Qu’est-ce qu’un organigramme ?
Un organigramme est défini comme une représentation visuelle ou un diagramme qui décrit la structure d’une organisation. Il fournit une vue hiérarchique des relations et des lignes de rapport entre les différents individus, départements ou unités d’une organisation. Les organigrammes sont utilisés à plusieurs fins, notamment :
- Vue d’ensemble de la structure : Les organigrammes aident les personnes à comprendre la structure globale de l’organisation, y compris les différents niveaux de gestion, les relations hiérarchiques et la manière dont les différents départements ou équipes sont organisés.
- Clarté des rôles et des responsabilités : Ils indiquent clairement qui est responsable de quoi au sein de l’organisation, aidant ainsi les employés et les parties prenantes à comprendre leur rôle et celui des autres.
- Communication : Les organigrammes peuvent faciliter la communication en montrant qui rend compte à qui, ce qui peut aider à comprendre les lignes d’autorité et les processus de prise de décision.
- L’intégration : Les nouveaux employés reçoivent souvent des organigrammes pour se familiariser avec la structure de l’entreprise, ce qui peut les aider à comprendre leur place dans l’organisation.
- Planification stratégique : Les organigrammes peuvent être utiles dans le contexte de la planification stratégique en identifiant le personnel clé et ses rôles, ce qui facilite la prise de décision et l’affectation des ressources.
Les organigrammes se présentent sous différents formats et styles, y compris des structures hiérarchiques, matricielles et plates, en fonction de la conception de l’organisation. Les diagrammes hiérarchiques présentent une chaîne de commandement claire, du haut vers le bas, avec la plus haute autorité au sommet et les postes subordonnés en dessous. Les diagrammes matriciels montrent les relations fonctionnelles et les relations de projet. Les structures plates se retrouvent souvent dans des organisations plus petites avec une hiérarchie minimale, où les employés peuvent avoir plus d’autonomie et travailler en collaboration.
Organigramme de l’entreprise
Un organigramme d’entreprise, également connu sous le nom d’organigramme de société, est une représentation visuelle qui illustre la structure et la hiérarchie d’une organisation. Il fournit une vue d’ensemble claire de la manière dont les différents rôles et postes sont interconnectés, de qui rend compte à qui et des lignes d’autorité au sein de l’entreprise.
Exemples d’organigrammes
Les organigrammes se présentent sous différentes formes et peuvent être adaptés à la structure et aux besoins spécifiques d’une organisation. Vous trouverez ci-dessous des exemples de différents types d’organigrammes pour vous donner une idée des possibilités qui s’offrent à vous :
- Organigramme hiérarchique
Il s’agit du type d’organigramme le plus courant, qui représente une hiérarchie traditionnelle du haut vers le bas.
PDG/Président > Équipe de direction > Départements > Équipes ou unités > Employés
- Organigramme de la matrice
Dans le cadre d’une organisation matricielle, les membres du personnel ont des relations hiérarchiques doubles, répondant à la fois aux responsables fonctionnels et aux chefs de projet. Cette méthode est souvent utilisée dans les organisations ayant des projets complexes ou des équipes interfonctionnelles.
Responsable fonctionnel > Employés
Chef de projet > Employés
- Organigramme plat
Dans une organisation horizontale, il n’y a pas ou peu de cadres intermédiaires et la prise de décision est décentralisée.
PDG/Président > Départements > Employés
- Organigramme des divisions
Ce type de diagramme est utilisé par les organisations ayant plusieurs lignes de produits ou divisions.
PDG/Président > Divisions
Division 1 > Départements > Employés
Division 2 > Départements > Employés
Division 3 > Départements > Employés
- Organigramme géographique
Les organisations ayant une forte présence géographique peuvent utiliser ce type de diagramme.
PDG/Président > Directeurs régionaux > Directeurs de succursale > Employés
- Organigramme basé sur le travail d’équipe
Dans les organisations qui s’appuient fortement sur des équipes autogérées, un diagramme basé sur l’équipe peut ressembler à ceci :
Équipe 1 > Membres > Basé sur un projet
Équipe 2 > Membres > Basé sur un projet
Équipe 3 > Membres > Basé sur un projet
- Organigramme d’un projet
Les organisations basées sur des projets peuvent avoir une structure de ce type, où des équipes sont formées pour des projets spécifiques :
Projet 1> Équipe 1 > Membres
Projet 2> Équipe 2 > Membres
Projet 3> Équipe 3 > Membres
- Organigramme des organisations à but non lucratif
Les organisations à but non lucratif ont une structure qui peut ressembler à celle-ci :
Conseil d’administration > Directeur exécutif > Départements ou programmes > Personnel et bénévoles
- Organigramme académique
Les universités et les établissements d’enseignement ont une structure unique :
Chancelier/Président > Doyens > Départements > Professeurs et étudiants
Il ne s’agit là que de quelques exemples, et les organisations peuvent créer des organigrammes personnalisés pour répondre à leurs besoins et à leurs structures uniques. Les logiciels ou outils d’organigramme peuvent aider à concevoir et à maintenir ces organigrammes de manière efficace.
En savoir plus : Avantages des organigrammes
Comment créer un organigramme
La création d’un organigramme comporte plusieurs étapes et vous avez le choix entre plusieurs méthodes et outils pour accomplir cette tâche. Voici un guide général sur la création d’un organigramme :
Méthode 1 : Utilisation de logiciels ou d’outils en ligne
- Sélectionnez un logiciel ou un outil en ligne : Il existe de nombreux logiciels et outils en ligne spécialement conçus pour créer des organigrammes. Parmi les options les plus courantes, citons Microsoft PowerPoint, Microsoft Visio, Lucidchart, OrgChart Now, OrgPlus et des plateformes en ligne telles que Google Drawings, Canva et Creately. Sélectionnez l’outil qui correspond à vos besoins et à vos préférences personnelles.
- Démarrer un nouveau document ou projet : Ouvrez le logiciel ou l’outil en ligne que vous avez choisi et commencez un nouveau document ou projet.
- Choisissez un modèle (si disponible) : Nombre de ces outils proposent des modèles d’organigramme préconçus. Vous pouvez sélectionner un modèle qui correspond à la structure de votre organisation ou partir de zéro.
- Ajouter des formes ou des éléments : En règle générale, les organigrammes utilisent des formes (rectangles ou carrés, par exemple) pour représenter les postes ou les individus. Insérez ces formes dans le canevas et indiquez les titres des emplois ou des postes.
- Relier les formes : Utilisez des lignes ou des connecteurs pour indiquer les liens hiérarchiques. Reliez les formes pour montrer qui rend compte à qui. Les lignes doivent être orientées du subordonné vers le superviseur.
- Personnaliser et formater : Vous pouvez personnaliser le graphique en modifiant la couleur, la taille et le style des formes et des lignes. Vous pouvez également ajouter des images, des logos ou des informations supplémentaires aux formes si nécessaire.
- Ajouter du texte : Insérer du texte à l’intérieur des formes pour inclure les noms des personnes occupant chaque poste.
- Regrouper et organiser : Disposez les formes dans un ordre logique et hiérarchique. Regrouper des postes ou des services connexes.
- Réviser et éditer : Vérifiez à nouveau l’exactitude et l’exhaustivité de votre tableau. Veiller à ce que les relations hiérarchiques soient correctement représentées.
- Enregistrer et exporter : Enregistrez votre graphique dans le format de fichier souhaité (par exemple, PDF, PNG ou JPEG) pour le partager avec d’autres personnes ou l’imprimer.
Méthode 2 : Dessiner manuellement
Si vous préférez créer un organigramme à la main :
- Rassemblez les fournitures : Vous aurez besoin d’une grande feuille de papier ou d’un tableau blanc, de marqueurs et d’une règle.
- Esquisser le graphique : Dessinez des formes (rectangles ou carrés) pour représenter les positions et reliez-les par des lignes pour indiquer les rapports. Inscrivez sur chaque forme l’intitulé de l’emploi ou du poste correspondant.
- Ajouter des noms : Inscrivez les noms des personnes dans leurs fonctions respectives.
- Couleur et format : Utilisez des couleurs et des formats différents pour distinguer les formes et les lignes, si vous le souhaitez.
- Réviser et éditer : Examinez soigneusement le tableau pour vous assurer de son exactitude et de sa lisibilité.
- Photographier ou scanner : Si vous souhaitez obtenir une copie numérique, photographiez ou scannez le tableau manuel.
- Partager ou imprimer : Partagez le tableau numérique ou physique avec votre équipe ou votre organisation.
La création d’un organigramme est un outil utile pour visualiser la structure de votre organisation, mais n’oubliez pas qu’il doit être mis à jour au fur et à mesure que votre organisation évolue ou subit des changements au niveau de sa structure ou de son personnel. L’utilisation d’un logiciel dédié ou d’outils en ligne facilite les mises à jour et les révisions.
En savoir plus : Structure organisationnelle et organigramme
