Con más gente trabajando a distancia que nunca, y sin un final a la vista, es probable que el futuro del lugar de trabajo cambie permanentemente, y con este cambio vendrá un cambio en la tecnología. A medida que aumente el número de personas que trabajan a distancia, las empresas se verán obligadas a recurrir a nuevas herramientas y tecnologías para mantener su eficacia y productividad. Esto significa que las reuniones en persona y los talleres se verán obligados a trasladarse a Internet, lo que cambiará el funcionamiento, la dinámica y las herramientas que utilizan. Ser capaz de utilizar estas herramientas será más importante que nunca, y dirigir tu taller virtual puede depender de tu capacidad para pivotar con eficacia. Las nuevas tecnologías no son el único método para crear un taller virtual de éxito, sin embargo, hay muchas buenas formas de hacerlo posible.
En este artículo hablaremos de todo lo que hacen posible los talleres virtuales, y también de sus ventajas e inconvenientes. Aprenderás sobre los distintos tipos de talleres, las mejores prácticas para que se desarrollen eficazmente y, con suerte, la mezcla perfecta para que puedas facilitar tu propio taller virtual. Si te interesa saber más sobre los aspectos esenciales de la colaboración visual, consulta nuestra nueva guía completa.
¿Qué es el Taller Virtual?
Un taller virtual se define como una sesión interactiva o una experiencia de aprendizaje impartida a través de una herramienta de videoconferencia que se puede acomodar a distintos programas de colaboración visual. La naturaleza remota de estas conferencias puede resultar intimidatoria, al sentirse impersonal y fuera de contacto. Sin embargo, esto no es algo que deba temerse. Si se enfocan correctamente y con las herramientas adecuadas, los talleres virtuales pueden ser tan eficaces como sus homólogos presenciales.
A pesar de tener los mismos objetivos, los talleres virtuales difieren de sus homólogos presenciales en aspectos sutiles e importantes. La similitud más importante, y la más obvia, es que el taller se realiza a distancia. Esto significa que todos tendrán que utilizar una aplicación de videoconferencia para poder participar, y dependiendo del tipo de seminario que se esté llevando a cabo también necesitarán algún otro tipo de herramienta de colaboración. Los objetivos de los talleres digitales se centran en reunir a un grupo de personas y permitirles aprender, colaborar y crear juntos. A pesar de tener objetivos congruentes con los talleres presenciales, los métodos necesarios para tener éxito son ligeramente diferentes, que abordaremos en detalle más adelante en el artículo. Celebrar talleres de forma virtual también tiene muchas ventajas que te vamos a exponer a continuación. Debido al COVID-19, muchos no podrán elegir entre un taller presencial o digital, pero eso no significa que no puedan tener éxito en sus esfuerzos virtuales.
Tipos de talleres
Distinguir en qué tipo de talleres participará la gente es importante para definir tus objetivos como equipo, por lo que sería útil definir un par de tipos de talleres muy comunes. Estos son algunos de los talleres más utilizados, y también son los que tienen la misma importancia desde que se transfieren online.
Seminarios — Los seminarios suelen ser grandes oportunidades de enseñanza en las que un conferenciante puede interactuar con una multitud y estimularla para que aprenda y se comprometa con el tema que está enseñando. Pueden funcionar muy bien en línea porque a menudo se presentan en forma de conferencia, con uno o varios ponentes diferentes, y este formato es muy fácil de aplicar virtualmente. Además, los seminarios no suelen requerir el uso de ninguna herramienta adicional, lo que facilita la transición virtual porque no hay que hacer nada extra, simplemente necesitan una herramienta de videoconferencia. El único inconveniente de realizar un seminario virtual es la posible falta de compromiso. Esto tiene la ventaja de que pueden asistir más personas de distintos lugares del mundo, pero puede ser difícil captar realmente su atención porque están dispersas por todo el planeta y no juntas en una sala de reuniones.
Sesión de preguntas y respuestas — Los Q&A (preguntas y respuestas) pueden utilizarse en una letanía de formatos diferentes, por otras tantas razones. Siempre que haya una reunión informativa, reuniones con un equipo o un profesor, pueden servir como ejemplos de escenarios de preguntas y respuestas. Las preguntas y respuestas son formatos de reunión muy versátiles y también se suelen poner en práctica como parte de otros tipos de talleres. La mayoría de las veces, llegan al final, cuando las personas y los equipos se abren a preguntas que son capaces de responder. Una sesión de preguntas y respuestas puede servir para muchos propósitos distintos, dependiendo de cómo la utilices, y puede satisfacer una gran variedad de objetivos gracias a su versatilidad. Tanto si diriges una sesión informativa para nuevos miembros como si participas en un divertido rompehielos con tu equipo, las preguntas y respuestas son una gran herramienta para aplicar virtualmente.
Lluvia de ideas — La tormenta de ideas con tu equipo es fundamental para producir resultados positivos, y casi siempre es el primer paso para crear algo nuevo o iniciar el flujo de trabajo. Las sesiones de lluvia de ideas son clave en el proceso creativo, y no podemos subestimar su importancia para establecer la dirección y el propósito. Por ello, no hay lugar para dejarlo atrás, debe adaptarse para funcionar dentro de los nuevos formatos.
El brainstorming virtual puede ser más difícil que en persona, y por ello los equipos deben ser creativos en la forma de enfocar las tácticas de brainstorming. Intentar utilizar las mismas técnicas que utilizarías en persona suele ser muy engorroso digitalmente, y normalmente no produce los mismos resultados. Por ejemplo, colocando post-its físicos en una pizarra. Ésta podría ser una característica clave de la lluvia de ideas en persona, pero virtualmente es lenta y hay demasiada confusión sobre quién habla, dónde van las notas y todo lo demás. Simplemente no funciona igual. En lugar de utilizar técnicas antiguas con tecnología nueva, lo mejor es incorporar tecnología nueva que se adapte al nuevo formato que utilizas ahora. Cuando los colaboradores se adaptan a utilizar programas de lluvia de ideas, sus resultados suelen ser mucho más productivos, rápidos y creativos. En algunos casos, la gente cree que, en realidad, es capaz de hacer una lluvia de ideas más eficaz digitalmente, utilizando estas plataformas, que en persona. En determinadas circunstancias, las herramientas de colaboración ofrecen lo que las pizarras blancas no pueden, y por eso son una parte esencial de la lluvia de ideas en la esfera virtual.
Sesiones de colaboración — Las sesiones de colaboración son muy similares a la lluvia de ideas, pero en lugar de ser el inicio del proceso creativo, las sesiones de colaboración pueden tener lugar en cualquier fase del trabajo y no dependen de la producción de nuevas ideas. La colaboración es algo en lo que la gente nunca podrá comprometerse y es obligatoria para cualquier sector laboral o escolar, lo que significa que tendrán que pivotar hacia la funcionalidad online. Los escenarios de colaboración se dan en una amplia variedad de posibilidades diversas: trabajar con lienzos, crear hojas de ruta, crear mapas del recorrido del cliente o mapas de la interfaz de usuario, o enmarcar/resolver problemas. Todo esto y más requiere entornos colaborativos para funcionar correctamente, algo en lo que no pueden comprometerse. Al igual que la lluvia de ideas, la colaboración funciona mucho mejor cuando las personas pueden utilizar una herramienta de colaboración visual junto con el programa de reuniones que decidan utilizar. Poder utilizar una herramienta de colaboración visual agiliza el proceso de colaboración y elimina las dificultades innecesarias asociadas a la colaboración en línea.
Incorporación y Formación de Empleados — El Onboarding y la Formación son muy importantes para la funcionalidad de la empresa, y con el aumento de la importancia de las formaciones sobre Inclusión, Equidad y Diversidad en el lugar de trabajo, también están aumentando en volumen. La formación y la incorporación de los empleados serán necesarias siempre que las empresas decidan contratar a nuevas personas e incorporarlas a nuevos equipos, y los empleados seguirán evolucionando en sus funciones y necesitarán nueva información y formación. A partir de ahora, se exige que estas actividades se desarrollen al 100% en línea, por lo que hacerlas accesibles es obligatorio para que cumplan sus objetivos de forma constante. Algunas empresas ya utilizan un programa de incorporación online, que te permite cargar toda tu información online en lugar de rellenar el papeleo en la oficina, así que utilizar uno de esos programas seguro que acelera el proceso. A pesar de este atajo, las empresas seguirán teniendo que formar a sus empleados e introducirlos en su nuevo entorno de trabajo digitalmente, lo que conllevará sus propias dificultades.
Dificultades de los talleres virtuales
Los talleres virtuales difieren en muchos aspectos de los talleres tradicionales, y esas diferencias conllevan diversas dificultades únicas. Una de las principales dificultades que encuentra la gente al trabajar digitalmente es lo enrevesado que resulta comunicarse con la gente por Internet. Una de las ventajas de colaborar en persona es poder leer el lenguaje corporal de las personas y las sutiles pistas de comunicación que utilizan en su vida cotidiana. Estas señales comunicativas pueden ser decisivas para que los equipos se entiendan y trabajen juntos. Sin ser capaces de leer estas señales no verbales, a los equipos les puede resultar mucho más difícil captar la comunicación de los demás, lo que se traduce en una colaboración menos eficaz. Esto no sólo perjudica la capacidad de colaboración de un equipo, sino que también puede ser perjudicial para su espíritu de equipo y su cohesión.
Otra dificultad de la colaboración digital son los niveles de atención de las sesiones. Para algunos, prestar atención de forma constante en reuniones interminables puede ser doloroso, y esa dificultad se agrava cuando las reuniones se trasladan a la comodidad de tu propia casa. La colaboración, el trabajo y el aprendizaje digitales añaden una letanía de distracciones al entorno de trabajo y pueden hacer que ser productivo de forma constante sea mucho más difícil. Además, prestar atención durante este tipo de reuniones requiere un tipo diferente de energía y concentración, algo que es más inherente cuando te reúnes en persona. Especialmente en reuniones prolongadas y repetidas una tras otra, mantener un alto nivel de concentración puede añadir otro nivel de dificultad. Algunas personas también tienen dificultades por el mero hecho de mirar una pantalla durante gran parte del día, y sus ojos pueden sentirse un poco fatigados. Comprar gafas que bloquean la luz azul ha aliviado estos dolores de cabeza para algunos, pero las pruebas no son concluyentes sobre si realmente funciona o no.
En los tiempos que corren, surgen dificultades técnicas en todas partes. Con el creciente uso de la tecnología, todo el mundo se esfuerza por solucionar sus problemas técnicos. Esta realidad se aplica ahora a muchos eventos y talleres de colaboración debido a que se celebran en línea. Mientras que en la oficina las dificultades técnicas podían girar en torno al envío puntual de un correo electrónico o al funcionamiento de la impresora, ahora las dificultades técnicas giran en torno a tu capacidad para acceder a una reunión o aportar tu trabajo al equipo. Estas cuestiones están ganando importancia y, por tanto, son una fuente creciente de frustración para los empleados de todo el mundo. Estos problemas suelen tener solución, pero a menudo interrumpen el flujo natural de trabajo y dificultan un progreso constante.
Las dificultades técnicas no sólo surgen cuando hay problemas con determinados programas, sino que pueden derivarse simplemente de no saber utilizarlos en primer lugar. Todo el mundo entiende cómo funciona la colaboración en persona y no hay variables desconocidas. La gente aún no sabe muy bien cómo funciona la colaboración virtual, todavía lo estamos descubriendo. Esto añade otra capa de dificultad a la colaboración: tenemos que ocuparnos de los problemas existentes a la vez que aprendemos a utilizar nuevas herramientas en el mismo proceso. Esto puede ser engorroso y ralentizar la capacidad de las personas para contribuir eficazmente. Aunque las nuevas herramientas pueden ser decisivas para lograr avances, conseguir que todo un equipo se ponga al día y colabore eficazmente puede ser un proceso que requiera tiempo y resulte agravante.
Otra dificultad de trabajar desde casa es la falta de un entorno de trabajo informal. Trabajar desde casa carece de las interacciones informales que la gente tiene con sus compañeros de trabajo a diario. Esas interacciones contribuyen a la cohesión y la eficacia de los empleados y los equipos, y sin ellas las personas pueden sentirse insatisfechas en el trabajo. Los empleados pueden pasar días sin ninguna interacción verbal o física con un miembro del equipo, y esto puede resultar muy aislante. Se hace más difícil, entonces, que la gente forme amistades significativas y participe en divertidas bromas de oficina que ayuden a impulsar y motivar a la gente en su trabajo. Esta falta de interacciones informales puede ser muy perjudicial para el funcionamiento de tu equipo, y encontrar formas de hacer que la gente interactúe más a menudo puede ser fundamental para llenar este agujero.
Conseguir que la gente participe en actividades de colaboración en persona puede ser difícil, y eso se complica aún más cuando se habla virtualmente. La colaboración virtual es una gran herramienta para reunir a la gente, pero depende de que estén dispuestos a implicarse. Por encima de la cámara y en tu casa puede que no te sientas tan motivado para contribuir activamente. La gente suele sentirse menos cómoda hablando cuando se ve a sí misma ante la cámara o no está segura de cómo sonará su voz o su contribución por teléfono. Este desánimo hace que, en general, a la gente le cueste más comprometerse de forma coherente y con confianza, algo que es absolutamente fundamental para el proceso creativo. Esto puede superarse mediante el estímulo y la exposición constantes, pero aún así puede suponer un obstáculo para algunos.
Ventajas de la colaboración virtual
Aunque las dificultades pueden dificultar el progreso de los talleres virtuales, también pueden aportar algunos beneficios importantes. Trabajar en un taller digital significa que puedes acceder a más opciones de colaboración que en persona, y una de esas opciones es la posibilidad de trabajar con personas de todo el mundo. El taller digital permite excepciones mínimas en cuanto a dónde o cuándo se puede participar. A través de zonas horarias y fronteras, personas de todo tipo pueden participar en una colaboración significativa e importante. Que la gente de todo el mundo pueda participar es una de las principales ventajas de los talleres virtuales y puede añadir aspectos de diversidad a tus equipos que antes no eran posibles. La diversidad de miembros y de pensamiento es sumamente importante para quienes buscan soluciones de forma creativa, y la capacidad de conectar con personas de todo el mundo lo convierte en una posibilidad.
Otra ventaja sencilla pero importante de hacer talleres virtualmente es que, cuando no se reúne gente para participar, ¡todo el mundo ahorra dinero! Esto es especialmente impactante cuando se celebran grandes conferencias a las que la gente debe desplazarse largas distancias para asistir. Incluso cuando no haya un gran acontecimiento, la gente ahorrará constantemente en gastos de viaje, y ésta es un área en la que las empresas, los empleados y los voluntarios podrán ahorrar. No sólo se ahorra dinero al no tener que desplazarse, sino que también se contribuye a reducir las emisiones de carbono. Cuando la gente trabaja desde casa, posteriormente hay menos coches en la carretera y se necesita menos transporte, lo que contribuye en gran medida a que la gente reduzca su huella de carbono. Cuando consideras todas las emisiones que se ahorran trabajando desde casa, ¡puede parecer una opción más realista para el futuro!
Esto puede resultar contraintuitivo para algunas personas, pero trabajar desde casa puede aumentar realmente la capacidad de interactuar y comunicarse de forma saludable. Para algunos, interactuar en persona es una experiencia con la que la gente se siente cómoda y un lugar en el que siente que sus valores y su participación son compartidos y escuchados. Para otros, puede que no sea así. Los que se sienten presionados cuando trabajan en persona pueden encontrar en el trabajo a distancia un espacio más seguro para colaborar y compartir ideas. Desde este punto de vista, colaborar virtualmente puede hacer que algunas voces se oigan donde de otro modo no se oirían, añadiendo ideas y creatividad al proceso de colaboración. Los entornos de trabajo remotos significan que las personas pueden sentir menos presión social cuando colaboran, lo que podría promover un mayor librepensamiento y participación. Obviamente, esto no se aplicará a todo el mundo, pero para quienes se sientan más cómodos en casa participando virtualmente puede ser un soplo de aire fresco.
Aunque el uso de herramientas extranjeras puede ser una desventaja para algunos, estas herramientas también pueden utilizarse con gran efecto, y tienen muchas ventajas que el trabajo en equipo en persona simplemente no ofrece. Un ejemplo de ello es disponer de enormes tableros ampliables sobre los que trabajar. Herramientas como Miro y Mural utilizan tableros ampliables y escalables que permiten a los equipos crear una letanía de ideas diversas en el mismo lienzo. Mientras que las pizarras blancas físicas están limitadas por su tamaño, esto es algo que las herramientas de colaboración virtual pueden eludir. Otras innovaciones sencillas, como codificar por colores las contribuciones de las personas y resaltarlas para que destaquen en un lienzo enrevesado de material, son otra forma en que las herramientas de colaboración aportan ventajas únicas a los equipos que trabajan en línea.
Especialmente en un taller virtual que se basa en la colaboración, algo que la colaboración a distancia ofrece y que el trabajo en persona no puede simular es que la pizarra es un documento vivo. Ésta es posiblemente la mayor ventaja de la colaboración virtual, y ofrece a los equipos la posibilidad de editar, revisar y reaprender desde cualquier lugar. Esto significa que las plantillas utilizadas en la colaboración son efectivamente documentos vivos, que evolucionan con el conocimiento a medida que se manipulan constantemente. Esto no sólo permite más tiempo y manipulación durante el proceso creativo, sino que las personas pueden intercambiar ideas y aportaciones en cualquier momento, permitiendo cualquier combinación de colaboración. Esto es algo exclusivo de los talleres virtuales y añade un elemento muy productivo, que no puede reproducirse mediante la colaboración en persona. Aunque las herramientas pueden ser frustrantes de usar y de aprender, cuando se utilizan correctamente, pueden tener enormes beneficios para la producción de tu equipo.
Métodos de optimización
Una de las cuestiones más importantes en torno a los talleres virtuales y la colaboración en línea es Cómo. ¿Cómo se simula un entorno presencial? ¿Cómo te relacionas con la gente y creas conexiones personales a través de un taller virtual? ¿Cómo se navega por la cooperación y la profesionalidad en Internet? Estas preguntas tienen respuestas sencillas, y se realizan a través de los métodos de participación virtual y las mejores prácticas que utiliza la mayoría de la gente. Utilizando estos métodos, puedes participar mejor en la colaboración virtual y dirigir sesiones de equipo más productivas.
Método nº 1 — Establecer objetivos, expectativas y estructura claros
A veces este paso puede pasarse por alto porque puede explicarse muy fácilmente en persona y a veces se entiende inconscientemente. Establecer verbal y físicamente una expectativa clara es un buen punto de partida, y automáticamente pone a todos en la misma página, y demuestra el objetivo compartido de todos. Establecer objetivos elimina cualquier confusión inicial, y también proporciona una plataforma instantánea para que cualquiera pueda hacer preguntas desde el principio, lo que estimula el flujo de ideas y aclara la confusión inicial. Esto marca el tono del resto de la reunión y, si se hace correctamente, puede implicar a todo tu equipo durante toda su duración.
Crear una estructura es importante y paralelo a crear objetivos y expectativas, y es más importante en tu taller virtual de lo que sería en persona. Dado que el flujo de la conversación y de las ideas está ligeramente atrofiado virtualmente, tener una estructura concreta ocupa el lugar que normalmente ocuparía la improvisación. Esta estructura es similar a la de las expectativas y los objetivos, y proporciona a las personas directrices para navegar por sus reuniones en ausencia de una facilitación en persona.
La estructura y las expectativas tampoco tienen por qué ser sólo verbales. Puedes crear un documento compartido con expectativas escritas, objetivos y secciones con fecha y hora para trabajar en determinados temas. La estructura puede facilitarse mejor mediante una planificación y organización meticulosas de tus pensamientos y objetivos para la sesión. Esta es la mejor forma de crear estructura dentro de tu taller, porque sin un plan acaba siendo mucho más difícil crear estructura sobre la marcha.
Dicho esto, la planificación y la estructura son obviamente fundamentales para que un taller virtual funcione correctamente, pero no puedes dejar que la estructura domine el flujo creativo de ideas. Como en cualquier reunión, tienes que ser flexible a los cambios y a la diferenciación de lo que la gente piensa o entiende. Especialmente con personas que utilizan la tecnología todo el tiempo, debes prever tiempo para malentendidos, preguntas y dificultades técnicas. Crear una estructura y unos objetivos funciona mejor en entornos colaborativos, como las sesiones de Preguntas y Respuestas y de Lluvia de Ideas, y ayuda a resolver las dificultades técnicas y la falta de compromiso de las personas. Crear una estructura ayuda a las personas a mantenerse centradas en sus tareas y a sentir que su trabajo tiene una dirección, y las dificultades técnicas a menudo pueden mitigarse mediante una buena estructura y teniendo preparados planes de respaldo.
Método nº 2 — Crear un entorno de colaboración
No se puede subestimar la importancia de crear un entorno de colaboración en el que la gente se sienta obligada a prestar mucha atención y a contribuir activamente. Esto no es tan inherente como puede serlo en persona, así que tomar medidas activas para conseguir un entorno de colaboración hará que tus talleres resulten mucho más naturales y fluidos.
Es muy fácil perderse hablando en el vacío a través de Zoom, mirando pantallas en blanco y preguntándose quién está realmente presente en la llamada. Que la gente mantenga encendidas sus pantallas y participe regularmente es esencial si se quiere estimular eficazmente la colaboración. Esto puede conseguirse creando actividades para que las realicen, salas de descanso para que puedan participar en un grupo más pequeño y volver con sus resultados, y haciéndoles preguntas con regularidad. Crear participación crea interés, que crea flujo de ideas, que crea resultados. Este flujo se interrumpe fácilmente si falta la participación inicial, por lo que debes hacer un esfuerzo activo para mantener a la gente implicada y comprometida. En entornos como las sesiones de lluvia de ideas, esto será inherente, pero aún así es importante dedicar tiempo y esfuerzo a dar un paso más en este sentido, porque a algunas personas les puede resultar extraño contribuir digitalmente, y pueden tener aprensiones a participar en tu taller virtual.
Facilitar la colaboración no sólo se produce durante la reunión o el evento, sino que puede verse afectado por las interacciones externas que las personas tienen durante la jornada laboral. Hablamos brevemente de cómo la falta de un entorno de trabajo informal puede atrofiar la comodidad de las personas y crear inhibición a la hora de colaborar, por lo que conseguir que las personas se relacionen entre sí fuera del espacio de colaboración puede tener grandes resultados en su producción.
La colaboración también depende en gran medida de la confianza; la confianza de que las personas trabajan en un espacio seguro en el que se sienten cómodas compartiendo, disintiendo y aportando ideas con todo su equipo. A veces trabajando virtualmente la gente pierde la confianza que tiene cuando trabaja en persona con alguien y crear un entorno de colaboración también depende de establecer esa confianza en los demás. Crear confianza es obviamente un componente importante de la colaboración eficaz, y una buena forma de crear confianza es destacar los éxitos de los individuos y del equipo en su conjunto. A veces, trabajar virtualmente puede ser desalentador, y ese desánimo puede convertirse en falta de interés o pérdida de espíritu de equipo. Para mantener alto el ánimo y, en consecuencia, la motivación y la participación, es fundamental destacar constantemente los aspectos en los que la gente tiene éxito. Esto da un ejemplo positivo y demuestra a los participantes la confianza en que sus esfuerzos se tendrán en cuenta y serán recompensados.
Crear un entorno de colaboración es un ejemplo eficaz de por qué es importante establecer expectativas claras para que la gente sepa que es libre de contribuir en cualquier momento y no se sienta incómoda al hablar. Al crear este entorno, es importante que utilices todas las herramientas de que dispongas. Esto significa utilizar una herramienta visual de lluvia de ideas cuando proceda, hacer uso de encuestas, votaciones para mantener a todos implicados, y cualquier cosa adicional que os resulte útil a ti y a tu equipo para completar vuestro taller virtual. Esto no es tan necesario en persona, pero en Internet, debes utilizar uno de estos métodos.
Facilitar un entorno de colaboración funciona mejor con varias sesiones de colaboración y lluvia de ideas, y también ayuda a facilitar la participación en seminarios virtuales y sesiones de preguntas y respuestas. Crear este espacio ayuda a resolver los problemas relacionados con la facilidad con que la gente se distrae y su consiguiente falta de compromiso. También alivia la falta de interacción informal que la gente necesita durante el día para mantenerse conectada con los miembros de su equipo. Utilizar chats, encuestas, votaciones y otros métodos diversos ayuda a implicar a todos los participantes y a dinamizar tu reunión.
Método nº 3 – Tómate un descanso
Obviamente, éste no es un método completo de abordar un taller digital, y si lo fuera, nunca se haría nada. Todos sabemos que mirar fijamente al Zoom durante horas y horas es agotador, y un recreo puede parecer un pequeño trozo de libertad mental. Hacer una pausa es un recordatorio muy importante de que hacer una pausa en el flujo de trabajo y en tus actividades puede ser un gran método para recargarte, contemplar y volver con más energía que antes.
Esto es algo que todo el mundo debería poner en práctica regularmente en cualquier tipo de sesión en línea y es increíblemente útil tanto para los que participan como para los que observan. Se recomienda hacer una breve pausa en cualquier taller o colaboración virtual que prevea prolongarse más de una hora. Pase lo que pase, debes sacar tiempo para dar descanso a la gente. Puede ser algo tan sencillo como poner música en tu cámara y dejar que la gente salga y vuelva, o dejar que hagan juntos una actividad divertida para salir mentalmente de su espacio de trabajo durante un par de minutos.
Este siguiente punto coincide con el de tomarse un descanso a muchos niveles, pero es una distinción importante que también nos parece importante mencionar aquí. Al igual que tomarse un descanso puede revitalizar las mentes, es importante controlar regularmente los niveles de energía de tu equipo durante tu taller virtual. Tanto tomarse un descanso como controlar los niveles de energía están orientados al objetivo de dar energía a las personas para mantenerlas comprometidas. Mantener la atención en una llamada virtual requiere mucha energía mental y un alto nivel de concentración. Debido a este alto nivel de concentración, la gente tiende a distraerse mucho más fácilmente de lo que lo haría normalmente. Esto significa que, como facilitador, tienes que implicarte más en hacer comprobaciones verbales con las personas para confirmar que están encerradas.
La necesidad de hacer comprobaciones verbales sustituye a lo que normalmente sería hacer una comprobación del lenguaje corporal, el contacto visual y otras señales del lenguaje corporal a través de las cuales puedes calibrar la sensación de una habitación. Ser flexible con los niveles de energía y las capacidades de las personas también ayuda mucho en este sentido, y permitir que la gente se levante y se mueva a veces puede ayudarles a mantenerse concentrados y mentalmente implicados.
Hacer pausas y mantener altos los niveles de energía funciona bien en cualquier reunión o entorno, y funciona especialmente bien en formaciones y seminarios. Estos métodos ayudan a aliviar a las personas, sobre todo de las distracciones fáciles y la falta de compromiso.
Método nº 4: Romper el hielo
Todos hemos hecho rompehielos en reuniones que son tontos y divertidos, y todos hemos hecho rompehielos que son, a falta de una palabra mejor, inútiles. Los rompehielos no son rompedores, pero al dirigir un taller virtual pueden servir como una buena herramienta de presentación. Los rompehielos virtuales no tienen por qué cumplir la misma función que en persona, de hecho pueden modificarse para un fin distinto.
Tradicionalmente, los rompehielos se utilizan cuando se conoce gente por primera vez y se hacen presentaciones, o cuando un equipo empieza a trabajar junto inicialmente y necesita conocerse. Cuando se utilizan para presentaciones en persona, pueden utilizarse simplemente como punto de partida para reuniones virtuales. Iniciar un taller virtual puede ser un proceso incómodo y rígido, incluso con personas que conoces y con las que colaboras a diario. Introducir un rompehielos o una actividad divertida al principio puede derribar algunos muros virtuales que la gente pueda tener, y ayudar a facilitar la tarea en cuestión.
Un par de ejemplos podrían ser jugar al juego de la isla desierta o hacer una lista de favoritos. El objetivo de los rompehielos virtuales no es tanto conocer a la gente, sino conseguir que hablen y se sientan cómodos antes de que empiecen los temas formales de la reunión. Esto puede traducirse en resultados mucho más productivos durante la reunión, ya que las personas no sienten que tienen que derribar un muro de comodidad durante la reunión: eso ya se ha solucionado.
Los rompehielos funcionan mejor en las sesiones de lluvia de ideas colaborativas y en la formación inicial. Ayudan a facilitar que la gente se implique en la colaboración y, durante la formación inicial, pueden ayudar a que la gente conozca a desconocidos y gane algo de confianza. Ayudan a mitigar la falta de compromiso proporcionando una comunicación más honesta, lo que hace que la gente se sienta más cómoda y les proporciona una plataforma para hablar libremente, ayudándoles a liberarse de cualquier restricción dentro de su taller virtual.
Método nº 5 — Trabaja con ventaja
Este método se describe de forma similar en la categoría de lluvia de ideas, pero debe comprenderse en detalle si quieres imitar la colaboración en persona de forma eficaz. Cuando se colabora virtualmente, es ingenuo pensar que un método de colaboración físico funcionará igual de bien a través de Zoom. Aquí es donde tienes que calibrar qué herramientas tienes a tu disposición y cómo funcionan dentro de tu taller virtual.
Mientras que en una reunión presencial podrías imprimir un documento y repartirlo a todo el mundo o utilizar una pizarra para hacer una lluvia de ideas, ahora te ves obligado a pivotar hacia un sector de lluvia de ideas digital. Utiliza esto a tu favor. Esto no afecta, ni mucho menos, a la capacidad de tu equipo para aportar ideas, y si se adapta adecuadamente puede incluso conseguir que todos funcionen a un nivel superior. Utilizar herramientas de lluvia de ideas como Fresco, Mural, Miro y Shape hace que el proceso de lluvia de ideas sea mucho más sencillo que cualquier otra alternativa digital.
La ramificación para utilizar estas tecnologías es sólo un ejemplo de cómo utilizar las circunstancias alteradas en tu beneficio, y ser capaz de capitalizar la tecnología innovadora sólo ayudará a medida que avanzamos hacia el futuro de la colaboración visual.
Encontrar alternativas útiles funciona mejor en el brainstorming y la formación, donde se hace que las personas interactúen físicamente, se comuniquen y colaboren entre sí. Conseguir que los equipos se aclimaten a los nuevos programas ayuda a paliar las dificultades técnicas y la dificultad de participar en un taller virtual.
Ejemplos de talleres virtuales
Ahora que conocemos algunas de las mejores prácticas en torno a los talleres virtuales, vamos a aplicarlas a algunos talleres hipotéticos para que puedas hacerte una idea de cómo funcionan mientras trabajas. Como ya hemos dicho, existe un amplio abanico de posibilidades sobre cuándo y dónde aplicar estas estrategias, pero hemos pensado en destacar algunas oportunidades concretas en las que resultan útiles.
Ejemplo nº 1 — Mapas mentales colaborativos
El mapeo mental es un método de lluvia de ideas en el que los participantes diagraman pensamientos e ideas hasta sus conclusiones lógicas, evaluando lo bien que abordan sus objetivos. Se trata de una solución creativa al brainstorming y permite a la gente no sólo escupir ideas, sino seguirlas hasta el final, viendo la pertinencia de sus resultados. Esto no sólo vincula directamente las ideas a la tarea en cuestión, sino que conecta a los miembros del equipo y permite que varias personas colaboren en las mismas ideas y aporten sus propias perspectivas al taller virtual.
Puede ser muy eficaz tener a todo un equipo no sólo pensando en ideas, sino diagramando y analizando las ideas de los demás. Cuando tienes a varias personas trabajando en el análisis de ideas como ésta, se facilita la comunicación abierta y se mantiene a la gente orientada hacia los objetivos.
Los mapas mentales son un taller virtual eficaz porque funcionan sincrónicamente con herramientas de colaboración visual. Estas herramientas permiten que varias personas colaboren en las ideas dentro del documento, mostrando visualmente el proceso de pensamiento de cada uno, que es el proceso exacto que requiere el mapeo mental. Este es un gran ejemplo de cómo las herramientas de colaboración visual pueden mejorar la capacidad de colaboración de un equipo, en lugar de simplemente sustituirla o funcionar peor que antes. Este taller utiliza eficazmente herramientas de orientación a objetivos y de tormenta de ideas para estimular la colaboración y producir resultados bien enfocados.
Ejemplo nº 2 — Acoger la incorporación o la formación del equipo
Al igual que señalamos al hablar de los distintos tipos de talleres virtuales, el onboarding y la formación de equipos son aspectos vitales de la funcionalidad empresarial, por lo que deben reanudarse virtualmente. Por ello, necesitan encontrar formas de adaptarse para funcionar como un taller virtual.
Lo más probable es que las sesiones de incorporación se orienten con una estructura importante, y dependiendo del papel que desempeñen los empleados en ellas, utilizarán distintas herramientas de colaboración. Lo más probable es que tu sesión de incorporación consista en un debate tipo seminario, tal vez algunas salas de descanso donde conocerás a compañeros de trabajo y accederás a algunos formularios para leer y firmar.
La formación en equipo funciona en un entorno muy similar, en el que puede haber un seminario de debate dirigido por el experto en la materia, y es de esperar que haya tiempo para discutir entre vosotros cuáles son los objetivos, los impactos y las opiniones de las personas y los formadores, y cómo afecta eso a las situaciones en el lugar de trabajo. Las actividades adicionales divertidas podrían ser un rompehielos, que es una forma fácil de hacer que la gente se sienta más cómoda, sobre todo cuando se conoce a gente nueva en los embarques.
Algunos buenos ejemplos de formación eficaz podrían girar en torno a la Inclusión, la Equidad y la Diversidad, la gestión de conflictos en el lugar de trabajo, la creación y cohesión de equipos, la consecución del bienestar mental y el equilibrio, u otro taller de la variedad de opciones. Organizar este ejercicio de formación es necesario para que la gente se conozca y se eduque mejor sobre cómo desenvolverse en el espacio de trabajo con integridad y respeto a los demás. Todos podemos aprender y evolucionar en este ámbito, lo que hace que la facilitación de sesiones de formación sea muy importante para tu capacidad de crear y hacer funcionar un equipo cohesionado.
Ejemplo nº 3 — Organiza una sesión de preguntas y respuestas en la Hora Feliz
La hora feliz puede ser un atisbo de libertad tras una larga jornada laboral y, por desgracia, sigue siendo muy difícil que grupos de personas se reúnan y disfruten de esta codiciada hora debido a los prolongados efectos del COVID-19. Ya hemos visto horas felices virtuales por todo Internet, pero merece la pena analizar su eficacia en la creación de equipos y la colaboración.
Una buena opción para organizar un taller virtual podría ser una divertida sesión de preguntas y respuestas con todo tu equipo, en la que la gente vaya haciendo preguntas tanto serias como tontas, simplemente derribando muros y conociéndose unos a otros. Desde el punto de vista de la colaboración, puede que esto no añada ninguna herramienta en ese momento concreto, pero animar a los equipos a hablar y conocerse fuera de su entorno laboral puede ayudar a las personas a conectar y funcionar mejor también en el lugar de trabajo. Además, como líder, debes demostrar vulnerabilidad y honestidad para que los demás se sientan obligados a seguir tu ejemplo. Organizar una divertida sesión de preguntas y respuestas como una hora feliz o simplemente un juego puede ser una forma estupenda de facilitar tanto la formación de equipos necesaria para una colaboración eficaz como la mentalidad y la vulnerabilidad emocional que ayudan a facilitar un entorno de colaboración.
Más información: ¿Qué es la colaboración a distancia?
Mirando al futuro
Aunque ya hemos hablado de algunas tecnologías actuales relativas a la eficacia y las posibilidades de los talleres virtuales, si miramos al futuro veremos que puede haber aún más innovación en camino.
Un método futurista de colaboración digital es el uso de la realidad virtual para celebrar conferencias y reuniones en lugar de videollamadas. Cuando no puedes reunirte físicamente con la gente para colaborar, debes recurrir a lo siguiente mejor: ¡crear tu espacio de trabajo físico en realidad virtual! La realidad virtual tiene algunas aplicaciones muy chulas y diversas, una de ellas es la posibilidad de conocer gente y conversar en línea, con avatares que representan a tus seres físicos. Puede que la colaboración en este sentido no sea tan eficaz para plasmar ideas sobre el papel, pero proporciona un medio muy singular y creativo para que la gente celebre una reunión o conferencia digitalmente.
Esto está a la vanguardia de la innovación, y aunque su aplicación se centra en los juegos y las experiencias virtuales, la diversidad de posibilidades es enorme. Dicho esto, como es muy puntera, acceder a esta plataforma puede ser bastante difícil, así que hasta que la parte de colaboración esté más evolucionada y el acceso sea más general, probablemente no sea la solución ideal para la colaboración visual y los ejercicios de lluvia de ideas. Aun así, sigue siendo divertido pensar en las posibilidades.
Otra tecnología de vanguardia que podría abrirse camino en la colaboración es la integración de funciones de voz a texto en los espacios de reunión. Todo el mundo sabe que las funciones de voz a texto existen desde hace tiempo, y que mejoran e innovan constantemente para ser más útiles y eficaces. Sin embargo, estas innovaciones no deberían detenerse en tus mensajes de texto o en Google Maps, y podrían tener algunas aplicaciones muy interesantes en la colaboración virtual.
Las herramientas de colaboración visual existentes no tienen un método sólido para vincular las videollamadas a su plataforma específica; no tienen integración. Introducir una función de voz a texto en una herramienta de colaboración visual podría ser un método único y revolucionario de integrar las videollamadas y la colaboración visual. Podrías colocar notas adhesivas, situar a la gente en determinados grupos de trabajo o destacar las contribuciones específicas de una persona con sólo ordenarlo. Obviamente, esto tendría algunas dificultades con la gente que habla en las reuniones y habría que perfeccionar qué es exactamente lo que se pide y lo que no, pero podría tener algunas ventajas realmente interesantes en cuanto a la integración de las reuniones con la colaboración.
Esto también permitiría una posible integración móvil para las herramientas de colaboración y las reuniones, y permitiría a alguien que no esté en su ordenador contribuir activamente donde antes no hubiera podido.
Conclusión
Los talleres virtuales pueden ser muy engorrosos a veces, pero también pueden ofrecer importantes ventajas si se utilizan adecuadamente. En este artículo, empezamos definiendo y explicando qué es un taller virtual y cuál es la mejor forma de utilizarlos. A continuación se debatió sobre las ventajas y desventajas de los talleres virtuales y sobre los distintos tipos de reuniones que puedes organizar. Para combatir los inconvenientes, te proporcionamos una lista exhaustiva de métodos que puedes utilizar en las reuniones y talleres cotidianos para maximizar la eficacia y la capacidad de colaboración de tu equipo. Utilizando esos métodos, a continuación esbozamos brevemente algunos ejemplos e innovaciones a tener en cuenta, que esperamos te inspiren para crear una experiencia digital única y atractiva. Los talleres virtuales pueden intimidar, y pueden parecer un producto extraño, pero si se enfocan adecuadamente, pueden dar grandes resultados que tú y tu equipo repetiréis durante años. Si quieres dirigir un taller virtual innovador, prueba a experimentar con una plantilla de persona usuaria en IdeaScale Whiteboard.
