Qu’est-ce que l’automatisation du flux de travail ? Définition, types, avantages, cas d’utilisation et exemples

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Qu’est-ce que l’automatisation du flux de travail ?

L’automatisation des flux de travail est définie comme la conception, la mise en œuvre et l’automatisation de processus basés sur des règles de flux de travail existantes. Grâce à l’automatisation, les tâches humaines, les données ou les fichiers sont acheminés entre des personnes ou des ordinateurs selon des normes commerciales prédéfinies.

Il améliore les processus en remplaçant les tâches manuelles par un logiciel qui automatise tout ou partie d’un processus. Ceci est possible grâce à des logiciels à faible code, à la fonctionnalité « glisser-déposer » et à des interfaces utilisateur conviviales.

Si vous voulez savoir ce qu’est un flux de travail, lisez cet article. Cet article traite de l’automatisation des flux de travail, de ses types, de ses avantages, de ses cas d’utilisation et de la manière de créer des flux de travail automatisés à l’aide du logiciel.

Types d’automatisation des flux de travail

Il existe deux types d’automatisation des flux de travail : les flux de travail des processus d’entreprise et les flux de travail des processus robotisés.

Automatisation des processus d’entreprise

L’approche de la gestion des processus d’entreprise (BPM) est la manière dont les entreprises construisent leurs opérations pour servir au mieux leurs consommateurs. Il favorise les flux de travail des processus d’entreprise vers une plus grande efficacité afin d’atteindre les objectifs critiques de l’entreprise.

Les logiciels d’automatisation des flux de travail automatisent les flux de travail des processus d’entreprise afin d’optimiser les opérations précédemment effectuées manuellement. Par exemple, les fonctions de remplissage automatique et de macro dans Excel sont des exemples précoces d’automatisation des processus.

Automatisation des processus robotiques

Il existe aujourd’hui des logiciels qui automatisent les processus robotiques (connus sous le nom d’automatisation des processus robotiques ou RPA). Conçu pour que les robots effectuent un travail similaire à celui des humains.

Les robots peuvent détecter et recommander les informations les plus pertinentes pour résoudre les problèmes de traitement. Ils peuvent également répondre aux questions du service d’assistance, aux authentifications de connexion et aux problèmes de traitement. En outre, ils peuvent également travailler avec les services informatiques et d’autres domaines pour soutenir les processus administratifs.

L’automatisation des flux de travail est un nom technique pour ce qui est une pratique depuis des centaines d’années. Au cours de la révolution industrielle, les chaînes de montage, la fabrication et l’agriculture ont été les premières industries à utiliser des processus d’APR. Ces derniers étaient toutefois basés sur des machines plutôt que sur des logiciels.

Pourquoi l’automatisation des flux de travail est-elle utilisée ?

En automatisant vos flux de travail, vous pouvez améliorer de manière significative les opérations qui sont principalement gérées manuellement par des personnes. L’automatisation des flux de travail entraîne une augmentation des éléments suivants :

• Efficacité

• Productivité

• Précision

• Responsabilité

• Satisfaction professionnelle

En savoir plus :
Qu’est-ce qu’un moteur de workflow ?

Cas d’utilisation de l’automatisation des flux de travail

La plupart des flux de travail peuvent bénéficier de l’automatisation. Par exemple, vous pouvez établir et automatiser toutes les procédures d’approbation des membres de l’équipe ou les documents d’accueil des employés pour les ressources humaines.

On trouve des logiciels d’automatisation du flux de travail dans la plupart des secteurs industriels :

Fabrication

L’automatisation des flux de travail a modifié le paysage industriel. Il s’adapte à l’évolution de l’offre et de la structure des entreprises. L’industrie manufacturière peut automatiser les demandes d’achat, les échanges de gestion de contrats et les projets de développement de produits pour la mise sur le marché.

Il élimine la redondance, diminue les problèmes de contrôle de la qualité et réduit les délais d’approvisionnement, de budget, d’approbation de la chaîne d’approvisionnement et les temps de cycle.

Finances

L’automatisation améliore la cohérence des paiements, réduit les obligations de conformité et permet une plus grande précision dans les prévisions et le recouvrement des recettes.

Marketing

Les processus opérationnels de marketing (MOPS) utilisent l’automatisation des flux de travail pour les campagnes de marketing, les canaux de communication avec les clients, le suivi des indicateurs clés de performance et l’analyse du marché.

Vente

La gestion du flux de travail est également une fonctionnalité des logiciels de gestion de la relation client (CRM). Il rationalise le service à la clientèle, le remplissage des formulaires et la coopération entre les services. Un CRM, par exemple, peut automatiser les alertes de flux d’approbation et mettre à jour le tableau de bord interne lorsqu’un client accomplit une action particulière, telle que la signature d’un document ou la saisie d’informations.

Gestion des systèmes

L’informatique en tant que service (ITaaS) est un modèle de logiciel qui offre des services en nuage gérés pour les entreprises et comprend la programmation du flux de travail.

Les logiciels d’automatisation des flux de travail mettent en œuvre des contrôles centralisés pour la configuration, la mise en œuvre et la gestion des réseaux d’entreprise.

Opérations informatiques

L’automatisation des flux de travail facilite la gestion des utilisateurs du réseau dans de nombreux services, tels que les équipes commerciales, financières, juridiques et administratives. Cette automatisation est bénéfique pour les opérations de réseau internes.

Comment automatiser vos flux de travail

Voici les cinq étapes de la mise en œuvre d’un plan d’automatisation du flux de travail

Identifier un processus répétitif

Tout d’abord, identifiez un processus répétitif et manuel dans votre entreprise. Ensuite, il faut impliquer les employés responsables de l’opération et tenir compte de leur avis.

Définir les objectifs

Ensuite, exprimez clairement les avantages que vous attendez de l’automatisation d’une tâche spécifique et communiquez-les aux employés responsables. Par exemple, vos objectifs pourraient être les suivants : augmenter le retour sur investissement, améliorer les temps de cycle et renforcer l’efficacité de l’équipe.

Former l’équipe

La partie la plus cruciale de toute initiative est une mise en œuvre réussie. De même, le succès de l’automatisation des flux de travail dépend de la formation et de la volonté des employés chargés de la gérer. Il convient donc d’encourager clairement leur retour d’information et de communiquer les objectifs et les avantages aux responsables du processus.

Concevoir le flux de travail

Construire le processus dans l’outil de gestion des flux de travail. Créez un formulaire, définissez le flux de travail et attribuez des autorisations et des règles pour chaque étape et chaque partie prenante.

Mesurer les indicateurs de performance et le retour sur investissement

Enfin, il est essentiel d’évaluer les chiffres après la mise en œuvre et de les comparer aux résultats antérieurs. Cette analyse vous aidera à déterminer si vous avez atteint vos objectifs ou non.

En savoir plus : Qu’est-ce qu’un processus de workflow ?

Comment automatiser un flux de travail à l’aide d’un logiciel d’automatisation de flux de travail ?

Pour automatiser votre flux de travail, vous devez avoir compris le processus de flux de travail. La création d’un processus de flux de travail est simple une fois que vous comprenez mieux comment utiliser les tableaux blancs en ligne. Ce sont d’excellents outils pour créer des diagrammes de flux de travail, car ils vous permettent d’intégrer l’ensemble de votre équipe et de favoriser un environnement de collaboration.

Il n’est pas compliqué d’automatiser les flux de travail de votre entreprise. En fait, vous pouvez automatiser les flux de travail, les planifier et les construire graphiquement afin d’imiter ou d’améliorer les processus actuels. en utilisant une interface de type « glisser-déposer » pour ajouter et organiser les tâches.

Le processus est présenté de manière statique et évalué par toutes les parties prenantes pour en vérifier l’exactitude. Une fois la conception statique achevée, le développement du processus proprement dit, y compris les formulaires, les tâches, les destinataires et les alertes/notifications, commence.

Logiciels d’automatisation des flux de travail

Les meilleurs logiciels pour automatiser vos flux de travail sont Process Maker, Integrify, Kissflow, Flokzu, Comindware Tracker et Nintex. En général, les outils de gestion des processus d’entreprise (BPM) ou un progiciel plus large, tel que l’automatisation du marketing ou la gestion de la relation client (CRM), comprennent un logiciel d’automatisation des flux de travail.

Note de bas de page

Nous espérons que cet article vous a aidé à comprendre comment l’automatisation de vos flux de travail peut être un outil incroyablement efficace pour améliorer l’efficacité globale de votre entreprise. Si vous souhaitez en savoir plus sur les tableaux blancs en ligne, consultez IdeaScale Whiteboard.