Il Metodo Eisenhower è uno strumento di definizione delle priorità e di gestione del tempo che consiste nel collocare i compiti in quadranti in base alla loro urgenza e importanza. Sebbene questo strumento sia innovativo ed efficiente, esistono alternative alla sua creazione. Queste alternative trasmettono lo stesso messaggio di assegnazione di priorità ai compiti e di gestione efficace del tempo, ma sono attuate in modo diverso. Le due alternative più efficaci alla Matrice Eisenhower sono:
Matrice delle priorità di azione
È simile al Metodo Eisenhower; tuttavia, a differenza di quest’ultimo, che ha come base l’urgenza e l’importanza, Priorità d’azione ha un concetto di impatto e sforzo. Si concentra sul valore di un compito piuttosto che sulla sua difficoltà o facilità. Questa matrice è inoltre suddivisa in quattro quadranti nel modo seguente:
- Quadrante uno – Alto impatto – Basso sforzo
Le attività in questo quadrante hanno il massimo valore e sono facili da realizzare. Sono noti come compiti a punti rapidi.
- Quadrante due – Alto impatto-alto sforzo
I compiti di questo quadrante sono altrettanto importanti o addirittura più di quelli del primo quadrante. Tuttavia, sono più difficili da realizzare e richiedono più risorse e pianificazione.
- Quadrante tre – Basso impatto – Basso sforzo
Qui le attività non hanno molto valore e sono facili da realizzare. È possibile delegarle.
- Quadrante quattro – Basso impatto-alto sforzo
I compiti in questo caso hanno un valore minimo o nullo, ma richiedono molto tempo e molte risorse. È possibile scartarli o metterli in secondo piano fino a quando non saranno disponibili le risorse.
Matrice Covey
Questa matrice si concentra sul tempo assegnato ai compiti per quadrante. È anche simile al Matrice Eisenhower. Tuttavia, a differenza di Eisenhower, i cui quadranti rappresentano i compiti e il loro livello di urgenza e importanza, i quadranti della matrice di Covey rappresentano il tempo. Ciò significa che più il quadrante è prominente, più tempo viene dedicato ai progetti, il che lo rende una delle alternative efficaci della Matrice di Eisenhower. A questo proposito, i quadranti della Matrice Covey verrebbero preparati come segue:
- Quadrante uno – Urgente-Importante
Data la loro urgenza, questi compiti devono essere svolti immediatamente, ma non devono richiedere molto tempo. In altre parole, si tratta di compiti urgenti e veloci. Molte persone passano troppo tempo qui a causa della “trappola dell’urgenza”. I lavori in questo caso sono fondamentali, ma il loro valore a breve termine è il motivo per cui non si dovrebbe dedicare loro troppo tempo.
- Quadrante due – Non urgente-importante
I compiti in questo caso devono essere programmati e assegnati per la maggior parte del tempo, perché richiedono una pianificazione adeguata e utilizzano più risorse. Qui i lavori hanno di solito un valore a lungo termine e quindi necessitano di tempo sufficiente.
- Quadrante tre – Urgente – Non importante
Le attività in questo caso sono meglio delegate a causa della loro sensibilità al tempo; tuttavia, aggiungono meno valore, quindi non dovreste dedicare il vostro tempo a queste attività.
- Quadrante quattro- Non urgente-non importante
In questo caso, i compiti non sono necessari e dovrebbero essere assegnati in misura minima o nulla. Sono note come distrazioni; quando valutate la vostra giornata o il vostro livello di produttività, ve ne renderete conto.
Dare priorità agli strumenti che sono vantaggiosi in altri modi
Esistono strumenti di prioritizzazione che migliorano la produttività e l’efficienza in diversi modi. Essi comprendono:
- Strumenti di gestione del tempo: Sottolineano il tempo assegnato a compiti specifici per aumentare la produttività.
- Strumenti di gestione dei progetti: Servono a impostare le attività, a svolgerle e a monitorare i progressi di un progetto.
- Strumenti di allocazione delle risorse: Si concentrano sulle risorse necessarie per svolgere i compiti, assegnando a ogni progetto le risorse che gli spettano.
- Strumenti per le milestone di progetto: Si concentrano esclusivamente sull’avanzamento di un progetto in termini di produttività per tempo.
- Strumenti per i piani di emergenza: Si concentrano sulle alternative per progetti specifici, elaborandole e pianificando come salvare la situazione quando si presenta.
- Strumenti di collaborazione: Si concentrano sulla sinergia tra lavoratori o team di progetto. Questi strumenti consentono a più di una persona di accedervi e di lavorarci ovunque e in qualsiasi momento.
- Strumenti di automazione: Si concentrano sulla transizione fluida delle attività, ad esempio la notifica di modifiche al programma o al progetto, per consentire ai lavoratori di concentrarsi su ciò che conta.
Con questi strumenti, una gestione efficace di persone, tempo e risorse produrrà maggiori benefici a lungo termine.
Per saperne di più: Che cos’è la Matrice Eisenhower?
Conclusione
Gli strumenti di gestione del tempo come la Matrice di Eisenhower non sono gli unici strumenti per aumentare l’efficienza e la produttività. La Matrice delle priorità d’azione e la Matrice di Covey sono ottime alternative al Metodo Eisenhower. Anche se le modalità di funzionamento possono essere diverse, l’obiettivo finale è lo stesso. Gli strumenti sopra citati possono farlo a loro modo.
