Una matrice RACI è un metodo semplice per definire e documentare i ruoli e le responsabilità del progetto. Utilizzarne uno aumenterà notevolmente le possibilità di successo del progetto. Il RACI è stato introdotto per la prima volta negli anni ’50 con il nome di “Decision Rights Matrix”. È l’unico strumento di gestione dei progetti che tiene conto dei ruoli e delle persone. Le varianti di RACI comprendono RASCI, ARCI e DACI. In questo articolo si parlerà della matrice RACI, dei suoi obiettivi, dei vantaggi e degli svantaggi.
Che cos’è una matrice RACI?
Una matrice RACI, nota anche come diagramma RACI o diagramma RACI, è definita come uno strumento organizzativo e di gestione del progetto che aiuta a definire e chiarire i ruoli e le responsabilità per i compiti, le attività o i deliverable all’interno di un progetto o di un processo aziendale. Il termine “RACI” è l’acronimo di Responsible, Accountable, Consulted e Informed, ovvero quattro ruoli chiave che individui o gruppi possono svolgere in un determinato compito.
Ecco la ripartizione di ciascun ruolo in una matrice RACI:
- Responsabile
Le persone che lavorano sono responsabili. Sono le persone che devono portare a termine un compito o prendere una decisione. Più persone possono essere corresponsabili.
- Responsabile
Un individuo deve firmare o approvare il completamento del compito, dell’obiettivo o della decisione. Quella persona è responsabile. Si noti, tuttavia, che non più di una persona può essere responsabile, il che significa che la responsabilità si ferma qui.
- Consultato
C’è sempre una persona che deve dare il suo contributo prima che il lavoro possa essere fatto e firmato. Questa persona viene consultata. Si tratta di partecipanti attivi che sono nel giro.
- Informato
Gli aggiornamenti sui progressi o sulle decisioni vengono trasmessi agli informati. Queste persone non vengono formalmente consultate. Contribuiscono solo direttamente al compito o alla decisione. Per creare una matrice RACI, è essenziale identificare tutti i compiti coinvolti nella realizzazione del progetto. Elencate questi compiti sul lato sinistro del diagramma nell’ordine in cui devono essere completati.
- Gli stakeholder
Quindi, individuate tutti gli stakeholder del progetto ed elencate i loro nomi nella parte superiore del grafico. Dopo di che, riempire le celle del modello e sapere chi è responsabile, responsabile, consultato e informato. Dopo aver fatto tutte queste operazioni, il passo finale nella creazione della matrice RACI è quello di condividerla con gli stakeholder, risolvere eventuali conflitti o ambiguità e ottenere un accordo.
Per ogni stakeholder, ponete queste tre domande:
- Uno stakeholder ha molti progetti assegnati a lui?
- Lo stakeholder deve partecipare a molte delle attività?
- Si può cambiare Responsabile in Consulente o viceversa?
- Ogni stakeholder è d’accordo con il ruolo che gli è stato assegnato?
Questo dovrebbe essere incluso nella carta del progetto e nella documentazione quando si raggiunge tale accordo.
Creazione di una matrice RACI
Ecco i passaggi fondamentali che vi saranno utili per creare una matrice RACI:
1. Individuare i ruoli del progetto
Selezionate tutti coloro che devono essere coinvolti nel progetto. Potrebbe trattarsi di un membro del team che lavora sulle attività o di uno stakeholder che ha bisogno di essere aggiornato sui progressi. Tradizionalmente, si definiscono i titoli dei ruoli nella parte superiore della matrice. Alcuni preferiscono usare i ruoli se una singola persona ricopre diversi ruoli in altri casi. Tuttavia, è opportuno specificare il nome della persona se più persone ricoprono ruoli simili, oppure, a volte, può risultare più accessibile.
2. Identificare i compiti e le consegne
Elencate tutti i compiti e i risultati che devono essere raggiunti nel progetto. Collocate tutti questi compiti nella colonna all’estrema sinistra del vostro grafico. In realtà, il grafico può contenere tutti i compiti che volete, ma cercate di evitare di essere troppo dettagliati per mantenere il grafico il più semplice possibile da leggere.
3. Assegna un RACI a ogni attività
Considerate ogni compito sulla vostra tabella e assegnate una persona o un ruolo che ne sia responsabile e che ne risponda.
Ogni compito dovrebbe essere affidato a un solo ruolo/persona, anche se non deve essere la stessa persona a rispondere per ogni compito. Inoltre, decidete chi deve essere consultato o informato durante il processo e dopo aver completato i compiti o i risultati.
4. Condividi la matrice con il tuo team
Discutete con il vostro team. Condividete la matrice con il vostro team. Spiegare e far conoscere a tutti i ruoli e le responsabilità. Richiedere un feedback per risolvere eventuali conflitti o ambiguità tra i compiti o i ruoli assegnati.
5. Condividere la matrice con gli stakeholder
Una volta che il vostro team ha approvato la matrice, condividetela con tutti gli stakeholder più importanti. Assicuratevi l’approvazione degli stakeholder e decidete con chi comunicare o consultare durante il progetto. Questo aiuta a gestire le aspettative per il futuro ed elimina la confusione.
Per saperne di più: Che cos’è la Matrice Eisenhower?
Regole della matrice RACI
Se vi attenete ad alcune linee guida di base, lavorare con un diagramma RACI sarà meno fastidioso. Una volta terminato il diagramma RACI, è necessario rivederlo per verificare che soddisfi i seguenti criteri:
- Avere almeno un responsabile per ogni compito.
- Assicuratevi che tutte le persone rappresentate nel vostro diagramma RACI siano consapevoli, abbiano riconosciuto e accettato i ruoli e le responsabilità che avete delineato. Soprattutto, dovete assicurarvi che la vostra matrice chiarisca ogni ulteriore confusione sul progetto.
- Prestate attenzione alle responsabilità, ai risultati e alle decisioni delineate nella matrice RACI. Non affidate compiti troppo generici o amministrativi, come la partecipazione alle riunioni del team o la stesura di rapporti sullo stato di avanzamento dei lavori.
- A ogni compito è assegnato un unico (e solo uno) responsabile per facilitare un processo decisionale non ambiguo.
- Nessun membro del team è sovraccaricato da un numero eccessivo di compiti di responsabilità.
- Ogni individuo del team contribuisce al completamento di ogni compito.
- Assicuratevi di avere un metodo semplice e non invasivo per tenere informati i consultati e i ruoli informativi della vostra matrice, se avete molti di questi ruoli. Potrebbe essere semplice garantire che tutti abbiano accesso al piano del progetto, in modo da poter tenere traccia dei progressi compiuti nel corso del tempo. È un’opzione eccellente per coinvolgere persone esterne all’organizzazione.
11 Vantaggi della matrice RACI
Una matrice RACI, nota anche come matrice di assegnazione delle responsabilità, è uno strumento prezioso nella gestione dei progetti e nella pianificazione organizzativa. Aiuta a definire e comunicare i ruoli e le responsabilità dei membri del team in un progetto o in un processo. I vantaggi dell’utilizzo di una matrice RACI includono:
1. Chiarezza e comunicazione: Fornisce una rappresentazione chiara e visiva di chi è responsabile, responsabile, consultato e informato per ogni compito o attività. La trasparenza fornita dalla matrice RACI contribuisce a ridurre l’incertezza e le interpretazioni errate.
2. Definizione dei ruoli: Assicura che tutti i soggetti coinvolti in un progetto o in un processo comprendano il loro ruolo specifico e ciò che ci si aspetta da loro. Questo può migliorare la responsabilità e le prestazioni.
3. Delega dei compiti: La matrice aiuta a delegare i compiti, rendendo più facile l’assegnazione delle responsabilità e la verifica dei progressi. I membri del team sanno di cosa devono rispondere e quindi è più probabile che i compiti vengano portati a termine in tempo.
4. Gestione del tempo e delle risorse: Definendo chiaramente ruoli e responsabilità, la matrice RACI aiuta i team ad allocare il proprio tempo e le proprie risorse in modo più efficiente. In questo modo si riduce il rischio di duplicare gli sforzi o di trascurare le attività più importanti.
5. Processo decisionale: Aiuta a specificare chi deve essere consultato o informato per ogni compito. Questo è particolarmente importante per i processi decisionali, per garantire che le persone giuste siano coinvolte nelle scelte critiche.
6. Risoluzione dei conflitti: Quando sorgono disaccordi o conflitti all’interno di un progetto o di un processo, la matrice RACI può servire come riferimento per determinare chi ha l’autorità decisionale finale. Questo può aiutare a risolvere le controversie in modo più efficiente.
7. Allineamento con gli obiettivi: La matrice RACI può essere utilizzata per garantire che ogni compito e attività sia allineato con gli obiettivi del progetto o dell’organizzazione, aiutando a mantenere la concentrazione e a raggiungere gli obiettivi.
8. Onboarding e formazione: È uno strumento prezioso per l’inserimento dei nuovi membri del team o dei dipendenti, in quanto delinea chiaramente i loro ruoli e le loro responsabilità. Inoltre, ha applicazioni per la formazione e lo sviluppo.
9. Mitigazione del rischio: La definizione delle responsabilità riduce il rischio che i compiti vengano trascurati o trascurati, con conseguenti ritardi o fallimenti del progetto.
10. Miglioramento della collaborazione: La matrice RACI incoraggia la collaborazione, indicando chi deve essere consultato o informato. Promuove un senso di lavoro di squadra e di cooperazione tra i membri del team.
11. Miglioramento del processo: Nel corso del tempo, con l’avanzamento dei progetti e l’evoluzione dei processi, la matrice RACI può essere aggiornata per riflettere i cambiamenti nei ruoli e nelle responsabilità. Questo supporta gli sforzi di miglioramento dei processi in corso.
In sintesi, la matrice RACI è uno strumento utile per migliorare la gestione dei progetti e i processi organizzativi. Favorisce una comunicazione chiara, la responsabilità e l’allocazione efficiente delle risorse, contribuendo in ultima analisi al successo dei progetti e al miglioramento del lavoro di squadra.
Vantaggi di una matrice RACI
La creazione di una matrice RACI prima di iniziare un progetto presenta diversi vantaggi. I vantaggi della matrice RACI comprendono:
- Comunicazione semplificata: Con la matrice RACI è possibile semplificare la comunicazione e coinvolgere le persone appropriate al momento giusto. Ciò può contribuire ad accelerare e semplificare il processo decisionale.
- Il contributo delle parti interessate è ottimizzato: Come? Distinguendo tra stakeholder chiave a cui si deve chiedere un contributo e stakeholder chiave che devono essere informati, si riduce la probabilità di ritardi nel feedback. Potete assicurarvi che solo coloro che devono essere informati siano tenuti al corrente.
- Facilitare la delega: La creazione della matrice RACI in anticipo definisce i ruoli di ciascuno. Esiste anche una persona chiaramente definita responsabile del progetto a cui gli altri possono rivolgersi per consigli, domande o feedback.
- Le aspettative sono chiare: non c’è confusione perché tutti i partecipanti al progetto sanno chi è responsabile del completamento di ogni compito. Inoltre, aiuta le principali parti interessate a comprendere i rispettivi ruoli.
Svantaggi di una matrice RACI
- Non è facile definire tutte le relazioni tra i partecipanti al progetto.
Il diagramma di responsabilità a matrice non descrive le interazioni delle persone in un progetto.
- Questa tabella serve solo come aiuto meccanico.
Questo diagramma è solo uno strumento meccanico per determinare le responsabilità; non definisce chiaramente le relazioni tra i partecipanti al progetto. La relazione autorità-responsabilità è definita in termini generali. Non è facile esprimere la portata e lo stato di una relazione.
- I vincoli imposti dal cliente possono limitarne l’utilità.
Per saperne di più: Cos’è la Matrice di Ansoff?
Quanto deve essere dettagliato un diagramma RACI?
A volte si può essere tentati di rendere il proprio Quadro RACi il più dettagliato possibile. Tuttavia, secondo le migliori pratiche del settore raccomandate dal Project Management Institute, il diagramma RACI ideale dovrebbe essere composto da 8-10 attività di progetto. In questo modo il progetto viene suddiviso in parti gestibili. Ecco alcuni approcci diversi che si possono adottare:
- Non bisogna sbagliare a elencare tutte le persone che saranno coinvolte, perché il diagramma RACI consente di organizzare le persone in gruppi o reparti. Si dovrebbe invece elencare un reparto o un gruppo. Chi è responsabile dei contatti con i clienti? Marketing.
- Se una tabella di alto livello fornisce una divisione generale del lavoro per reparto, è necessario creare tabelle RACI più specifiche per le singole attività richieste. In questa particolare illustrazione, il RACI denominato “Contattare i clienti” potrebbe essere scomposto in un insieme più granulare di otto-dieci attività che coinvolgono un diverso gruppo di persone.
- Un’impresa complicata può anche essere ridotta in pezzi gestibili dividendola in periodi distinti. Ad esempio, create una tabella RACI per il lavoro che deve essere completato nelle prossime due o tre settimane. Una volta terminata questa fase, passate al gruppo successivo di cose da fare e ripetete il primo passo.
Ricordiamo che la scienza cognitiva ha dimostrato che anche gli esseri umani più intelligenti sono in grado di tenere in mente solo 5-7 cose contemporaneamente. Per questo motivo, dobbiamo assicurarci che le nostre tabelle RACI siano abbastanza facili da ricordare.
Per saperne di più: Matrice RACI vs Modello ARPA
