Che cos’è un flusso di lavoro? Definizione, componenti, tipologie, esempi, vantaggi e sistemi di gestione

Che cos’è un flusso di lavoro?

Un flusso di lavoro è definito come l’organizzazione sistematica delle risorse per costruire processi che trasformano materiali, forniscono servizi o elaborano informazioni. In sostanza, si tratta di una sequenza di operazioni condotte da una persona, da un’organizzazione di personale o da uno o più meccanismi semplici o complessi.

I flussi di lavoro si svolgono in tutti i settori. Sono gli elementi costitutivi di ogni azienda, combinati con altre parti della struttura di un’organizzazione, come l’informatica, i team, i progetti e le gerarchie.

Questo articolo definirà un processo di flusso di lavoro, ne spiegherà i componenti e i tipi e dimostrerà come l’uso delle lavagne online per creare e monitorare i flussi di lavoro contribuisca a migliorare l’efficienza complessiva del team.

I tre componenti fondamentali di un flusso di lavoro

Ogni flusso di lavoro ha tre componenti fondamentali. Si tratta di componenti fondamentali che rimangono invariati, indipendentemente dal tipo di flusso di lavoro. Di fatto, ogni fase di un flusso di lavoro rientra in una di queste componenti:

• Ingresso:l’ingresso è il primo componente di qualsiasi flusso di lavoro. È la risorsa che completa o inizia una fase del flusso di lavoro.

• Trasformazione: La direzione o la regola con cui viene ricevuto l’input e ciò che accade quando viene ricevuto è definita trasformazione.

• Output: L’output è il prodotto finale o deliverable di un processo di workflow. È il risultato della trasformazione. L’output può anche fungere da input per la fase successiva di un flusso di lavoro.

Tutte le procedure del flusso di lavoro possono essere semplificate a questi tre componenti anche a un livello superiore. In effetti, la maggior parte dei processi presenta una combinazione di diversi input, trasformazioni e output.

Quattro componenti principali costituiscono una parte importante di un flusso di lavoro. Si tratta di attori, attività, risultati e stati.

• Gli attori sono persone o macchine responsabili del lavoro.

• Le attività sono i compiti o i processi aziendali eseguiti. Rappresentano una singola fase logica del processo.

• I risultati sono gli esiti di ciascuna fase.

• Questo stato si verifica quando un progetto si trova tra i processi. Per garantire che i processi scorrano nella sequenza specificata, si utilizza il controllo di flusso.

La documentazione del processo del flusso di lavoro è essenziale per i project manager, i professionisti e gli accademici, poiché fornisce una tabella di marcia per il futuro, promuove la trasparenza e la riproducibilità e consente l’analisi dei dati. Gli esperti del settore consigliano di documentare attentamente come vengono valutati e trasformati i dati.

I tre tipi di flussi di lavoro

Esistono tre tipi di flussi di lavoro che possono essere utilizzati per la vostra azienda. Ciascuna ha i suoi vantaggi a seconda del caso d’uso.

• Flusso di lavoro di processo: I flussi di lavoro più comunemente utilizzati nelle aziende sono i flussi di lavoro di processo. Sono più adatti quando la sequenza dei compiti è sistematica e prevedibile. Alcuni esempi di workflow di processo sono gli ordini di acquisto, l’inserimento dei dipendenti, l’approvazione delle fatture e le richieste di ferie.

• Flusso di lavoro per casi: I flussi di lavoro dei casi sono l’opposto dei flussi di lavoro dei processi, in quanto non hanno un percorso sistematico o prevedibile. Non sono pre-pianificati e non hanno una soluzione chiara fin dall’inizio. La soluzione si rivela man mano che si raccolgono altri dati attraverso le indagini, ad esempio una richiesta di risarcimento assicurativo o un’ispezione di un bene.

• Flusso di lavoro del progetto: Un flusso di lavoro di progetto è adatto a progetti che coinvolgono numerose variabili e diversi soggetti interessati. Questi progetti, come la progettazione e il lancio di siti web, seguono un approccio definito ma flessibile. Anche se i deliverable del progetto possono essere specificati, i flussi di lavoro del progetto sono spesso istanze utilizzate una tantum.

Esempi di flusso di lavoro

Di seguito, esamineremo alcuni esempi comuni di flussi di lavoro in tutte le aziende.

• Ordine di vendita

A ordine di vendita è una componente cruciale di ogni azienda. In genere, il flusso di lavoro di un ordine di vendita prevede le seguenti fasi: un venditore crea un ordine, il cliente riceve la fattura, il cliente paga la fattura e infine il reparto di evasione consegna l’ordine.

• Ordine di acquisto

Gli ordini di acquisto sono essenziali per le aziende per gestire la spesa complessiva. Contribuiscono a garantire che voi e il vostro fornitore siate sulla stessa lunghezza d’onda. Il flusso di lavoro di un ordine di acquisto si presenta solitamente così:

– In primo luogo, l’approvvigionamento crea il PO, il manager lo approva, il PO viene inviato al fornitore,

– Poi, i beni o i servizi vengono ricevuti

– La fattura è stata ricevuta dal fornitore e autorizzata.

– Infine, pagate il fornitore.

• Inserimento dei membri del team

Diversi settori, come quello bancario e assicurativo, utilizzano i flussi di lavoro per l’inserimento dei dipendenti e l’elaborazione dei prestiti. Dopo aver presentato la domanda, inizia una sequenza di attività sequenziali come la verifica dell’identificazione del cliente, la divulgazione delle dichiarazioni, l’approvazione del credito e la firma del contratto. Inoltre, tutti i registri delle transazioni sono documentati e salvati a fini di revisione.

• Commercio elettronico

L’invio dell’ordine è un flusso di lavoro standard dell’e-commerce. Un consumatore effettua un ordine, inserisce i dati per il pagamento, completa la transazione e riceve il denaro. Dopo aver ricevuto l’ordine, gli articoli vengono prelevati da un magazzino, imballati in un pacco e spediti al consumatore.

I vantaggi dell’utilizzo dei flussi di lavoro

I flussi di lavoro sono un’ottima opportunità per uscire dall’inefficienza del lavoro di squadra e utilizzare una nuova strategia di collaborazione. Ecco alcuni motivi per cui i flussi di lavoro sono essenziali e vantaggiosi da implementare.

• Aumento della produttività

Creando un diagramma del flusso di lavoro, è possibile creare un modello da seguire per i team quando si risolvono i problemi in futuro.

I team sono sempre più efficienti quando condividono un insieme di conoscenze e presupposti comuni. Le incomprensioni e le interruzioni della collaborazione sono molto più frequenti quando non si dispone di un processo di flusso di lavoro diagrammato.

• Tempi di ciclo più rapidi

Pianificando il flusso di lavoro e definendo una serie di attività, è possibile identificare i colli di bottiglia esistenti ed eliminarli. Questo porta a flussi di lavoro ottimizzati con tempi di ciclo più rapidi.

• Costi ridotti

La configurazione del flusso di lavoro aumenta l’efficienza, riduce la documentazione cartacea e migliora l’efficacia dei dipendenti. Questi miglioramenti si traducono in una riduzione delle spese operative totali.

• Riduzione delle imprecisioni

I flussi di lavoro standardizzati e automatizzati riducono il rischio di errori. I flussi di lavoro standardizzati producono inoltre risultati più coerenti, che si traducono in risultati coerenti ed efficaci.

• Aumento delle entrate

Flussi di lavoro efficienti possono aiutare le aziende a fornire esperienze più consapevoli ed efficaci ai clienti, con conseguente fidelizzazione e acquisizione di nuovi clienti, che portano a un aumento complessivo dei ricavi.

• Una migliore cultura aziendale

I flussi di lavoro incoraggiano l’indipendenza e la responsabilità. I dipendenti pianificano e progettano ogni fase del loro lavoro in modo da essere aiutati ad avere successo, il che porta al successo generale. Fiducia, indipendenza e responsabilità sono i pilastri di una solida cultura aziendale.

Cosa sono i sistemi di gestione dei flussi di lavoro?

I sistemi di gestione dei flussi di lavoro sono software orientati all’automazione dei processi aziendali. Dispongono dell’infrastruttura necessaria per organizzare, tracciare, controllare e coordinare i flussi di lavoro.

Un sistema di gestione dei flussi di lavoro ha funzionalità dettagliate, in quanto consente agli utenti di definire i flussi di lavoro in base a varie caratteristiche. Il software utilizza queste caratteristiche per analizzare e fornire suggerimenti per i miglioramenti.

Inoltre, i sistemi di gestione dei flussi di lavoro dispongono anche delle seguenti funzionalità:

• Instradamento automatico

• Elaborazione automatizzata

• Combinare più sistemi e processi in una struttura coesiva

• Integrazione con l’infrastruttura esistente

• Organizzazione di prodotti provenienti da fonti diverse

• Comunicare e fornire i dati necessari per completare la propria fase

• Fornire follow-up per i processi non completati

I sistemi di gestione dei flussi di lavoro sono in grado di creare tre diversi tipi di flussi di lavoro. Si tratta di flussi di lavoro sequenziali, a macchina di stato e basati su regole. I loro casi d’uso dipendono interamente dalle esigenze dei processi di workflow.

• Un flusso di lavoro sequenziale, come un diagramma di flusso, è lineare e progressivo. Questo flusso di lavoro passa da un’attività o procedura all’altra senza fermarsi nel mezzo.

• Un flusso di lavoro con macchina a stati è più sofisticato di un flusso di lavoro sequenziale e può richiedere più iterazioni. Questi processi passano da uno “stato” all’altro.

• Un flusso di lavoro guidato da regole è solo un flusso di lavoro sequenziale più avanzato. L’avanzamento del flusso di lavoro è determinato da “regole”. Impiegano condizioni per determinare se le frasi sono “vere” o “false” e le regole sono rappresentate dalle espressioni “if”, “then” o “else”.

Come integrare le lavagne online nel processo del flusso di lavoro

L’identificazione delle risorse è il primo passo per creare un processo di workflow. Alcune domande importanti che potete porvi sono: cosa c’è attualmente? come viene gestito? chi è fidanzato? ecc. Quindi, si devono definire i processi del flusso di lavoro, i vari risultati possibili e i dati che passano attraverso ogni fase.

Stabilite chi è responsabile di ogni fase e designate le parti interessate. Infine, disegnate uno schema del flusso di lavoro per aiutarvi a visualizzarlo.

Creare un processo di flusso di lavoro è semplice dopo aver appreso l’uso di una lavagna online. lavagna online. Le lavagne online sono strumenti ideali per la creazione di questi diagrammi, in quanto consentono di collaborare con l’intero team.

Domande frequenti

Qual è la differenza tra flussi di lavoro e processi?

Un flusso di lavoro esamina i singoli passaggi necessari per completare un lavoro, mentre un processo è l’insieme e il flusso delle attività necessarie per raggiungere un obiettivo. In genere i concetti vengono combinati in “processo di flusso di lavoro”, poiché comprende i numerosi casi d’uso correlati a questi due termini. Ciò suggerisce che si riferiscono a processi simili ma a scale diverse.

Sebbene questa distinzione consenta un certo margine di manovra nell’utilizzo delle frasi in modo indipendente, cercate di non farvi prendere troppo dalla differenza. Data la loro somiglianza, ci saranno molti incroci tra di loro. La distinzione più importante riguarda comparabili procedure di completamento delle cose su varie dimensioni.

Che cos’è l’automazione del flusso di lavoro?

L’automazione del flusso di lavoro si riferisce all’utilizzo della tecnologia per automatizzare una parte o l’intero processo. L’aumento dell’automazione presenta diversi vantaggi. Per cominciare, i sistemi informatici possono spesso completare più lavoro in meno tempo. Inoltre, la persona che prima svolgeva quel lavoro può ora concentrarsi su altre mansioni che possono essere più difficili da automatizzare.

Ad esempio, il team finanziario deve esaminare i dati generati dal flusso di lavoro. In questo caso, un flusso di lavoro automatizzato può creare un rapporto e condurre test computerizzati per identificare eventuali problemi. Poi, qualcuno del team finanziario deve esaminare le informazioni e fare delle scelte in base ad esse. In questo modo si risparmia tempo nella compilazione, nell’organizzazione e nell’analisi dei dati.

Qual è la differenza tra un flusso di lavoro manuale e uno automatizzato?

I processi manuali presentano molti dei vantaggi dei flussi di lavoro automatizzati. Tuttavia, poiché due o più persone gestiscono i flussi di lavoro manuali, le fasi intermedie sono più numerose, possono verificarsi errori e di solito richiedono più tempo.

Un processo automatizzato può raggiungere molti degli stessi obiettivi di un processo manuale, ma in modo più rapido e preciso. Inoltre, le procedure automatizzate si distinguono per il fatto che possono eliminare l’intermediario e tutte le fasi intermedie che fanno perdere tempo e contribuiscono agli errori.

Che cos’è un diagramma del flusso di lavoro?

Un diagramma di flusso di lavoro rappresenta visivamente un processo ripetibile e sequenziale progettato per portare a termine un’attività. Pertanto, questi diagrammi rappresentano ciò che deve avvenire e in quale ordine.

In che modo la gestione dei flussi di lavoro si differenzia dalla gestione dei progetti?

Si tratta di concetti molto simili, ma non identici. Ad esempio, la gestione dei flussi di lavoro automatizza i processi aziendali che sono manuali e ripetitivi. Pertanto, elimina le ridondanze e massimizza l’efficienza complessiva. Tuttavia, la gestione dei progetti è un processo più ampio che comprende il coordinamento e la pianificazione e richiede continue iterazioni.

È possibile utilizzare molti strumenti e risorse per raggiungere gli obiettivi organizzativi e completare il progetto.

Nota finale

Speriamo che questo articolo vi abbia aiutato a capire come l’impiego di un processo di workflow possa essere uno strumento eccellente per aumentare l’efficienza e la produttività del vostro team. Se volete saperne di più su Laboratori virtuali, Scoprire
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