Che cos’è un organigramma? Definizione, esempi e metodi di creazione

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Che cos’è un organigramma?

Un organigramma è definito come una rappresentazione visiva o un diagramma che raffigura la struttura di un’organizzazione. Fornisce una visione gerarchica delle relazioni e dei rapporti tra i vari individui, reparti o unità all’interno di un’organizzazione. Gli organigrammi vengono utilizzati per diversi scopi, tra cui:

• Panoramica della struttura: Gli organigrammi aiutano a comprendere la struttura complessiva dell’organizzazione, compresi i vari livelli di gestione, i rapporti di parentela e l’organizzazione dei diversi reparti o team.

• Chiarezza di ruoli e responsabilità: Chiariscono chi è responsabile di cosa all’interno dell’organizzazione, aiutando i dipendenti e gli stakeholder a comprendere i propri ruoli e quelli degli altri.

• Comunicazione: Gli organigrammi possono aiutare la comunicazione mostrando chi riporta a chi, il che può essere utile per capire le linee di autorità e i processi decisionali.

• Onboarding: I nuovi dipendenti ricevono spesso degli organigrammi per familiarizzare con la struttura aziendale, che possono aiutarli a capire il loro posto nell’organizzazione.

• Pianificazione strategica: Gli organigrammi possono essere utili nel contesto della pianificazione strategica, identificando il personale chiave e i suoi ruoli, aiutando il processo decisionale e l’allocazione delle risorse.

Gli organigrammi sono disponibili in vari formati e stili, tra cui strutture gerarchiche, a matrice e piatte, a seconda della struttura dell’organizzazione. I grafici gerarchici mostrano una chiara catena di comando dall’alto verso il basso, con l’autorità più alta in cima e le posizioni subordinate sotto. I grafici a matrice mostrano le relazioni funzionali e di progetto. Le strutture piatte si trovano spesso in organizzazioni più piccole con una gerarchia minima, dove i dipendenti possono avere maggiore autonomia e lavorare in modo collaborativo.

Organigramma aziendale

Un organigramma aziendale, noto anche come organigramma aziendale, è una rappresentazione visiva che illustra la struttura e la gerarchia di un’organizzazione. Fornisce una chiara panoramica di come i diversi ruoli e posizioni sono interconnessi, chi riferisce a chi e le linee di autorità all’interno dell’azienda.

Esempi di organigramma

Gli organigrammi sono disponibili in varie forme e possono essere personalizzati per adattarsi alla struttura e alle esigenze specifiche di un’organizzazione. Di seguito, fornirò esempi di diversi tipi di organigrammi per darvi un’idea delle possibilità:

1. Organigramma gerarchico

Questo è il tipo di organigramma più comune e rappresenta una gerarchia tradizionale dall’alto verso il basso.

CEO/Presidente > Team esecutivo > Dipartimenti > Team o unità > Dipendenti

2. Organigramma a matrice

All’interno di un quadro organizzativo a matrice, i membri del personale hanno un doppio rapporto, rispondendo sia ai manager funzionali che ai project manager. Questa soluzione è spesso utilizzata nelle organizzazioni con progetti complessi o team interfunzionali.

Manager funzionale > Dipendenti

Project Manager > Dipendenti

3. Organigramma piatto

In un’organizzazione piatta, i manager intermedi sono pochi o inesistenti e il processo decisionale è decentralizzato.

CEO/Presidente > Dipartimenti > Dipendenti

4. Organigramma divisionale

Questo tipo di grafico è utilizzato dalle organizzazioni con più linee di prodotto o divisioni.

CEO/Presidente > Divisioni

Divisione 1 > Dipartimenti > Dipendenti

Divisione 2 > Dipartimenti > Dipendenti

Divisione 3 > Dipartimenti > Dipendenti

5. Organigramma geografico

Le organizzazioni con una forte presenza geografica possono utilizzare questo tipo di grafico.

CEO/Presidente > Manager regionali > Manager di filiale > Dipendenti

6. Organigramma basato sul team

Nelle organizzazioni che si basano molto sui team autogestiti, un diagramma basato sul team potrebbe avere questo aspetto:

Team 1 > Membri > Basato sul progetto

Team 2 > Membri > Basato su un progetto

Team 3 > Membri > Progetto basato sul lavoro

7. Organigramma basato sul progetto

Le organizzazioni basate su progetti possono avere una struttura di questo tipo, in cui i team vengono formati per progetti specifici:

Progetto 1> Team 1 > Membri

Progetto 2> Team 2 > Membri

Progetto 3> Team 3 > Membri

8. Organigramma non profit

Le organizzazioni non profit hanno una struttura che potrebbe assomigliare a questa:

Consiglio di amministrazione > Direttore esecutivo > Dipartimenti o programmi > Personale e volontari

9. Organigramma accademico

Le università e le istituzioni educative hanno una struttura unica:

Rettore/Presidente > Decani > Dipartimenti > Facoltà e studenti

Questi sono solo alcuni esempi, e le organizzazioni possono creare organigrammi personalizzati per adattarsi alle loro esigenze e strutture uniche. I software o gli strumenti per gli organigrammi possono aiutare a progettare e mantenere questi grafici in modo efficace.

Per saperne di più: Vantaggi degli organigrammi

Come creare un organigramma

La creazione di un organigramma comporta diverse fasi e si può scegliere tra vari metodi e strumenti per portare a termine il compito. Ecco una guida generale su come creare un organigramma:

Metodo 1: Utilizzo di software o strumenti online

• Selezionare un software o uno strumento online: Esistono numerosi programmi software e strumenti online progettati appositamente per la creazione di organigrammi. Alcune opzioni popolari sono Microsoft PowerPoint, Microsoft Visio, Lucidchart, OrgChart Now, OrgPlus e piattaforme online come Google Drawings, Canva e Creately. Selezionate lo strumento più adatto alle vostre esigenze e preferenze personali.

• Avviare un nuovo documento o progetto: Aprire il software o lo strumento online scelto e avviare un nuovo documento o progetto.

• Scegliere un modello (se disponibile): Molti di questi strumenti forniscono modelli predefiniti di organigrammi. È possibile selezionare un modello che corrisponde alla struttura della propria organizzazione o partire da zero.

• Aggiungere forme o elementi: In genere, gli organigrammi utilizzano forme (ad esempio, rettangoli o quadrati) per rappresentare posizioni o individui. Inserite queste forme nell’area di disegno ed etichettatele con i titoli o le posizioni di lavoro.

• Collegare le forme: Utilizzare linee o connettori per indicare le relazioni di rendicontazione. Collegare le forme per mostrare chi riferisce a chi. Le linee devono essere rivolte dal subordinato al supervisore.

• Personalizzazione e formattazione: È possibile personalizzare il grafico modificando il colore, le dimensioni e lo stile delle forme e delle linee. Se necessario, è possibile aggiungere immagini, loghi o informazioni aggiuntive alle forme.

• Aggiungi testo: Inserire il testo all’interno delle forme per includere i nomi delle persone che ricoprono ciascuna posizione.

• Raggruppare e disporre: Disporre le forme in un ordine logico e gerarchico. Raggruppare posizioni o reparti correlati.

• Revisione e modifica: Ricontrollate la vostra tabella per verificarne l’accuratezza e la completezza. Assicurarsi che le relazioni di rendicontazione siano rappresentate correttamente.

• Salva ed esporta: Salvare il grafico nel formato desiderato (ad esempio, PDF, PNG o JPEG) per condividerlo con altri o stamparlo.

Metodo 2: disegnare manualmente

Se si preferisce creare un organigramma a mano:

• Raccogliere i materiali: È necessario un grande foglio di carta o una lavagna, pennarelli e un righello.

• Schizzo del grafico: Disegnare forme (rettangoli o quadrati) per rappresentare le posizioni e collegarle con linee per indicare le relazioni. Etichettate ogni forma con il titolo di lavoro o la posizione corrispondente.

• Aggiungere i nomi: Scrivere i nomi delle persone nelle rispettive posizioni.

• Colore e formattazione: Utilizzare colori e formattazione diversi per distinguere le forme e le linee, se lo si desidera.

• Revisione e modifica: Rivedere attentamente la tabella per assicurarne l’accuratezza e la leggibilità.

• Fotografare o scansionare: Se si desidera una copia digitale, fotografare o scansionare la tabella del manuale.

• Condividi o stampa: Condividete il grafico digitale o fisico con il vostro team o la vostra organizzazione.

La creazione di un organigramma è uno strumento utile per visualizzare la struttura dell’organizzazione, ma ricordate che deve essere aggiornato quando l’organizzazione si evolve o subisce cambiamenti nella struttura o nel personale. L’utilizzo di software dedicati o di strumenti online facilita gli aggiornamenti e le revisioni.

Per saperne di più: Struttura organizzativa vs. organigramma