Che cos’è la gestione dei compiti? Definizione, fasi, importanza, vantaggi, strumenti e tecniche

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La nostra vita quotidiana è fatta di piccoli compiti, spesso ripetitivi. Questi compiti sono solitamente suddivisi nell’arco della giornata e, per avere successo nella nostra routine quotidiana, dobbiamo portarli a termine. Per portare a termine i propri compiti, è fondamentale sapere come gestirli. Non è un segreto che il modo migliore per farlo è integrare una strategia di gestione delle attività.

Molti di noi non hanno ancora familiarità con le strategie di gestione dei compiti o con la gestione dei compiti in generale. Questa mancanza di chiarezza ci spinge verso compiti incompleti e scadenze multiple non rispettate. Molti pensano che la gestione delle attività sia in qualche modo associata alla lista delle cose da fare, ma è molto di più.

Per capire meglio la gestione dei compiti, dobbiamo innanzitutto comprenderne il significato. Questo articolo definirà la gestione dei compiti e ne discuterà l’estrema importanza a livello personale e professionale.

Che cos’è la gestione dei compiti?

La gestione dei compiti è definita come un sistema strategico e dinamico progettato per la pianificazione e l’esecuzione efficiente dei compiti, garantendo un percorso snello per il loro completamento. Sia che si tratti di affrontare liste di cose da fare individuali o di contribuire a progetti collaborativi, una gestione efficace delle attività è la chiave di volta della produttività.

Nell’ambito della routine quotidiana, i compiti presentano fasi diverse, ognuna delle quali richiede un approccio unico. Padroneggiare queste fasi e adattare la propria strategia di conseguenza è la chiave per sbloccare la produttività ottimale e rispettare le scadenze.

Il nostro sistema di gestione delle attività si distingue per la versatilità delle sue funzionalità, che si adattano perfettamente sia alle esigenze personali che a quelle di progetto. Mentre vi addentrate nelle complessità della gestione delle attività, considerate le fasi sfumate che le vostre attività attraversano. Adattare il vostro approccio con precisione può migliorare significativamente il vostro flusso di lavoro, con risultati tempestivi e di successo.

Provate l’efficienza ineguagliabile dei nostri strumenti di gestione delle attività, realizzati con cura per aumentare la vostra produttività. Iniziate oggi stesso il vostro viaggio verso una gestione mirata delle attività e scoprite la differenza che può fare la pianificazione strategica.

Differenza tra gestione dei compiti e gestione dei progetti

La gestione dei compiti si concentra principalmente sui singoli compiti legati alla vita professionale e personale. Documenta una strategia per organizzare e completare i compiti assegnati.

D’altra parte, il project management prevede la gestione di un progetto con un punto o una fase iniziale e una fase finale o conclusiva. La gestione dei progetti riguarda l’esecuzione di obiettivi professionali specifici ed esclude gli obiettivi personali. Ha una scadenza e date di maturazione o di scadenza, data la sua dipendenza dagli stakeholder e dalle aspettative dei clienti.

Quali sono le diverse fasi del task management?

La gestione dei compiti consiste nel centrare obiettivi in movimento e, per questo motivo, il processo prevede un paio di fasi diverse. In generale, le fasi della gestione dei compiti comprendono:

• Una fase iniziale di creazione dell’attività

• La seconda fase è quella in cui viene assegnato a qualcuno

• La terza fase prevede il suo avanzamento lavorativo

• La quarta fase riguarda il monitoraggio e il controllo della qualità.

Oltre a questi, i compiti possono essere eliminati quando vengono terminati, falliti o abbandonati. Alcuni di questi compiti non sono individuali, ma richiedono un lavoro di squadra o un ambiente di collaborazione. Quando parliamo di gestione dei compiti, dobbiamo sapere che è complessa e richiede tempo, attenzione e impegno. Un altro elemento chiave della gestione dei compiti è la flessibilità, che funge da scudo perfetto per raggiungere gli obiettivi prefissati.

Come essere efficienti nella gestione dei compiti

Non ci si può aspettare nulla di meglio se non ci si impegna. Il modo migliore per creare una strategia efficiente di gestione delle attività è quello di impegnarsi a fondo nella comprensione degli strumenti di gestione delle attività e di utilizzarli per costruire il proprio piano.

Ecco alcuni trucchi che miglioreranno l’efficienza della gestione delle attività,

• Se il vostro compito richiede la formazione di un gruppo, dovete adattare il vostro piano in modo da soddisfare sia gli obiettivi di squadra che quelli personali.

• Dedicare la giusta quantità di tempo a ciascun compito. Potete stabilire le priorità dei vostri compiti e regolare il vostro tempo di conseguenza. Questo migliorerà la vostra velocità di lavoro e le vostre capacità di gestione.

• Dare priorità all’organizzazione. Questo vi risparmierà molta confusione e vi permetterà di concentrarvi su ciò che conta.

• Tracciate i vostri progressi durante le fasi del compito. Annotando l’avanzamento di ogni compito si capirà dove è necessario concentrarsi maggiormente.

• Utilizzare gli strumenti di gestione delle attività. Queste miglioreranno la vostra efficienza e vi permetteranno di condividere i compiti tra le persone.

Per saperne di più:
7 casi d’uso efficaci per la gestione delle attività

3 fasi chiave della gestione dei compiti

La gestione dei compiti comporta alcune fasi critiche che svolgono un ruolo fondamentale nel suo funzionamento. Molte persone tendono a ignorarle, ma in realtà, se osserviamo attentamente queste semplici ma potenti fasi di gestione dei compiti, possiamo facilmente raggiungere i nostri obiettivi in poco tempo.

Questi passaggi richiedono meno energia e sforzo e danno i massimi risultati agli utenti. Nella nostra guida abbiamo illustrato alcuni dei passaggi più critici per aiutarvi a capire quali sono i passi da seguire.

1. Priorità

Se non riuscite a distinguere i compiti più importanti da quelli meno importanti, probabilmente soffrirete quando arriveranno le scadenze. Ogni fase della gestione dei compiti richiede di stabilire una priorità e di ignorare alcuni dei compiti meno importanti per un secondo momento.

Stabilendo le priorità, riuscirete a portare a termine i vostri compiti in tempo e ad averne a sufficienza per voi stessi e per gli altri progetti. Sarete in grado di individuare i risultati della vostra selezione e di ottenere un profitto.

2. Tracciamento

Tracciare gli obiettivi e i progressi è fondamentale per la gestione dei compiti. Questo vi aiuta a riflettere su ciò che vi manca e su ciò che dovete fare per portare a termine il vostro prossimo compito.

Il tracciamento aiuta anche a ridefinire i percorsi futuri per evitare di ripetere lo stesso errore commesso in un’attività ripetitiva. Il tracciamento aiuta anche a motivare le persone, dando loro un riferimento visivo per il lavoro completato e fornendo un metodo per portarlo a termine.

3. Programmazione

La programmazione aiuta a conoscere le scadenze e a sapere quando è necessario completare un’attività per ottenere risultati migliori. Facilita una stima accurata del completamento dei compiti e fornisce alle persone un programma solido entro cui lavorare.

Perché la gestione dei compiti è importante?

Senza la gestione delle attività, non saremo in grado di organizzare i nostri compiti e, senza organizzazione, il posto di lavoro sarebbe del tutto sfasato. La gestione delle attività aiuta a pianificare, gestire e completare un determinato insieme di attività.

Con la gestione dei compiti impostata, sarete in grado di pianificare le cose per tempo, di gestirle in modo migliore senza problemi e di risolvere i problemi in modo rapido ed efficiente. La gestione dei compiti migliora il flusso di lavoro e collega altri compiti che portano a un completamento rapido e migliore.

Per saperne di più:
10 vantaggi essenziali della gestione delle attività

Chi può utilizzare la gestione delle attività?

Quando si parla di gestione delle attività, non ci sono restrizioni su chi può usarla in modo efficace: tutti possono utilizzare la gestione delle attività per migliorare il completamento dei compiti.

Tuttavia, è utile soprattutto a coloro che hanno un’agenda fitta di compiti e necessitano di un’organizzazione rigida. La gestione dei compiti non è per le persone inattive che siedono e non hanno nulla da fare nella loro agenda. E questo vale per tutti, perché ognuno di noi ha dei compiti propri. Le persone più comuni che si rivolgono alla gestione dei compiti sono:

1. I leader

I leader possono essere ovunque, dalla gestione di startup alla gestione di Stati, e si affidano molto alla gestione dei compiti. I loro impegni richiedono molte cose contemporaneamente e la gestione delle attività offre loro la possibilità di completare i compiti in tempo e senza disordine.

2. Squadre

I team sono una categoria cruciale perché la gestione delle attività aiuta ogni ufficio o nicchia a coordinare i compiti e a massimizzare la produttività. Questo li incoraggia a lavorare verso un obiettivo comune, invece di affidarsi ad approcci scollegati.

3. Gestione personale

Nella gestione personale, il personale di solito si occupa dei compiti, ma questo non lascia al proprietario o alla relativa autorità la possibilità di staccarsi dai compiti che si è prefissato.

Vantaggi dell’utilizzo della gestione dei compiti

Molteplici vantaggi dimostrano come la gestione delle attività ci aiuti regolarmente nella vita quotidiana. Alcuni di questi sono elencati di seguito:

• Elevata produttività: La gestione delle attività migliora la produttività eliminando tutte le cose inutili dalla routine quotidiana. Vi dà un vantaggio rispetto agli altri per quanto riguarda il flusso di lavoro e il completamento generale delle attività. Con una migliore produttività, sarete spinti a fare di più nella vostra routine quotidiana.

• Alta efficienza: La gestione dei compiti aumenta l’efficienza per rendere le attività realizzabili. Quando la produttività aumenta, è probabile che il completamento delle attività avvenga in tempi brevi. Questo è il miglior indicatore di alta efficienza ed è un motivo per cui la gestione delle attività è così vantaggiosa.

• Riduzione dello stress: La gestione dei compiti favorisce una migliore salute mentale e fisica. Con una gestione efficace dei compiti, si riduce la possibilità di stress e tensioni legate al lavoro. Non avrete più paura di scadenze non rispettate e di riunioni in sospeso, perché saprete che tutti i vostri requisiti sono conservati in un luogo sicuro.

• Una migliore gestione del tempo: Il tempo è una cosa importante e preziosa nella nostra vita. Una volta perso il tempo, non lo recupereremo più. La maggior parte dei rimpianti e degli errori sul posto di lavoro sono legati al tempo e la gestione dei compiti riduce gli sprechi di tempo. La gestione delle attività riduce le perdite di tempo durante il lavoro e l’esecuzione dei compiti e dà al team più tempo per dedicarsi ad altre attività.

• Migliore risoluzione dei problemi: Abbiamo bisogno di creatività per gestire molte delle esigenze della nostra vita quotidiana. La gestione dei compiti ci permette di gestire i problemi in modo creativo e rapido. Le persone possono dividere i loro compiti problematici in piccole parti e risolverli facilmente in base al tipo di caso.

• Decisioni più semplici: Organizzare il nostro posto di lavoro in compiti semplici e realizzabili rende le decisioni che dobbiamo prendere molto più semplici. Permettere a una struttura di prendere decisioni semplici al posto nostro libera la nostra capacità di pensare in modo critico a problemi importanti e di dare priorità a ciò che abbiamo davanti.

Per saperne di più: Cos’è la matrice RACI?

Come possiamo implementare la gestione dei compiti nella nostra vita?

Esistono due modi principali per implementare efficacemente la gestione dei compiti nella nostra vita,

• Strumenti
• Tecniche

Alcuni di questi strumenti suggeriti sono tecnici e richiedono un software specifico per essere implementati. Altre, come le tecniche citate, non sono fisse e possono variare da persona a persona. Entrambi gli strumenti e le tecniche di gestione dei compiti agiscono come potere morbido e duro per affrontare le faccende quotidiane, pianificare e migliorare il completamento dei compiti.

Strumenti di gestione delle attività

1. Elenchi di cose da fare

Le semplici liste di cose da fare includono liste della spesa, pianificazione di esterni e interni e gestione di attività di base. Questo non passa mai di moda e non diventa mai complesso da utilizzare. La maggior parte dei software di gestione delle attività inizia con questo e passa a strutture più complesse.

2. Schede

Disegni e idee accattivanti sulle lavagne vi aiutano a distinguere le vostre priorità. Queste lavagne hanno temi semplici che aiutano gli utenti a identificare i loro compiti e a gestirli visivamente.

3. Calendari

I calendari aiutano a sapere che data è e a impostare promemoria per alcune scadenze importanti. È inoltre possibile aggiungere scadenze e temi personalizzati che rappresentano il vostro giorno importante.

4. Software di gestione

Si tratta di strumenti rapidi e basati sul cloud per la gestione delle attività. Accessibile ovunque, questo software vi aiuterà a fissare gli obiettivi e a raggiungerli rapidamente. Il miglior esempio di software di gestione delle attività Lavagna IdeaScale.

Tecniche di gestione dei compiti

• Rifiutare compiti meno importanti: Imparate a rifiutare i compiti meno importanti, che si tratti di partecipare a un evento, fare la spesa o aiutare qualcuno del vostro team. Esercitatevi a declinare le cose meno vitali per raggiungere i vostri obiettivi e, una volta terminate le vostre priorità principali, potrete passare ad aiutare gli altri.

• Evitare le distrazioni: Le distrazioni che uccidono il tempo sono ovunque intorno a noi, dai dispositivi mobili agli schermi televisivi. Per essere efficaci nella gestione delle attività, dovete evitare di sprecare ore di lavoro su questi dispositivi. Una strategia efficace consiste nel mettere a bilancio il tempo di distrazione e nel programmare le pause.

• Equilibrio: Bilanciare le prestazioni. Pianificate piccoli compiti e poi passate a quelli più grandi. Non stancatevi di perseguire sempre di più. Assicuratevi invece di portare a termine alcuni compiti realizzabili prima di buttarvi in un nuovo grande progetto.

• Evitare il multitasking: Si potrebbe pensare che il multitasking sia amichevole, ma non è così. La maggior parte delle persone pensa di essere bravissima nel multitasking, ma in realtà spreca tempo in più attività e si impegna a metà. Dovete pianificare le cose di conseguenza e completarle una alla volta e non tutte insieme.

• Intervalli: È difficile essere occupati e lavorare 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Noi esseri umani tendiamo a prenderci degli intervalli per goderci ciò che ci circonda. Lo stesso vale per la gestione delle attività. Scegliete opzioni che prevedano pause e tempi da dedicare a voi stessi.

Conclusione

Abbiamo discusso ogni dettaglio della gestione delle attività. È tuttora un approccio di riferimento per molte persone che lottano per portare a termine le loro attività personali e private con un’elevata produttività ed efficienza.