Che cos’è la collaborazione intersettoriale? Definizione, benefici, esempi, importanza e modi principali per migliorarla.

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La collaborazione moderna non si limita a lavorare faccia a faccia. Al giorno d’oggi esistono molti modi diversi di collaborare, e un modo sempre più efficace di collaborare è la collaborazione tra team. Indipendentemente dal progetto a cui si sta lavorando, la collaborazione tra team è un modo straordinario per integrare più prospettive diverse e contribuire a portare a termine il lavoro.

In questo articolo definiremo la collaborazione tra team, come crearla, alcune best practice, discuteremo di esempi, vantaggi, perché è così importante e delineeremo alcuni modi chiave per migliorarla.

Che cos’è la collaborazione intersettoriale?

La collaborazione tra team, o collaborazione interfunzionale, è definita come un processo in cui più team diversi lavorano insieme per raggiungere un obiettivo condiviso. Questi team provengono solitamente da ambienti o reparti diversi per unire le loro conoscenze e condividere intuizioni significative e uniche.

Qualsiasi progetto di gruppo trarrà beneficio da più prospettive diverse e la collaborazione tra team è un ottimo modo per facilitare il completamento olistico del progetto tra i team. Utilizzando la collaborazione tra team, un’organizzazione può distribuire efficacemente le conoscenze all’interno dei propri team, condividendo le intuizioni e producendo risultati reciprocamente informati.

La collaborazione tra team non si limita a creare una collaborazione più efficiente, ma può anche migliorare notevolmente l’esperienza dei dipendenti. Uno studio condotto nel 2022 mostra che quasi il 40% dei lavoratori ritiene che il lavoro di squadra sia “molto importante”. Inoltre, questo studio dimostra che gli strumenti di collaborazione online e la collaborazione regolare possono migliorare l’efficienza dei lavoratori a distanza e possono quasi quintuplicare la fidelizzazione dei talenti. Questo dimostra che la collaborazione tra team può avere un grande effetto non solo sul prodotto di lavoro, ma anche sulla cultura aziendale e sull’esperienza dei dipendenti.

Come creare una collaborazione trasversale?

Creare una collaborazione trasversale tra i team significa creare un sistema in cui le persone si sentano autorizzate a lavorare insieme. Invece di elencare particolari fasi, ci sono alcuni valori e punti di contatto che devono essere raggiunti per facilitare regolarmente e con successo la collaborazione tra team. Ecco i punti più importanti da toccare quando si implementa la collaborazione tra team.

1. Condividere le responsabilità del team

Come abbiamo mostrato nelle statistiche precedenti, le persone vogliono davvero lavorare insieme. Tuttavia, non sempre è possibile lavorare in modo collaborativo, quindi è importante che i team siano incoraggiati e dotati della struttura necessaria per avere successo quando collaborano.

Un passo importante è la condivisione delle responsabilità tra i vari team. Condividere le responsabilità non significa sempre che tutti condividano la stessa serie di compiti, ma significa che i team comunicheranno i carichi di lavoro e condivideranno i compiti che portano a obiettivi comuni. Creando trasparenza all’interno dei progetti, i team possono capire esattamente di cosa sono responsabili e come possono collaborare con successo per raggiungere un obiettivo finale.

Quando si crea trasparenza, i team devono comprendere le proprie responsabilità individuali, le responsabilità condivise, le questioni su cui hanno voce in capitolo e quelle di cui non sono responsabili. Condividendo queste informazioni in modo chiaro e creando confini precisi, i team possono capire il loro ruolo in un processo più ampio e dove possono contribuire in modo più efficace.

Anche la condivisione delle responsabilità non è un compito occasionale. I project manager devono fare dei check-in con i team per assicurarsi che condividano equamente i carichi di lavoro e collaborino in modo efficiente tra i team. Man mano che un progetto va avanti, i team dovranno sempre ridefinire le priorità e riassegnare le risorse e, quando collaborano, devono assicurarsi che ciò avvenga correttamente per evitare errori di comunicazione.

2. Formalizzare i ruoli

Uno dei potenziali punti dolenti della collaborazione tra team è la creazione di un sistema privo di una chiara documentazione dei ruoli. In questo caso, le persone possono confondersi su chi devono riferire, chi è il responsabile e su cosa devono lavorare. Oltre a creare responsabilità chiare, i team devono anche formalizzare i loro ruoli dall’alto verso il basso.

Questo non significa che debbano avere una designazione incredibilmente rigida o che ci sarà sempre un processo di flusso di lavoro gerarchico, ma significa che ognuno deve sviluppare una forte comprensione della propria posizione, della persona con cui sta lavorando e dei propri obiettivi.

La formalizzazione dei ruoli è molto importante per le posizioni di leadership e, se comunicata in modo errato, può causare gravi crepe nella dinamica del team. Ogni team deve sapere a chi deve riferire e quali sono i suoi canali di comunicazione. Questo è essenziale per la comunicazione di squadra e, senza una chiara struttura di leadership, la collaborazione tra squadre può diventare molto difficile.

3. Trovare gli strumenti giusti

Quando si collabora tra team, è importante utilizzare gli strumenti giusti per rendere il processo di collaborazione facile ed efficiente. Invece di affidarsi esclusivamente a chiamate condivise e lunghe catene di e-mail, scegliete strumenti che aiutino a facilitare la collaborazione in modo vantaggioso per tutti.

Un paio di strumenti di collaborazione essenziali sono gli strumenti di comunicazione, di collaborazione visiva e di gestione delle attività. Se desiderate saperne di più sui migliori strumenti per le riunioni online, li abbiamo descritti in un recente articolo.

IdeaScale Whiteboard può aiutare a organizzare il vostro spazio di lavoro digitale, in modo da non dover utilizzare più task manager diversi insieme agli strumenti di collaborazione. Integrando uno strumento interno di gestione delle attività, IdeaScale Whiteboard consente ai team di collaborare e gestire le attività all’interno dello stesso flusso di lavoro, aumentando l’efficienza e la comunicazione tra i team.

La scelta degli strumenti giusti può creare o distruggere la collaborazione tra i team, quindi è importante avere tutte le basi coperte. Il prossimo punto riguarda una delle parti più importanti dello stack software del vostro team: la comunicazione.

4. Creare una comunicazione coerente

Se i team devono collaborare spesso, è necessario che ci sia una forma di comunicazione consolidata che tutti utilizzino costantemente. La coerenza è fondamentale nella comunicazione e se i team utilizzano più fonti diverse per comunicare, il progetto può diventare molto più complicato del necessario.

L’utilizzo di strumenti come Slack è un modo perfetto per ottimizzare la collaborazione tra i team e garantire che tutti comunichino attraverso lo stesso mezzo. Inoltre, questa piattaforma rende incredibilmente facile la comunicazione tra i membri o i team. Senza uno strumento come Slack, i team devono fare i salti mortali per comunicare in modo più formale, il che può ostacolare il processo. Comunicare regolarmente attraverso uno strumento di gestione dello spazio di lavoro rende possibile la collaborazione tra team ed è assolutamente necessario per il successo dei team.

5. Formalizzare la documentazione

L’utilizzo di strumenti coerenti rende molto più facile la creazione di un hub formalizzato per la documentazione del progetto. Se si effettua tutto il brainstorming su una lavagna online centralizzata, è possibile memorizzare facilmente le informazioni e individuarle ogni volta che se ne ha bisogno.

La documentazione è importante sia per i team di progetto che per la leadership, e la creazione di una documentazione accessibile consente ai leader di comunicare le loro esigenze, gli obiettivi e le aspettative a tutti. Inoltre, i leader possono continuare a modificare i sistemi e la struttura per trovare l’equilibrio perfetto per la collaborazione tra i team senza dover inviare aggiornamenti costanti; possono accedere facilmente alla documentazione e creare le modifiche necessarie.

La creazione di una documentazione formalizzata non è importante solo per il progetto in corso, ma aiuta anche a raccogliere le informazioni dei progetti precedenti. Man mano che si costruisce un rapporto di collaborazione tra team, ci saranno successi e fallimenti da cui il team dovrà imparare. Comprendere queste lezioni significa che dovrebbe esserci un luogo in cui accedervi e imparare da esse. Di seguito sono riportati alcuni dei modi in cui la documentazione può essere applicata alla collaborazione tra team:

• Flussi di lavoro specifici per il progetto

• Grafici gerarchici e organigrammi

• Precedenti scadenze ed elenchi di priorità

• Migliori pratiche e lezioni di collaborazione

• Documentazione e archiviazione del progetto

• Esercizi e modelli di collaborazione precedenti

• Guide alla collaborazione tra team

I team spesso si riferiscono a sistemi di documentazione interna come “carta del team”. Si tratta di un documento che consente alle persone di comprendere gli obiettivi, i valori e le finalità di un team o di un progetto in un unico luogo condiviso. Le carte dei team sono utili sia per la comunicazione che per la trasparenza all’interno di un’organizzazione.

L’accesso alla documentazione rende incredibilmente facile per i team imparare a collaborare in modo efficiente e a prendere al volo i progetti futuri. Anche se non hanno mai lavorato insieme, la possibilità di accedere a un hub di documentazione può aiutare a rispondere alle domande prima ancora che si presentino.

6. Essere flessibili

Soprattutto quando si integrano per la prima volta sistemi di collaborazione intersettoriale, ci saranno dei problemi. È importante che i team abbiano il tempo di elaborare l’esperienza di apprendimento e di esplorare i modi migliori per collaborare. Ciò richiederà flessibilità in termini di aspettative e risorse. Le squadre devono disporre delle risorse necessarie per prosperare, anche se ciò non avviene immediatamente.

Questa flessibilità di solito proviene dalla leadership, ma è richiesta anche dai colleghi. Le persone devono essere pazienti e flessibili con i colleghi con cui lavorano per stabilire metodi di comunicazione positivi. Quando si implementa la collaborazione tra team, tutti devono essere flessibili per farla funzionare.

Se i team hanno difficoltà a connettersi e a trovare flessibilità, provate a organizzare dei workshop virtuali sull’importanza della collaborazione e date loro delle opzioni di feedback in modo che possano proporre nuove idee da provare. Questo è un buon modo per mantenere i dipendenti impegnati e dare loro un senso di appartenenza al proprio flusso di lavoro.

Per saperne di più: Che cos’è la Team Collaboration?

Migliori pratiche per migliorare la collaborazione tra i team

La collaborazione tra team non è qualcosa che viene naturale a tutti, ed è un processo che deve essere affinato nel tempo per funzionare al massimo dell’efficienza. Sebbene i suggerimenti di cui sopra siano essenziali per implementare la collaborazione tra team, ci sono altri consigli che possono essere utili quando si cerca di migliorarla. Se state cercando di migliorare la vostra struttura di collaborazione esistente, ecco alcune best practice per migliorare la collaborazione tra team.

1. Assicurarsi che le persone siano adatte

Quando si analizzano le strutture di collaborazione tra team, è importante capire che le persone influenzano il sistema tanto quanto la struttura. Non stiamo dicendo che dovete licenziare tutti e assumere un nuovo team se le cose non funzionano bene, ma è importante abbinare i team e le persone con colleghi che completino i loro punti di forza e consentano loro di collaborare in modo efficace.

L’assemblaggio di team che lavorano bene insieme cambierà la dinamica della collaborazione interdipartimentale e potrà facilitare una maggiore efficienza dei team collaborativi.

Quando si compone un team che collabora bene, bisogna pensare alle competenze e alle prospettive uniche che ciascun individuo e il team apportano al tavolo. Cercate di organizzare strategicamente i gruppi, in modo che si accoppino bene e che ogni gruppo abbia un ambiente comunicativo positivo.

2. Creare l’allineamento della leadership

Così come è importante creare un team organizzato, anche l’allineamento con la leadership è essenziale per un team funzionante. Come abbiamo detto in precedenza, quando i team e i reparti iniziano a collaborare possono verificarsi scontri a livello di leadership, il che è molto dannoso per i risultati del progetto. Se non c’è una chiara designazione di quale leader è responsabile di cosa e a chi fa capo l’intero progetto, quest’ultimo può cadere nel caos.

Se il vostro team ha problemi di orientamento nell’implementazione della collaborazione tra team, prendete in considerazione la creazione di un senso di allineamento della leadership più rigido per aiutare a strutturare i progetti in futuro.

3. Costruire una maggiore comunicazione

La comunicazione è la spina dorsale della collaborazione tra team e se il team ha bisogno di migliorare, questo è il primo punto da cui guardare. La collaborazione tra team richiede un livello di comunicazione molto elevato tra persone, team e reparti. Poiché la comunicazione è così importante, è probabile che se i progetti non stanno andando secondo i piani, i requisiti non sono stati comunicati correttamente. Che si tratti di un problema di strumenti di comunicazione, struttura o flussi di lavoro, provate a risolvere i problemi dei sistemi di comunicazione per migliorare la collaborazione tra team.

4. Allineare tempi e obiettivi

Un tema comune per migliorare la collaborazione tra team è il miglioramento della comunicazione e dell’allineamento. Quando i team non sono adeguatamente allineati, aumentano i problemi di strategia e di assegnazione dei compiti. Ogni persona lavora in modo leggermente diverso, quindi se c’è un disallineamento, è probabile che si verifichi una conseguenza per il progetto.

Un elemento che può aiutare ad allineare gli obiettivi è la documentazione, come abbiamo detto sopra. Disporre di un luogo in cui conservare la documentazione condivisa e aggiornata consente ai team di non perdere mai l’allineamento, il che significa che possono lavorare insieme più facilmente senza conseguenze negative.

Un altro punto in cui i team devono rimanere allineati è la tempistica. Si tratta di un’area che, pur essendo più difficile da comunicare in modo errato, richiede una documentazione formale. Se i dipendenti mescolano progetti che includono la collaborazione e il lavoro individuale, le tempistiche possono essere confuse e i team possono non essere allineati. Per evitare ciò, è importante che prima dell’inizio del progetto venga stabilita una solida tabella di marcia, seguita da ogni membro attraverso una documentazione condivisa. Se fatto correttamente, questo può migliorare notevolmente i risultati e i risultati della collaborazione tra team.

5. Facilitare una collaborazione più organica

Se i team non collaborano regolarmente, la collaborazione trasversale può sembrare molto forzata e inorganica. Per migliorare i risultati, è necessario rendere il processo di collaborazione più organico e d’impatto. Se i team si sentono più naturalmente portati a collaborare, miglioreranno la produttività, l’efficienza e l’esperienza complessiva.

Per migliorare le opportunità di collaborazione organica, chiedete ai team di condividere regolarmente i progressi, le domande e le scadenze, in modo da trovare momenti utili per collaborare con gli altri. Se questo non funziona, provate a implementare strutture di collaborazione più regolari, in modo che le persone abbiano un modello da modificare rapidamente piuttosto che creare qualcosa da zero. Spesso, questa piccola spinta può contribuire ad abbassare la barriera d’ingresso per la collaborazione tra team.

Per saperne di più: Cos’è la collaborazione a distanza?

Esempi di collaborazione tra team

La collaborazione tra team può verificarsi in un’infinità di scenari diversi e si verifica soprattutto quando team di reparti diversi lavorano insieme a un determinato progetto. Un esempio potrebbe essere quello di un team di progettazione e marketing che lavora insieme per creare il design di un sito web. Un team di progettazione potrebbe non comprendere le sfumature del tasso di clic o della messaggistica aziendale, mentre il team di marketing potrebbe non sapere come esprimere l’identità del marchio in un sito web. Quando collaborano, tuttavia, possono unire le loro competenze per creare qualcosa che nessuno dei due avrebbe potuto realizzare da solo. Anche se questo è solo un esempio, ci sono moltissimi scenari in cui si può applicare la collaborazione tra team. Di seguito sono riportati alcuni buoni esempi:

• I team di vendita e marketing lavorano su un file di messaggistica aggiornato.

• I team di progettazione e di ingegnerizzazione sviluppano simulazioni di nuovi prodotti.

• I team di ingegneria e di vendita creano nuove integrazioni con i clienti.

• I team di successo dei clienti collaborano con i team di progettazione per creare funzionalità più utilizzabili.

Le possibilità di collaborazione tra team sono davvero infinite, e ovunque un determinato team possa aggiungere intuizioni e valore, può essere utilizzato.

Vantaggi della collaborazione tra team: perché è importante?

La creazione di modelli di collaborazione è fondamentale per qualsiasi organizzazione per rimanere innovativa e continuare a far progredire il proprio business. Lavorare in modo isolato è pericoloso per i singoli e per i team, perché non esiste un sistema naturale di controlli all’interno di un flusso di lavoro. Le persone non sanno cosa sta succedendo agli altri membri del team o agli altri reparti, il che significa che è molto probabile che le priorità e i progressi non vengano comunicati.

All’interno di questo sistema, la collaborazione tra team è fondamentale per evitare ed eliminare la mentalità del silos. La mentalità del silo è “La mentalità del silo è una mentalità di esclusività che esiste quando le persone in diversi team rifiutano di condividere le informazioni con altri reparti o membri del team”. Liberarsi dalla mentalità del silo significa che i team possono comunicare correttamente tra loro e funzionare come un’unità allineata piuttosto che come più team separati.

Di seguito sono riportati alcuni dei principali vantaggi della collaborazione tra team:

• Aumento dell’innovazione: Il modo migliore per stimolare l’innovazione è aumentare la comunicazione e la collaborazione. La collaborazione tra team offre alle persone una cassa di risonanza per testare costantemente nuove idee e sperimentare, portando a una maggiore innovazione nel corso dei progetti.

• Coesione del team: Collaborare e comunicare in modo coerente aiuta a creare coesione all’interno di individui, team e reparti. Una relazione solida può aiutare i team a superare progetti e ostacoli difficili e, inoltre, porterà a risultati migliori nel lungo periodo.

• Elimina gli sprechi: Uno degli aspetti più fastidiosi della mancata collaborazione regolare è la sensazione di non essere allineati con i team e di perdere tempo a comunicare con innumerevoli e-mail. La collaborazione intersettoriale offre ai team una piattaforma per rimanere sulla stessa pagina e, grazie a questo allineamento, eliminare le comunicazioni inutili nel flusso di lavoro.

• Maggiore responsabilità: Collaborare con i team significa che le persone mettono più impegno, pensiero e intenzione nel loro prodotto di lavoro. Con una maggiore supervisione, i dipendenti si sentono in genere più responsabili del loro lavoro, il che porta a risultati migliori.

• Procedure accurate: Lavorare in collaborazione tra team significa che i team hanno un metodo interno per verificare i risultati e i processi prima di consegnare un prodotto finale. Un ulteriore livello di controlli ed equilibri significa che i team sono in grado di completare i progetti con procedure più accurate e standard più elevati. Essere più scrupolosi è anche un fattore che rende gli stakeholder sempre più soddisfatti dei processi e dei risultati aziendali, un altro vantaggio della collaborazione tra team.

• Ritenzione dei talenti: Quando i team creano coesione e collaborano più spesso, le persone tendono a godersi di più l’esperienza e ad affezionarsi di più ai colleghi. La costruzione di relazioni e la collaborazione sono elementi fondamentali per la fidelizzazione dei talenti, che possono essere notevolmente migliorati dalla collaborazione tra team.

• Team ben informati: Lavorare con team al di fuori delle proprie competenze specifiche aiuta ad ampliare la comprensione dell’argomento e di come i progetti vengono portati a termine da più punti di vista. La collaborazione intersettoriale aiuta i team a comprendere più prospettive durante il ciclo del progetto, creando team ben informati in tutta l’organizzazione.

• Progressi più rapidi: I team che collaborano regolarmente sono in grado di progredire nei loro progetti in modo più rapido ed efficace. Condividendo i compiti e collaborando, i team possono seguire efficacemente la stessa visione per ottenere maggiori progressi rispetto alle loro controparti isolate.

La collaborazione tra team funziona sempre? Modi principali per migliorare

Anche se consigliamo di integrare la collaborazione in tutta l’organizzazione, questo non risolverà automaticamente i problemi. La collaborazione ha sicuramente un ruolo in un flusso di lavoro efficiente, ma per alcune organizzazioni potrebbe essere più difficile da facilitare rispetto ad altre. Anche nei luoghi in cui dovrebbe avere successo, ci saranno dolori di crescita per ottenere il giusto risultato. La collaborazione tra team vale sempre la pena di essere provata, ma ciò non garantisce il successo.

Sebbene sia importante continuare a innovare il processo e trovare un flusso di lavoro collaborativo che funzioni per il vostro team, ci sono sicuramente alcune sfide da affrontare per implementarlo. Ecco alcune delle principali sfide per l’implementazione della collaborazione tra team:

1. Far funzionare le cose tra i vari fusi orari

Con un numero crescente di organizzazioni che optano per un ambiente di lavoro remoto e ibrido, le persone di tutto il mondo hanno potuto beneficiare di un afflusso di nuove opportunità. Questo però può causare difficoltà quando diventa difficile gestire le ore di collaborazione tra i vari fusi orari. Facilitare la collaborazione tra team è una grande sfida per le aziende globali e può essere un problema insormontabile per alcune organizzazioni.

Per trovare un equilibrio quando si opera in più fusi orari, cercate di trovare una distribuzione equa dei periodi di collaborazione per le persone. Ciò significa che un team o una persona non dovrà fare costantemente un orario che è super difficile per loro, e l’intero team avrà una distribuzione relativamente equa delle ore di lavoro tra i vari orari di riunione. Ovviamente, ci sono casi in cui questo non è possibile e, in questo caso, potrebbe valere la pena di utilizzare una lavagna online per facilitare la collaborazione asincrona tra i team.

2. Distribuzione iniqua del lavoro

A tutti è capitato di partecipare a un progetto di gruppo in cui qualcuno ha fatto casino per tutto il tempo, mentre il resto del team ha lavorato sodo per portarlo a termine in tempo. Purtroppo questo non è rimasto a scuola e si ritrova anche nel mondo professionale.

A causa di strutture lavorative inefficaci, di una mancanza di supervisione o di una cultura di reclutamento inadeguata, le organizzazioni con un’intensa collaborazione possono spesso essere soggette a rallentamenti negli sforzi collaborativi.

Una cosa da ricordare quando si combatte questo problema è che spesso i team hanno bisogno di tempo per sviluppare un rapporto e capire come lavorare al meglio gli uni con gli altri. Affinché tutto ciò prenda piede, potrebbero esserci delle difficoltà di crescita da superare. Questo sarebbe un problema facile da risolvere, tuttavia le persone che non si assumono le proprie responsabilità possono rappresentare una grande sfida per la collaborazione tra team se non vengono controllate.

3. Mancato allineamento

L’allineamento è fondamentale per implementare efficacemente la collaborazione tra team. Sebbene sia essenziale per la collaborazione, non è sempre facile organizzarla tra più team.

Quando persone e team diversi lavorano insieme, di solito diventa chiaro che hanno motivazioni e priorità diverse per avere successo. Potete fare tutto il possibile per allineare correttamente questi elementi, ma se non si allineano naturalmente, i team faranno fatica a lavorare efficacemente verso un obiettivo finale condiviso.

Sebbene la collaborazione tra team sia un ottimo modo per avvicinarli, se non riescono a trovare un allineamento condiviso con l’organizzazione e tra di loro, faranno fatica a collaborare in modo efficace.

Conclusione

La collaborazione tra team è un elemento fondamentale per qualsiasi organizzazione che voglia costruire obiettivi e migliorare i flussi di lavoro. Se questo articolo vi ha aiutato, provate a dare un’occhiata a IdeaScale Whiteboard per vedere come la nostra soluzione gratuita di lavagna online potrebbe aiutare il vostro team a migliorare la propria efficienza.