Il est nécessaire de savoir comment utiliser la matrice d’Eisenhower en tant qu’outil de hiérarchisation des tâches. Il ne fait aucun doute que la hiérarchisation des tâches est un moyen d’en faire plus en moins de temps, et l’utilisation quotidienne de la matrice d’Eisenhower vous aidera à y parvenir. Vous pouvez classer toutes les tâches comme urgentes ou critiques. Cependant, tout ce qui est important n’est pas forcément urgent, et tout ce qui est urgent n’est pas forcément important. Par conséquent, vous devez vous atteler à ces tâches avec urgence et importance.
La mise en œuvre de la matrice d’Eisenhower vous aidera à prospérer dans tous les aspects de votre vie, qu’il s’agisse de votre vie professionnelle, de votre carrière ou de votre vie personnelle. Oui, vous deviendrez plus productif lorsque vous pourrez utiliser efficacement votre temps pour des tâches productives et éviter les tâches qui vous feront perdre du temps et de l’énergie. Le temps étant la monnaie de la vie et la seule denrée que nous partageons tous de manière égale à l’échelle mondiale, plus vous l’utiliserez de manière productive et efficace, plus votre vie s’améliorera. Ce n’est pas la quantité mais la qualité du temps passé qui donne lieu à la productivité.
La représentation de la matrice d’Eisenhower
La matrice d’Eisenhower est une boîte à quatre quadrants classés en deux catégories : l’aile importante (à gauche) et l’aile urgente (à droite). Les quadrants sont représentés comme suit :
- Le premier quadrant se trouve dans l’aile supérieure gauche du quadrant. Il est utilisé pour documenter les tâches urgentes et importantes uniquement.
- Le deuxième quadrant est représenté dans l’aile supérieure droite du quadrant. Il est utilisé pour documenter les tâches importantes, c’est-à-dire celles qui sont importantes et non urgentes.
- Le troisième quadrant est situé dans l’aile inférieure gauche du quadrant. Cette case est utilisée pour noter les tâches qui sont urgentes mais qui ne sont pas importantes.
- Le quatrième quadrant est situé dans l’aile inférieure droite du quadrant. Cette case est utilisée pour noter les tâches qui ne sont ni importantes ni urgentes.
Comment utiliser efficacement la matrice d’Eisenhower au quotidien ?
La matrice d’Eisenhower est sans aucun doute l’un des meilleurs outils de hiérarchisation. L’efficacité de cet outil dépend de la manière dont vous l’utilisez. La matrice se présente sous la forme de quatre quadrants, représentant les tâches selon leur degré d’importance et d’urgence. Pour utiliser la matrice d’Eisenhower, représentez chaque quadrant de un à quatre par les étiquettes simples suivantes : Faire, Décider, Déléguer et Supprimer, respectivement. Vous trouverez ci-dessous les implications de ces étiquettes :
Cela signifie que les tâches situées dans le premier quadrant sont incontournables parce qu’elles sont à la fois urgentes et importantes, et que vous devez les classer par ordre de priorité. Parce que ces tâches sont essentielles pour votre vie, votre entreprise et votre carrière, vous devez les assurer avant toute autre chose. Par exemple, si vous devez respecter un délai pour soumettre une proposition qui est urgente et essentielle à votre progression, vous devez mettre de côté toutes les autres tâches pour vous concentrer dessus. Les tâches du deuxième quadrant sont ouvertes à la décision, ce qui signifie que vous les planifiez en fonction de leur importance. Il s’agit de tâches que vous n’accomplirez pas immédiatement, mais que vous choisirez en fonction de votre décision. Parce qu’ils ne sont pas urgents, vous pouvez programmer (plutôt que de remettre à plus tard) un moment pour y travailler plus tard.
En outre, le troisième quadrant est réservé aux tâches que vous n’êtes pas tenu d’accomplir, ce qui signifie que vous pouvez déléguer ces tâches à d’autres personnes pour qu’elles les accomplissent en votre nom, afin d’obtenir une productivité maximale. Ces tâches ne font pas toujours partie de vos plans quotidiens ; elles peuvent apparaître au milieu d’une autre activité. Par exemple, le bourdonnement de votre application de messagerie, les courriels marqués comme urgents, etc. De plus, vous devez éliminer les tâches du quatrième quadrant car elles ne sont ni essentielles ni urgentes ; elles vous feront perdre du temps et de l’énergie. Ce quadrant contient les tâches que vous effectuez pendant votre temps libre plutôt que pendant votre temps productif. Les jeux, la navigation sur internet et l’utilisation des médias sociaux en sont quelques exemples.
En savoir plus : Qu’est-ce que la matrice d’Eisenhower ?
Conclusion
En établissant des priorités et en consacrant du temps à vos tâches, il est plus facile de les mener à bien et d’aider le groupe ou l’individu à progresser. Il s’agit là des éléments fondamentaux à retenir si vous voulez tirer le meilleur parti de cet outil de hiérarchisation qu’est la matrice d’Eisenhower. En outre, les principes mentionnés ci-dessus sont universels, ce qui signifie que vous pouvez les appliquer à votre entreprise, à votre groupe et à vos projets individuels. Par conséquent, l’utilisation de la matrice d’Eisenhower devrait faire partie de votre routine quotidienne car elle stimule la productivité.
