Che cos’è la Matrice Eisenhower? Definizione, origine, metodo, casi d’uso, esempi e altro ancora

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Il 34° Presidente degli Stati Uniti, Dwight D. Eisenhower, pronunciò un discorso nel 1954, dicendo: “Aveva due tipi di problemi, quelli urgenti e quelli importanti. Inoltre, ha scoperto che l’urgente non è importante e che l’importante non è mai urgente. Come esseri umani, ci sono sempre compiti da svolgere e il modo migliore per assicurarsi che vengano svolti correttamente e che diano i giusti risultati è quello di stabilire delle priorità. La Matrice di Eisenhower è uno strumento di definizione delle priorità per portare a termine con successo i compiti e gestire efficacemente il tempo. A questo proposito, ecco una guida sulla Matrice di Eisenhower.

Che cos’è la Matrice Eisenhower?

The Eisenhower Matrix, also known as the Eisenhower Box or Urgent-Important Matrix, is defined as a pivotal time management and productivity tool, designed to empower individuals in efficiently prioritizing tasks. This strategic framework categorizes tasks into four distinct quadrants—Do First, Schedule, Delegate, and Eliminate/Do Last—based on their urgency and importance.

Key Benefits:

1. Efficient Task Prioritization: Seamlessly organize your workload by identifying tasks demanding immediate attention, those suitable for scheduling, items fit for delegation, and tasks that can be postponed or eliminated.

2. Bias Correction: The Eisenhower Matrix addresses the prevalent bias towards time-sensitive tasks by emphasizing both urgency and importance. This shift promotes a more balanced and impactful approach to task management.

Why Choose the Eisenhower Matrix:
In contrast to traditional prioritization methods, the Eisenhower Matrix ensures a comprehensive approach. It allows individuals to focus not only on urgent tasks but also on those contributing significantly to long-term goals.

Mastering Productivity:
Unlock the full potential of your productivity by adopting the Eisenhower Matrix. Learn how to navigate the complexities of task management, prioritize effectively, and achieve optimal results in both professional and personal endeavors.

By implementing the Eisenhower Matrix, individuals gain a competitive edge in managing their time, making informed decisions, and maximizing their overall efficiency.

L’origine della matrice di Eisenhower

La Matrice di Eisenhower è stata inventata da Dwight D. Eisenhower, il 34° Presidente degli Stati Uniti, in carica dal 1953 al 1961. Nel 1961, Dwight si rivolse alla Century Association con un discorso su come nessuno possa definire con precisione la differenza tra lungo e breve termine, tranne chi ha bisogno di tale definizione. Ha proseguito parlando di come, di fronte a una crisi, le persone siano quasi costrette a dedicare la loro attenzione al presente più urgente piuttosto che al futuro più importante. Questo e molti altri, come quello citato in precedenza, erano i suoi modi per sottolineare come l’urgenza e l’importanza dei compiti influenzino la necessità di stabilire delle priorità.

Dwight aveva sempre preso decisioni difficili e cruciali a causa di tutte le attività che gestiva. Prima di diventare Presidente degli Stati Uniti, è stato generale dell’esercito americano. Durante la Seconda Guerra Mondiale, Dwight fu un generale a cinque stelle che divenne Comandante Supremo delle Forze Alleate. È diventato anche il primo comandante supremo della NATO. Tutte queste responsabilità lo hanno portato a inventare l’iconica Matrice di Eisenhower a livello mondiale. Ha spiegato come il quadro di riferimento per la definizione delle priorità combatta l’effetto “mera urgenza”, elimini i perditempo e crei più spazio mentale per progredire verso gli obiettivi prefissati. Stephen Covey, autore di fama, ha reso popolare questo fenomeno nel suo libro “Le 7 abitudini delle persone altamente efficaci”.

Come funziona il metodo Eisenhower

Il Metodo Eisenhower si basa sul concetto di urgenza-importanza. Matrix si concentra su questo concetto per ordinare e dare priorità ai compiti. I due fattori da considerare prima di utilizzare questo metodo sono:

1. Urgenza: Si tratta della sensibilità temporale di un compito. Si riferisce a come i lavori richiedano un’attenzione immediata e, se non concessi, siano seguiti da conseguenze specifiche. Un compito urgente ha sempre una scadenza, ma potrebbe non dare grandi risultati.

2. Importanza: Si tratta del valore di un compito. Si riferisce ai contributi di tali progetti agli obiettivi più ampi o a lungo termine. Un incarico importante non ha la stessa tempistica di uno urgente, ma è fondamentale per gli obiettivi a lungo termine. Un compito importante richiede una pianificazione meticolosa per garantire che dia frutti più significativi.

La Matrice di Eisenhower ha quattro quadranti che rappresentano i livelli di urgenza e importanza dei progetti. Questi quadranti sono etichettati da 1 a 4 e sono denominati “Fare prima, Programmare, Delegare ed Eliminare”. In base al concetto di urgenza-importanza, bisogna svolgere i compiti che rientrano nel quadrante 1, programmare quelli del quadrante 2, delegare quelli del quadrante 3 ed eliminare quelli del quadrante 4.

Suddivisione dei quadranti della matrice Urgente-Importante

I quadranti della matrice Urgente-Importante sono i seguenti:

Quadrante 1- Fare prima

Comprende compiti urgenti e importanti, che vengono svolti immediatamente. Questi progetti hanno la massima priorità e la loro mancata realizzazione entro i termini stabiliti comporterà delle conseguenze. Inoltre, le conseguenze dell’esecuzione di questi compiti con scarsi risultati sono significative. Un esempio di compito del quadrante 1 è la presentazione di un rapporto di lavoro richiesto in una riunione cruciale.

Quadrante 2- Programma

I lavori del secondo quadrante possono non avere scadenze definite o sensibili al tempo; tuttavia, la loro esecuzione è fondamentale per gli obiettivi a lungo termine. Comprende progetti importanti ma non urgenti; pertanto, è meglio programmarli. La loro priorità è successiva a quella dei compiti del primo quadrante. Un esempio di compito del quadrante 2 è la partecipazione a una conferenza di networking professionale. Una gestione efficace dei lavori del secondo quadrante alleggerirà il peso dei compiti del primo quadrante.

Quadrante 3- Delegato

Le mansioni del quadrante 3 sono solitamente chiamate “mansioni impegnative”, in quanto possono essere delegate senza problemi significativi. Comprende compiti urgenti e poco importanti, che contribuiscono meno agli obiettivi a lungo termine. Questi compiti sono delegati ad altri, poiché sono sensibili al tempo; tuttavia, non sono molto significativi nel lungo periodo. Un esempio di questo tipo di lavoro è il completamento di compiti amministrativi. Per tali progetti, valutate a discrezione il livello di urgenza e di importanza.

Quadrante 4 – Eliminare o fare per ultimo

Comprende attività che non sono né urgenti né importanti, quindi è meglio eliminarle se non aggiungono nulla agli obiettivi a lungo termine. Se aggiungono valore, anche se questo è quasi insignificante, possono essere fatti per ultimi. Questi progetti hanno la priorità minore e di solito non sono necessari. Un esempio di compito del quadrante 4 è l’organizzazione dei file.

Per saperne di più: Come si usa la Matrice di Eisenhower ogni giorno?

Casi di utilizzo della matrice Eisenhower

L’uso della Matrice di Eisenhower può non sembrare fattibile finché non viene spiegato nella pratica. Ecco un caso di studio che illustra l’applicazione di questo metodo;

Se, per un giorno, un lavoratore deve svolgere i seguenti compiti:

• Presentare la relazione del team durante la riunione del team.

• Completare una valutazione delle prestazioni dei dipendenti.

• Revisione di un documento essenziale per il team manager.

• Organizzare i file nella libreria del team.

• Chiacchierate su Instagram personale.

• Organizzare e programmare le attività del team.

• Smistare la posta indesiderata.

• Presentare le tasse.

• Completare le attività amministrative.

• Definire gli obiettivi del terzo trimestre.

• Iscrivetevi a un evento come volontari.

• Organizzare riunioni di squadra settimanali.

• Incontro con il responsabile del team logistico.

• Completare le pratiche burocratiche.

• Partecipate a un evento di networking professionale.

Il lavoratore farà un elenco di cose da fare e assegnerà questi compiti in base all’urgenza e all’importanza ai rispettivi quadranti.

L’elenco delle cose da fare che ne risulterebbe sarebbe il seguente:

Primo Quadrante – Fare prima

1. Revisione di un documento essenziale per il team manager.
2. Presentare la relazione del team durante la riunione del team.
3. Definire gli obiettivi del terzo trimestre.
4. Presentare le tasse.

Secondo Quadrante – Programma

1. Completare una valutazione delle prestazioni dei dipendenti.
2. Partecipate a un evento di networking professionale.
3. Iscrivetevi a un evento come volontari.
4. Organizzare riunioni settimanali del team o workshop virtuali.

Terzo Quadrante – Delegato

1. Completare le attività amministrative.
2. Completare le pratiche burocratiche.
3. Organizzare e programmare le attività del team.
4. Organizzare i file nella libreria del team.
5. Incontro con il responsabile del team logistico.

Quarto quadrante – Eliminare o fare per ultimo

1. Chiacchierate su Instagram personale.
2. Smistare la posta indesiderata.

Altri casi in cui viene applicato questo metodo sono:

• Si sta programmando quando iniziare l’attività in palestra. Rivedere i documenti essenziali per il proprio manager entro un termine stabilito.

• Delegare una persona idonea per un compito che qualcuno vi ha chiesto di svolgere per suo conto. Per questo motivo, è meglio indirizzare la persona alla persona originaria che necessita di una controfigura.

• Scoprire e porre fine a cattive abitudini come il gioco d’azzardo e il controllo dei social media al lavoro. Queste cattive abitudini possono ridurre la produttività delle attività del primo e del secondo quadrante.

Practical Examples of the Eisenhower Matrix

In the quest for effective time management, the Eisenhower Matrix stands as a beacon of productivity. By categorizing your tasks into four distinct quadrants, you gain a strategic edge in allocating your time and energy wisely. Explore below for actionable examples that will empower you to leverage the Eisenhower Matrix for optimal productivity.

1. Urgent and Important:

• Rispetto di una scadenza critica che garantisce il successo del progetto.

• Gestire un’emergenza improvvisa con precisione e professionalità.

• Risolvere tempestivamente una crisi di salute personale per mantenere il benessere generale.

2. Important but Not Urgent:

• Creare una strategia aziendale a lungo termine che apra la strada a un successo sostenibile.

• Investire nella formazione continua o nello sviluppo delle competenze per rimanere all’avanguardia nel proprio settore.

• Dare priorità all’esercizio fisico regolare come base per il mantenimento di una salute ottimale.

3. Urgent but Not Important:

• Gestione efficiente di e-mail o telefonate non critiche senza sacrificare la concentrazione.

• Partecipare solo alle riunioni essenziali che contribuiscono direttamente ai vostri obiettivi.

• Delegare le attività amministrative minori, liberando tempo prezioso per le priorità più importanti.

4. Not Urgent and Not Important:

• Evitare di navigare senza pensieri sui social media, recuperando tempo prezioso.

• Scegliere di guardare la TV in modo mirato, evitando una visione eccessiva e improduttiva.

• Bilanciare gli hobby per garantire che contribuiscano positivamente alla crescita personale.

The Eisenhower Matrix emerges as an invaluable ally in the realm of time management. It guides you towards tasks aligned with your long-term goals and values, ensuring you move beyond the chaos of reacting to urgent but less significant demands on your time.

Incorporating the Eisenhower Matrix into your daily routine can transform your approach to time management. Embrace these examples as a starting point for cultivating a more focused, strategic, and ultimately, more productive life.

Evitare la “trappola dell’urgenza”.

La trappola dell’urgenza, nota anche come “effetto mera-urgenza”, è un fenomeno che si riferisce alla pessima gestione del tempo e alla definizione delle priorità. Uno studio del Journal of Consumer Research ha esaminato il modo in cui le persone danno priorità a compiti di importanza e urgenza diverse. In questo studio sono stati condotti cinque diversi esperimenti con un metodo di osservazione e si è scoperto un curioso schema. Lo schema ha mostrato che la maggior parte delle persone presta attenzione ai compiti sensibili al tempo rispetto a quelli meno urgenti, anche se i compiti meno critici danno ricompense più significative. In parole povere, lo studio ha dimostrato che le persone sono più propense a dare priorità ai progetti con scadenze rispetto a quelli senza, indipendentemente dai benefici a lungo termine.

Questo modello è più evidente in coloro che si descrivono come “occupati”. Lo studio ha poi dimostrato che queste persone “impegnate” erano più propense a lavorare su progetti urgenti con benefici inferiori. Questo perché si sono fissati sulla durata del progetto piuttosto che sui benefici a lungo termine. Dal punto di vista psicologico, questa ipotesi è corroborata dall’osservazione che le persone che sembrano limitate dal tempo danno priorità a compiti che le tengono concentrate sull’orologio. Questo ha dimostrato di ridurre la produttività e l’efficacia degli obiettivi a lungo termine.

Tuttavia, quando i partecipanti hanno preso in considerazione le azioni risultanti dalle loro scelte, lo studio ha dimostrato che molto probabilmente hanno considerato i compiti importanti rispetto a quelli urgenti. I risultati dello studio riassumono che se si considerano i benefici a lungo termine dei progetti prima di selezionare quelli urgenti, le persone possono concentrarsi su quelli che contano. Possono anche eliminare le distrazioni urgenti che possono ostacolare la produttività, l’efficienza e i benefici a lungo termine.

È qui che si applica la Matrice di Eisenhower, che può aiutare le persone a evitare la trappola dell’urgenza. Come semplice strumento di gestione del tempo, il metodo consente di considerare i benefici a lungo termine dei progetti prima di selezionare quelli urgenti. Le attività quotidiane delle persone sono ben pianificate e lavorano meglio per produrre valore per gli obiettivi a lungo termine. In questo modo, diventano efficaci e produttivi mentre svolgono questi compiti in ordine di urgenza e importanza.

Per saperne di più: Alternative alla Matrice Eisenhower

Come la matrice di Eisenhower si applica al principio di Pareto

Uno dei principi più famosi utilizzati è il Principio di Pareto per quanto riguarda la produttività personale. La Matrice di Eisenhower si applica al Principio di Pareto, noto anche come regola dell’80/20. La regola dell’80/20 afferma che il 20% dello sforzo di una persona produce un risultato dell’80%. La stessa regola si applica alle misure organizzative e ai risultati, agli investimenti e ai profitti.

La Matrice Urgente-Importante si applica al Principio di Pareto, in quanto aiuta le persone a identificare e determinare le attività su cui i loro sforzi del 20% avrebbero un impatto maggiore per ottenere risultati dell’80%. Con il Metodo Eisenhower, le persone possono evitare di sprecare l’80% degli sforzi di minore impatto. Questo metodo non indica direttamente il 20% del lavoro su cui concentrarsi, ma fornisce indicazioni sui compiti che costituiscono tale 20%. In questo modo si possono ottenere risultati più significativi.

Limiti del metodo Eisenhower

Sebbene questo metodo sia un ottimo strumento di gestione del tempo e di definizione delle priorità, non prende in considerazione alcuni punti salienti. Questi punti includono:

• La disponibilità di risorse, i livelli di impegno e la complessità dei compiti possono influenzare la capacità di portare a termine questi compiti nonostante i loro livelli di urgenza e importanza.

• Lo strumento è più efficace su pochi compiti per quadrante. Un numero maggiore di lavori può richiedere un’ulteriore definizione delle priorità all’interno di ciascun quadrante. Se si ha un lavoro voluminoso, la compilazione della Matrice può diventare un compito a sé stante, che ha una priorità minore e richiede più tempo.

• Se questo metodo è adatto a chi ricopre posizioni manageriali, ha un valore limitato per chi non è in grado di delegare compiti o di svolgere le proprie attività in modo indipendente. Senza di essa, si ha una minore indicazione di ciò che è urgente-importante e di ciò che è urgente-non importante. Ciò è dovuto all’opzione di delega nel terzo quadrante.

• Anche i cambiamenti di orario rendono questo metodo inefficace. Gli utenti potrebbero non essere in grado di stabilire le priorità dei progetti e finire per lavorare come delegati per le attività del terzo quadrante di qualcun altro.

Conclusione

La Matrice di Eisenhower è uno strumento di definizione delle priorità per portare a termine con successo i compiti. Con questo strumento di gestione del tempo, tutti possono migliorare la propria produttività e ottenere risultati migliori dalle proprie attività. In questa guida abbiamo parlato di Matrix, della sua nascita e del suo funzionamento. Abbiamo anche esaminato come si usa, come si usa per evitare la trappola dell’urgenza, i suoi limiti e la sua applicazione al Principio di Pareto.