¿Qué es la colaboración a distancia?
La colaboración a distancia se define como la práctica de trabajar juntos y participar en actividades de equipo mientras se está disperso en diferentes lugares. Permite a los equipos comunicarse y colaborar sin proximidad física para alcanzar objetivos individuales y organizativos. La colaboración a distancia se ve facilitada por potentes herramientas informáticas que permiten simular y construir sobre un entorno de colaboración tradicional. Con un número cada vez mayor de organizaciones que utilizan una reserva global de talento y pasan a entornos de trabajo híbridos, la colaboración a distancia es más importante que nunca.
La colaboración a distancia no es tan sencilla como la colaboración tradicional. Requiere un conjunto de herramientas, una sincronización precisa y una alineación más profunda para funcionar con eficacia. Sin embargo, esto no significa que no deba priorizarse, y es importante que su organización pueda realizar la transición a la colaboración remota en caso necesario. En este artículo definiremos la colaboración a distancia, analizaremos por qué es tan importante, las mejores prácticas para implantarla y las mejores herramientas para facilitarla.
¿Por qué es importante la colaboración a distancia?
La colaboración a distancia es importante para liberar el potencial de un espacio de trabajo global y ha permitido a muchas organizaciones ampliar sus actividades tras la pandemia de COVID-19. Al acceder a una reserva mundial de talento e implantar estructuras de comunicación a través de zonas horarias, las empresas pueden facilitar la colaboración a distancia y operar con eficacia independientemente de su ubicación física.
El mayor problema que resuelve la colaboración a distancia es la distancia. La colaboración siempre ha requerido una comunicación cara a cara y una proximidad física inmediata, pero la colaboración a distancia permite a las personas trabajar juntas sin estar muy cerca. Resulta que, cuando se utiliza el conjunto de herramientas adecuado, puede haber un montón de oportunidades para colaborar, incluso desde el otro lado del globo.
La distancia física no es el único tipo de distancia al que debe adaptarse la colaboración a distancia. Los tipos de distancia a los que se dirige la colaboración a distancia son múltiples, y todos ellos deben tenerse en cuenta a la hora de crear un flujo de trabajo de colaboración. Además de la distancia física, la colaboración a distancia debe tener en cuenta la distancia funcional y la distancia emocional. A continuación se describen los tres tipos de distancia y cómo optimizarlos a la hora de facilitar la colaboración a distancia:
- Distancia física: La distancia física es la razón principal de la colaboración remota e implica a equipos separados que necesitan conectarse mientras están alejados unos de otros. La mejor manera de remediar la distancia física es mantener canales de comunicación regulares, colaborar entre equipos y, en general, mantener las relaciones personales y profesionales. La creación de relaciones es uno de los aspectos más importantes que la colaboración a distancia no consigue tener en cuenta, por lo que es importante que cualquier estrategia de colaboración a distancia se fije este objetivo como meta principal.
- Distancia funcional: La distancia funcional no es la brecha física en un espacio de trabajo remoto, sino la brecha psicológica entre las personas en un entorno de trabajo remoto. Tiene que ver con las estrategias y herramientas concretas que utilizan los equipos para comunicarse y su eficacia con respecto a la dinámica de equipo y los flujos de trabajo. Reducir la distancia funcional no consiste sólo en utilizar la tecnología para acercarse; tiene que ser la tecnología adecuada y la que mejor se adapte a su equipo. Si una organización ha hecho un gran trabajo reduciendo la distancia funcional, los miembros del equipo podrán colaborar fácilmente y utilizar herramientas que se ajusten a sus necesidades de comunicación y colaboración.
- Distancia emocional: La distancia emocional es posiblemente el área más importante para optimizar la colaboración a distancia. La distancia emocional se refiere a la alineación entre individuos y equipos y a lo conectadas que están las personas dentro de un espacio de trabajo remoto. Incluso si las personas están funcionalmente muy unidas, puede haber una brecha en su conexión con los demás y con el trabajo, algo que dificulta una colaboración eficaz. Combatir la distancia emocional es uno de los aspectos más importantes de la colaboración a distancia y a menudo se pasa por alto como causa fundamental de los problemas de colaboración. De hecho, la optimización de la distancia emocional puede ser uno de los mejores indicadores del aumento de la productividad y la experiencia de los empleados, por lo que sin duda es importante darle prioridad.
Estos tres tipos de distancia son aspectos que la colaboración a distancia aborda mediante herramientas, estructuras de comunicación y colaboración periódica. Para saber más sobre cómo funciona la colaboración a distancia en la práctica, a continuación se exponen algunos de los factores que la definen.
Más información: ¿Qué es la colaboración en equipo?
Factores clave de la colaboración a distancia
La colaboración a distancia no es una idea abstracta para que los equipos encuentren su camino; hay ciertos factores y prácticas que la definen y la hacen única. Además del método general de colaboración, hay un par de factores que definen la colaboración a distancia.
- Accesibilidad
Una de las formas en que se define la colaboración a distancia es a través de la accesibilidad. Mediante el uso de herramientas remotas, las sesiones y ejercicios de colaboración resultan accesibles a personas de cualquier equipo, lugar y nivel de experiencia. Las pizarras en línea, en particular, hacen que colaborar sea fácil, igualitario y accesible para todos, y permiten a las personas participar en ejercicios de colaboración únicos a los que no tendrían acceso en persona.
Aunque en teoría la colaboración a distancia es más accesible para todos, requiere que los equipos puedan colaborar al mismo tiempo. Esto no es un problema con la colaboración tradicional, pero la colaboración remota requiere que las personas estén disponibles en distintos husos horarios, lo que puede resultar muy difícil desde cualquier parte del mundo.
La mayoría de las organizaciones, incluso cuando pasan a un espacio de trabajo remoto o híbrido, suelen basarse en horarios de trabajo regulares u horarios de colaboración, en los que las personas de la organización necesitan tener libertad para colaborar juntas independientemente de su ubicación. Se trata de una forma sencilla de acortar distancias entre equipos y puede facilitar la colaboración a distancia sin problemas. Lo que le falta, sin embargo, es la flexibilidad para acomodar a los miembros del equipo que no pueden asistir a las horas habituales de colaboración. En este caso, las organizaciones deben recurrir a la colaboración asíncrona.
La colaboración asíncrona es otra estrategia que aumenta la accesibilidad de la colaboración a distancia. Consiste en que las personas trabajen juntas, pero no en tiempo real, colaborando en un producto compartido en su propio tiempo hasta llegar a una solución definitiva. Más adelante hablaremos de la colaboración asíncrona.
- Participación
La colaboración a distancia no se produce en el vacío; hay equipos enteros de personas que participan activamente para crear este entorno. La participación no es sólo un factor que define la colaboración a distancia; también es una ventaja. Al llevar a cabo sesiones de colaboración de forma virtual, nadie tiene por qué perderse nada, y puede incluir a un grupo de talentos mucho mayor. Aunque esto hace más útil la colaboración a distancia, no servirá de mucho si la gente no está dispuesta a colaborar.
Garantizar que la participación sea universal es un aspecto clave de la colaboración a distancia. Los líderes deben encontrar soluciones que fomenten la colaboración en todos los ámbitos, haciendo que los equipos trabajen juntos y se beneficien de las ventajas de la colaboración en equipo. La participación universal involucra a los equipos de una manera que eleva las voces de los miembros del equipo que normalmente no contribuyen y proporciona un foro para que todos interactúen por igual.
La participación es clave para que la colaboración remota tenga éxito y, gracias a las herramientas que aprovecha, es la plataforma perfecta para implicar a los equipos en una colaboración universal.
- Colaboración rutinaria
Cuando se colabora a distancia, puede ser fácil perder la práctica y trabajar en silos en lugar de en colaboración. Esto significa que un importante factor definitorio de la colaboración a distancia son las sesiones de colaboración rutinarias. Al igual que ocurre con la creación de horarios de colaboración estándar, la implantación de hábitos de colaboración debe ser algo natural en la colaboración a distancia para garantizar que las personas se comunican de forma eficaz. Este será un factor determinante de su éxito.
La colaboración rutinaria no sólo se produce en las grandes reuniones y reagrupaciones de equipo; tiene que estar presente en la colaboración entre equipos como práctica diaria. Obviamente, esto cambiará en función del equipo, pero las rutinas de colaboración deben ser sólidas y repetibles para garantizar que los equipos se conectan con frecuencia.
Las mejores herramientas de colaboración a distancia
Garantizar que la colaboración a distancia se desarrolle sin problemas requiere múltiples conjuntos de herramientas para conectarse, comunicarse y ofrecer resultados. Dependiendo de sus necesidades, necesitará un conjunto diferente de herramientas, y existen múltiples categorías de herramientas que son cada vez más importantes para los equipos remotos. A continuación encontrará algunos identificadores breves de los tipos de herramientas de colaboración remota que puede necesitar su equipo y algunos ejemplos de las de mayor rendimiento para empezar.
A la hora de elegir una herramienta de colaboración remota, suele haber tres categorías entre las que elegir. Lo son:
- Herramientas de comunicación y reuniones
- Herramientas de gestión de tareas y proyectos
- Herramientas de colaboración
Dependiendo de su caso de uso, es posible que necesite una selección de estas herramientas, por lo que a continuación hemos resumido algunas de las opciones más populares de las tres categorías. Aunque no se trata de una lista exhaustiva de todas las mejores herramientas de colaboración para equipos remotos, hace un buen trabajo representando las principales categorías y destacando algunas de las mejores opciones en cada sección para empezar a explorar.
1. Pizarra IdeaScale
IdeaScale Whiteboard permite la colaboración remota de equipos de todo el mundo facilitando interacciones en tiempo real y asíncronas mediante pizarras en línea y gestión de tareas. Al combinar estos dos flujos, los equipos pueden utilizar IdeaScale Whiteboard como una caja de herramientas de colaboración remota todo en uno para comunicarse, colaborar y gestionar proyectos.
2. Holgura
Slack es una de las herramientas de comunicación más populares que existen, y hace un trabajo tremendo conectando equipos tanto profesional como informalmente. Al crear un espacio de comunicación conectado, Slack permite a los equipos colaborar con regularidad, compartir información sobre la marcha y almacenar documentación para consultarla y utilizarla más adelante. Slack también crea canales agrupados para que los equipos puedan comunicarse en un lugar compartido en lugar de depender de tediosas cadenas de correo electrónico. Slack, que sustituye a los interminables embudos de comunicación ineficiente, es una de las herramientas de colaboración remota más importantes para cualquier equipo en línea.
3. Zoom
Zoom es una de las herramientas de colaboración remota más populares porque permite a las personas comunicarse desde cualquier lugar del mundo mediante una videollamada segura y de alta calidad. Aunque explotó durante la pandemia, Zoom también había estado creciendo antes y revolucionó la forma en que la gente se reunía a través de salas de reuniones personales. De este modo, las personas podían reunirse periódicamente en la misma sala, en lugar de generar nuevas reuniones cada vez. Si sólo pudieras utilizar una herramienta de comunicación remota al completo, Zoom sería la que elegirías.
4. Trello
Trello es un ejemplo de herramienta de gestión de tareas, pero hay un montón de otras herramientas que hacen un trabajo similar; Jira, Asana y ClickUp, por citar algunas. Aunque todas estas herramientas permiten a los equipos gestionar tareas y acceder a información en un espacio de trabajo compartido, IdeaScale Whiteboard las engloba en su capacidad para gestionar tareas dentro de un flujo de trabajo colaborativo mayor. Al utilizar IdeaScale Whiteboard, puede obtener todo el valor de la gestión de tareas en una herramienta como Trello y, al mismo tiempo, integrar sesiones de colaboración periódicas en la misma plataforma.
5. Mantequilla
Butter es una potente herramienta de colaboración que permite a los equipos facilitar talleres virtuales e integrar herramientas en el proceso de presentación. Si forma parte de un equipo que realiza presentaciones con regularidad o reúne a personas en talleres y grandes reuniones, la mantequilla podría ser un complemento muy valioso para su caja de herramientas.
Más información: ¿Qué es la colaboración entre equipos?
12 buenas prácticas para colaborar con éxito a distancia
Para facilitar la colaboración a distancia de forma eficaz, existen algunas prácticas recomendadas que todo el mundo debería seguir. No tienen por qué aplicarse exclusivamente a la colaboración a distancia, pero si las sigues en general, serán muy beneficiosas para tu proceso de colaboración a distancia.
1. Comunicación coherente
La práctica habitual más importante de la colaboración a distancia es la comunicación. Nunca se insistirá lo suficiente en la importancia de una comunicación coherente y clara para una colaboración eficaz a distancia. Los equipos remotos tienen que crear nuevas reglas de juego para comunicarse, porque no bastará con basarse en sus normas presenciales.
La comunicación es un aspecto vital de la colaboración a distancia porque es una de las mayores diferencias entre los espacios de trabajo presenciales y virtuales. Dado que existe una brecha tan grande, es necesario que haya un nuevo conjunto de prácticas de comunicación que los equipos utilicen para impulsar su productividad y eficiencia.
Estas prácticas pueden aplicarse en toda la empresa o en equipos individuales y, debido a la naturaleza distante de la colaboración, los equipos tendrán que experimentar para encontrar la relación ideal de comunicación a distancia que les funcione. Esto puede ir tan al fondo como las herramientas que utilizan, sus estilos de comunicación y la frecuencia de sus reuniones. Una vez que su equipo alcance un estado de comunicación eficaz y sostenible, podrá empezar a completar los proyectos con una cadencia más predecible y organizada. La previsibilidad y la organización son importantes para los equipos remotos, porque cuando no hay comunicación cara a cara todos los días, hay que confiar en que los proyectos seguirán una estructura previsible.
Una práctica habitual en la colaboración a distancia es «sobrecomunicarse», lo que puede ser muy positivo en este contexto. Comunicar en exceso no significa que la gente hable el doble y se haga perder el tiempo; comunicar en exceso significa ser excesivamente claro, hacer un esfuerzo adicional para comunicar las prioridades y plantear todas las cuestiones posibles para formalizar un plan de acción ante posibles obstáculos. Desde este punto de vista, la sobrecomunicación no es más que ir más allá para garantizar que todos los miembros de un equipo estén debidamente informados y dispongan de todos los recursos que necesitan para tener éxito. Si esto se combina con comprobaciones periódicas y reuniones de equipo, los equipos remotos podrán alinearse fácilmente.
2. Crear canales de comunicación eficaces
La comunicación general no es la única forma de que los equipos tengan éxito en la colaboración a distancia. Si utilizas habitualmente una plataforma de comunicación compartida, publicar todo allí y utilizar sólo ese canal será una distracción para la gente y puede diluir la importancia de la comunicación en equipo. Sin una estrategia clara de comunicación y canales específicos que faciliten conversaciones concretas, la comunicación puede diluirse, perder importancia y tener dificultades para transmitir la información con eficacia.
A la hora de colaborar con su equipo, necesita una estrategia eficaz que acompañe el aumento de la comunicación. El uso de canales de comunicación eficaces puede aumentar la productividad al centrarse únicamente en las partes afectadas e interesadas, en lugar de convertirse en una distracción para equipos enteros que no están implicados.
Esto no significa, sin embargo, que los equipos deban aislar la información y trabajar sólo dentro de sí mismos. En su lugar, cree canales basados en temas clave dentro de sus flujos de trabajo y anime a los empleados a compartir información allí. De este modo, la comunicación puede extenderse entre los equipos y llegar a las personas que lo necesitan. Si este sistema requiere algún tiempo de adaptación, no pasa nada; puede que la gente necesite una oportunidad para aprender a comunicarse a través de múltiples canales de comunicación, pero una vez perfeccionado, es una forma estupenda de facilitar la colaboración a distancia.
3. Cara a cara siempre que sea posible
Aunque la colaboración a distancia utiliza estrategias que ayudan a sustituir la colaboración en persona, siempre será necesaria la comunicación cara a cara. Incluso a distancia, es la forma más rápida y directa de comunicar información.
La comunicación eficaz no es la única ventaja de las videollamadas. Comunicarse directamente es una de las mejores formas que tienen los equipos de aumentar la confianza, establecer conexiones y crear empatía entre ellos. Cuando se trabaja a distancia, estos factores son mucho más difíciles de crear orgánicamente y pueden ser transformadores para crear cohesión de equipo.
El uso de las videollamadas no siempre tiene por qué ser en tiempo real, y hay ocasiones en las que el envío de un vídeo grabado puede comunicar información de una forma mucho más clara y comprensible. Se trata de un término medio que puede utilizarse para comunicar eficazmente grandes cantidades de información de forma asíncrona, lo que ayuda a mantener la productividad del equipo al tiempo que aumenta la empatía.
4. Utilizar la colaboración asíncrona
Como hemos dicho antes, hay algunos casos en los que la colaboración tradicional puede modificarse por estrategias asíncronas para satisfacer las necesidades de un equipo. Es difícil garantizar que la gente esté siempre disponible a determinadas horas, e incluso si lo están, a menudo puede resultar necesario romper los flujos de trabajo para crear tiempo libre.
A la hora de colaborar en determinadas tareas, existe un determinado grado de urgencia en función del proyecto, y esto siempre afectará a la forma en que su equipo trabaje conjuntamente. Si su equipo está alineado con las tareas que deben realizarse y los plazos de entrega, puede utilizar estrategias de colaboración asíncrona para conectarse y comunicarse de un modo más eficaz para un equipo distribuido. De este modo, los equipos globales pueden permanecer conectados y colaborar a pesar de los retos que plantean los espacios de trabajo remotos.
5. Utilice las herramientas adecuadas
Más arriba hemos detallado algunas de las mejores herramientas de colaboración para equipos remotos, pero eso no significa que sean las únicas que puedes utilizar. Hay un montón de pilas diferentes en las que los equipos confían para facilitar la colaboración remota, y cada equipo tendrá que experimentar para encontrar la combinación perfecta de herramientas.
A diferencia de la colaboración tradicional, los equipos remotos no pueden evitar el uso de herramientas informáticas para facilitar su comunicación. Por esta razón, cada uno tendrá que seleccionar el conjunto de herramientas que mejor le funcione, permitiendo a su equipo prosperar y comunicarse con facilidad. A la hora de elegir entre una variedad de herramientas remotas, intente considerar las acciones que su equipo necesita llevar a cabo y cómo pueden mejorarse estas acciones mediante el uso de herramientas de colaboración remota. Las herramientas que seleccione deben fomentar la eficacia, centrarse en sus áreas de acción clave e integrarse entre sí para crear una experiencia sin fisuras.
6. Mantener la claridad y la alineación
Es importante señalar que, con el aumento de la comunicación a distancia, se requiere un aumento de la claridad para hacer frente a posibles malentendidos y falta de comunicación. Aunque tomes todas las medidas posibles para comunicarte con frecuencia y estar en contacto a menudo, siempre existe la posibilidad de que se produzcan fallos de comunicación.
Hay que dar prioridad a una comunicación clara por encima de todo. Cuando se prioriza la claridad en todo lo que se hace, también se prioriza inherentemente la alineación, que es otro factor crucial para el éxito de la colaboración a distancia. Si tu equipo tiene claras todas sus necesidades y prioridades, les resultará mucho más fácil trabajar juntos para alcanzar objetivos comunes. Esta alineación es clave en la colaboración a distancia y permite a los equipos mantenerse centrados y funcionar con la máxima eficacia.
7. Crear documentación accesible
Cuando se trabaja en persona, puede ser fácil ponerse rápidamente en contacto con alguien, encontrar un documento y seguir adelante. Sin embargo, cuando se trabaja en línea, la gestión de documentos puede convertirse en una auténtica pesadilla si no se realiza un seguimiento adecuado. Crear documentación accesible es un factor clave para crear un espacio de trabajo remoto que funcione con eficacia, y permite a todo el mundo estar al tanto y al tanto de cualquier cosa que surja.
Dado que un espacio de trabajo ya funciona a distancia, crear una gestión accesible en la nube es una de las primeras cosas que deben hacer las empresas para organizar su espacio y ofrecer a los empleados una guía clara para acceder a los documentos necesarios.
Almacenar la documentación en la nube elimina la necesidad de revisiones y comprobaciones innecesarias, lo que permite a los equipos dar una opinión más formativa sobre cómo se gestionan sus documentos y quién tiene acceso a ellos. Crear sistemas de documentación en línea es bastante sencillo: sólo se necesita un google drive compartido de la empresa y una gestión sencilla de los archivos. Algunos equipos prefieren herramientas diferentes como Dropbox o Notion, pero cualquier cosa funcionará siempre que tu organización esté alineada con una solución holística.
Estas plataformas de gestión de documentos eliminan la necesidad de consultar a los empleados para conocer la última versión de un documento. Podrá consultar los archivos actualizados siempre que sea necesario, actualizando rápidamente los documentos y encontrando el archivo correcto. Además, la mayoría de las plataformas permiten a los equipos editar documentos en colaboración, lo que elimina la necesidad de comunicación de ida y vuelta y permite a las personas colaborar una vez antes de encontrar una versión final. Esta es otra función adicional que ayuda a aumentar la productividad mediante la colaboración a distancia y una documentación accesible. Tampoco es necesario que todos los documentos sean accesibles, y la administración puede estructurar cuidadosamente el acceso a los documentos para garantizar que el acceso se comparta adecuadamente en toda la organización.
8. Facilitar las interacciones informales
Uno de los aspectos más frustrantes de un espacio de trabajo remoto es la imposibilidad de facilitar interacciones orgánicas e informales. Esto es algo que se echa mucho de menos en los entornos de trabajo presenciales y hace mucho más difícil construir una cultura empresarial sólida sin estas interacciones.
La colaboración a distancia debe hacer hincapié en la creación intencionada de espacios no laborales y lugares en los que las personas puedan interactuar en términos personales. Puede tratarse de actividades planificadas, canales dedicados o semanas estructuradas para proporcionar tiempo libre. En cualquier caso, la colaboración a distancia debe incluir algunas interacciones no laborales para facilitar la creación de una cultura y una cohesión eficaz del equipo.
9. Optimizar las reuniones
Al llevar a cabo una colaboración a distancia, es probable que participes en muchas más reuniones de lo habitual, y puede ser una gran pérdida de tiempo si los equipos no saben cómo organizar reuniones de forma eficaz. Para facilitar eficazmente la colaboración a distancia, los equipos deben aprender a optimizar las reuniones para aprovechar al máximo el tiempo que pasan juntos.
Cada reunión debe tener un orden del día, unos objetivos y unos puntos de acción claros. No basta con tener un orden del día general para debatir; los equipos necesitan algo más concreto para asegurarse de que avanzan día a día. Si estás en una posición de liderazgo, asegúrate de planificar las sesiones con antelación para garantizar que la gente tiene un calendario sólido delante de ellos y siempre hay algo relevante que discutir. Combinar esto con un conjunto variado de ejercicios permite a las personas participar en nuevas actividades con regularidad, lo que mantiene alta su motivación para futuras colaboraciones.
Otra parte clave de la optimización de las reuniones es mantener registros sólidos de todo lo que se dice y se trabaja. Esto fusiona el valor con la documentación accesible para el equipo, pero se trata más de hacer un seguimiento de los temas de las reuniones, lo que se dice y los puntos de acción a seguir. Los equipos remotos tienen que formalizar muy bien esta documentación para asegurarse de que son capaces de optimizar todas sus reuniones.
10. Crear organigramas y protocolos
Cuando se trabaja en un espacio de trabajo remoto, no todas las preguntas requieren una sesión de colaboración para responderlas. A veces, sobre todo cuando se trabaja en un flujo de trabajo cíclico, organizar una llamada cara a cara para aclarar una duda rápida puede acabar haciendo perder tiempo en lugar de proporcionar una respuesta eficaz. En estas situaciones, puede resultar más eficaz crear un organigrama o un diagrama de flujo de trabajo para visualizar los problemas, tareas y preguntas más comunes y ayudar a los empleados a resolver los problemas por sí mismos.
Crear protocolos de comunicación ayuda a establecer cuándo es necesario reunirse para tratar un asunto y cuándo no. La creación de diagramas de flujo puede ayudar a diagramar flujos de trabajo comunes o procesos de resolución de problemas para que las personas puedan visualizar estos procesos siempre que lo necesiten. De este modo, su equipo puede utilizar diagramas de colaboración visual para mejorar la eficacia y respetar el tiempo de todos.
Además de aumentar la eficacia y ayudar a crear documentación accesible y escalable para un equipo, la utilización de estos diagramas de comunicación también ayuda a crear límites dentro del espacio de trabajo remoto. Cuando se da prioridad a la comunicación, a las personas les suele costar mucho desconectar del modo de trabajo y crear límites saludables para su equilibrio entre vida laboral y personal. La diagramación puede ser un método que los equipos utilizan para crear límites sobre lo que requiere asistencia y lo que tiene un número documentado de soluciones existentes.
11. Hacer hincapié en la cohesión del equipo
Construir una cultura y una comunidad a distancia puede ser muy difícil, y hacer hincapié en la cohesión del equipo es una parte clave del éxito de cualquier estrategia de colaboración a distancia. De forma similar a la puesta en práctica de interacciones informales, los equipos necesitan encontrar formas de colaboración para enfatizar la cohesión del equipo. Una forma de aumentar la cohesión de los equipos es recompensar y reconocer el buen trabajo tanto de los individuos como de los equipos. Destacar el compromiso y el trabajo duro es una buena forma de reconocer los pequeños logros de las personas y darles las gracias por mejorar el equipo.
Estas prácticas no sólo hacen que las personas se sientan mejor en sus puestos, sino que ayudan a que el equipo siga funcionando con una productividad constante y creciente. Otras estrategias que ayudan a aumentar la cohesión del equipo pueden ser la realización de talleres virtuales, ejercicios externos de creación de equipos, sesiones de brainstorming y reuniones periódicas de equipo. Todas estas actividades contribuyen a generar confianza entre los empleados y los equipos, elemento esencial para una fuerte cohesión de equipo. Cuando los equipos confían los unos en los otros, son capaces de llevar a cabo una colaboración a distancia mucho más eficaz.
12. Definir claramente las responsabilidades
Una de las partes importantes de la colaboración eficaz en un espacio de trabajo remoto es tener responsabilidades claramente definidas en todos los ámbitos. Esto es fundamental para la colaboración a distancia y entre equipos, y ayudará a cualquier equipo a comunicarse correctamente y completar los proyectos con éxito.
Crear directrices y responsabilidades claras para cada persona de un equipo les permitirá estructurar su colaboración y comunicación de forma eficaz para alcanzar mejor sus objetivos individuales y compartidos. Determinar las responsabilidades de cada miembro del equipo aporta claridad, estructura y organización para todos. También relaciona claramente el trabajo de cada persona con prioridades específicas, lo que permite a las personas seguir claramente su dirección hacia los grandes objetivos.
Estas responsabilidades deben crearse para cada sprint y registrarse en la documentación compartida para comunicar y formalizar mejor las prioridades individuales y compartidas. Una vez que su equipo tenga un conocimiento sólido de sus responsabilidades, podrá comunicarse con eficacia y centrarse en sus prioridades más importantes con facilidad.
Más información: Colaboración asíncrona frente a colaboración síncrona
Ventajas de la colaboración a distancia
La colaboración a distancia tiene un montón de ventajas, tanto desde el punto de vista de la organización como de los beneficios para los empleados. Muchas de estas preguntas flotaban en el ambiente cuando el trabajo a distancia despegó en 2020, pero ahora la gente comprende mucho mejor lo ventajosa que puede ser realmente la colaboración a distancia. He aquí algunas de las mayores ventajas de la colaboración a distancia.
- Se adapta a múltiples estilos de trabajo: La colaboración remota tiene la capacidad de adaptarse a múltiples estilos de trabajo diferentes, lo que permite a las personas colaborar y trabajar de la manera que mejor se adapte a sus puntos fuertes. Independientemente de cómo colabore mejor, siempre habrá una solución que satisfaga sus necesidades en una caja de herramientas de colaboración remota.
- Puede aumentar la productividad: Dado que las personas trabajan de forma personalizada para obtener mayores beneficios, a menudo podrán aumentar su productividad cuando utilicen la colaboración remota. Más propiedad y responsabilidad significa mayores resultados de la colaboración a distancia.
- Acomoda fácilmente documentación escalable: La colaboración remota suele formar parte de una mayor transformación digital, y esto significa que las organizaciones dependerán más de la documentación compartida y en línea. Estos documentos son mucho más fáciles de escalar y distribuir que las versiones tradicionales, lo que convierte la colaboración a distancia en una transición fácil para cualquier empresa.
- Atrae a un mayor número de talentos: Cuando se ofrecen puestos de trabajo a distancia, no se está limitado a una reserva geográfica específica de talento. La colaboración a distancia permite a las organizaciones atraer e integrar tipos de talento únicos y especiales, ya sea para un puesto a tiempo completo o para una única sesión de colaboración. Contar con esta habilidad puede aumentar la fuerza técnica de cualquier equipo.
- Aumenta las habilidades de comunicación: Recurrir a herramientas de comunicación a distancia no siempre es fácil, pero un beneficio adicional de su uso puede ser aumentar las habilidades de comunicación de las personas. La colaboración a distancia requiere una comunicación activa y frecuente, lo que mejorará activamente las habilidades comunicativas de todos los implicados.
- Reduce los gastos de la empresa: La colaboración remota requiere software y herramientas adicionales para funcionar correctamente, pero también significa que las organizaciones pueden reducir enormemente los gastos de los espacios de trabajo presenciales. Desde el punto de vista organizativo, este ahorro neto es demasiado bueno para ignorarlo.
- Aumenta la flexibilidad: Colaborar a distancia ofrece a los empleados más flexibilidad tanto en su vida personal como profesional. En un momento en que la conciliación de la vida laboral y familiar es cada vez más difusa, esta flexibilidad puede ayudar a las personas a centrarse en sí mismas y, al mismo tiempo, tener éxito en su trabajo.
- Actividades más versátiles: Utilizar la colaboración remota permite a la gente aprovechar un montón de plantillas diferentes para estructurar sus sesiones de colaboración. Estas plantillas editables son accesibles a través de una pizarra en línea y proporcionan una variedad de marcos que ayudarán a los equipos a tener éxito en cualquier actividad que elijan.
Retos de la colaboración a distancia
Aunque la colaboración a distancia puede tener un gran impacto positivo en muchos equipos, no es una solución universal. No podemos dejar de mencionar algunos de los retos a los que se enfrentan los equipos y los empleados al pasar a la colaboración remota.
- Aislamiento: Tras la pandemia de Covid-19, muchas personas han aprendido que simplemente se desenvuelven mejor en un lugar de trabajo presencial que trabajando desde casa. Trabajar solo desde casa puede ser muy solitario a veces, y algunos empleados lucharán realmente con esta sensación de aislamiento, que puede afectar seriamente a su rendimiento laboral y a su salud mental.
- Restricciones de accesibilidad: Una de las mayores cuestiones a las que se enfrentan los equipos cuando trabajan con talento global es cómo van a seguir siendo accesibles para el potencial. Como ya se ha mencionado, la colaboración asíncrona puede ser una estrategia que ayude a combatir los cambios de husos horarios y de accesibilidad. Sin embargo, si los equipos no responden bien a los cambios en los estilos de colaboración, la falta de accesibilidad para la colaboración en tiempo real puede plantear un problema insalvable. Antes de rendirte, asegúrate de probar varios métodos de colaboración asíncrona, pero si eso no ayuda, puede que la colaboración a distancia no tenga éxito para tu equipo.
- Tiempo cara a cara limitado: Cuando se trabaja a distancia, aunque se esté en la misma zona horaria que el equipo, habrá mucho menos tiempo cara a cara que en un espacio de trabajo tradicional. Puede ser difícil sobrellevar esta falta de interacción, tanto personal como profesionalmente, y no importa lo que hagas, no puedes sustituir directamente el tiempo cara a cara de trabajar con tu equipo en persona.
- Requiere un equipo automotivado: Si tu equipo trabaja desde casa, la supervisión y la influencia de la dirección serán menores. Independientemente del uso de herramientas para hacer un seguimiento del uso y garantizar la actividad, la gente tendrá mucho más espacio para hacer sus cosas mientras trabaja desde espacios independientes. Para seguir siendo productivo y activo durante la colaboración a distancia se requiere un equipo muy automotivado. Si a los equipos les cuesta automotivarse o suelen necesitar una mayor supervisión, puede que la colaboración a distancia les resulte especialmente difícil.
- Depender de herramientas de colaboración: Como se ha mencionado anteriormente, cuando se lleva a cabo una colaboración remota, los equipos suelen depender de un conjunto de herramientas para mantener activos sus canales de comunicación. Esto, sin embargo, significa que dependen de estas herramientas para alimentar su colaboración. Cuando se depende de una herramienta, se está sujeto a las caídas, fallos o errores que experimente el sistema y, a menos que el equipo sea experto en tecnología, pueden suponer un serio obstáculo para el progreso.
Más información: ¿Qué es la colaboración en equipo?
Conclusión
La colaboración a distancia es una faceta extremadamente importante del lugar de trabajo moderno, y aprovecharla podría producir resultados serios para su equipo. Si le interesa saber más sobre las mejores herramientas de colaboración a distancia e integrarlas en su equipo, consulte nuestra herramienta gratuita de pizarra en línea.
