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What is a Workflow Engine?
Un moteur de flux de travail est défini comme un logiciel qui automatise une séquence de tâches, en les exécutant étape par étape sur la base de processus prédéfinis. Outre l’automatisation des tâches, les moteurs de flux de travail peuvent prendre des décisions pour guider l’approche vers l’étape la plus efficace, réduisant ainsi le temps de prise de décision des employés. Les moteurs de flux de travail exécutent ces fonctions avec une réponse temporisée.
How Workflow Engines Have Revolutionized Process Management in Businesses
Traditionnellement, les entreprises effectuaient la plupart des flux de travail par le biais de documents papier ou de courriers électroniques pour l’approbation des processus. Toutefois, ces dernières années, les entreprises se sont tournées vers les outils de gestion des flux de travail pour automatiser ces derniers. Ces logiciels permettent aux entreprises d’automatiser leurs flux de travail pour gagner en rapidité et en efficacité et d’éliminer les redondances afin d’améliorer la productivité globale.
La plupart de ces logiciels intègrent des outils de création de flux de travail, qui permettent aux utilisateurs de créer un flux de travail et de l’automatiser sans avoir à coder. Le générateur de flux de travail permet aux utilisateurs de planifier des tâches dans un ordre séquentiel, d’attribuer des tâches de manière dynamique sur la base des données du formulaire et d’inclure des conditions, des exceptions, etc.
Les moteurs de flux de travail sont des scripts préprogrammés qui exécutent des étapes basées sur la conception de votre flux de travail, c’est-à-dire la manière dont les tâches doivent s’enchaîner d’une étape à l’autre. Essentiellement, un moteur de flux de travail est un morceau de code intégré dans un logiciel qui fait passer un travail d’une étape à l’autre.
Il convient de noter que le moteur de flux de travail n’a rien à dire sur la manière dont les flux de travail sont exécutés. Au lieu de cela, il suit la conception et exécute les tâches.
The Key Features of a Workflow Engine
Les moteurs de flux de travail permettent à vos employés d’effectuer moins de tâches manuelles et répétitives. La plupart des logiciels disponibles intègrent tout ou partie de ces fonctionnalités :
- Low-code configuration
- Management with visual designers
- Drag-and-drop visual workflow builders
- Version control
- User authentication to control access
- Code-based, developer-friendly customizations
- Support to run over a long period, for longer process lifecycles
En savoir plus : Qu’est-ce qu’un processus de workflow ?
Benefits of a Workflow Engine
Le bon moteur de flux de travail offre une transparence totale pour chaque tâche, ce qui permet à chacun de se tenir responsable de son travail. Voici quelques avantages supplémentaires des moteurs de flux de travail qui en valent la peine,
Seamless Flow of Data
Les moteurs de flux de travail permettent aux données, aux documents, aux tâches et aux événements de circuler harmonieusement.
Increased Visibility
Chaque employé a accès aux informations relatives aux tâches, ce qui facilite leur réalisation dans les délais impartis.
Reduced Bottlenecks
Les moteurs de workflow vous permettent d’identifier et d’éliminer rapidement les redondances, car chaque tâche et chaque processus sont transparents.
Improves efficiency and reduces costs
Les moteurs de flux de travail réduisent considérablement les systèmes traditionnels tels que les courriels, les documents et les mémos. Cela permet d’économiser de l’argent et des ressources sans perdre de données.
Use Cases
Voici quelques-uns des cas d’utilisation les plus courants des moteurs de flux de travail :
Employee Onboarding
Selon une étude réalisée par le Brandon Hall Group, les entreprises dotées de processus d’intégration solides ont un taux de rétention des employés supérieur de 82 % et une productivité accrue de 70 %.
En outre, environ 58 % des organisations s’appuient sur des processus manuels d’intégration des employés, ce qui se traduit par une expérience fragmentée et frustrante pour les employés.
Ainsi, une organisation peut développer un processus d’intégration stratégique plutôt qu’administratif en utilisant des moteurs de travail.
Approval Processes
Traditionnellement, les processus d’approbation manuels entraînaient des coûts considérables. À titre d’exemple, les données du Centre for Advanced Procurement Strategy suggèrent que le coût moyen d’un bon de commande varie entre 50 et 1 000 dollars, selon le secteur d’activité.
L’utilisation d’un moteur de workflow peut réduire considérablement ces coûts grâce à l’automatisation. Par exemple, un processus d’approbation automatisé ressemblerait à ceci :
- Employee submits a purchase request
- The request for approval is automatically routed to a supervisor
- Once signed, the approval is sent back to the employee
L’employé peut ainsi facilement suivre l’état d’avancement de la demande sans perdre de temps à rechercher le superviseur pour obtenir sa signature.
En savoir plus : Automatisation des flux de travail
FAQs
What is a business rules engine?
Un moteur de règles de gestion comporte un ensemble de conditions intégrées dans votre logiciel de gestion des flux de travail qui exécute une opération si certaines conditions spécifiées sont remplies. Il définit les critères de performance du logiciel en fonction de paramètres spécifiques.
Voici un exemple de la manière dont un site de commerce électronique peut appliquer des moteurs de règles à sa passerelle de paiement :
- Apply a 20% student discount on the item if the buyer enters with valid proof of college enrollment.
Avez-vous besoin d’un moteur de règles commerciales ou d’un moteur de flux de travail ?
Pour optimiser pleinement vos flux de travail, vous avez besoin des deux. Le moteur de flux de travail relie les équipes pour simplifier les opérations quotidiennes. Le moteur de règles d’entreprise est un élément essentiel d’une solution plus large, en particulier pour les entreprises dont l’ensemble des règles est complexe.
Endnote
En résumé, l’optimisation des flux de travail consiste à rationaliser les flux de travail de votre équipe afin d’en faire plus avec moins de moyens. En outre, un moteur de flux de travail joue un rôle crucial dans le déclenchement des tâches afin de garantir que les processus continuent à progresser. Elle permet également de rationaliser le flux de données, d’accroître la visibilité entre les équipes, d’éliminer les goulets d’étranglement et de réduire les coûts.
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