チームコラボレーションとは何か？
チームコラボレーションとは、共通の目標を達成するため、または共有されたタスクを完了するために、各個人がシームレスに努力を結集するダイナミックなプロセスである。 この協調的な努力は、チームメンバー間の多様なスキルやリソースの調整と統合を伴うものであり、その結果、個々の努力を凌駕する卓越した効率と効果で目的を達成することができる。
チームコラボレーションを成功させるために不可欠なのは、コミュニケーションとチームワークを大幅に向上させるパフォーマンス指標と指針の共有である。 チームコラボレーションを基本原則とする組織は、コラボレーションガイドラインを策定する際に、テクノロジー、コミュニケーションスタイル、企業文化などの主要な要素を考慮する必要があります。 このアプローチは、チームコラボレーションを、タスクやプロジェクトにおける単なる集団的努力とは明確に区別するものである。
特にCovid-19の大流行とそれに続く閉鎖への対応など、進化する状況の中で、リモートチームでのコラボレーションを可能にするテクノロジーが極めて重要なトレンドとして浮上している。 この変革は、チームコラボレーションをグローバル企業の中心テーマとして位置づけている。 特に、Fortune Business Insights社の調査では、チームコラボレーションソフトウェア市場の大幅な成長が予測されており、2021年の約170億米ドルから2028年には約410億米ドルに達すると予測されている。 これは、プロジェクト管理手法としてだけでなく、近い将来の企業目標を推進する重要なテクノロジーツールとしても、チームコラボレーションの重要性が高まっていることを強調している。
チーム・コラボレーションの主な側面は以下の通り：
- コミュニケーションオープンで効果的なコミュニケーションは、チームのコラボレーションに欠かせない。 チームメンバーは、情報、最新情報、アイデアを互いに共有し、全員が同じ見解を持つようにする必要がある。
- 調整：チームは、作業の重複を避け、衝突を最小限に抑え、タイムリーにタスクを完了させるために、それぞれの努力を調整しなければならない。 これには、スケジュールの作成、役割分担、締め切りの設定などが含まれる。
- リソースの共有：協働チームはしばしば、知識、スキル、ツールなどのリソースを共有し、各メンバーの強みを活かして集団としての成果を達成する。
- 問題解決：チームは協力して問題を解決し、課題を克服する。 多様な視点と専門知識を結集することで、チームは個人では不可能な革新的ソリューションを開発することができる。
- 相互サポート： チームメンバーは互いにサポートし合い、前向きで協力的な職場環境を育む。 このようなサポートは、励まし、仕事の手伝い、責任の分担といった形でもたらされる。
- 意思決定：チームは共同で意思決定を行う。 これには、ディスカッション、ブレーンストーミング・セッション、合意形成などが含まれる。
- 柔軟性：効果的なコラボレーションには柔軟性と適応性が必要です。 チームメンバーは、新しいアイデアを受け入れ、アプローチを調整することを厭わず、プロジェクトやチームのダイナミクスの変化に対応する必要がある。
ビジネス、研究、教育、地域プロジェクトなど、さまざまな場面でチームコラボレーションは欠かせない。 チームメンバーの多様なスキルや視点を活用することで、生産性、創造性、全体的なパフォーマンスを高めることができる。 コラボレーションツール、プロジェクト管理ソフトウェア、コミュニケーションプラットフォームなどのテクノロジーは、特にリモートワークや分散型ワーク環境において、チームコラボレーションを促進し、サポートする上で重要な役割を果たします。
チームコラボレーションがもたらす7つのメリット
チームコラボレーションとは何かを大まかに理解した上で、2023年におけるその重要性と、企業全体にとってより良い目標達成のためのコラボレーション手法としてもたらされるメリットについて深く掘り下げてみよう：
1.従業員同士の接触の増加
今日のハイブリッドやリモートワーク、あるいはオンプレミスの仕事では、従業員はしばしばサイロ化して孤立感を感じることがある。 どこで働くにしても、健全な職場環境で機能するためには、人と人とのふれあいが絶対に欠かせない。
チームコラボレーションは従業員同士の接触を可能にし、友好的な関係を促進し、より協力的な職場環境を作るのに役立ちます。
2.より効率的なプロジェクト管理
協働性の高いチームは、既存のプロジェクトを管理するだけでなく、新しいプロジェクトやタスクを吸収する効率も高い。 なぜなら、チームメンバーはすでにお互いの役割や責任を知っており、管理職が介入しなくても自給自足で協働できることが多く、生産性が高いからです。
実際、フォーブスによると、チームコラボレーションは、サイロや個人の環境で働く従業員よりも、従業員の生産性を50％向上させることができるという。
3.従業員満足度の向上
チーム・コラボレーションは従業員のコラボレーションをもたらすが、従業員個人の貢献を洗い流すものではない。 社員は依然として個々の指標を持ち続け、それがより大きなチームや組織の目標に結びつくかもしれないが、成功のための指標は依然として個人のままである。 これにより、従業員は個性を保ちながら、より大きなものの一部となり、より協力的になることができる。 また、他の人と一緒に仕事をすることで、社員が同僚や上司からそのユニークなスキルに注目され、認められることも多い。
チームの協力によってもたらされる個人目標とチーム目標のバランスは、従業員の自信と会社での満足度の向上につながる。
4.スキルシェアと潜在能力の発見
他人と会話したことのある人なら誰でも、他人がしばしば強さを発見する原動力になることを知っている。
例えば、クリエイティブ・チームにおいて、ある作家が他のデザイナーとプロジェクトを進める中で、デザインに対する潜在的な才能を発見することがある。 あるいは、優れたプロジェクト・マネージャーでもあるコンピューター・プログラマー。
これは必ずしも広範である必要はなく、設計の近道、プロセス管理、ソフトウェアの使い方など、小さなスキルが共有されることもある。
5.弱点の特定
チームとして協力することは、個人やチームの強みを明らかにするだけでなく、弱みも浮き彫りにする。 これは、既存のチーム構造に合わない従業員の採用、コミュニケーションを促進するための不十分な技術スタック、適切な従業員ガバナンスや評価指標が整備されていないといった、マクロ的な組織の欠陥に関係している可能性がある。 同様に、チームや従業員レベルの小さな問題、例えば納品に対する適切な期待が設定されていない、チーム内でのリソースの流用などがあるかもしれない。
特定された問題がどのようなものであれ、それが発見されずに損害を与えるよりは、チームの協力によって特定された方が常に良い。
6.より未来に対応
もしパンデミックが企業に何かを教えたとすれば、それは協力的な環境を持つことの必要性である。 協力的なチームは、緊急事態にうまく対処し、ビジネス目標の変更を吸収し、混乱や混乱なしに方向転換することができる。
2022年、未来の仕事はハイブリッドかリモートであることが明らかになった。 どのようなハイブリッドな職場環境においても、効果的なデータ管理、ビジネス機能、納品にはチームコラボレーションが最も重要になる。
7.より良い災害復旧と事業継続
共同作業チームは、企業文書、企業資産、データをより効率的かつ安全に管理することができる。 このようなチームは、ソフトウェアの脅威や会社の緊急事態にも、共同プロトコルがすでに導入されているため、より迅速に対応することができる。 つまり、事業や自然災害が発生した場合、コラボレーションが希薄な組織よりも、企業の継続性ははるかに高い可能性を持つということだ。
詳細はこちらリモートコラボレーションとは？
チームコラボレーション事例トップ10
チーム・コラボレーションは様々な専門的な場面で不可欠であり、様々な形をとることができる。 異なる文脈におけるチーム・コラボレーションの例をいくつか紹介しよう：
1.プロジェクト管理
- アジャイルスクラムチーム：ソフトウェア開発では、機能横断的なチームがスプリントで協力して、製品のインクリメントを開発し、提供する。
- 建設プロジェクト建築家、エンジニア、建設作業員が協力し、建設プロジェクトを予算内で期限内に完成させる。
2.ヘルスケア
- 回診：医師、看護師、専門医が患者回診時に協力し、治療計画や患者のケアについて話し合う。
- 学際的チーム：がん治療や緩和ケアなど、患者に包括的なケアを提供するために医療専門家が協力するチーム。
3.マーケティング
- コンテンツ制作：コピーライター、デザイナー、マーケティング担当者が協力して、ソーシャルメディア、ウェブサイト、印刷物などのコンテンツを含むマーケティングキャンペーンを作成し、立ち上げます。
- 製品立ち上げ：市場調査、製品開発、マーケティング戦略など、部門横断的なチームが製品立ち上げに取り組む。
4.教育
- 教師のコラボレーション：学校の教育者が協力してカリキュラムを作成し、リソースを共有し、生徒の進歩について話し合う。
- 学生のプロジェクト学生はグループ・プロジェクトで協力し、チームワークとコミュニケーション・スキルを学ぶ。
5.リモートワーク
- バーチャルチーム：分散チームは、Slack、Zoom、プロジェクト管理ソフトウェアなどのオンラインツールを使用して、異なる場所で作業していても効果的にコラボレーションを行うことができます。
- 文書コラボレーション：チームはクラウドベースのドキュメント共有プラットフォーム（Google DocsやMicrosoft Teamsなど）を使用し、リアルタイムの共同編集を行う。
6.クリエイティブアート
- 映画制作：監督、俳優、脚本家、制作スタッフなどの映画制作者が協力して映画やテレビ番組を制作する。
- 音楽バンド：ミュージシャンが協力して作曲し演奏するため、チームワークと創造性が求められる。
7.研究開発
- 科学研究チーム：多様なバックグラウンドを持つ研究者たちが、実験、データ分析、出版において協力し合う。
- 製品開発チーム：エンジニア、デザイナー、マーケティング担当者が協力して新製品を開発し、市場に投入する。
8.カスタマーサポート
- カスタマーサービスチーム：顧客からの問い合わせに対応し、問題を効果的に解決するために、エージェントは協力し合います。
- エスカレーション・チーム：複雑な問題が発生した場合、専門チームが協力して解決策を提供することがある。
9.非営利活動とボランティア活動
- コミュニティ・プロジェクト：ボランティアと地域住民が協力して、遊び場の建設やチャリティ・イベントの開催などの取り組みを計画・実行する。
- 非営利組織非営利団体内のチームは、しばしば限られたリソースの中で使命を果たすために協力し合う。
10.製造
- 組立ライン：製品を効率的に製造するために、作業者は組立ラインに沿って協力する。
- 品質管理チーム：製造工程における製品の品質を検査し、保証するチーム。
これらはほんの一例に過ぎず、チームコラボレーションは多くの業界や職業の基本的な側面である。 効果的なコラボレーションには、明確なコミュニケーション、目標の共有、コラボレーションツールやテクノロジーを活用した業務プロセスの合理化などが含まれることが多い。
チームコラボレーションを向上させる方法：ベストプラクティス トップ15
1.協力のための明確なチーム目標と目的を設定する
チームコラボレーションには、具体的な目的とゴールが必要だ。 コラボレーションの目標や目的はすでに存在しており、それを明確にし、チームリーダーや個々のチームメンバーに伝えることが目的である。
例えば、営業チームのコラボレーション目標は、顧客ごとにCRMソフトウェアを更新し続けることである。 このことは、販売と維持の目標達成という大きな目標につながる。
2.効果的なコミュニケーション
チーム内のオープンで透明なコミュニケーションを促進する。 チームメンバーが自分の考え、アイデア、懸念を安心して共有できる環境を促進する。 対面会議、ビデオ通話、インスタント・メッセージ、電子メールなど、複数のコミュニケーション・チャネルを利用し、さまざまなコミュニケーション・スタイルや好みに対応する。
3.役割と責任を明確にする
チーム内の個々の役割と責任を明確にし、混乱と重複を防ぐ。
RACIマトリックス（Responsible、Accountable、Consulted、Informed）を作成し、誰がどのタスクに責任を持つかを明示する。
4.障害に対処する
チームリーダーと会社の経営陣は、チーム内の障害に対処するための正しい道筋と意思決定の連鎖を確実に設定する必要がある。 こうした障害は、技術的な問題、従業員間の関係、納期に関する誤解、透明性の欠如、チーム内の役割と責任の不明確さや重複などに起因する場合がある。
5.コラボレーションのプロセスとプロトコルを設定する
チーム・コラボレーションには、各メンバーが仲間やリーダーとコミュニケーションをとりながら従うべき一連のプロセスやプロトコルが必要だ。 これは、より大きな企業文化に大きく左右される。 例えば、会議中にくだけた下ネタを使うことを厳しく禁じたり、データを議論する際にスクリーン共有を義務づけたり、チームメンバーが仕事のスケジュールを同期するために特定のログイン時間を義務づけたりすることは、会社によって異なる。
6.チームコラボレーションを決定する際にチームメンバーを巻き込む
コラボレーションの合理化を目的としたプロセスを決定する際には、常に各チームメンバーに席を与えることが重要である。 経営陣やチームリーダーが一方的に決定しなければならないことがあるのは確かに理解できるが、最終的な手順を決める前に、懸念事項や予想される障害に耳を傾けることが重要だ。
7.チームコラボレーションソフトウェアとツールを使用する
IdeaScale Whiteboardのようなチームコラボレーションソフトウェアは、チームメンバー間のビジュアルコラボレーションを可能にする。 このようなツールは、アイデア出しやアイデアの共有、ブレーンストーミング、タスク管理、視覚的で消費しやすい形式での分析データの共有などに使用できる。
チームコラボレーションツールは、メンバー間の効率的で効果的なコミュニケーションを可能にすると同時に、分析や結果を経営陣にプレゼンテーションするための適切なテクノロジーを提供する。
8.チームに適したテクノロジー・スタックを導入する
テックイネイブラーは今日、あらゆる企業機能の要となっている。 このテクノロジー・スタックには、異なるタスクに取り組むチーム・メンバーの要件も含める必要がある。 多くの場合、これらのツールは、より良いコラボレーションのために互いに統合する必要があるかもしれない。
9.個人およびチームの評価を確実にする
チームの協力はチーム共通の目標達成を促進するが、従業員一人ひとりは、達成したときに称賛と評価を受けるべき個別の指標を持たなければならない。 実際、個々の社員が大きなチームの陰で迷ったり、認められていないと感じたりすると、チームのコラボレーションはしばしば損なわれる。
中小企業であれば人事チームなしでも達成できるが、企業にとってこの機能は、意思決定が偏りなく行われ、正しい評価指標が評価されるよう、人事のような中立的なチームが関与するのが最適である。
10.適切な従業員エンゲージメント・セッションの実施
従業員グループによって、従業員エンゲージメント活動の種類に対する反応は異なるかもしれない。 グループ討論の方がいい反応を示す人もいれば、ゲームセッションに参加したい人もいるだろう。 エンゲージメント・セッションを設定する前に、従業員の性格や好みを理解することが重要である。 これらのセッションは、チーム内だけでなく、チーム横断的、あるいは全社的なものであってもよい。
11.従業員のメンタルヘルス・ウェルネスを促進する。
コビドとは別に、今日のもうひとつのパンデミックはメンタルヘルスである。 従業員が最も生産的で創造的なのは、精神的にフレッシュでリラックスしているときです。
つまり、雇用主やチームリーダーは、個人的な偏見や心理的ハラスメント、いじめのない職場文化を確保し、職業上可能な限り言論の自由が尊重される、尊敬に値するオープンな職場環境を育成し、従業員が偏見を持たれたり裁量を失ったりすることなく、メンタルヘルスのために休暇を取得できるようにする必要があるということだ。
12.従業員の社会化の促進
今日のハイブリッドな世界では、従業員が地理的に離れて働いていて、直接交流することができない場合があることを観察することが重要である。 しかし、近隣に住む者同士の交流は促進されるべきであり、四半期に一度、あるいは年に一度、全社的な集まりを開くことも必要だろう。 チームメンバー間の物理的な交流は、良好な職場関係を培うための最良の方法であることに変わりはないが、オフィス以外での気軽な話し合いのために会議を利用した遠隔イベントも、ギャップを埋めるのに役立つ。
13.包括的意思決定
意思決定プロセス、特にチーム全体に影響を及ぼす決定には、チームメンバーを参加させる。 適切な場合には、合意形成と民主的な意思決定を奨励する。
14.率先垂範
リーダーは、積極的に参加し、率直にコミュニケーションを図り、チームの成功へのコミットメントを示すことで、効果的なコラボレーションの模範となるべきです。
15.継続的改善
チームのパフォーマンスとコラボレーションのプロセスを定期的に評価し、振り返る。 強化が必要な点を認識し、必要な調整を行う。
詳細はこちらクロスチーム・コラボレーションとは？
