Qu’est-ce qu’un flux de travail ? Définition, composantes, types, exemples, avantages et systèmes de gestion

Qu’est-ce qu’un flux de travail ?

Un flux de travail est défini comme l’organisation systématique des ressources pour construire des processus qui transforment des matériaux, fournissent des services ou traitent des informations. Il s’agit essentiellement d’une séquence d’opérations menées par une personne, une organisation de personnel ou un ou plusieurs mécanismes simples ou complexes.

Les flux de travail sont présents dans tous les secteurs d’activité. Ils sont les éléments constitutifs de toute entreprise, combinés à d’autres éléments de la structure d’une organisation, tels que les technologies de l’information, les équipes, les projets et les hiérarchies.

Cet article définit un processus de flux de travail, explique ses composantes et ses types, et montre comment l’utilisation de tableaux blancs en ligne pour créer et contrôler les flux de travail permet d’améliorer l’efficacité globale de l’équipe.

Les trois composantes de base d’un flux de travail

Chaque flux de travail comporte trois éléments de base. Il s’agit de composants fondamentaux qui restent inchangés, quel que soit le type de flux de travail. En fait, chaque étape d’un flux de travail relève de l’une ou l’autre de ces composantes :

• Entrée :L’entrée est le premier élément de tout flux de travail. Il s’agit de la ressource qui termine ou commence une phase du flux de travail.

• Transformation : La direction ou la règle selon laquelle l’entrée est reçue et ce qui se produit lorsqu’elle est reçue est appelée transformation.

• Sortie : Le résultat est le produit final ou le produit livrable d’un processus de flux de travail. C’est le résultat de la transformation. La sortie peut également servir d’entrée pour l’étape suivante d’un flux de travail.

Toutes les procédures de flux de travail peuvent être simplifiées à ces trois éléments, même à un niveau plus élevé. En fait, la plupart des processus combinent plusieurs entrées, transformations et sorties.

Quatre éléments principaux constituent la majeure partie d’un flux de travail. Il s’agit des acteurs, des activités, des résultats et des états.

• Les acteurs sont des personnes ou des machines responsables du travail.

• Les activités sont les tâches ou les processus de gestion réalisés. Ils représentent une étape unique et logique du processus.

• Les résultats sont les conséquences de chaque étape.

• Cet état survient lorsqu’un projet se trouve entre deux processus. Pour s’assurer que les processus se déroulent dans l’ordre spécifié, on utilise le contrôle de flux.

La documentation du processus de travail est essentielle pour les gestionnaires de projet, les professionnels et les universitaires, car elle fournit une feuille de route pour l’avenir, favorise la transparence et la reproductibilité et permet l’analyse des données. Les experts en la matière conseillent de documenter soigneusement la manière dont les données sont évaluées et transformées.

Les trois types de flux de travail

Il existe trois types de flux de travail que vous pouvez utiliser pour votre entreprise. Chacune a ses avantages en fonction du cas d’utilisation.

• Processus de travail : Les flux de travail les plus couramment utilisés dans les entreprises sont les flux de travail de processus. Ils sont particulièrement adaptés lorsque la séquence des tâches est systématique et prévisible. Les bons de commande, l’intégration des employés, l’approbation des factures et les demandes de congés sont quelques exemples de flux de travail.

• Flux de travail par cas : Les flux de travail par cas sont à l’opposé des flux de travail par processus car ils n’ont pas de chemin systématique ou prévisible. Elles ne sont pas planifiées à l’avance et n’ont pas de solution claire dès le départ. La solution se révèle au fur et à mesure que vous recueillez des données dans le cadre d’une enquête, par exemple lors d’une déclaration de sinistre ou d’une inspection des biens.

• Le flux de travail d’un projet : Le flux de travail d’un projet est adapté aux projets impliquant de nombreuses variables et plusieurs parties prenantes. Ces projets, tels que la conception et le lancement d’un site web, suivent une approche définie mais flexible. Bien que les produits livrables d’un projet puissent être spécifiés, les flux de travail d’un projet sont souvent des instances à usage unique.

Exemples de flux de travail

Nous examinerons ci-dessous quelques exemples de flux de travail communs à toutes les entreprises.

• Commande de vente

A ordre de vente est une composante essentielle de toute entreprise. En règle générale, le flux de travail d’une commande comporte les étapes suivantes : un vendeur crée une commande, le client reçoit la facture, le client paie la facture et, enfin, le service d’exécution des commandes livre la commande.

• Bon de commande

Les bons de commande sont indispensables aux entreprises pour gérer leurs dépenses globales. Ils permettent de s’assurer que vous et votre fournisseur êtes sur la même longueur d’onde. Le flux de travail d’un bon de commande se présente généralement comme suit :

– Tout d’abord, l’approvisionnement crée un bon de commande, le gestionnaire l’approuve et le bon de commande est envoyé au fournisseur,

– Ensuite, les biens ou les services sont reçus

– La facture est reçue du fournisseur et autorisée

– Enfin, payer le fournisseur.

• Embarquement des membres de l’équipe

Diverses industries, telles que le secteur de la banque et de l’assurance, utilisent des flux de travail pour l’accueil des employés et le traitement des prêts. Après l’envoi d’une demande, une série de tâches séquentielles telles que la vérification de l’identité du client, la divulgation de la déclaration, l’approbation du crédit et la signature du contrat commencent. En outre, toutes ces transactions sont documentées et sauvegardées à des fins d’audit.

• Commerce électronique

La soumission d’une commande est un processus standard du commerce électronique. Un consommateur passe une commande, saisit ses informations de paiement, effectue la transaction et reçoit de l’argent. Après réception de la commande, le ou les articles sont prélevés dans un entrepôt, emballés dans un colis et expédiés au consommateur.

Les avantages de l’utilisation des flux de travail

Les flux de travail sont une excellente occasion de rompre avec un travail d’équipe inefficace et d’utiliser une nouvelle stratégie de collaboration. Voici quelques raisons pour lesquelles les flux de travail sont essentiels et avantageux à mettre en œuvre.

• Productivité accrue

En élaborant un diagramme de flux de travail, vous pouvez établir un plan que vos équipes devront suivre pour résoudre les problèmes à l’avenir.

Les équipes sont toujours plus efficaces lorsqu’elles partagent un ensemble de connaissances et d’hypothèses. Les erreurs de communication et les ruptures de collaboration sont beaucoup plus fréquentes en l’absence d’un processus de travail schématisé.

• Des temps de cycle plus courts

En planifiant votre flux de travail et en définissant un ensemble d’activités, vous pouvez identifier les goulets d’étranglement existants et les éliminer. Cela permet d’optimiser les flux de travail et d’accélérer les temps de cycle.

• Réduction des coûts

La configuration du flux de travail augmente l’efficacité, réduit la paperasserie et améliore l’efficacité des employés. Ces améliorations se traduisent par une diminution des dépenses totales d’exploitation.

• Réduction des inexactitudes

Les flux de travail normalisés et automatisés réduisent le risque d’erreur. Les flux de travail normalisés produisent également des résultats plus cohérents, ce qui se traduit par des résultats cohérents et efficaces.

• Augmentation des recettes

Des flux de travail efficaces peuvent aider les entreprises à offrir une expérience client plus consciente et plus efficace, ce qui permet de fidéliser les clients et d’en acquérir de nouveaux, entraînant ainsi une augmentation globale du chiffre d’affaires.

• Une meilleure culture d’entreprise

Les flux de travail encouragent l’indépendance et la responsabilité. Les employés planifient et conçoivent chaque étape de leur travail pour les aider à réussir, ce qui conduit au succès global. La confiance, l’indépendance et la responsabilité sont les piliers d’une culture d’entreprise forte.

Qu’est-ce qu’un système de gestion du flux de travail ?

Les systèmes de gestion du flux de travail sont des logiciels axés sur l’automatisation des processus d’entreprise. Ils disposent de l’infrastructure nécessaire pour organiser, suivre, contrôler et coordonner les flux de travail.

Un système de gestion des flux de travail possède des fonctionnalités détaillées car il permet aux utilisateurs de définir des flux de travail en fonction de diverses caractéristiques. Le logiciel utilise ces caractéristiques pour analyser et proposer des améliorations.

En outre, les systèmes de gestion des flux de travail offrent les possibilités suivantes :

• Routage automatique

• Traitement automatisé

• Combiner plusieurs systèmes et processus en une structure cohérente

• Intégration à l’infrastructure existante

• Organiser des produits provenant de sources diverses

• Notifier et fournir les données nécessaires à l’accomplissement de leur tâche

• Assurer le suivi des processus inachevés

Les systèmes de gestion des flux de travail sont capables de créer trois types de flux de travail différents. Il s’agit de flux de travail séquentiels, de machines à états et de flux de travail pilotés par des règles. Leurs cas d’utilisation dépendent entièrement des besoins des processus de flux de travail.

• Un flux de travail séquentiel, comme un organigramme, est linéaire et progressif. Ce flux de travail passe d’une activité ou d’une procédure à l’autre sans s’arrêter au milieu.

• Un flux de travail de type machine à états est plus sophistiqué qu’un flux de travail séquentiel et peut nécessiter plusieurs itérations. Ces processus passent d’un « état » à un autre.

• Un flux de travail piloté par des règles n’est qu’un flux de travail séquentiel plus avancé. La progression du flux de travail est déterminée par des « règles ». Ils utilisent des conditions pour déterminer si les phrases sont « vraies » ou « fausses », et les règles sont représentées par les expressions « si », « alors » ou « autre ».

Comment intégrer les tableaux blancs en ligne dans votre processus de travail ?

L’identification de vos ressources est la première étape de la création d’un processus de travail. Voici quelques questions importantes que vous pouvez vous poser : qu’est-ce qui est actuellement en place ? la façon dont elle est gérée ? qui est engagé ? etc. Ensuite, mettez en place les processus du flux de travail, les différents résultats possibles et les données qui passeront par chaque étape.

Déterminer qui est responsable de chaque étape et désigner les parties prenantes. Enfin, dessinez un schéma du flux de travail pour vous aider à le visualiser.

La création d’un processus de flux de travail est simple après avoir appris à utiliser un tableau blanc en ligne. Les tableaux blancs en ligne sont des outils idéaux pour créer ces diagrammes car ils vous permettent de collaborer avec l’ensemble de votre équipe.

FAQ

Quelle est la différence entre les flux de travail et les processus ?

Un flux de travail examine les étapes individuelles nécessaires à la réalisation d’un travail, tandis qu’un processus est l’ensemble et le flux des activités nécessaires à la réalisation d’un objectif. Les gens combinent généralement ces concepts en « processus de flux de travail », car ils englobent les nombreux cas d’utilisation liés à ces deux termes. Cela suggère qu’ils se réfèrent à des processus similaires mais à des échelles différentes.

Bien que cette distinction vous laisse une certaine marge de manœuvre dans l’utilisation indépendante des deux expressions, essayez de ne pas trop vous laisser piéger par la différence. Compte tenu de leur similitude, il y aura beaucoup de croisements entre eux. La distinction la plus importante concerne comparables des procédures comparables de réalisation de choses à différentes dimensions.

Qu’est-ce que l’automatisation du flux de travail ?

L’automatisation du flux de travail consiste à utiliser la technologie pour automatiser tout ou partie d’un processus. Le renforcement de l’automatisation présente plusieurs avantages. Tout d’abord, les systèmes informatiques permettent souvent d’effectuer plus de travail en moins de temps. En outre, la personne qui effectuait auparavant ce travail peut désormais se concentrer sur d’autres tâches qui peuvent être plus difficiles à automatiser.

Par exemple, l’équipe financière doit examiner les données générées par votre flux de travail. Dans ce cas, un flux de travail automatisé peut créer un rapport et effectuer des tests informatisés pour identifier les problèmes éventuels. Ensuite, un membre de l’équipe financière doit examiner les informations et faire des choix sur la base de celles-ci. Cela permet de gagner du temps sur la compilation, l’organisation et l’analyse des données.

Quelle est la différence entre un flux de travail manuel et un flux de travail automatisé ?

Les processus manuels présentent de nombreux avantages par rapport aux flux de travail automatisés. Cependant, comme deux personnes ou plus gèrent les flux de travail manuels, les phases intermédiaires sont plus nombreuses, des erreurs peuvent se produire et elles prennent généralement plus de temps.

Un processus automatisé peut atteindre un grand nombre des mêmes objectifs qu’un processus manuel, mais à un rythme plus rapide et plus précis. En outre, les procédures automatisées se distinguent par le fait qu’elles peuvent éliminer l’intermédiaire et toutes les étapes intermédiaires qui font perdre du temps et contribuent aux erreurs.

Qu’est-ce qu’un diagramme de flux de travail ?

Un diagramme de flux de travail représente visuellement un processus répétitif et séquentiel conçu pour mener une tâche à son terme. Ces diagrammes décrivent donc ce qui doit se produire et dans quel ordre.

En quoi la gestion du flux de travail diffère-t-elle de la gestion de projet ?

Ces concepts sont très proches, mais ils ne sont pas identiques. Par exemple, la gestion des flux de travail automatise les processus d’entreprise qui sont manuels et répétitifs. Il élimine donc les redondances et maximise l’efficacité globale. Cependant, la gestion de projet est un processus plus large qui englobe la coordination et la planification et nécessite des itérations constantes.

Vous pouvez utiliser de nombreux outils et ressources pour atteindre vos objectifs organisationnels et mener à bien le projet.

Note de bas de page

Nous espérons que cet article vous a aidé à comprendre comment l’utilisation d’un processus de flux de travail peut être un excellent outil pour accroître l’efficacité et la productivité de votre équipe. Si vous souhaitez en savoir plus sur Ateliers virtuelsConsultez
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