I team utilizzano un’infinità di strumenti diversi per mappare il proprio spazio di lavoro. Che si tratti di creare organigrammi, piani di progetto o formalizzare la documentazione interna, le organizzazioni di tutto il mondo utilizzano modelli visivi per costruire il loro spazio di lavoro. Tra questi modelli digitali ci sono i diagrammi di flusso. I diagrammi di flusso sono strumenti incredibilmente utili con molte applicazioni diverse e sono molto utili quando si traccia il flusso di lavoro di un team. In questo articolo, illustreremo i vantaggi più significativi dei diagrammi di flusso e accenneremo ad alcune delle sfide che essi devono affrontare. Se volete conoscere le varie applicazioni dei diagrammi di flusso, potete consultare la nostra guida su dieci diversi esempi di diagrammi di flusso.
I diagrammi di flusso spiegati
Un modello di diagramma di flusso è un diagramma che visualizza un insieme lineare di passaggi per definire un processo più ampio. Le diverse fasi del processo sono indicate da forme diverse, collegate da frecce direzionali che guidano l’utente nella giusta direzione.
I diagrammi di flusso tradizionalmente aiutano le persone a prendere decisioni rapide o ad automatizzare una procedura ripetitiva e possono essere utilizzati come ausilio visivo per documentare i flussi di lavoro. I diversi simboli e forme di un diagramma di flusso aiutano a chiarire la direzione, l’azione e i risultati per l’utente.
Grazie alla loro flessibilità e alla capacità di schematizzare flussi di lavoro complessi, i diagrammi di flusso sono presenti in molti tipi di organizzazioni.
Se volete saperne di più sui diagrammi di flusso e su come utilizzarli, potete trovare maggiori informazioni qui.
9 Vantaggi del diagramma di flusso dinamico
L’uso di un diagramma di flusso può aiutare a diagrammare i flussi di lavoro, a creare mappe per l’organizzazione e a comunicare le informazioni con facilità. Anche per le persone che non apprendono visivamente, i diagrammi di flusso possono essere uno strumento estremamente utile per migliorare l’efficienza. Ecco alcuni dei principali vantaggi dei diagrammi di flusso.
Costruisce chiarezza
I diagrammi di flusso sono incredibilmente bravi a prendere una serie complessa di passaggi e a organizzarli in un formato visivamente digeribile. La formattazione delle informazioni in un diagramma di flusso aiuta a fare chiarezza sul processo definito e rende tutto più facile da capire.
In particolare, i diagrammi di flusso creano chiarezza attraverso una visualizzazione semplice e graduale. Organizzando le informazioni su una mappa con frecce direzionali, comandi di azione e un percorso da seguire, chiunque può utilizzare un diagramma di flusso per raggiungere l’obiettivo desiderato.
Chiarire non solo le fasi del processo, ma anche i diversi esiti e i risultati finali è estremamente utile per i team, che possono concentrarsi su un unico obiettivo e trovare il modo migliore per raggiungerlo. I diagrammi di flusso raccolgono queste informazioni in un unico documento, rendendole accessibili e concise. Anche per questo motivo, i sistemi di informazione forniscono un’unica fonte di informazioni e contribuiscono a creare una comprensione comune all’interno dei team.
Aiuta a identificare le fasi specifiche
Uno dei grandi vantaggi di un diagramma di flusso è che, analogamente alla mappa del viaggio del cliente, aiuta a scomporre i processi nelle loro singole fasi. Questo è utile dal punto di vista del team per comprendere ogni fase specifica di un flusso di lavoro o di un’esperienza più ampia. Il processo inizia con un trigger iniziale ed è suddiviso in più fasi individuali che evidenziano il processo di completamento di un’attività. Le fasi sono suddivise e identificate in modo direzionale, il che significa che possono essere seguite in modo lineare per assicurarsi di lavorare nel modo più efficiente possibile.
La scomposizione di questi passaggi può mettere in evidenza cose che potrebbero essere passate inosservate o che sono state raggruppate insieme quando in realtà avrebbero dovuto essere i singoli passaggi. Separare i compiti in fasi distinte aiuta a identificare gli obiettivi specifici associati all’azione e i risultati desiderati di ciascuna fase.
La mappatura dei processi su un diagramma di flusso aiuta a identificare le fasi più importanti del processo e a scoprire cose difficili da scoprire senza un aiuto visivo. In questo modo è possibile identificare i possibili ostacoli e le strategie di ottimizzazione prima ancora che si verifichino.
Delinea un processo complesso
Analogamente all’identificazione di fasi specifiche di un processo, i diagrammi di flusso sono utilizzati principalmente per delineare un processo complesso e renderlo più semplice. Questo non ha tanto a che fare con le fasi specifiche, quanto piuttosto con il loro collegamento.
I diagrammi di flusso si concentrano sulla creazione di un flusso direzionale all’interno di un processo. Le cose partono dal punto A e, attraverso una serie di passi e azioni, finiscono per arrivare al punto B. I diagrammi di flusso servono a rendere questo viaggio semplice, prevedibile e ottimizzato. I diagrammi di flusso prendono un processo apparentemente complesso e lo organizzano in modo da fornire una direzione a ogni singola fase, consentendo alle persone di seguire facilmente il processo fino a un risultato di successo.
La semplificazione dei processi è incredibilmente importante per diversi motivi, ma soprattutto perché consente di comunicare in modo molto più semplice attività complesse. La comunicazione dei compiti tra i team e ai nuovi dipendenti rende la collaborazione tra i team incredibilmente fluida e può avere un effetto sull’efficienza di tutti.
Comunica le idee in modo rapido
Come abbiamo detto sopra, i diagrammi di flusso rendono incredibilmente facile la comunicazione rapida delle idee. Invece di parlare di un intero flusso ed elencarlo in un elenco puntato, i diagrammi di flusso consentono di visualizzare ogni fase di un flusso di lavoro, creando un documento vivo a cui chiunque può accedere per ottenere un contesto e una guida.
I diagrammi di flusso creano un forum in cui le persone possono comunicare istantaneamente i processi, le fasi e le indicazioni, semplicemente facendo riferimento a un facile ausilio visivo. Questo ausilio rende incredibilmente facile la comunicazione delle idee contenute in un diagramma di flusso e offre alle persone un punto di riferimento per iniziare una conversazione su come raggiungere al meglio i propri obiettivi.
I diagrammi di flusso consentono inoltre ai nuovi assunti di ottenere immediatamente una comprensione semplice e macroscopica di un concetto o di un compito prima di immergersi in esso. Suddividendo gli incarichi complessi in campioni di informazioni a livello macro e micro, è possibile utilizzarli per un processo di onboarding senza intoppi.
Coordina il lavoro di squadra
Analogamente a come i diagrammi di flusso comunicano le idee in modo comprensibile, essi aiutano anche a coordinare l’attenzione in punti specifici. Ad esempio, in un diagramma di flusso di sensibilizzazione dei clienti, se ci sono tre fasi molto specifiche da seguire per raggiungere l’obiettivo finale, il team concentrerà i propri sforzi sul raggiungimento di queste tre fasi. In un’iterazione precedente, potevano colpirne uno o due, ma ora possono concentrarsi su tutti e tre.
La visualizzazione dei flussi di lavoro è una parte incredibilmente importante dei motivi per cui i diagrammi di flusso sono utili; con un aiuto visivo, i team possono esaminare le esigenze del progetto e capire immediatamente quali sono gli elementi più urgenti.
Soprattutto per i project manager, la possibilità di utilizzare un diagramma di flusso per pianificare gli sprint futuri e creare un flusso gestibile per il loro team di sviluppo può essere di grande aiuto e può ridurre il carico di priorità che le persone devono affrontare. La capacità di coordinare lo sforzo del team è fondamentale quando si tratta di stabilire le priorità delle fasi, ed è un altro elemento critico dei numerosi vantaggi dei diagrammi di flusso.
Aumenta l’efficienza ed espone le inefficienze
Quando i diagrammi di flusso delineano le fasi più importanti di un processo, si ottengono due grandi risultati. Consente ai team di concentrarsi e di aumentare l’efficienza in queste fasi e di individuare le aree di inefficienza e di spreco.
Elencando tutte le fasi necessarie di un processo, i diagrammi di flusso si concentrano solo su ciò che è essenziale per il completamento del progetto. Indipendentemente dai fattori esterni, questi elementi sono assolutamente necessari. Questo permette ai team di concentrarsi sul modo migliore per muoversi tra di loro e completare il ciclo con la massima efficienza.
Inoltre, l’elencazione di tutti i passaggi aiuta a far emergere le cose che il team potrebbe aver fatto prima di implementare un diagramma di flusso. Queste pratiche potrebbero ridurre la loro efficienza complessiva e, a seconda del loro effetto, possono essere eliminate del tutto.
Crea una documentazione chiara
L’uso di un modello di diagramma di flusso è vantaggioso per alcune persone perché fornisce una documentazione chiara di un determinato processo. Capire i dettagli del funzionamento di un processo può non essere di estrema importanza per tutti, ma documentarlo chiaramente può essere estremamente utile per distribuire e comunicare queste informazioni.
Ad esempio, i diagrammi di flusso digitali possono essere utilizzati per l’assunzione, l’onboarding e l’assistenza sanitaria per documentare il processo all’interno e all’esterno. Questo diagramma di flusso può essere consultato da tutti coloro che si rivolgono a questi servizi e può fornire valore per gli anni a venire.
Nell’ambito della trasformazione digitale, molte aziende stanno entrando in un periodo in cui sempre più documenti vengono archiviati in modelli e sempre più processi devono essere documentati. I diagrammi di flusso sono un buon esempio di un modo moderno per documentare visivamente un processo e salvarlo a disposizione di tutti.
Inoltre, i diagrammi di flusso digitali aiutano a risparmiare carta e forniscono un metodo di documentazione più efficiente per un gran numero di persone. Avere una documentazione accessibile può essere fondamentale per alcuni settori e rappresenta un’importante aggiunta al nostro elenco di vantaggi dei diagrammi di flusso.
Aiuta a risolvere i problemi
I diagrammi di flusso sono strumenti di comunicazione e documentazione molto diffusi, ma servono anche a risolvere i problemi.
I diagrammi di flusso aiutano a risolvere i problemi suddividendo la sequenza in più parti, ciascuna facilmente definibile da sola. Avere un processo documentato e suddiviso nei suoi elementi essenziali aiuta a mettere in evidenza le mancanze, gli sprechi e le fasi più importanti, tutti elementi necessari per una risoluzione efficace dei problemi. Quando si evidenziano le diverse fasi di un processo, le persone possono facilmente individuare i problemi che sorgono isolatamente e possono concentrarsi su quelle aree specifiche per risolverli.
Inoltre, ogni fase è associata a una direzione specifica, in modo da non lasciare i problemi nel vuoto senza un percorso logico. Tutto è collegato all’obiettivo finale, quindi ci sarà sempre un percorso chiaro verso la soluzione. Capire la causa di un problema è importante quanto sviluppare una soluzione, e i diagrammi di flusso rendono molto più facile rintracciare e isolare il problema reale.
Consente l’automazione
In alcuni casi, i flussi di lavoro possono essere abbastanza prevedibili e ripetitivi da facilitare l’automazione delle attività. La creazione di un solido diagramma di flusso è essenziale per facilitare l’automazione delle attività; in questi casi, un programma può seguire i passaggi e attivare i trigger in base ai risultati precedenti. I flussi di lavoro che si adattano bene ai diagrammi di flusso sono perfetti per l’automazione perché non richiedono interpretazione. Tracciando fasi lineari con comandi sì/no, i programmi possono completare facilmente queste azioni senza dover interpretare la risposta del cliente.
Un esempio perfetto è rappresentato dalle campagne e-mail. Quando si crea una serie di campagne di email a goccia, si inizia creando manualmente più email allegate che vengono inviate a un certo elenco di contatti in un certo ordine. Poi, in base alla loro risposta, all’interazione con il prodotto o alla mancanza di interesse, modificherete le e-mail che riceveranno e, auspicabilmente, trasferirete la loro comunicazione a un rappresentante personale. Il software di posta elettronica segue questo diagramma di flusso per l’invio di campagne automatiche, dimostrando come i diagrammi di flusso siano necessari per creare un’automazione efficace.
Per saperne di più: Cos’è un modello di diagramma di flusso?
Sfide e svantaggi dei diagrammi di flusso
Sebbene i diagrammi di flusso possano essere incredibilmente utili, non sono perfetti per ogni situazione. A volte i diagrammi di flusso possono far perdere tempo, creare confusione e, in generale, essere dannosi per il flusso di lavoro di un team. Di seguito abbiamo illustrato alcune delle potenziali sfide e svantaggi dell’utilizzo di un modello di diagramma di flusso.
I diagrammi di flusso richiedono tempo
I diagrammi di flusso sono utili per risparmiare tempo nei processi ripetitivi e per insegnare le informazioni, ma la loro creazione per la prima volta può richiedere molto tempo. Soprattutto per i diagrammi che presentano molte fasi diverse, la creazione di un diagramma di flusso richiede una costruzione accurata. Questo processo richiede tempo e più revisioni, motivo per cui alcune persone potrebbero non essere in grado di creare un diagramma di flusso in un attimo.
Il tempo in più non è un motivo per non creare un diagramma di flusso, soprattutto per i processi che possono trarre valore da un diagramma anche in futuro, ma se il tempo stringe, la creazione di un diagramma di flusso potrebbe non essere il luogo più vantaggioso in cui concentrare i propri sforzi.
Rendicontare solo le esperienze lineari
Anche se avete il tempo di mettere insieme un diagramma di flusso, se il vostro flusso richiede molte azioni uniche, un diagramma di flusso potrebbe faticare a tenere conto di ogni fase. I diagrammi di flusso funzionano meglio quando si tratta di diagrammi di un flusso lineare, ripetibile e graduale. Ciò significa che sarà difficile visualizzare un flusso che spesso si raddoppia, richiede azioni uniche e non segue una sequenza familiare.
Non solo i flussi complessi sono difficili da gestire per i diagrammi di flusso, ma anche se si riesce a crearne uno, potrebbe risultare talmente disordinato da non essere di alcun aiuto. Creare un diagramma che non può essere seguito è una perdita di tempo e non lascia alla direzione una versione utilizzabile per le iterazioni successive. Per questo motivo, i diagrammi di flusso sono limitati rispetto a ciò che possono rappresentare e schematizzare efficacemente.
Difficile da riorganizzare
Esistono molti buoni programmi software per la creazione di diagrammi di flusso, come IdeaScale Whiteboard, ma anche con questi potenti strumenti di creazione, la modifica di un diagramma di flusso può essere difficile. Soprattutto quando si cerca di riorganizzare il diagramma per tenere conto di una nuova fase, eliminare un livello o fornire nuovi punti finali, riorganizzare un diagramma di flusso può essere impegnativo. Se non si è esperti dello strumento in questione, la modifica del diagramma e la sua manutenzione possono rappresentare un grave svantaggio.
Leggera barriera all’ingresso
Come per il punto precedente, i diagrammi di flusso hanno una barriera d’ingresso un po’ difficile da superare a causa dell’uso di simboli unici per i diagrammi di flusso. Non tutti sono esperti nella comprensione dei simboli dei diagrammi di flusso, di ciò che rappresentano e delle loro sfumature. Poiché è necessario un certo livello di competenza per creare e comprendere un diagramma di flusso, questo potrebbe rappresentare uno svantaggio per i team che desiderano implementarlo.
Ad esempio, se si volesse creare un diagramma di flusso di onboarding per i nuovi assunti, ma questi non capissero come leggere e riconoscere i simboli dei diagrammi di flusso, sarebbe incredibilmente difficile per loro comunicare le informazioni in modo efficace. Detto questo, è sempre possibile modificare un diagramma di flusso per renderlo più leggibile per i nuovi utenti, il che rappresenta la migliore prassi quando lo si implementa durante le procedure di onboarding.
Per saperne di più: Esempi di diagrammi di flusso diversi
Conclusione
Anche se non tutte le situazioni richiedono un diagramma di flusso, questo può essere estremamente utile se applicato correttamente. Grazie alla loro versatilità, semplicità e capacità di comunicare visivamente le informazioni, i diagrammi di flusso sono uno dei modelli più utilizzati dai team di tutto il mondo. Se volete saperne di più su come costruire il vostro diagramma di flusso, date un’occhiata a IdeaScale Whiteboard.
