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Le 34e président des États-Unis, Dwight D. Eisenhower, a prononcé un discours en 1954 dans lequel il déclarait : « Il y a deux sortes de problèmes : les problèmes urgents et les problèmes importants. Il a également discerné que l’urgent n’est pas important, et que l’important n’est jamais urgent. En tant qu’êtres humains, il y a toujours des tâches à accomplir, et la meilleure façon de s’assurer qu’elles sont bien faites et donnent les bons résultats est de les classer par ordre de priorité. La matrice d’Eisenhower est un outil de hiérarchisation qui permet de mener à bien les tâches et de gérer efficacement son temps. A ce propos, voici un guide sur la matrice d’Eisenhower.
Qu’est-ce que la matrice d’Eisenhower ?
The Eisenhower Matrix, also known as the Eisenhower Box or Urgent-Important Matrix, is defined as a pivotal time management and productivity tool, designed to empower individuals in efficiently prioritizing tasks. This strategic framework categorizes tasks into four distinct quadrants—Do First, Schedule, Delegate, and Eliminate/Do Last—based on their urgency and importance.
Key Benefits:
1. Efficient Task Prioritization: Seamlessly organize your workload by identifying tasks demanding immediate attention, those suitable for scheduling, items fit for delegation, and tasks that can be postponed or eliminated.
2. Bias Correction: The Eisenhower Matrix addresses the prevalent bias towards time-sensitive tasks by emphasizing both urgency and importance. This shift promotes a more balanced and impactful approach to task management.
Why Choose the Eisenhower Matrix:
In contrast to traditional prioritization methods, the Eisenhower Matrix ensures a comprehensive approach. It allows individuals to focus not only on urgent tasks but also on those contributing significantly to long-term goals.
Mastering Productivity:
Unlock the full potential of your productivity by adopting the Eisenhower Matrix. Learn how to navigate the complexities of task management, prioritize effectively, and achieve optimal results in both professional and personal endeavors.
By implementing the Eisenhower Matrix, individuals gain a competitive edge in managing their time, making informed decisions, and maximizing their overall efficiency.
L’origine de la matrice Eisenhower
La matrice d’Eisenhower a été inventée par Dwight D. Eisenhower, le 34e président des États-Unis, qui a exercé ses fonctions de 1953 à 1961. En 1961, Dwight s’est adressé à la Century Association en expliquant que personne ne peut définir avec précision la différence entre le long terme et le court terme, sauf celui qui a besoin d’une telle définition. Il a ensuite expliqué que, face à une crise, les gens sont presque obligés de se concentrer sur le présent le plus urgent plutôt que sur l’avenir le plus important. Cet exemple et bien d’autres, comme celui mentionné plus haut, étaient sa façon de souligner comment l’urgence et l’importance des tâches influencent la nécessité de les classer par ordre de priorité.
Dwight a toujours pris des décisions difficiles et cruciales en raison de toutes les activités qu’il a menées. Il a été général de l’armée américaine avant de devenir président des États-Unis. Pendant la Seconde Guerre mondiale, Dwight était un général cinq étoiles qui est devenu le commandant suprême des forces alliées. Il est également devenu le premier commandant suprême de l’OTAN. Toutes ces responsabilités l’ont amené à inventer l’emblématique matrice mondiale d’Eisenhower. Il a expliqué comment le cadre de priorisation permet de lutter contre l’effet de « simple urgence », d’éliminer les pertes de temps et de créer plus d’espace mental pour progresser vers les objectifs fixés. Stephen Covey, auteur renommé, a popularisé ce phénomène dans son livre Les 7 habitudes des personnes très efficaces.
Comment fonctionne la méthode Eisenhower
La méthode Eisenhower est basée sur le concept d’urgence et d’importance. Ici, la Matrice se concentre sur ce concept pour trier et hiérarchiser les tâches. Les deux facteurs à prendre en compte avant d’utiliser cette méthode sont les suivants :
1. L’urgence : Il s’agit de la sensibilité au temps d’une tâche. Il s’agit de la façon dont les emplois exigent une attention immédiate et, s’ils ne sont pas accordés, sont suivis de conséquences spécifiques. Une tâche urgente est toujours limitée dans le temps mais peut ne pas donner de bons résultats.
2. L’importance : Il s’agit de la valeur d’une tâche. Il s’agit des contributions de ces projets aux buts et objectifs plus larges ou à long terme. Une mission importante n’est pas aussi limitée dans le temps qu’une mission urgente, mais elle est vitale pour les buts et les objectifs à long terme. Une tâche importante nécessite une planification méticuleuse afin de s’assurer qu’elle produise des résultats plus importants.
La matrice d’Eisenhower comporte quatre quadrants représentant les niveaux d’urgence et d’importance des projets. Ces quadrants sont étiquetés de 1 à 4 et sont appelés « Faire d’abord, Planifier, Déléguer et Éliminer ». Sur la base du concept d’urgence et d’importance, il convient d’accomplir les tâches du quadrant 1, de planifier celles du quadrant 2, de déléguer celles du quadrant 3 et d’éliminer celles du quadrant 4.
Ventilation des quadrants de la matrice Urgent-Important
Les quadrants de la matrice Urgent-Important sont les suivants :
Quadrant 1- Faire d’abord
Il s’agit de tâches urgentes et importantes, qui sont exécutées immédiatement. Ces projets sont de la plus haute priorité et le fait de ne pas les réaliser dans les délais impartis aurait des conséquences. En outre, les conséquences d’une exécution médiocre de ces tâches sont importantes. Un exemple de tâche du quadrant 1 est la présentation d’un rapport professionnel nécessaire lors d’une réunion cruciale.
Quadrant 2- Calendrier
Les emplois du quadrant 2 peuvent ne pas être assortis d’échéances définies ou sensibles au facteur temps ; cependant, leur exécution est vitale pour les buts et objectifs à long terme. Il s’agit de projets importants mais non urgents ; il est donc préférable de les programmer. Elles sont prioritaires après les tâches du premier quadrant. Un exemple de tâche du quadrant 2 est la participation à une conférence sur les réseaux professionnels. Une gestion efficace des tâches du quadrant 2 allège le fardeau des tâches du quadrant 1.
Quadrant 3 – Délégué
Les tâches du quadrant 3 sont généralement appelées « tâches occupées », car vous pouvez les déléguer sans problème majeur. Elle comprend des tâches urgentes et sans importance, qui contribuent moins aux buts et objectifs à long terme. Ces tâches sont déléguées à d’autres, car elles sont sensibles au facteur temps ; cependant, elles ne sont pas très importantes à long terme. Un exemple de ce type de travail est l’accomplissement de tâches administratives. Pour ces projets, il convient de faire preuve de discernement pour évaluer le degré d’urgence et d’importance.
Quadrant 4 – Éliminer ou faire en dernier
Il s’agit de tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes, et qu’il est donc préférable d’éliminer si elles n’apportent rien aux buts et objectifs à long terme. S’ils apportent une valeur ajoutée, bien que celle-ci soit presque insignifiante, ils peuvent être réalisés en dernier. Ces projets sont les moins prioritaires et ne sont généralement pas nécessaires. L’organisation des dossiers est un exemple de tâche du quadrant 4.
En savoir plus : Comment utilisez-vous la matrice d’Eisenhower au quotidien ?
Cas d’utilisation de la matrice d’Eisenhower
L’utilisation de la matrice d’Eisenhower peut sembler impossible jusqu’à ce qu’elle soit expliquée de manière pratique. Voici une étude de cas illustrant l’application de cette méthode ;
Si, pendant une journée, un travailleur a les tâches suivantes à effectuer :
- Présenter le rapport de l’équipe lors de la réunion de l’équipe.
- Réaliser une évaluation des performances des employés.
- L’examen est un document essentiel pour le chef d’équipe.
- Organiser les fichiers dans la bibliothèque de l’équipe.
- Discutez sur votre Instagram personnel.
- Organiser et programmer les activités de l’équipe.
- Trier les courriers indésirables.
- Déclarer des impôts.
- Effectuer des tâches administratives.
- Fixer des objectifs pour le troisième trimestre.
- S’inscrire à un événement en tant que bénévole.
- Organiser des réunions d’équipe hebdomadaires.
- Rencontrer le responsable de l’équipe logistique.
- Terminer la paperasserie.
- Participez à un événement de mise en réseau professionnel.
Le travailleur établira une liste des tâches à accomplir et les attribuera à leurs quadrants respectifs en fonction de leur urgence et de leur importance.
La liste des tâches qui en résulterait ressemblerait à ceci :
Premier quadrant – Faire d’abord
- L’examen est un document essentiel pour le chef d’équipe.
- Présenter le rapport de l’équipe lors de la réunion de l’équipe.
- Fixer des objectifs pour le troisième trimestre.
- Déclarer des impôts.
Deuxième quadrant – Calendrier
- Réaliser une évaluation des performances des employés.
- Participez à un événement de mise en réseau professionnel.
- S’inscrire à un événement en tant que bénévole.
- Organiser des réunions d’équipe hebdomadaires ou des ateliers virtuels.
Troisième quadrant – Délégué
- Effectuer des tâches administratives.
- Terminer la paperasserie.
- Organiser et programmer les activités de l’équipe.
- Organiser les fichiers dans la bibliothèque de l’équipe.
- Rencontrer le responsable de l’équipe logistique.
Quatrième quadrant – Éliminer ou faire le dernier
- Discutez sur votre Instagram personnel.
- Trier les courriers indésirables.
Parmi les autres cas où cette méthode est appliquée, on peut citer
- Vous planifiez le début de votre activité sportive. Passez en revue les documents essentiels pour votre responsable dans un délai imparti.
- Déléguer à une personne compétente une tâche que quelqu’un vous a demandé d’accomplir en son nom. Dans ce cas, il est préférable de renvoyer la personne à la personne d’origine qui a besoin d’une suppléance.
- Découvrir et mettre fin à de mauvaises habitudes comme les jeux vidéo et la consultation de son compte de médias sociaux au travail. Ces mauvaises habitudes peuvent réduire la productivité des tâches des quadrants 1 et 2.
Practical Examples of the Eisenhower Matrix
In the quest for effective time management, the Eisenhower Matrix stands as a beacon of productivity. By categorizing your tasks into four distinct quadrants, you gain a strategic edge in allocating your time and energy wisely. Explore below for actionable examples that will empower you to leverage the Eisenhower Matrix for optimal productivity.
1. Urgent and Important:
- Respecter un délai de travail critique qui garantit la réussite du projet.
- Gérer l’urgence soudaine d’un client avec précision et professionnalisme.
- Résoudre rapidement une crise de santé personnelle afin de préserver le bien-être général.
2. Important but Not Urgent:
- Élaborer une stratégie commerciale à long terme qui ouvre la voie à un succès durable.
- Investir dans la formation continue ou le développement des compétences pour rester à la pointe dans votre domaine.
- Donner la priorité à l’exercice physique régulier comme base du maintien d’une santé optimale.
3. Urgent but Not Important:
- Gérer efficacement les courriels ou les appels téléphoniques non critiques sans sacrifier la concentration.
- Ne participer qu’aux réunions essentielles qui contribuent directement à la réalisation de vos objectifs.
- Déléguer les tâches administratives mineures, afin de libérer du temps précieux pour les priorités essentielles.
4. Not Urgent and Not Important:
- En évitant de naviguer inutilement sur les médias sociaux, vous récupérez un temps précieux.
- Opter pour un visionnage ciblé de la télévision, en évitant les visionnages excessifs et improductifs.
- Équilibrer les passe-temps pour s’assurer qu’ils contribuent positivement à l’épanouissement personnel.
The Eisenhower Matrix emerges as an invaluable ally in the realm of time management. It guides you towards tasks aligned with your long-term goals and values, ensuring you move beyond the chaos of reacting to urgent but less significant demands on your time.
Incorporating the Eisenhower Matrix into your daily routine can transform your approach to time management. Embrace these examples as a starting point for cultivating a more focused, strategic, and ultimately, more productive life.
Éviter le piège de l’urgence
Le piège de l’urgence, également connu sous le nom d' »effet de simple urgence », est un phénomène qui fait référence à la mauvaise gestion du temps et à la mauvaise hiérarchisation des tâches. Une étude du Journal of Consumer Research s’est penchée sur la manière dont les gens hiérarchisent les tâches dont l’importance et l’urgence sont variables. Dans cette étude, cinq expériences différentes ont été menées par le biais d’une méthode d’observation, et un curieux schéma a été découvert. Le modèle a montré que la plupart des gens accordent plus d’attention aux tâches urgentes qu’à celles qui le sont moins, même si les tâches les moins critiques offrent des récompenses plus importantes. En termes plus simples, l’étude a prouvé que les gens sont plus enclins à donner la priorité aux projets comportant des échéances qu’à ceux qui n’en comportent pas, quels que soient les avantages à long terme.
Cette tendance est plus marquée chez les personnes qui se décrivent comme « occupées ». L’étude a ensuite montré que ces personnes « occupées » étaient plus susceptibles de travailler sur des projets urgents avec des avantages moindres. Cela s’explique par le fait qu’ils se sont focalisés sur la durée du projet plutôt que sur les bénéfices à long terme. Sur le plan psychologique, elle est étayée par l’observation selon laquelle les personnes qui semblent limitées par le temps donneraient la priorité aux tâches qui leur permettent de rester concentrées sur l’horloge. Il est prouvé que cela réduit la productivité et l’efficacité des buts et objectifs à long terme.
Cependant, lorsque les participants considèrent les actions résultant de leurs choix, l’étude montre qu’ils privilégient les tâches importantes par rapport aux tâches urgentes. Les résultats de l’étude montrent que si l’on prend en compte les bénéfices à long terme des projets avant de sélectionner les plus urgents, les gens peuvent se concentrer sur ceux qui sont importants. Ils peuvent également éliminer les distractions urgentes susceptibles d’entraver la productivité, l’efficacité et les bénéfices à long terme.
C’est là que la matrice d’Eisenhower devient applicable, car elle peut aider les gens à éviter le piège de l’urgence. En tant qu’outil simple de gestion du temps, la méthode permet de prendre en compte les avantages à long terme des projets avant de sélectionner les plus urgents. Les activités quotidiennes des personnes sont bien planifiées et elles fonctionnent mieux pour apporter de la valeur aux buts et objectifs à long terme. De cette manière, ils deviennent à la fois efficaces et productifs tout en exécutant ces tâches par ordre d’urgence et d’importance.
En savoir plus : Alternatives à la matrice Eisenhower
Comment la matrice d’Eisenhower s’applique au principe de Pareto
L’un des principes les plus connus est le principe de Pareto en matière de productivité personnelle. La matrice d’Eisenhower s’applique au principe de Pareto, également connu sous le nom de règle des 80/20. La règle des 80/20 stipule que 20 % des efforts d’une personne produisent 80 % des résultats. La même règle s’applique aux mesures et aux résultats organisationnels, ainsi qu’aux investissements et aux bénéfices.
La matrice Urgent-Important s’applique au principe de Pareto car elle aide les gens à identifier et à déterminer les tâches sur lesquelles leurs 20 % d’efforts auraient le plus d’impact pour produire 80 % de résultats. La méthode Eisenhower permet d’éviter de gaspiller 80 % des efforts les moins efficaces. Cette méthode ne vous indique pas directement les 20 % du travail sur lesquels vous devez vous concentrer, mais elle vous donne un aperçu des tâches qui constitueraient ces 20 %. Cela permet d’obtenir des résultats plus significatifs.
Limites de la méthode Eisenhower
Bien que cette méthode soit un excellent outil de gestion du temps et d’établissement des priorités, elle ne tient pas compte de certains points importants. Ces points sont les suivants
- La disponibilité des ressources, le niveau d’effort et la complexité des tâches peuvent influer sur la capacité à mener à bien ces tâches malgré leur degré d’urgence et d’importance.
- L’outil est le plus efficace pour quelques tâches par quadrant. Un nombre plus élevé d’emplois peut nécessiter une hiérarchisation plus poussée au sein de chaque quadrant. Si l’on a un travail volumineux, remplir la matrice peut devenir une tâche à part entière, moins prioritaire et qui prend plus de temps.
- Si cette méthode convient aux personnes occupant des postes d’encadrement, elle n’a qu’une valeur limitée pour les personnes qui ne peuvent pas déléguer des tâches ou mener leurs activités de manière indépendante. Sans cela, il y a moins d’indications sur ce qui est urgent-important et sur ce qui est urgent-pas important. Ceci est dû à l’option de délégation dans le quadrant 3.
- Les changements d’horaires rendent également cette méthode inefficace. Les utilisateurs peuvent être incapables de hiérarchiser les projets et finir par travailler comme délégués pour les tâches du quadrant 3 de quelqu’un d’autre.
Conclusion
La matrice d’Eisenhower est un outil de hiérarchisation qui permet de mener à bien les tâches. Grâce à cet outil de gestion du temps, chacun peut améliorer sa productivité et obtenir de meilleurs résultats dans ses activités. Dans ce guide, nous avons parlé de la Matrice, de son origine et de son fonctionnement. Nous avons également examiné comment l’utiliser, comment l’utiliser pour éviter le piège de l’urgence, ses limites et son application au principe de Pareto.
