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ワークフローとは何か？
ワークフローは、材料を変換し、サービスを提供し、情報を処理するプロセスを構築するためのリソースの体系的な組織として定義される。 基本的には、人、スタッフの組織、あるいは1つ以上の単純または複雑なメカニズムによって行われる一連の作業である。
ワークフローはあらゆる業界で行われている。 情報技術、チーム、プロジェクト、階層といった組織構造の他の部分と組み合わされ、あらゆるビジネスの構成要素となっている。
この記事では、ワークフロー・プロセスを定義し、その構成要素と種類を説明し、オンライン・ホワイトボードを使用してワークフローを作成・監視することで、チーム全体の効率を向上させる方法を示します。
ワークフローの3つの基本要素
ワークフローには3つの基本要素がある。 これらは、ワークフローの種類に関係なく、変わらない基本的な構成要素である。 実際、ワークフローのすべての段階は、これらのコンポーネントのいずれかに該当する：
- 入力：入力はワークフローの最初の要素である。 ワークフローフェーズを完了または開始するリソース。
- 変換： 入力が受け取られる方向や規則、そしてそれが受け取られたときに起こることは、変換と呼ばれる。
- アウトプット： アウトプット（Output）とは、ワークフロープロセスの最終製品または成果物のことである。 それは変身の結果である。 出力は、ワークフローの次のステップの入力としても機能する。
すべてのワークフロー手順は、より高いレベルであっても、この3つの要素に単純化することができる。 実際、ほとんどのプロセスは、いくつかの入力、変換、出力の組み合わせを持っている。
ワークフローの主要部分を構成するのは、主に4つのコンポーネントである。 アクター、活動、結果、そして状態である。
- アクターとは、仕事を担当する人間や機械のことである。
- アクティビティとは、実行されるタスクやビジネスプロセスのことである。 これらは、プロセスにおけるひとつの論理的なステップである。
- 結果は各ステップの成果である。
- この状態は、プロジェクトがプロセスの間にあるときに発生する。 プロセスが指定された順序で流れることを保証するために、フロー制御が使われる。
ワークフローのプロセスを文書化することは、将来のロードマップを提供し、透明性と再現性を促進し、データ分析を可能にするため、プロジェクトマネージャー、専門家、学者にとって不可欠である。 この分野の専門家は、データがどのように評価され、どのように変換されたかを注意深く文書化することを勧めている。
ワークフローの3つのタイプ
あなたのビジネスに使えるワークフローには3種類ある。 それぞれユースケースによって利点がある。
- プロセス・ワークフロー： ビジネスで最もよく使われるワークフローはプロセス・ワークフローである。 一連のタスクがシステマティックで予測可能な場合に最も適している。 プロセス・ワークフローの例としては、発注書、従業員の入社、請求書の承認、休暇申請などがある。
- ケース・ワークフロー： ケース・ワークフローはプロセス・ワークフローとは正反対で、体系的で予測可能な経路を持たない。 事前に計画されたものではなく、最初から明確な解決策があるわけでもない。 例えば、保険金請求や資産検査など、調査を通じて多くのデータを収集することで、解決策は自ずと見えてくる。
- プロジェクト・ワークフロー： プロジェクト・ワークフローは、多数の変数と複数の利害関係者を含むプロジェクトに適している。 ウェブサイトのデザインや立ち上げなど、これらのプロジェクトは、定義された、しかし柔軟なアプローチに従います。 プロジェクトの成果物を指定することはできるが、プロジェクトのワークフローは多くの場合、1回限りの使用インスタンスである。
ワークフロー例
以下では、あらゆるビジネスに共通するワークフローの例を見ていこう。
- セールスオーダー
A セールスオーダー は、あらゆるビジネスにおいて極めて重要な要素である。 営業担当者が注文を作成し、顧客に請求書を発行し、顧客が請求書を支払い、最後にフルフィルメント部門が注文を納品する。
- 発注書
発注書は、企業が支出全体を管理するために不可欠なものである。 サプライヤーとあなたが同じ考えであることを確認するのに役立ちます。 発注書のワークフローは通常次のようになる：
– まず、調達部門がPOを作成し、マネージャーが承認し、POがサプライヤーに送られる、
– そして、商品やサービスを受け取る
– サプライヤーから請求書を受け取り、承認される
– 最後に、サプライヤーに支払いを行う。
- チームメンバーのオンボーディング
銀行や保険業などさまざまな業界で、従業員の入社手続きやローン処理にワークフローが活用されている。 申込書提出後、顧客本人確認、明細開示、与信承認、契約締結といった一連の作業が始まる。 さらに、これらの取引記録はすべて文書化され、監査目的で保存される。
- 電子商取引
注文の送信は、標準的なeコマースのワークフローです。 消費者は注文を入れ、支払い情報を入力し、取引を完了し、お金を受け取る。 注文を受けた後、商品は倉庫から引き取られ、小包に梱包され、消費者に発送される。
ワークフローを使用する利点
ワークフローは、非効率なチームワークから脱却し、新たなコラボレーション戦略を活用する絶好の機会である。 ワークフローが必要不可欠であり、導入に有利である理由は以下の通りである。
- 生産性の向上
ワークフロー図を作成することで、チームが将来問題を解決する際に従うべき青写真を示すことができる。
共通の知識や前提を共有することで、チームは常に効率的になる。 ミスコミュニケーションやコラボレーションの破綻はは、ワークフロー・プロセスが図式化されていない場合、はるかに頻繁に発生する。
- サイクルタイムの短縮
ワークフローを計画し、一連のアクティビティを定義することで、既存のボトルネックを特定し、それを解消することができる。 これにより、ワークフローが最適化され、サイクルタイムが短縮される。
- コスト削減
ワークフロー構成は、効率を高め、ペーパーワークを削減し、従業員の効率を向上させます。 これらの強化により、総営業費用は減少した。
- 不正確さの減少
標準化され自動化されたワークフローは、エラーのリスクを低減する。 標準化されたワークフローはまた、より一貫したアウトプットを生み出し、一貫した効果的な結果をもたらす。
- 増収
効率的なワークフローは、企業がより意識的で効果的な顧客体験を提供し、顧客ロイヤルティと新規顧客獲得をもたらし、全体的な収益の増加につながる。
- より良い企業文化
ワークフローは自立と責任を促す。 従業員は仕事のあらゆる段階を計画・設計し、成功に導く。 信頼、独立性、説明責任は強固な企業文化の柱である。
ワークフロー管理システムとは？
ワークフロー管理システムは、ビジネスプロセスの自動化を目的としたソフトウェアである。 彼らは、ワークフローの手配、追跡、管理、調整に必要なインフラを持っている。
ワークフロー管理システムは、ユーザーが様々な特性に基づいてワークフローを定義することができるため、詳細な機能を備えている。 このソフトウェアは、これらの特徴を分析し、改善のための提案を提供するために使用します。
さらに、ワークフロー管理システムには次のような機能もある：
- 自動ルーティング
- 自動処理
- 複数のシステムおよびプロセスを統合構造にまとめる
- 既存のインフラとの統合
- 様々なソースからの製品を整理する
- ステップを完了するために必要なデータを通知し、与える
- 未完了のプロセスに対するフォローアップを提供する
ワークフロー管理システムは、3つの異なるタイプのワークフローを作成することができる。 これらは、シーケンシャル、ステートマシン、ルール駆動型ワークフローである。 その使用例は、ワークフロープロセスのニーズに完全に依存する。
- フローチャートのようなシーケンシャルなワークフローは、直線的で漸進的である。 このワークフローは、アクティビティや手順を途中で止めることなく、次のアクティビティや手順に移行する。
- ステートマシンのワークフローは、シーケンシャルなワークフローよりも洗練されており、複数の反復を必要とする場合がある。 これらのプロセスは、ある “状態 “から別の “状態 “へと移行する。
- ルール駆動型ワークフローは、より高度なシーケンシャルワークフローに過ぎない。 ワークフローの進行は “ルール “によって決定される。 フレーズが “true “か “false “かを判断するために条件を用い、そのルールは “if”、”then”、”else “表現で表される。
オンライン・ホワイトボードをワークフロー・プロセスに統合する方法
リソースを特定することは、ワークフロープロセスを作成する最初のステップである。 自問自答できる重要な質問は、現在何が整備されているか？ どのように処理されるのか？ 誰が婚約しているのか？ その他 次に、ワークフローのプロセス、さまざまな可能性のある結果、各ステップを通過するデータをレイアウトする。
各段階の責任者を決定し、利害関係者を指定する。 最後に、ワークフローを視覚化するために、概略図を描く。
オンライン・ホワイトボードの使い方を学べば、ワークフロー・プロセスの作成は簡単だ。 オンライン・ホワイトボード.オンライン・ホワイトボードは、チーム全体とのコラボレーションを可能にするため、これらの図を作成するための理想的なツールです。
よくある質問
ワークフローとプロセスの違いは？
ワークフローは、ある仕事を完了するために必要な個々のステップを検討するものであるのに対し、プロセスは、目標を達成するために必要な活動の集合体であり、フローである。 この2つの用語に関連する多くのユースケースを包含しているため、人々は通常、この2つの概念を「ワークフロープロセス」にまとめる。 これは、両者が同じようなプロセスを指しているが、スケールが異なることを示唆している。
この違いによって、フレーズを単独で使うことに多少の余裕が生まれるが、その違いにとらわれすぎないようにしよう。 似ていることから、両者の間には多くのクロスオーバーがあるだろう。 最も重要な違いは、次の点にある。 同等様々な次元で物事を完成させる手順。
ワークフローの自動化とは？
ワークフローの自動化とは、テクノロジーを使ってプロセスの一部または全部を自動化することを指す。 自動化を進めることにはいくつかの利点がある。 まず第一に、コンピューター・システムはより多くの仕事をより短時間でこなすことができる。 さらに、これまでその業務を行っていた人は、自動化がより困難な他の業務に専念することになるかもしれない。
例えば、財務チームはワークフローによって生成されたデータをレビューしなければならない。 その場合、自動化されたワークフローがレポートを作成し、問題を特定するためのコンピューターテストを実施することができる。 そして、財務チームの誰かがその情報を確認し、それに基づいて選択をしなければならない。 これにより、データの集計、整理、分析にかかる時間を節約できる。
手動ワークフローと自動ワークフローの違いは？
手動のプロセスには、自動化されたワークフローの利点の多くがある。 しかし、2人以上の人間が手作業のワークフローを管理するため、中間段階が多くなり、エラーが発生する可能性があり、通常、時間がかかる。
自動化されたプロセスは、手動プロセスと同じ目標の多くを、より迅速かつ正確に達成することができる。 さらに、自動化された手順は、時間を浪費し、エラーの原因となる中間業者や中間段階を排除できるという点で、他とは一線を画している。
ワークフロー図とは？
ワークフロー図は、タスクを完了させるために設計された、反復可能で連続的なプロセスを視覚的に表します。 したがって、これらの図には、何がどのような順序で起こるかが描かれている。
ワークフロー管理はプロジェクト管理とどう違うのか？
これらは非常によく似た概念だが、同一ではない。 例えば、ワークフロー管理は、手作業で繰り返されるビジネスプロセスを自動化する。 したがって、冗長性を排除し、全体的な効率を最大化することができる。 しかし、プロジェクト・マネジメントは、調整と計画を含むより広範なプロセスであり、絶え間ない反復を必要とする。
組織の目標を達成し、プロジェクトを完遂するために、多くのツールやリソースを使うことができる。
巻末資料
この記事を読んで、ワークフロー・プロセスを採用することが、チームの効率と生産性を向上させるための優れたツールであることがお分かりいただけたと思う。 についてもっと知りたいなら バーチャルワークショップチェックアウト
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