職場の効率化は、どの企業も独自の方法で解決しようとする分野だ。 ワークスペースのオンライン化やハイブリッド化が進む中、職場の効率性を確保することはこれまで以上に難しくなっている。 どこのチームにとっても、ワークフロープロセスの確立は、効率性を高めるために欠けているピースかもしれない。
この記事では、ワークフロー・プロセスを定義し、その最大の利点について説明し、オンライン・ホワイトボードを使用してワークフローを作成・監視することが、なぜチーム全体の効率向上に役立つのかを示します。
ワークフロー・プロセスとは？
ワークフロー・プロセスとは、ビジネス目標を達成するために必要なタスクを視覚的に示す図として定義される。 ほとんどのワークフロープロセスは、特定の望ましい結果で終わる直線的な一連のタスクである。 プロジェクトの終了、提案書の提出、ワークフローの再開などである。 伝統的に、ワークフロープロセスのシーケンスは事前に定義され、その作成前に割り当てのステップをマッピングする。 このため、ワークフロープロセスは、毎回同じパターンで繰り返される動作やコミュニケーションのサイクルを管理する際に役立つ。
顧客からのリクエストへの対応、問題のトラブルシューティング、新しい製品スプリントの開始など、あなたのチームにはすでに多くの確立されたワークフローがある可能性が高い。 これらすべてのプロジェクトやそれ以上のことを達成するためには、一定のタスクの進行が必要であり、これは基本的に非公式のワークフローである。 ワークフロープロセスの各要素は、すでに舞台裏で実行されているが、よりよく理解し、改善するためには、ワークフローマップに文書化することが重要である。
ほとんどの人はワークフローという考え方を理解しているが、ワークフロープロセスは少し漠然としていて、あまり意味をなさないかもしれない。 ワークフローは、タスクを完了させるために必要な個々のステップに注目し、プロセスは、目標を達成するために必要なタスクの合計とフローに注目する。 つまり、両者は似たようなプロセスを指しているが、スケールは異なるということだ。 一般的に、この2つの用語は “ワークフロー・プロセス “に分類される。 この2つの用語の違いに興味がある方は、この記事の最後のほうで取り上げている。
ワークフロー・プロセス図は、フローチャートのように、最初のトリガーを受けて、複数の経路をたどって最終ゴールに到達する。 以下は、シンプルなワークフロー・プロセスの簡単な例である。
ワークフロープロセスは、一連の予測可能なタスクやステップを図式化する際に最も有用であることを知っていれば、それがビジネスオートメーションにどのような影響を与えるかを理解するのは簡単だ。 ワークフロープロセスは、自動化されたシーケンスを設計し、それに従うことで、これまで手作業でそのシーケンスに従っていたチームの効率を向上させる。 業務自動化は、情報、タスク、成果物が、繰り返し可能で文書化された順序で人から人へと受け渡されるような状況で役立つ。
なぜワークフロー・プロセスが重要なのか？
時としてチームは非効率的なマンネリ化から抜け出せず、プロジェクトへの取り組み方を変えることに抵抗を示す。 アプローチを変えるには、チームが常に最も効率的だと想定してきたルートから離れ、新たなレベルの効率を引き出す可能性のあるものを追求する必要がある。 ワークフロープロセスの構築は、非効率なパターンから脱却し、新たなコラボレーション戦略を活用する良い機会である。 ワークフロープロセスがいかに重要であるかをよりよく示すために、ワークフロープロセスを導入する最大のメリットをいくつか紹介しよう。
チーム効率の向上
チームが共通の情報を共有し、共通の前提条件に基づいて仕事をすることができれば、チームは常に効率的になる。 この共有ナレッジを生み出すためのワークフロープロセスが図式化されていない場合、ミスコミュニケーションや共同作業の中断が発生する可能性が高くなる。
プロジェクト内のタスクの配置を図式化することで、人々が今後どのように問題を解決していくかの青写真を確保することができる。 この青写真が確実に実行されるようにするだけでなく、青写真に適切な人の順番、最も効率的なタスク管理、各項目の時間枠を明記することもできる。
ワークフロープロセスを形式化することで、全員がプロセスにおける自分の役割を理解することができる。
冗長性の排除
チーム内の非効率の最大の原因のひとつは、冗長な仕事である。 誰かがやっていると思って、同じことに取り組んだり、自分の仕事を無視したりすると、多くの時間と労力が無駄になる。 この冗長性は、ワークフロープロセスを利用することで解消できる。
ワークフロープロセスを作成する際、最も重要な細部のひとつは、特定の個人／役割を念頭に置いて各ステップを図式化することである。 つまり、特定の人のためのタスクを作成し、誤解やミスコミュニケーションの余地を完全になくすことができるのだ。
ミスコミュニケーションをなくすだけでなく、作業の重複もなくすことができる。 ワークフロープロセスを視覚的に共同作業する場合、視覚化するとかなり不要に思える項目に遭遇する。 ワークフロープロセスを図式化することで、冗長性や重複を明らかにすることができる。
ワークフローに視覚的な要素を加えない限り、いくつかのタスクがいかに不必要であるかを理解するのは非常に難しい。 ワークフロープロセスをビジュアルインターフェースに更新することで、ワークフローの重複をなくすことができます。
チームの連携強化
成功するチームとして活動するためには、チームの足並みを揃えることが重要であり、視覚的なインターフェイスを共有することで、チームの足並みを揃えることがはるかに容易になる。
ワークフロープロセスを作成することで、チームメンバー全員が同じ文書を閲覧し、共同作業を行うことができます。 このコラボレーションは、自分の仕事だけでなく、周囲の人々の仕事もよりよく理解することを意味する。
このような相互理解の感覚は、チームの連携を促進し、全員がより効率的に協力し合うことにつながる。
迅速なチーム対応を実現
ワークフロープロセスはオンラインで作成され、共同作業が可能なため、非常に簡単に操作・調整することができる。 つまり、オンライン・ホワイトボード以前には不可能だった、環境の変化に柔軟に対応できるワークフロー・プロセスを構築できるのだ。
適応可能なワークフロープロセスを持つということは、チームのニーズに応じて問題解決のアプローチを簡単に変更できるということだ。 この順応性によって、状況の変化だけでなく、既存の状況にも迅速に対応できるチームが生まれる。
各自が自分の役割を理解し、ワークフロープロセスの中で自分がどの位置にいるのかを知ることで、タスクとタスクの間の時間を最小限に抑え、一連の流れ全体を合理化することができる。 チームの委任を通じて、人々は解決策への最も効率的なルートを見つけ、迅速なチーム対応を可能にする環境を作ることができる。
ワークフロープロセスをマッピングすることで、従業員の対応時間が延びるだけでなく、自動化できる部分を指摘することもできる。 例えば、図式化することで、回答メールで自動化できる顧客対応エリアを見つけることができるかもしれません。 これは、ワークフロープロセスの作成によって明らかになる、課題自動化へのルートの一例に過ぎない。
詳細はこちら ワークフローエンジンとは？
3 役に立つワークフロー・プロセス・テンプレート
ワークフロープロセスをどのように図式化するかは、マッピングするワークフローとそれに最適な構造によって大きく異なります。 タスクベースの組織システムを好む人もいれば、もっと直線的なものを必要とする人もいる。 以下は、ワークフロープロセスの作成と実装方法を視覚化するのに役立つ3つのワークフロープロセステンプレートである。
RACIマトリックス
RACIマトリックスとは、プロジェクトの完了に必要なタスク、マイルストーン、重要な意思決定を定義し、文書化した責任分担表である。 スプリントの各タスクの責任者を詳細に示す包括的なチャートであり、プロジェクトの役割と責任を簡単に定義することができる。
ワークフロー・プロセスでは、理解がすべてであり、RACIマトリックスは、チーム全体でプロジェクトの役割を深く理解するための素晴らしい方法である。 RACIマトリックスには複数の代替案があり、それも有用である。
フローチャート
RACIマトリックスは、包括的なチャートで誰が何に責任を持つかを分解するのに役立つが、フローチャートは、方向性のある行動と責任を詳細に示すのに適している。 フローチャートは、一連の行動を文書化し、複数の完了ルートを探索するのに適している。 ワークフロープロセスが反復的、循環的な段階的機能を持ち、一貫した1つの流れで視覚化できる場合は、フローチャートの作成が良い選択肢となる。
マインドマップ
もしあなたのフローが単純なステップ関数ではないとしても、視覚化のオプションが欲しいのであれば、マインドマップを作成するのは良い選択肢だ。 マインドマップは、フローチャートと似たような方法でシーケンスを図式化することができるが、下に流れるのではなく、外側に広がる。 これにより、ワークフローにおけるタスクの流れが厳密に手順化されていないチームでも可視化が可能になる。 マインドマップは、ワークフロープロセスにおけるより多様なステップを考慮し、多くのチームにとって価値ある選択肢となる。
さらに詳しく ワークフローの自動化
ワークフローとプロセス：その違いとは？
ワークフロー・プロセスとは何かについて理解を深める必要がある場合、ワークフローとプロセスという言葉を区別することが役に立つ。 この2つを切り離して考えてみると、微妙に異なることを意味しており、その違いを分析することで、あなたのプランニングにおける重要なニュアンスが見えてくるかもしれない。
ワークフローとプロセスは、目標を達成するための同じような戦略であるが、その範囲は若干異なる。 ワークフローはタスク指向のアプローチであり、プロジェクトを完了させるための一連のタスクに焦点を当てる。 プロセスは目標志向であり、通常はプロジェクトの戦略的目標と、それを最も効率的に達成する方法に焦点を当てる。
この2つのプロセスを組み合わせることで、プロジェクトの包括的な理解が促進され、成功を見出すための戦略的な視点と詳細な視点の両方が得られる。
オンライン・ホワイトボードの統合方法
あなたの職場では、すでに複数の異なるワークフロープロセスが運用されている可能性が非常に高く、これらを特定することは、最適化を始めるための素晴らしい方法です。 最初のステップは、チームが解決している一般的な問題を調べ、目標を達成するためのステップを書き出すことかもしれない。 これが終わったら、ワークフロー・プロセスの作成に取りかかることができる。
オンライン・ホワイトボードの使い方を理解すれば、ワークフロー・プロセスの作成は実に簡単だ。 オンライン・ホワイトボードを使えば、このダイアグラムやその他のテンプレートをチームと共同で作成し、永続的にアクセス可能なスペースに保存することができます。 このようなダイアグラムを作成し、チーム全体を取り込むことで、コラボレーションとアライメントの環境を醸成するための最良のツールである。
結論
このガイドが、ワークフロープロセスの活用が、チームの効率を向上させる非常に効果的なツールであることをご理解いただく一助となれば幸いです。 タスク管理による効率化についてもっと知りたい方は、ぜひFrescoをチェックしてみてください。
