La struttura organizzativa si riferisce alle relazioni tra i dipendenti di un’organizzazione. Stabilisce l’autorità, la responsabilità e l’obbligo di rendiconto. Dare una struttura organizzativa rende più facile per tutti capire chi deve riferire a chi, quali istruzioni può prendere, a chi può delegare, ecc.
D’altra parte, un organigramma è una rappresentazione grafica della struttura di un’organizzazione. Le aziende utilizzano gli organigrammi per chiarire la loro struttura in modo che tutti i dipendenti possano comprenderla. Questi grafici rendono più facile per ogni dipendente dell’azienda conoscere i propri ruoli, i propri supervisori diretti e le proprie responsabilità.
Perché le strutture organizzative sono così importanti?
Le organizzazioni devono essere strutturate in modo che ogni membro dell’azienda comprenda le linee di autorità e le mansioni e gli obblighi individuali. Che si tratti di un grande magazzino o di un piccolo negozio, ogni azienda deve essere strutturata per soddisfare al meglio le proprie esigenze e per avere successo. Ecco alcuni dei vantaggi che rendono uniche le strutture organizzative:
1. Importanza della struttura formale
La struttura organizzativa aumenta l’efficienza operativa offrendo chiarezza al personale a tutti i livelli dell’organizzazione. In assenza di una struttura organizzativa formale, i dipendenti possono trovarsi in difficoltà nel determinare a chi riferire formalmente in determinati scenari. Potrebbe non essere chiaro chi abbia la responsabilità finale di cosa.
2. Guida per i dipendenti
La struttura organizzativa guida tutti i dipendenti stabilendo le relazioni ufficiali che regolano il flusso di lavoro dell’azienda. Uno schema formale del progetto aziendale facilita l’aggiunta di nuove posizioni all’interno dell’azienda, fornendo un mezzo flessibile e pronto per la crescita.
3. Processo decisionale più rapido
Un flusso efficiente di informazioni all’interno di un’azienda può rendere più rapido il processo decisionale. Una struttura organizzativa ben definita migliora la comunicazione tra i reparti, aumentando la produttività complessiva dell’azienda.
4. Motivazione dei dipendenti
Una struttura ben definita può anche servire da tabella di marcia per le promozioni interne, consentendo alle aziende di sviluppare eccellenti percorsi di crescita per i dipendenti entry-level.
Ad esempio, un assistente di marketing entry-level può diventare esperto di marketing, social media marketer, supervisore del marketing digitale, marketing manager e, infine, direttore del marketing. Vedere la struttura dell’organizzazione in questo modo può essere un ottimo motivatore per i dipendenti che vogliono sapere di poter sviluppare la propria carriera all’interno dell’azienda.
Differenze tra struttura organizzativa e organigramma
In superficie, gli organigrammi e le strutture organizzative possono sembrare molto simili. Tuttavia, presentano differenze significative. Di seguito sono riportate alcune delle principali differenze tra loro:
- Una struttura organizzativa è un piano che definisce i ruoli, i collegamenti e il flusso di informazioni all’interno di un’organizzazione. Un organigramma, invece, visualizza questa struttura.
- Le aziende progettano le loro strutture organizzative in base ai vari dipartimenti funzionali dell’azienda, ad esempio Finanza, Marketing, Vendite, ecc. Al contrario, un organigramma è concepito in base alle persone all’interno dell’azienda e ai loro titoli.
- La struttura organizzativa definisce gli obiettivi, le responsabilità e gli indicatori chiave di prestazione (KPI) per ogni gruppo funzionale e per ogni mansione all’interno dell’azienda. Al contrario, un organigramma mostra il titolo di ogni persona e può contenere le informazioni richieste dalle risorse umane, come la descrizione delle mansioni, le informazioni di contatto, ecc.
- Una volta definita, la struttura di un’organizzazione non cambia, a meno che l’azienda non intraprenda una nuova iniziativa per aumentare la scala o cambiare la propria strategia. Tuttavia, gli organigrammi diventano obsoleti molto rapidamente. Le persone entrano ed escono dalle aziende con una certa frequenza, il che rende un organigramma obsoleto quasi subito dopo la sua creazione.
Per saperne di più: Vantaggi degli organigrammi
Nota finale
Le strutture organizzative e gli organigrammi sono simili, in quanto gli organigrammi sono una rappresentazione grafica della struttura. Tuttavia, la struttura rimane in vigore, anche se l’organigramma diventa obsoleto in seguito a promozioni o dimissioni. Avere una struttura organizzativa ben definita è la chiave per portare a termine con successo una nuova iniziativa.
