L’efficacité du lieu de travail est un domaine que chaque entreprise tente de résoudre à sa manière. Avec un nombre croissant d’espaces de travail en ligne ou à structure hybride, il est plus difficile que jamais de garantir l’efficacité du lieu de travail. Pour toutes les équipes, la mise en place d’un processus de flux de travail peut être la pièce manquante pour améliorer l’efficacité.
Dans cet article, nous allons définir un processus de flux de travail, parler de certains de ses principaux avantages et montrer pourquoi l’utilisation de tableaux blancs en ligne pour créer et contrôler les flux de travail permet d’améliorer l’efficacité globale de l’équipe.
Qu’est-ce que le processus de flux de travail ?
Un processus de flux de travail est défini comme un diagramme visuel qui décrit les tâches nécessaires pour atteindre un objectif commercial. La plupart des processus de flux de travail se présentent sous la forme d’une séquence linéaire de tâches qui aboutissent à un résultat souhaité particulier. Il peut s’agir de terminer un projet, de présenter une proposition ou de redémarrer le flux de travail. Traditionnellement, la séquence d’un processus de flux de travail est prédéfinie et décrit les étapes d’une mission avant sa création. Un processus de flux de travail est donc utile pour gérer les mouvements répétitifs ou les cycles de communication qui suivent toujours le même modèle.
Il est très probable que votre équipe dispose déjà de nombreux flux de travail établis, qu’il s’agisse de répondre aux demandes des clients, de résoudre un problème ou de lancer un nouveau sprint de produit. Tous ces projets, et bien d’autres encore, nécessitent une certaine progression des tâches à accomplir, et il s’agit essentiellement d’un flux de travail informel. Chaque élément d’un processus de flux de travail fonctionne déjà en coulisses, mais il est important de le documenter dans une carte de flux de travail pour mieux le comprendre et l’améliorer.
La plupart des gens comprennent l’idée d’un flux de travail, mais un processus de flux de travail peut sembler un peu vague et ne pas avoir beaucoup de sens. Un flux de travail examine les différentes étapes nécessaires à la réalisation d’une tâche, et un processus est la somme et le flux des tâches nécessaires à la réalisation d’un objectif. Cela signifie qu’ils se réfèrent à des processus similaires mais à des échelles différentes. Les gens regroupent généralement les termes en « processus de flux de travail » parce qu’ils accompagnent tous les différents cas d’utilisation qui pourraient être associés à ces deux termes. Si vous souhaitez connaître la différence entre ces deux termes, nous l’avons abordée à la fin de cet article.
Le diagramme de flux de travail se lit comme un organigramme, partant d’un déclencheur initial et suivant plusieurs chemins pour atteindre un objectif final. Vous trouverez ci-dessous un bref exemple d’un processus de travail simple.
Sachant qu’un processus de flux de travail est très utile pour schématiser une série de tâches ou d’étapes prévisibles, il est facile de comprendre l’impact qu’il peut avoir sur l’automatisation des entreprises. Un processus de flux de travail conçoit une séquence qui peut être automatisée et suivie afin d’accroître l’efficacité des équipes qui étaient auparavant chargées de suivre manuellement ces séquences. L’automatisation des activités est utile dans les situations où les informations, les tâches ou les objets sont transmis d’une personne à l’autre selon une séquence reproductible et documentée.
Pourquoi un processus de flux de travail est-il important ?
Il arrive que des équipes s’enlisent dans des ornières inefficaces et se montrent réticentes à changer leur façon d’aborder les projets. Pour changer d’approche, les équipes doivent s’éloigner de ce qu’elles ont toujours considéré comme la voie la plus efficace pour se tourner vers quelque chose qui pourrait débloquer un nouveau niveau d’efficacité. La création d’un processus de flux de travail est une bonne occasion de sortir des schémas inefficaces et d’utiliser une nouvelle stratégie de collaboration. Pour mieux montrer l’importance des processus de flux de travail, voici quelques-uns des principaux avantages de la mise en œuvre d’un processus de flux de travail.
Améliore l’efficacité de l’équipe
Les équipes seront toujours plus efficaces si elles partagent un ensemble d’informations et peuvent travailler à partir d’un ensemble d’hypothèses communes. En l’absence d’un processus de flux de travail schématisé pour créer ces connaissances partagées, il est beaucoup plus probable que vous soyez confronté à des problèmes de communication et à des ruptures de collaboration.
En schématisant l’organisation des tâches au sein de votre projet, vous pouvez vous assurer qu’il existe un schéma directeur sur la manière dont les personnes résoudront les problèmes à l’avenir. Non seulement vous pouvez vous assurer que ce plan est respecté, mais vous pouvez également vous assurer que le plan inclut le bon ordre des personnes, la gestion des tâches la plus efficace et vous pouvez spécifier un délai pour chaque élément.
La formalisation d’un processus de flux de travail aidera chacun à comprendre son rôle dans le processus, ce qui permettra aux personnes de travailler beaucoup plus efficacement les unes avec les autres.
Élimination de la redondance
L’une des principales causes d’inefficacité au sein des équipes est le travail redondant. Lorsque les gens travaillent sur la même chose ou ignorent leur tâche parce qu’ils pensent que quelqu’un d’autre la fait, il y a beaucoup de temps et d’efforts perdus. Cette redondance peut être éliminée en utilisant un processus de flux de travail.
Lors de la création d’un processus de flux de travail, l’un des détails les plus importants est de schématiser chaque étape en pensant à une personne ou à un rôle spécifique. Cela signifie que vous pouvez créer des tâches pour des personnes spécifiques et éliminer complètement toute possibilité de malentendu et de mauvaise communication.
Non seulement vous pouvez éliminer les erreurs de communication, mais vous pouvez aussi éliminer la redondance des tâches. Lorsque vous collaborez visuellement à un processus de travail, vous rencontrez des éléments qui, lorsqu’ils sont visualisés, semblent inutiles. La schématisation d’un processus de travail permet de mettre en évidence les redondances et les chevauchements.
À moins d’ajouter un élément visuel à votre flux de travail, il serait très difficile de comprendre à quel point certaines tâches sont inutiles. En adaptant votre processus de travail à une interface visuelle, vous pouvez éliminer les redondances.
Amélioration de l’alignement de l’équipe
L’alignement de l’équipe est essentiel au bon fonctionnement de l’équipe, et l’alignement de votre équipe devient beaucoup plus facile lorsqu’elle partage une interface visuelle.
La création d’un processus de flux de travail permet à chaque membre de l’équipe de consulter le même document et d’y collaborer. Cette collaboration leur permet de mieux comprendre non seulement leurs tâches, mais aussi celles de tous ceux qui les entourent.
Ce sentiment de compréhension mutuelle favorise l’alignement de l’équipe et permet à chacun de travailler plus efficacement.
Création d’une équipe de réaction rapide
Les processus de flux de travail étant réalisés en ligne et pouvant faire l’objet d’une collaboration, ils peuvent être manipulés et ajustés très facilement. Cela signifie que vous pouvez créer un processus de travail flexible et réactif aux changements environnementaux, ce qui n’a jamais été possible avant les tableaux blancs en ligne.
Le fait de disposer d’un processus de travail adaptable signifie que les personnes peuvent facilement modifier leur approche de la résolution des problèmes en fonction des besoins de l’équipe. Cette adaptabilité permet à l’équipe de réagir rapidement, non seulement aux situations changeantes, mais aussi aux situations existantes.
Lorsque les personnes comprennent leur rôle et savent où elles se situent dans le processus de travail, le temps entre les tâches est minimisé et la séquence entière peut être rationalisée. La délégation au sein de l’équipe permet de trouver la voie la plus efficace pour parvenir à une solution et de créer un environnement propice à une réaction rapide de l’équipe.
Non seulement la cartographie d’un processus de travail augmente le temps de réponse des employés, mais elle peut également mettre en évidence les domaines qui peuvent être automatisés. Par exemple, grâce au diagramme, vous pouvez trouver des domaines de réponse aux clients qui peuvent être automatisés avec un courrier électronique de réponse. Il ne s’agit là que d’un exemple de la voie vers l’automatisation des émissions qui est ouverte par la création d’un processus de flux de travail.
En savoir plus : Qu’est-ce qu’un moteur de workflow ?
3 modèles utiles de processus de flux de travail
La compréhension de la manière de schématiser un processus de flux de travail dépend fortement du flux de travail que vous cartographiez et de la structure qui lui convient le mieux. Certaines personnes préféreront un système d’organisation basé sur les tâches, tandis que d’autres auront besoin d’un système plus linéaire. Vous trouverez ci-dessous trois modèles de processus de travail qui vous aideront à visualiser la manière de créer et de mettre en œuvre un processus de travail.
Matrice RACI
Une matrice RACI est un tableau d’attribution des responsabilités qui définit et documente les tâches, les étapes et les décisions critiques nécessaires à la réalisation d’un projet. Il s’agit d’un tableau complet qui détaille qui est responsable de chaque tâche dans un sprint donné et qui facilite la définition des rôles et des responsabilités dans le projet.
Dans un processus de travail, la compréhension est essentielle, et une matrice RACI est un excellent moyen de développer une compréhension approfondie des rôles du projet avec l’ensemble de l’équipe. Il existe de nombreuses alternatives à la matrice RACI, qui peuvent également s’avérer utiles.
Organigramme
Alors que la matrice RACI permet de déterminer qui est responsable de quoi dans un tableau complet, un organigramme est plus efficace pour détailler les actions directionnelles et les responsabilités. Les organigrammes permettent de documenter une séquence d’actions et d’explorer plusieurs voies de réalisation. La création d’un organigramme sera une bonne option si votre processus de travail a une fonction répétitive, cyclique et par étapes et peut être visualisé dans un flux cohérent.
Carte mentale
Si votre flux n’est pas une simple fonction par étapes, mais que vous souhaitez tout de même une option de visualisation, la création d’une carte mentale est une bonne option pour vous. Les cartes mentales permettent de schématiser des séquences de la même manière que les organigrammes, mais elles s’étendent vers l’extérieur au lieu de s’écouler vers le bas, ce qui signifie que vous pouvez créer plusieurs branches distinctes d’information. La visualisation est ainsi possible pour les équipes dont le flux de tâches n’est pas strictement procédural. Les cartes mentales tiennent compte d’un plus grand nombre d’étapes variables dans un processus de travail, ce qui en fait une option intéressante pour de nombreuses équipes.
En savoir plus : Automatisation des flux de travail
Flux de travail ou processus : Quelle est la différence ?
Si vous souhaitez mieux comprendre ce qu’est un processus de flux de travail, il peut être utile de différencier les termes flux de travail et processus. Prises isolément, ces deux notions ont des significations légèrement différentes, et l’analyse de leurs différences peut vous aider à mettre en évidence certaines nuances importantes dans votre planification.
Un flux de travail et un processus sont des stratégies similaires pour atteindre un objectif, mais leur portée est légèrement différente. Un flux de travail est une approche axée sur les tâches, ce qui signifie qu’il se concentre sur les séquences de tâches qui peuvent être accomplies pour terminer un projet. Un processus est axé sur les objectifs et se concentre généralement sur les objectifs stratégiques d’un projet et sur la manière de les atteindre le plus efficacement possible.
Lorsqu’ils sont combinés, les deux processus facilitent une compréhension globale d’un projet et fournissent des points de vue stratégiques et détaillés sur la manière de le mener à bien.
Comment intégrer les tableaux blancs en ligne
Il est très probable que vous disposiez déjà de plusieurs processus de flux de travail différents sur votre lieu de travail, et les identifier est un excellent moyen de commencer à les optimiser. La première étape peut consister à examiner les problèmes courants que votre équipe résout, puis à rédiger les mesures prises pour atteindre vos objectifs. Vous pouvez ensuite commencer à créer votre processus de travail.
La création d’un processus de flux de travail est une chose très facile à faire une fois que vous avez une meilleure compréhension de l’utilisation d’un tableau blanc en ligne. Les tableaux blancs en ligne vous permettent, à vous et à votre équipe, de collaborer à la création de ce diagramme et d’autres modèles et de les enregistrer dans un espace accessible en permanence. Ce sont les meilleurs outils pour créer ces diagrammes et intégrer l’ensemble de votre équipe afin de favoriser un environnement de collaboration et d’alignement.
Conclusion
Nous espérons que ce guide vous a aidé à comprendre comment l’utilisation d’un processus de flux de travail peut être un outil incroyablement efficace pour améliorer l’efficacité de votre équipe. Si vous souhaitez en savoir plus sur l’amélioration de votre efficacité grâce à la gestion des tâches, n’hésitez pas à consulter Fresco.
