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Che cos’è un motore di flusso di lavoro?
Un motore di flusso di lavoro è definito come un software che automatizza una sequenza di attività, guidandole passo dopo passo sulla base di processi predefiniti. Oltre ad automatizzare le attività, i motori di workflow possono prendere decisioni per guidare l’approccio alla fase più efficiente, riducendo così il tempo di decisione per i dipendenti. I motori di flusso di lavoro eseguono queste funzioni con una risposta temporizzata.
Come i motori di flusso di lavoro hanno rivoluzionato la gestione dei processi nelle imprese
Tradizionalmente, le aziende eseguivano la maggior parte dei flussi di lavoro attraverso documenti cartacei o e-mail per l’approvazione dei processi. Negli ultimi anni, tuttavia, le aziende sono passate agli strumenti di gestione dei flussi di lavoro per automatizzarli. Questi software consentono alle aziende di automatizzare i flussi di lavoro per ottenere velocità ed efficienza e di eliminare le ridondanze per migliorare la produttività complessiva.
La maggior parte di questi software è dotata di costruttori di flussi di lavoro integrati, che consentono agli utenti di creare un flusso di lavoro e di automatizzarlo senza dover ricorrere al codice. Il costruttore di flussi di lavoro consente agli utenti di pianificare le attività in ordine sequenziale, di assegnare i lavori dinamicamente in base ai dati del modulo e di includere condizioni, eccezioni, ecc.
I motori di flusso di lavoro sono script pre-programmati che eseguono le fasi in base alla progettazione del flusso di lavoro, cioè al modo in cui le attività devono fluire da una fase all’altra. In sostanza, un motore di flusso di lavoro è un pezzo di codice integrato nel software che sposta un lavoro da una fase all’altra.
Vale la pena di notare che il motore del flusso di lavoro non ha voce in capitolo su “come” vengono eseguiti i flussi di lavoro. Invece, segue il progetto ed esegue i compiti.
Le caratteristiche principali di un motore di flusso di lavoro
I motori di flusso di lavoro consentono ai dipendenti di svolgere meno attività manuali e ripetitive. La maggior parte delle opzioni software disponibili include alcune o tutte queste funzioni:
- Configurazione a basso codice
- Gestione con designer visivi
- Costruttori di flussi di lavoro visivi drag-and-drop
- Controllo delle versioni
- Autenticazione degli utenti per controllare l’accesso
- Personalizzazioni basate sul codice e facili da sviluppare
- Supporto per l’esecuzione su un lungo periodo, per cicli di vita dei processi più lunghi
Per saperne di più: Cos’è un processo di flusso di lavoro?
Vantaggi di un motore di flusso di lavoro
Il giusto motore di flusso di lavoro fornisce una trasparenza completa per ogni attività, rendendo semplice per tutti la responsabilità del proprio lavoro. Di seguito sono riportati alcuni ulteriori vantaggi dei motori di flusso di lavoro che li rendono validi,
Flusso di dati senza soluzione di continuità
I motori di flusso di lavoro consentono a dati, documenti, attività ed eventi di fluire in armonia.
Maggiore visibilità
Ciascun dipendente ha accesso alle informazioni sui compiti, rendendo più facile portarli a termine in tempo.
Riduzione dei colli di bottiglia
I motori di flusso di lavoro consentono di identificare ed eliminare rapidamente le ridondanze, poiché ogni attività e processo è trasparente.
Migliora l’efficienza e riduce i costi
I motori di flusso di lavoro riducono drasticamente i sistemi tradizionali come e-mail, documenti e promemoria. In questo modo, si risparmiano denaro e risorse senza perdere i dati.
Casi d’uso
Di seguito sono riportati alcuni dei casi d’uso più comuni dei motori di flusso di lavoro:
Inserimento dei dipendenti
Secondo una ricerca condotta dal Brandon Hall Group, le aziende con solidi processi di onboarding hanno un tasso di fidelizzazione dei dipendenti dell’82% e una produttività del 70% superiore.
Inoltre, circa il 58% delle organizzazioni si affida a processi di onboarding manuali, con il risultato di un’esperienza frammentaria e frustrante per i dipendenti.
In questo modo, un’organizzazione può sviluppare un processo di onboarding strategico piuttosto che amministrativo, utilizzando i motori di lavoro.
Processi di approvazione
Tradizionalmente, i processi di approvazione manuali comportavano costi considerevoli. A titolo esemplificativo, i dati del Centre for Advanced Procurement Strategy indicano che il costo medio sostenuto per ogni ordine di acquisto varia da 50 a 1.000 dollari, a seconda del settore.
L’utilizzo di un motore di workflow può ridurre notevolmente questi costi grazie all’automazione. Ad esempio, un processo di approvazione automatizzato potrebbe avere il seguente aspetto:
- Employee submits a purchase request
- The request for approval is automatically routed to a supervisor
- Once signed, the approval is sent back to the employee
In questo modo, il dipendente può seguire facilmente lo stato della richiesta senza dover perdere tempo a rintracciare il supervisore per una firma.
Per saperne di più: Automazione del flusso di lavoro
FAQs
Che cos’è un motore di regole aziendali?
Un motore di regole aziendali è un insieme di condizioni incorporate nel software di gestione dei flussi di lavoro che esegue un’operazione a condizione che siano soddisfatte alcune condizioni specificate. Stabilisce i criteri per le prestazioni del software all’interno di parametri specifici.
Di seguito è riportato un esempio di come un sito di e-commerce possa avere dei motori di regole applicati al suo gateway di pagamento:
- Apply a 20% student discount on the item if the buyer enters with valid proof of college enrollment.
Avete bisogno di un motore di regole aziendali o di un motore di workflow?
Per ottimizzare completamente i flussi di lavoro, sono necessari entrambi. Il motore del flusso di lavoro collega i team per semplificare le operazioni quotidiane. Il motore delle regole aziendali è un componente fondamentale di una soluzione più ampia, soprattutto per le aziende con un insieme complicato di regole.
Nota finale
In sintesi, l’ottimizzazione del flusso di lavoro consiste nello snellire i flussi di lavoro del team per ottenere di più con meno. Inoltre, un motore di workflow svolge un ruolo cruciale nell’attivare le attività per garantire che i processi continuino ad avanzare. Inoltre, snellisce il flusso dei dati, aumenta la visibilità tra i team, elimina i colli di bottiglia e riduce i costi.
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