Qu’est-ce qu’une matrice RACI ? Définition, comment créer, règles, avantages, bénéfices et désavantages

Table des matières

La matrice RACI est une méthode simple pour définir et documenter les rôles et les responsabilités dans un projet. L’utilisation de l’un d’entre eux augmentera considérablement les chances de réussite du projet. Le RACI a été introduit pour la première fois dans les années 1950 sous le nom de « Decision Rights Matrix » (matrice des droits de décision). C’est le seul outil de gestion de projet qui prend en compte les rôles et les personnes. Les variantes de RACI comprennent RASCI, ARCI et DACI. Cet article traite de la matrice RACI, de ses objectifs, de ses avantages et de ses inconvénients.

Qu’est-ce qu’une matrice RACI ?

Une matrice RACI, également connue sous le nom de diagramme RACI, est un outil de gestion de projet et d’organisation qui aide à définir et à clarifier les rôles et les responsabilités pour les tâches, les activités ou les produits livrables dans le cadre d’un projet ou d’un processus d’entreprise. Le terme « RACI » signifie Responsible, Accountable, Consulted et Informed (responsable, responsable, consulté et informé). Il s’agit de quatre rôles clés que des individus ou des groupes peuvent jouer dans le cadre d’une tâche donnée.

Voici la répartition de chaque rôle dans une matrice RACI :

• Responsable

Les personnes qui travaillent sont responsables. Ce sont les personnes qui doivent accomplir une tâche ou prendre une décision. Plusieurs personnes peuvent être conjointement responsables.

• Responsables

Une personne doit signer ou approuver l’achèvement de la tâche, de l’objectif ou de la décision. Cette personne est responsable. Il convient toutefois de noter qu’une seule personne peut être responsable, ce qui signifie que la responsabilité s’arrête là.

• Consulté

Il y a toujours une personne qui doit donner son avis ou apporter sa contribution avant que le travail puisse être effectué et signé. Cette personne est consultée. Il s’agit de participants actifs qui sont dans la boucle.

• Informé

Les mises à jour sur les progrès ou les décisions sont envoyées aux personnes informées. Ces personnes ne sont pas formellement consultées. Ils ne contribuent que directement à la tâche ou à la décision. Pour créer une matrice RACI, il est essentiel d’identifier toutes les tâches nécessaires à la réalisation du projet. Dressez la liste de ces tâches sur la gauche du tableau, dans l’ordre où elles doivent être accomplies.

• Parties prenantes

Ensuite, identifiez toutes les parties prenantes du projet et inscrivez leur nom en haut du tableau. Ensuite, remplissez les cases du modèle et sachez qui est responsable, qui doit rendre des comptes, qui est consulté et qui est informé. Après toutes ces étapes, la dernière étape de la création de votre matrice RACI consiste à la partager avec vos parties prenantes, à résoudre les éventuels conflits ou ambiguïtés et à obtenir un accord.

Pour chaque partie prenante, posez les trois questions suivantes :

• Une partie prenante se voit-elle confier de nombreux projets ?

• La partie prenante doit-elle participer à de nombreuses activités ?

• Le terme « responsable » peut-il être remplacé par « consulté », ou vice-versa ?

• Chaque partie prenante est-elle d’accord avec le rôle qui lui est attribué ?

Cela doit être inclus dans la charte et la documentation du projet lorsqu’un tel accord est conclu.

Création d’une matrice RACI

Voici les étapes de base qui vous seront utiles pour créer une matrice RACI :

1. Définir les rôles dans le projet

Sélectionnez toutes les personnes qui devraient être impliquées dans le projet. Il peut s’agir d’un membre de l’équipe qui travaille sur les tâches ou d’une partie prenante qui doit être informée de l’avancement des travaux. Traditionnellement, vous définissez les titres des fonctions dans la partie supérieure de la matrice. Certains préfèrent utiliser des rôles si une seule personne remplit plusieurs rôles dans d’autres cas. Toutefois, vous devez spécifier le nom de la personne si plusieurs personnes remplissent des rôles similaires, ou parfois, vous pouvez le trouver plus accessible.

2. Identifier les tâches et les résultats attendus

Dressez la liste de toutes les tâches et de tous les résultats à atteindre dans le cadre du projet. Placez toutes ces tâches dans la colonne la plus à gauche de votre tableau. En fait, le tableau peut contenir autant de tâches que vous le souhaitez, mais évitez d’aller trop loin dans la granularité pour que votre tableau reste aussi simple à lire que possible.

3. Attribuez un RACI à chaque tâche

Examinez chaque tâche de votre tableau et désignez une personne ou un rôle qui devrait en être responsable et en rendre compte.

Chaque tâche ne doit avoir qu’un seul rôle/une seule personne responsable, même si ce n’est pas forcément la même personne qui est responsable de chaque tâche. Déterminez également qui doit être consulté ou informé tout au long du processus et après l’achèvement des tâches ou des résultats.

4. Partagez la matrice avec votre équipe

Discutez-en avec votre équipe. Partagez votre matrice avec votre équipe. Expliquer et faire connaître à chacun son rôle et ses responsabilités. Demander un retour d’information afin de résoudre tout conflit ou ambiguïté potentiel entre les tâches ou les rôles assignés.

5. Partager la matrice avec les parties prenantes

Une fois la matrice approuvée par votre équipe, veuillez la partager avec toutes les parties prenantes importantes. Obtenir l’approbation des parties prenantes et décider avec qui il convient de communiquer ou de consulter tout au long du projet. Cela permet de gérer les attentes et d’éviter toute confusion.

En savoir plus : Qu’est-ce que la matrice d’Eisenhower ?

Règles de la matrice RACI

Si vous respectez quelques règles de base, l’utilisation d’un diagramme RACI sera moins compliquée. Une fois votre diagramme RACI terminé, vous devez l’examiner pour vous assurer qu’il répond aux critères suivants :

• Affecter au moins une personne responsable à chaque tâche.

• Assurez-vous que toutes les personnes représentées dans votre tableau RACI connaissent, reconnaissent et acceptent les rôles et les responsabilités que vous avez définis. Plus important encore, vous devez vous assurer que votre matrice dissipe toute confusion supplémentaire concernant le projet.

• Prêtez attention aux responsabilités, aux réalisations et aux décisions décrites dans la matrice RACI. Évitez les tâches trop générales ou trop administratives, telles que la participation à des réunions d’équipe ou la rédaction de rapports d’étape.

• Chaque tâche est confiée à un seul (et unique) responsable afin de faciliter une prise de décision sans ambiguïté.

• Aucun membre de l’équipe n’est surchargé d’un nombre excessif de tâches responsables.

• Chaque membre de l’équipe contribue à la réalisation de chaque tâche.

• Veillez à disposer d’une méthode simple et discrète pour informer les personnes consultées et les personnes informées de votre matrice, si ces fonctions sont nombreuses. Il peut s’agir simplement de s’assurer que tout le monde a accès au plan de votre projet afin de pouvoir suivre les progrès réalisés tout au long du processus. C’est une excellente option pour faire participer des personnes extérieures à votre organisation.

11 Avantages de la matrice RACI

La matrice RACI, également connue sous le nom de matrice d’attribution des responsabilités, est un outil précieux pour la gestion de projets et la planification organisationnelle. Il permet de définir et de communiquer les rôles et les responsabilités des membres de l’équipe dans le cadre d’un projet ou d’un processus. Les avantages de l’utilisation d’une matrice RACI sont les suivants :

1. Clarté et communication : Il fournit une représentation claire et visuelle des personnes responsables, comptables, consultées et informées pour chaque tâche ou activité. La transparence offerte par la matrice RACI contribue à réduire l’incertitude et les interprétations erronées.

2. Définition des rôles : Elle permet de s’assurer que toutes les personnes impliquées dans un projet ou un processus comprennent leur rôle spécifique et ce que l’on attend d’elles. Cela peut renforcer la responsabilité et la performance.

3. Délégation des tâches : La matrice facilite la délégation des tâches, ce qui facilite l’attribution des responsabilités et le suivi des progrès. Les membres de l’équipe savent de quoi ils sont responsables, ce qui augmente la probabilité que les tâches soient accomplies dans les délais.

4. Gestion du temps et des ressources : En définissant clairement les rôles et les responsabilités, la matrice RACI aide les équipes à répartir plus efficacement leur temps et leurs ressources. Cela réduit le risque de duplication des efforts ou de négligence des tâches essentielles.

5. Prise de décision : Il permet de préciser qui doit être consulté ou informé pour chaque tâche. Ceci est particulièrement important pour les processus de prise de décision, afin de s’assurer que les bonnes personnes sont impliquées dans les choix cruciaux.

6. Résolution des conflits : En cas de désaccord ou de conflit au sein d’un projet ou d’un processus, la matrice RACI peut servir de référence pour déterminer qui détient l’autorité de décision finale. Cela peut contribuer à une résolution plus efficace des litiges.

7. Alignement sur les objectifs : La matrice RACI peut être utilisée pour s’assurer que chaque tâche et activité est alignée sur les objectifs du projet ou de l’organisation, ce qui permet de maintenir le cap et d’atteindre les objectifs.

8. L’intégration et la formation : Il s’agit d’un outil précieux pour l’intégration des nouveaux membres de l’équipe ou des employés, car il définit clairement leur rôle et leurs responsabilités. En outre, il peut être utilisé à des fins de formation et de développement.

9. Atténuation des risques : La définition des responsabilités réduit le risque que des tâches soient oubliées ou négligées, ce qui peut entraîner des retards ou des échecs du projet.

10. Amélioration de la collaboration : La matrice RACI encourage la collaboration en indiquant qui doit être consulté ou informé. Il favorise le travail d’équipe et la coopération entre les membres de l’équipe.

11. Amélioration du processus : Au fil du temps, à mesure que les projets progressent et que les processus évoluent, la matrice RACI peut être mise à jour pour refléter les changements dans les rôles et les responsabilités. Cela permet de soutenir les efforts d’amélioration continue des processus.

En résumé, la matrice RACI est un outil utile pour améliorer la gestion des projets et les processus organisationnels. Il favorise une communication claire, la responsabilisation et l’allocation efficace des ressources, contribuant ainsi à la réussite des projets et à l’amélioration du travail d’équipe.

Avantages de la matrice RACI

La création d’une matrice RACI avant le lancement d’un projet présente plusieurs avantages. Les avantages de la matrice RACI sont les suivants :

• Une communication rationalisée : La matrice RACI permet de rationaliser la communication et d’impliquer les personnes appropriées au moment opportun. Cela peut contribuer à accélérer et à simplifier la prise de décision.

• La contribution des parties prenantes est rationalisée : Comment ? En faisant la distinction entre les parties prenantes clés qui doivent être sollicitées et celles qui doivent être informées, vous réduisez la probabilité de retards dans le retour d’information. Vous pouvez vous assurer que seules les personnes qui doivent être informées le sont.

• Faciliter la délégation : La création de la matrice RACI à l’avance permet de définir les rôles de chacun. Il existe également une personne clairement définie en charge du projet à laquelle les autres peuvent s’adresser pour obtenir des conseils, des questions ou un retour d’information.

• Les attentes sont claires : il n’y a pas de confusion car toutes les personnes impliquées dans le projet comprennent qui est responsable de l’exécution de chaque tâche. Il aide également les principales parties prenantes à comprendre leurs rôles respectifs.

Inconvénients de la matrice RACI

• Il n’est pas facile de définir toutes les relations entre les participants au projet.

Le diagramme matriciel des responsabilités ne décrit pas les interactions entre les personnes au sein d’un projet.

• Ce tableau n’est qu’une aide mécanique.

Ce tableau n’est qu’un outil mécanique pour déterminer les responsabilités ; il ne définit pas clairement les relations entre les participants au projet. La relation autorité-responsabilité est définie en termes généraux. Il n’est pas facile d’exprimer l’étendue et l’état d’une relation.

• Les contraintes imposées par le client peuvent en limiter l’utilité.

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Quel est le degré de détail d’un diagramme RACI ?

Il est parfois tentant de rendre votre tableau RACi aussi détaillé que possible. Néanmoins, la meilleure pratique recommandée par le Project Management Institute est que le diagramme RACI idéal devrait comprendre entre 8 et 10 activités de projet. Cela permet de diviser le projet en éléments gérables. Voici quelques approches possibles :

• Ne vous trompez pas en essayant d’énumérer toutes les personnes qui seront impliquées, car un diagramme RACI vous permet d’organiser les individus en groupes ou en départements. Vous devez plutôt mentionner un département ou un groupe. Qui est chargé de prendre contact avec les clients ? Marketing.

• Si un diagramme de haut niveau vous fournit une répartition générale du travail par département, vous devez créer des diagrammes RACI plus spécifiques pour les activités individuelles dont vous avez besoin. Dans cette illustration, le RACI intitulé « Contacter les clients » pourrait être décomposé en un ensemble plus granulaire de huit à dix activités impliquant un groupe différent de personnes.

• Une entreprise complexe peut également être découpée en morceaux gérables en la divisant en périodes distinctes. Par exemple, établissez un tableau RACI pour le travail qui doit être effectué dans les deux ou trois semaines à venir. Une fois cette étape terminée, passez au groupe suivant de choses à faire et répétez l’étape 1

N’oubliez pas que les sciences cognitives ont démontré que même les êtres humains les plus intelligents ne sont capables de garder à l’esprit que 5 à 7 choses simultanément. C’est pourquoi nous devons veiller à ce que nos diagrammes RACI soient suffisamment faciles à mémoriser.

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