È necessario sapere come utilizzare la Matrice di Eisenhower come strumento di priorità dei compiti. Senza dubbio, la definizione delle priorità è un modo per ottenere di più in meno tempo e l’uso quotidiano della Matrice di Eisenhower vi aiuterà a farlo. È possibile classificare tutte le attività come urgenti o critiche. Anche se non tutte le cose importanti sono urgenti e non tutte le cose urgenti sono importanti. Di conseguenza, dovete occuparvi di questi compiti con urgenza e importanza.
L’applicazione della Matrice di Eisenhower vi aiuterà a prosperare in tutti gli aspetti della vostra vita, compresi gli affari, la carriera e la vita personale. Sì, diventerete più produttivi quando riuscirete a impiegare efficacemente il vostro tempo in attività produttive e a evitare quelle che vi faranno perdere tempo e prosciugare le vostre energie. Poiché il tempo è la moneta della vita e l’unico bene che condividiamo in egual misura a livello globale, quanto più produttivo ed efficace è il suo utilizzo, tanto migliore sarà la vostra vita. Non è la quantità, ma la qualità del tempo trascorso a determinare la produttività.
La rappresentazione della Matrice Eisenhower
La matrice di Eisenhower è una scatola a quattro quadranti classificati in un’ala importante (sinistra) e in un’ala urgente (destra). I quadranti sono rappresentati come segue:
- Il primo quadrante si trova nell’ala superiore sinistra del quadrante. Viene utilizzato solo per documentare le attività urgenti e importanti.
- Il secondo quadrante è rappresentato nell’ala superiore destra del quadrante. Si usa per documentare i compiti importanti, cioè importanti e non urgenti.
- Il terzo quadrante si trova nell’ala inferiore sinistra del quadrante. Questo riquadro viene utilizzato per annotare le attività urgenti ma non importanti.
- Il quarto quadrante si trova nell’ala inferiore destra del quadrante. Questo riquadro viene utilizzato per annotare le attività che non sono né importanti né urgenti.
Come si usa efficacemente la Matrice di Eisenhower ogni giorno?
Senza dubbio, la matrice di Eisenhower è uno dei migliori strumenti di definizione delle priorità. L’efficienza di questo strumento dipende dall’efficacia con cui lo si utilizza. La matrice è composta da quattro quadranti, che rappresentano i compiti in base al livello di importanza e di urgenza. Per utilizzare la Matrice di Eisenhower, rappresentate ogni quadrante da uno a quattro con le seguenti semplici etichette: Fare, Decidere, Delegare e Cancellare, rispettivamente. Di seguito sono riportate le implicazioni di questi tag:
Significa che le attività del primo quadrante sono da fare perché sono sia urgenti che importanti, e che bisogna dare loro una priorità. Poiché compiti di questo tipo sono fondamentali per la vostra vita, la vostra attività e la vostra carriera, dovete fornirli prima di tutti gli altri. Ad esempio, se dovete rispettare una scadenza per la presentazione di una proposta urgente e critica per i vostri progressi, dovete mettere da parte tutti gli altri compiti per concentrarvi. Le attività del secondo quadrante sono aperte a una decisione, il che significa che vengono pianificate in base all’importanza. Si tratta di compiti a cui non vi dedicherete immediatamente, ma deciderete quale svolgere in base alle vostre decisioni. Poiché non sono urgenti, è possibile programmare (anziché procrastinare) un momento per lavorarci più tardi.
Inoltre, il terzo quadrante è dedicato alle attività che non devono essere completate da voi, il che significa che potete delegarle ad altri per ottenere la massima produttività. Questi compiti non fanno sempre parte dei vostri piani giornalieri; possono comparire nel bel mezzo di un’altra attività. Ad esempio, il ronzio dell’app di messaggistica, le e-mail contrassegnate come urgenti e così via. Inoltre, dovreste eliminare i compiti del quarto quadrante perché non sono né essenziali né urgenti; vi faranno perdere tempo e prosciugheranno le vostre energie. In questo quadrante si trovano i compiti svolti nel tempo libero piuttosto che nel tempo produttivo. Alcuni esempi sono i giochi, la navigazione in Internet e l’utilizzo dei social media.
Per saperne di più: Che cos’è la Matrice Eisenhower?
Conclusione
Dare priorità e dedicare tempo ai compiti li rende più facili da portare a termine e aiuta a progredire in gruppo o individualmente. Questi sono gli elementi fondamentali da tenere a mente se si vuole ottenere il massimo da questo strumento di definizione delle priorità, la matrice di Eisenhower. Inoltre, i principi sopra menzionati sono universalmente applicabili, il che significa che potete applicarli ai vostri progetti aziendali, di gruppo e individuali. Di conseguenza, l’uso della matrice di Eisenhower dovrebbe far parte della vostra routine quotidiana perché aumenta la produttività.
