De nombreux éléments peuvent contribuer à faire progresser une équipe, notamment les dirigeants, les outils et les ressources. Il s’agit là de sources d’inspiration qui peuvent contribuer à améliorer l’efficacité, mais il y a quelque chose dont toutes les équipes ont besoin en dehors de ces facteurs. Il s’agit d’un processus efficace. Pour tirer le meilleur parti de votre équipe, celle-ci doit fonctionner selon un processus efficace, et le meilleur outil pour aider à rationaliser les flux de travail est un modèle d’organigramme.
Dans cet article, nous définirons un modèle d’organigramme et nous verrons quand l’utiliser, comment l’appliquer et quelles sont les meilleures pratiques pour sa mise en œuvre.
Qu’est-ce qu’un modèle d’organigramme ?
Un modèle d’organigramme est défini comme une représentation visuelle d’un processus étape par étape, conçu pour améliorer la compréhension et guider les utilisateurs à travers une séquence d’activités. En utilisant des formes distinctes reliées par des flèches, cet outil facilite la visualisation claire et logique des flux de travail au sein d’un système ou d’un projet. En tant que ressource indispensable, un modèle d’organigramme bien conçu rationalise la communication pour les processus complexes, offrant un moyen efficace aux individus de comprendre et de suivre des actions structurées.
Modèle d’organigramme expliqué
Un modèle d’organigramme est un outil polyvalent largement utilisé dans le monde des affaires, de l’éducation, de la santé, etc. Il sert d’aide visuelle, simplifiant les processus complexes grâce à une représentation structurée. Lorsqu’ils sont utilisés efficacement, les organigrammes offrent une structure concise, facilitent la prise de décision et illustrent de manière vivante le parcours de l’initiation à la réalisation.
Les principales caractéristiques d’un modèle d’organigramme sont simplement des formes et des flèches. Les formes font référence aux différentes étapes, questions ou phases du processus, tandis que les flèches sont censées être des marqueurs directionnels, indiquant aux utilisateurs le chemin à suivre.
L’utilisation de formes et de flèches ne signifie pas pour autant que les organigrammes ne peuvent se déplacer qu’en ligne droite. Ces éléments peuvent être utilisés librement pour signifier un changement de direction, de vision ou une tâche radicalement différente.
L’une des façons dont les organigrammes peuvent transmettre des informations est par le biais des différents types de formes utilisées. En fonction de votre structure, différentes formes peuvent évoquer différents types de tâches, une commande de démarrage ou d’arrêt, si un document doit être produit, et bien d’autres choses encore.
En utilisant différentes formes, vous pouvez ajouter une couche de complexité supplémentaire à vos organigrammes afin de fournir les meilleures instructions possibles à votre équipe. En outre, vous pouvez ajouter d’autres éléments de conception uniques tels que des couleurs, des styles ou des tailles différents pour ajouter une touche unique à votre modèle d’organigramme. C’est un autre élément qui contribue à rendre votre organigramme unique et précieux.
Les organigrammes sont des outils flexibles et polyvalents que les équipes peuvent utiliser dans de nombreux scénarios différents. Voici quelques-uns des cas d’utilisation les plus courants :
- Visualiser un processus.
- Auditer un processus pour y apporter des améliorations.
- Partager un processus avec d’autres.
- Planifier un projet.
- Cartographie d’un algorithme informatique (communément appelé diagramme UML).
- Communiquer un itinéraire clair du début à la fin.
- Simplifier la prise de décisions complexes.
Il s’agit là de quelques-uns des cas où les organigrammes sont très utiles pour les équipes, et ils concernent principalement la visualisation ou la communication d’un processus complexe. Les organigrammes sont extrêmement utiles pour décomposer les choses en étapes linéaires et donner aux gens une vision claire de ce qui doit se passer ensuite.
Maintenant que nous savons où un modèle d’organigramme est le plus utile, examinons les meilleures pratiques d’utilisation et la manière d’en créer un soi-même.
En savoir plus : Différents exemples d’organigrammes
Guide d’utilisation du modèle d’organigramme
Plusieurs étapes doivent être franchies pour réussir à créer un modèle d’organigramme. Ces éléments ne sont pas directement liés au dessin proprement dit des lignes et des formes, mais ils aident à structurer votre vision et vos objectifs lors de la création d’un projet. Voici quelques étapes à suivre pour réussir à créer un modèle d’organigramme.
Définir un sujet
La première étape de l’élaboration d’un modèle d’organigramme consiste à comprendre le sujet général que vous allez décrire. Selon les circonstances, il peut s’agir d’un flux de travail, d’un processus de service, d’un projet ou de toute autre chose. Le titre doit refléter le sujet et tout ce qui suit s’inscrit dans ce cadre.
Définir les paramètres
Les paramètres constituent sans doute la partie la plus importante du modèle d’organigramme. Pour définir les paramètres avec précision, il convient de se poser les questions suivantes :
- Quel est le point de départ du processus ?
- Quelle est la fin du processus ?
- Y a-t-il plusieurs fins possibles ?
- Y a-t-il des étapes essentielles entre les deux ?
- Dans quelle mesure les étapes seront-elles détaillées ?
Les réponses à ces questions devraient permettre de définir les limites du modèle d’organigramme.
Remue-méninges sur les détails
Dans le cadre des paramètres définis, l’étape suivante consiste à réfléchir aux détails de la carte. Sans les organiser, pensez à chaque étape, action et direction à prendre pour atteindre l’objectif final. Ceux-ci peuvent être documentés sur des notes autocollantes avant d’être placés dans leurs emplacements permanents.
Organiser le modèle d’organigramme
Après avoir réfléchi à toutes les étapes, il est temps de les mettre en place. Cette étape consiste à organiser le processus de manière linéaire afin que les idées se succèdent du début à la fin et à ajouter des formes et des éléments de conception uniques pour donner une signification différente aux différentes étapes.
Il est important ici de rendre la carte aussi lisible que possible afin d’éviter toute confusion entre les étapes et les directions.
Révision et utilisation
La dernière étape consiste à examiner et à utiliser le modèle d’organigramme. Assurez-vous que toutes les personnes qui en auront besoin comprennent comment l’utiliser et s’accordent à dire que tout est placé correctement. Ensuite, il est temps de passer à l’action.
En savoir plus : Avantages des organigrammes
Meilleures pratiques pour la création d’un modèle d’organigramme
Comprendre comment construire un modèle d’organigramme vous aide à en créer un, mais comprendre les meilleures pratiques pour les utiliser vous permettra d’en tirer le maximum d’efficacité. Voici quelques conseils à retenir lors de la création d’un modèle d’organigramme.
- Planifiez soigneusement le modèle avant de le construire : L’omission d’une seule étape peut perturber le processus et tout doit être inclus.
- Restez linéaire : Tout doit aller de haut en bas ou de gauche à droite. Hormis quelques mouvements latéraux et cycliques, c’est le sens d’écoulement généralement accepté.
- Utilisez des éléments de conception reconnaissables : Les formes, les notes et les lignes doivent être normalisées et cohérentes pour que le diagramme soit facile à comprendre. Si l’organigramme est complexe ou varié, la mise en place d’une clé peut être utile pour les nouveaux utilisateurs.
- La fadeur est préférable : Normalement, nous préconisons l’utilisation de couleurs pour distinguer visuellement les différents éléments, mais dans le cas d’un organigramme, il est important de s’en tenir à trois couleurs environ. De cette manière, les objets peuvent être regroupés en fonction de tâches ou d’orientations similaires, mais il n’y a pas trop de variations pour éviter la confusion.
- Obtenez des avis multiples : Comme pour d’autres projets collaboratifs, plusieurs personnes ayant des points de vue différents doivent être consultées lors de la création d’un modèle d’organigramme afin de s’assurer que tous les angles sont pris en compte et que rien n’est oublié.
Conclusion
Si vous cherchez à schématiser un processus ou à donner une signification visuelle à votre flux de travail, un modèle d’organigramme est l’outil idéal. Créez votre modèle d’organigramme personnalisé avec IdeaScale Whiteboard dès aujourd’hui.
