Un organigramme est une représentation graphique de la structure d’une entreprise. Les entreprises utilisent des organigrammes pour clarifier leur structure afin que tous les employés la comprennent. Ces tableaux aident chaque personne de l’entreprise à comprendre son travail, ses supérieurs immédiats, ses responsabilités et son obligation de rendre des comptes. Cet article présente les avantages des organigrammes.
Avantages des organigrammes
Il existe de nombreux types d’organigrammes. Il est essentiel de trouver celui qui répond aux besoins de votre entreprise. Il est également important d’actualiser régulièrement vos graphiques, car ils peuvent rapidement devenir obsolètes. Quelle que soit la complexité de votre entreprise, votre organigramme doit être un document dynamique et vivant.
Nous avons examiné ci-dessous les avantages des organigrammes pour vos équipes :
1. Chaque employé peut voir son rôle
Les organigrammes permettent aux nouveaux employés de connaître rapidement leur position dans l’entreprise, leur rôle, leur supérieur hiérarchique, etc. Par exemple, lorsque de nouveaux employés rejoignent une entreprise, il se peut qu’ils connaissent leurs supérieurs immédiats dès l’accueil. Cependant, ils n’ont pas rencontré tous les membres de l’équipe ou les personnes extérieures à celle-ci.
Si, au cours d’une réunion, un collègue dit quelque chose comme : « J’ai parlé de A à James. Ils attendent que Craig fasse B pour que Paul puisse approuver C. » Le nouvel employé se posera de nombreuses questions : qui sont ces personnes ? Travaillons-nous dans le même service ? Quels sont leurs titres ? , etc.
C’est là qu’intervient l’organigramme. Si le nouvel employé dispose de l’organigramme, il pourra obtenir des réponses à toutes ces questions.
2. Les organigrammes contiennent beaucoup d’informations
Supposons que vous soyez un nouvel employé et que vous puissiez immédiatement voir chaque nom, titre de poste et lien hiérarchique en consultant un diagramme graphique dans le système RH de votre entreprise.
Certaines entreprises font figurer les coordonnées des personnes à contacter sur leur organigramme. Si les employés l’examinent pour connaître la structure hiérarchique, ils disposeront des informations nécessaires pour interagir avec la bonne personne.
Un nouvel employé qui comprend sa place dans l’entreprise et la chaîne de commandement peut se concentrer sur la maîtrise de son travail. Lorsqu’ils recherchent des informations de base telles que les coordonnées d’un contact, les employés peuvent rapidement perdre l’envie d’assurer un suivi.
En outre, un organigramme n’est pas seulement destiné aux nouveaux employés. Il est essentiel de disposer d’un organigramme indiquant la date d’embauche et l’historique des promotions. Les employés sont plus enclins à penser qu’ils peuvent progresser dans leur profession s’ils voient leurs pairs progresser. Les employés quittent souvent l’entreprise parce qu’ils n’ont pas la possibilité d’être promus. Si le propriétaire de votre entreprise accorde une grande importance à l’épanouissement de ses employés, un organigramme peut en témoigner auprès des employés en place.
3. Améliore la communication et le flux d’informations
L’existence d’un organigramme permet aux employés de savoir rapidement à qui ils doivent rendre compte et qui ils doivent contacter pour résoudre un problème ou une question. La circulation fluide de l’information au sein d’une organisation permet d’accélérer la prise de décision. Un organigramme bien défini facilite la communication entre les services, ce qui accroît l’efficacité globale de votre entreprise. C’est particulièrement vrai dans les grandes entreprises qui comptent plusieurs départements.
Les entreprises résilientes ont utilisé des technologies intelligentes pendant la pandémie et ont développé des méthodes de coopération innovantes. Les équipes qui ne se trouvent plus dans la même zone physique peuvent éprouver des difficultés à communiquer efficacement. Un organigramme numérique auquel les employés et les chefs de service peuvent accéder 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 est essentiel, en particulier pour les équipes qui travaillent à distance.
4. Motiver les employés
Un organigramme bien conçu peut également servir de feuille de route pour l’avancement de la carrière et les promotions. Ils permettent aux entreprises d’offrir de bonnes perspectives de carrière au personnel débutant.
Un assistant marketing débutant, par exemple, peut voir dans l’organigramme qu’il peut évoluer vers des postes d’expert en marketing, de spécialiste du marketing des médias sociaux, de superviseur du marketing numérique, de responsable du marketing et, enfin, de directeur du marketing. Voir la carte de votre entreprise sous cet angle peut être une excellente motivation pour les employés qui veulent savoir qu’ils peuvent progresser dans leur carrière au sein de leur organisation.
5. Aide à la gestion de la charge de travail
Un organigramme bien géré permet de mieux visualiser les tâches des personnes. Elle est particulièrement adaptée à l’évaluation des responsabilités des cadres puisqu’elle indique le nombre de salariés qu’ils supervisent et, dans certains cas, le nombre de départements qu’ils contrôlent.
En savoir plus : Structure organisationnelle et organigramme
Note de bas de page
Les organigrammes présentent de nombreux avantages pour les entreprises. Ils permettent aux employés de comprendre facilement la structure organisationnelle et d’apprendre leurs responsabilités. Pour tirer le meilleur parti d’un organigramme, il est essentiel de le mettre à jour régulièrement afin qu’il ne devienne pas obsolète.
