La méthode Eisenhower est un outil de hiérarchisation et de gestion du temps qui consiste à placer les tâches dans des quadrants en fonction de leur urgence et de leur importance. Bien que cet outil soit innovant et efficace, il existe des alternatives à sa création. Ces alternatives transmettent le même message de priorisation des tâches et de gestion efficace du temps, mais elles sont mises en œuvre différemment. Les deux alternatives les plus efficaces de la matrice Eisenhower sont les suivantes :
Matrice des priorités d’action
Elle est similaire à la méthode Eisenhower, mais contrairement à cette dernière, qui repose sur le principe de l’urgence et de l’importance, la priorité d’action repose sur le concept de l’impact et de l’effort. Il se concentre sur la valeur d’une tâche plutôt que sur sa difficulté ou sa facilité. Cette matrice est également divisée en quatre quadrants de la manière suivante :
- Quadrant 1 – Fort impact – Faible effort
Les activités de ce quadrant sont les plus utiles et les plus faciles à réaliser. Il s’agit de tâches rapides.
- Quadrant deux – Impact élevé – Effort élevé
Les tâches de ce quadrant sont tout aussi importantes, voire plus, que celles du premier quadrant. Toutefois, elles sont plus difficiles à mettre en œuvre et nécessitent davantage de ressources et de planification.
- Quadrant trois – Faible impact – Faible effort
Ces activités n’ont pas beaucoup de valeur et sont faciles à mettre en œuvre. Vous pouvez les déléguer.
- Quadrant quatre – Faible impact – Effort élevé
Ces tâches n’ont que peu ou pas de valeur, mais elles prennent du temps et nécessitent beaucoup de ressources. Vous pouvez les écarter ou les mettre en veilleuse jusqu’à ce que les ressources soient disponibles.
Matrice de Covey
Cette matrice se concentre sur le temps alloué aux tâches par quadrant. Il est également similaire au Matrice Eisenhower. Cependant, contrairement à Eisenhower, dont les quadrants représentent les tâches et leur niveau d’urgence et d’importance, les quadrants de la matrice de Covey représentent le temps. Cela signifie que plus le quadrant est proéminent, plus le temps consacré aux projets est important, ce qui en fait l’une des alternatives les plus efficaces de la matrice d’Eisenhower. À cet égard, les quadrants de la matrice de Covey seraient préparés comme suit :
- Quadrant un – Urgent-Important
En raison de leur urgence, ces tâches doivent être effectuées immédiatement, mais elles ne doivent pas prendre beaucoup de temps. En d’autres termes, il s’agit de tâches urgentes et rapides. Beaucoup de gens passent trop de temps ici à cause du « piège de l’urgence ». Ces emplois sont essentiels, mais leur valeur à court terme explique pourquoi il ne faut pas y consacrer trop de temps.
- Quadrant deux- Non urgent-important
C’est à ce niveau que les tâches doivent être planifiées et qu’il faut leur consacrer le plus de temps, car elles nécessitent une planification adéquate et utilisent davantage de ressources. Les emplois y sont généralement à long terme ; ils nécessitent donc suffisamment de temps.
- Quadrant trois – Urgent-pas important
Il est préférable de déléguer ces activités en raison de leur sensibilité au temps ; cependant, elles ajoutent moins de valeur et vous ne devriez donc pas y consacrer votre temps.
- Quadrant quatre- Pas urgent-Pas important
Ces tâches sont inutiles et doivent être effectuées le plus rapidement possible, voire pas du tout. Elles sont connues sous le nom de distractions ; lorsque vous évaluez votre journée ou votre niveau de productivité, vous vous en rendez compte.
Donner la priorité aux outils qui sont bénéfiques à d’autres égards
Il existe des outils de hiérarchisation qui améliorent la productivité et l’efficacité de différentes manières. Il s’agit notamment de
- Outils de gestion du temps : Ils mettent l’accent sur le temps alloué à des tâches spécifiques afin d’accroître la productivité.
- Outils de gestion de projet : Ils permettent de définir les tâches, de les exécuter et de suivre l’avancement d’un projet.
- Outils d’allocation des ressources : Ils se concentrent sur les ressources nécessaires à l’exécution des tâches en attribuant à chaque projet les ressources qui lui reviennent.
- Outils de jalonnement de projet : Ils se concentrent uniquement sur l’avancement d’un projet en termes de productivité dans le temps.
- Outils de plan d’urgence : Ils se concentrent sur des alternatives pour des projets spécifiques en les élaborant et en planifiant la manière dont ils sauveront la situation lorsqu’elle se présentera.
- Outils de collaboration : Ils se concentrent sur la synergie entre les travailleurs ou les équipes dans le cadre de projets. Ces outils permettent à plusieurs personnes d’y accéder et d’y travailler n’importe où et n’importe quand.
- Outils d’automatisation : Ils se concentrent sur la transition en douceur des activités, par exemple la notification des changements de calendrier ou de projet, afin de permettre aux travailleurs de se concentrer sur ce qui est important.
Grâce à ces outils, une gestion efficace des personnes, du temps et des ressources produira de meilleurs résultats à long terme.
En savoir plus : Qu’est-ce que la matrice d’Eisenhower ?
Conclusion
Les outils de gestion du temps tels que la matrice d’Eisenhower ne sont pas les seuls outils permettant d’accroître l’efficacité et la productivité. La matrice des priorités d’action et la matrice de Covey sont d’excellentes alternatives à la méthode Eisenhower. Bien que leur mode de fonctionnement soit différent, l’objectif final est le même. Les outils mentionnés ci-dessus peuvent le faire à leur manière.
