーションを向上させる共通のテーマは、コミュニケーションとアライメントの改善である。 チームが適切に連携していないと、戦略やタスクの割り当てに問題が生じる。 各人の仕事ぶりは微妙に異なるので、少しでもズレがあれば、プロジェクトに結果をもたらす可能性が高い。
目標を一致させるのに役立つものは、前述したように文書化である。 共有され、更新されたドキュメントを保管する場所があることで、チームの足並みが乱れることはなく、悪い結果を招くことなく、より簡単に協力し合うことができる。
チームが足並みを揃える必要があるもうひとつの場所は、タイムラインである。 これは確かにミスコミュニケーションが起こりにくい分野だが、正式な文書化が必要な分野でもある。 社員が共同作業と個人作業を含むプロジェクトを混在させると、スケジュールがごちゃごちゃになり、チームの足並みが乱れる可能性がある。 これを避けるためには、プロジェクト開始前にしっかりとしたタイムラインを設定し、各メンバーが共有文書を通じてそれに従うことが重要である。 適切に行われれば、クロスチームのコラボレーションの成果と成果物を大幅に改善することができる。
5.より有機的なコラボレーションの促進
チームが定期的にコラボレーションを行わなければ、チーム間のコラボレーションは非常に強引で無機質なものに感じられる。 成果を上げるためには、コラボレーションのプロセスをより有機的でインパクトのあるものにする必要がある。 チームが自然にコラボレーションをするようになれば、生産性、効率性、そして全体的な経験が向上する。
有機的なコラボレーションの機会を向上させるために、チームに定期的に進捗状況、質問、タイムラインを共有させ、他者とコラボレーションするための有益な時間を見つけられるようにする。 これがうまくいかない場合は、もっと定期的なコラボレーションの仕組みを導入して、ゼロから何かを作るのではなく、すぐに編集できるテンプレートを人々が持っているようにしてみる。 多くの場合、このような小さな後押しが、チーム横断的なコラボレーションの参入障壁を低くするのに役立つ。
詳細はこちらリモートコラボレーションとは？
チーム横断的コラボレーションの例
クロスチームのコラボレーションは、様々なシナリオで起こりうる。 たとえば、デザインとマーケティングのチームが協力してウェブサイトのデザインを作成するような場合だ。 デザインチームはクリック率や企業のメッセージングのニュアンスを理解していないかもしれないし、マーケティングチームはウェブサイト全体でブランド・アイデンティティを表現する方法を知らないかもしれない。 しかし、協力し合えば、それぞれの専門知識を組み合わせて、どちらも単独では成し得なかったことを生み出すことができる。 これはほんの一例に過ぎないが、チーム横断的なコラボレーションが適用できるシナリオは山ほどある。 以下に良い例をいくつか挙げる：
- セールスチームとマーケティングチームは、最新のメッセージングファイルに取り組んでいる。
- デザインチームとエンジニアリングチームが新製品のモックアップを開発。
- エンジニアリング・チームとセールス・チームが新しい顧客との統合を構築。
- カスタマー・サクセス・チームは、デザイン・チームと協力して、より使いやすい機能を開発する。
チームの垣根を越えたコラボレーションの可能性は本当に無限であり、あるチームが洞察や価値を付加できるのであれば、どこでも活用できる。
チーム間コラボレーションのメリット – なぜ重要なのか？
どのような組織であれ、革新的であり続け、ビジネスを前進させ続けるためには、コラボレーションのパターンを作り出すことが不可欠である。 ワークフローの中に自然なチェックシステムが存在しないため、孤立して仕事をすることは個人やチームにとって危険である。 他のチームメンバーや他部署で何が起こっているのかがわからないため、優先順位や進捗状況が伝わっていない可能性が高い。
このシステムの中では、サイロ・メンタリティを回避し排除するために、チーム横断的なコラボレーションが不可欠である。 サイロ・メンタリティとは、”サイロ・メンタリティとは、異なるチームの人々が他部門やチームメンバーと情報を共有することを拒否するときに存在する排他的な考え方である”。 サイロ・メンタリティからの脱却とは、チームが互いに適切なコミュニケーションをとり、複数の別々のチームではなく、連携したユニットとして機能することを意味する。
以下は、クロスチーム・コラボレーションがもたらす最大のメリットである：
- イノベーションの増加：イノベーションを刺激する最善の方法は、コミュニケーションとコラボレーションを高めることである。 チームの垣根を越えたコラボレーションは、常に新しいアイデアを試したり、実験したりするサウンディングボードを人々に与え、プロジェクト全体を通してイノベーションを高めることにつながる。
- チームの結束力：常に協力し、コミュニケーションを図ることで、個人、チーム、部門内の結束力を高めることができます。 強力な関係を持つことは、チームが困難なプロジェクトや障害を乗り越える助けとなり、さらに長期的にはより良い結果につながる。
- 無駄を省く：定期的なコラボレーションをしないことで最も困ることの1つは、チームとのズレを感じたり、数え切れないほどのEメールでのコミュニケーションに時間を浪費したりすることだ。 チーム横断的なコラボレーションは、チームが同じページにとどまるためのプラットフォームを提供し、この連携を通じて、ワークフローにおける不必要なコミュニケーションを排除します。
- より多くのオーナーシップ： チームとのコラボレーションは、人々がより多くの努力、思考、意思を成果物に注ぐことを意味する。 監視が強化されることで、従業員は通常、自分の仕事に対するオーナーシップをより強く感じるようになり、それがより良い成果につながる。
- 徹底した手順：チーム横断的なコラボレーションで仕事をするということは、最終的な製品を提供する前に、チーム内で結果やプロセスをチェックする方法があるということだ。 チェック・アンド・バランスの別のレイヤーがあるということは、チームがより徹底した手順とより高い基準でプロジェクトを補完できることを意味する。 また、徹底的であることは、利害関係者が会社のプロセスや結果にますます満足する要因であり、クロスチーム・コラボレーションのもうひとつの利点でもある。
- 人材の定着：チームが結束力を高め、コラボレーションを頻繁に行うことで、人々は自分の経験をより楽しむようになり、同僚への愛着が増す傾向がある。 人間関係の構築とコラボレーションは人材定着の大きな要素であり、チーム横断的なコラボレーションによって大きく改善することができる。
- 十分な情報を得たチーム：自分の専門外のチームと仕事をすることで、テーマやプロジェクトの進め方について多角的な理解を深めることができる。 チーム横断的なコラボレーションは、プロジェクトサイクル全体を通じてチームが複数の視点を理解することを助け、組織全体が十分な情報を持つチームを作る。
- より早い進捗：定期的なコラボレーションを行うチームは、プロジェクトをより迅速かつ効果的に進めることができます。 タスクを共有し、協力することで、チームは同じビジョンに効率的に従うことができ、孤立したチームよりも大きな進歩を達成することができる。
チームを超えたコラボレーションは常にうまくいくのか？ 改善のための主な方法
私たちは組織全体にコラボレーションを統合することを推奨しているが、それで自動的に問題が解決するわけではない。 コラボレーションが効率的なワークフローに含まれることは間違いないが、組織によっては、他の組織よりも促進するのが難しいかもしれない。 成功するはずの場所でも、それをうまくやるには成長痛が伴う。 チーム横断的なコラボレーションは常に試す価値があるが、それが成功する保証はない。
プロセスを革新し続け、チームにとって効果的なコラボレーション・ワークフローを見つけることが重要である一方、それを実行するにはいくつかの課題があることも確かだ。 ここでは、クロスチーム・コラボレーションを実施する上での最大の課題をいくつか紹介する：
1.タイムゾーンを超えて機能させる
リモートワークやハイブリッドワークの環境を選択する企業が増える中、世界中の人々が新たな機会の流入から恩恵を受けることができるようになった。 しかし、タイムゾーンをまたいだ共同作業時間の管理が難しくなると、これは困難を引き起こす可能性がある。 チーム間のコラボレーションを促進することは、グローバル企業にとって大きな課題であり、組織によっては克服できないこともある。
複数のタイムゾーンで活動する際にバランスを取るために、人々の共同作業時間を公平に配分するようにする。 つまり、1つのチームや1人の人間が、彼らにとって超困難な時間を一貫して作る必要がなくなり、チーム全体が、さまざまな会議時間の中で比較的均等に労働時間を配分できるようになるのだ。 もちろん、これが不可能な場合もある。その場合は、チーム間の非同期コラボレーションを促進するために、オンラインホワイトボードの使用を検討する価値があるかもしれない。
2.不当な労働分配
誰もがグループ・プロジェクトに参加したことがあるが、そのときは誰かがずっとふざけていて、他のメンバーは時間内に終わらせようと懸命に働いていた。 残念ながら、これは学校にとどまらず、プロの世界でも見られることだ。
非効果的な業務体制、監督不足、あるいは採用・文化不良のためであれ、コラボレーションが盛んな組織では、コラボレーションへの取り組みがおろそかになりがちである。
この問題に対処する際に忘れてはならないのは、チームはしばしば、信頼関係を築き、互いにどのように仕事をするのがベストかを理解するための時間を必要とするということだ。 これを定着させるためには、いくつかの成長痛を乗り越えなければならないかもしれない。 しかし、これは簡単に解決できる問題であり、責任を取らない人をそのままにしておくと、チーム横断的なコラボレーションに大きな問題を引き起こす可能性がある。
3.アライメントの失敗
チームの枠を超えたコラボレーションを効果的に実施するためには、アライメントが鍵となる。 コラボレーションの実現は不可欠だが、複数のチームにまたがってアレンジするのは必ずしも容易なことではない。
異なる人々や異なるチームが協力し合うと、通常、成功への動機や優先順位が異なることが明らかになる。 これらのピースを正しく揃えるためにできることは何でもできるが、自然に揃わなければ、チームは共有された最終目標に向かって効果的に働くのに苦労することになる。
チームの垣根を越えたコラボレーションは、チームをより緊密なものにする素晴らしい方法だが、もし彼らが組織や互いに対して共通のアライメントを見出すことができなければ、効果的なコラボレーションを行うことは難しいだろう。
結論
チームの垣根を越えたコラボレーションは、目標達成やワークフローの改善を目指す組織にとって不可欠な要素だ。 この記事がお役に立ったのであれば、IdeaScale Whiteboard の無料オンラインホワイトボードソリューションがあなたのチームの効率向上にどのように役立つかをご覧になってみてください。
