Los equipos utilizan un montón de herramientas diferentes para planificar su espacio de trabajo. Ya sea para hacer organigramas, crear planes de proyecto o formalizar la documentación interna, las organizaciones de todo el mundo utilizan plantillas visuales para construir su espacio de trabajo. Entre estas plantillas digitales se encuentran los organigramas. Los organigramas son herramientas increíblemente útiles con muchas aplicaciones diferentes y resultan muy beneficiosos a la hora de trazar el flujo de trabajo de un equipo. En este artículo, expondremos las ventajas más significativas de los organigramas y abordaremos algunos de los distintos retos a los que se enfrentan. Si desea conocer las distintas aplicaciones de los diagramas de flujo, puede consultar nuestra guía sobre diez ejemplos diferentes de diagramas de flujo.
Explicación de los organigramas
Una plantilla de diagrama de flujo es un diagrama que visualiza un conjunto lineal de pasos para definir un proceso más amplio. Los distintos pasos del proceso se indican con formas diferentes, conectadas por flechas que guían al usuario en la dirección correcta.
Tradicionalmente, los organigramas ayudan a las personas a tomar decisiones rápidas o a automatizar un procedimiento repetitivo, y pueden utilizarse como ayuda visual para documentar los flujos de trabajo. Los distintos símbolos y formas de un diagrama de flujo ayudan a aclarar al usuario la dirección, la acción y los resultados.
Gracias a su flexibilidad y capacidad para diagramar flujos de trabajo complejos, los organigramas pueden encontrarse en muchos tipos de organizaciones.
Si quiere saber más sobre los organigramas y cómo utilizarlos, puede encontrar más información aquí.
9 Ventajas del organigrama dinámico
Utilizar un diagrama de flujo puede ayudar a diagramar flujos de trabajo, crear mapas para su organización y comunicar información con facilidad. Incluso para las personas que no aprenden visualmente, los organigramas pueden ser una herramienta muy útil para mejorar la eficacia. Estas son algunas de las principales ventajas de los organigramas.
Aumenta la claridad
Los diagramas de flujo son increíblemente buenos a la hora de tomar una serie compleja de pasos y organizarlos en un formato visualmente digerible. Formatear la información en un diagrama de flujo ayuda a crear claridad con el proceso definido y hace que todo sea más fácil de entender.
En concreto, los diagramas de flujo aportan claridad a través de una visualización sencilla y escalonada. Al organizar la información en un mapa con flechas de dirección, órdenes de acción y un camino a seguir, cualquiera puede utilizar un diagrama de flujo para alcanzar el objetivo deseado.
Aclarar no sólo los pasos del proceso, sino también los distintos resultados finales es muy útil para que los equipos se concentren en un objetivo y encuentren la mejor manera de alcanzarlo. Los organigramas reúnen esta información en un único documento, haciéndola accesible y concisa. Proporcionar una única fuente de información es otra de las razones por las que aportan claridad y ayudan a crear un entendimiento común dentro de los equipos.
Ayuda a identificar pasos concretos
Una de las grandes ventajas de un diagrama de flujo es que, al igual que un mapa del recorrido del cliente, ayuda a desglosar los procesos en pasos individuales. Esto es útil desde la perspectiva del equipo para comprender cada paso específico que se da en un flujo de trabajo o experiencia mayor. El proceso comienza con un desencadenante inicial y se desglosa en múltiples pasos individuales que ponen de relieve el proceso de realización de una tarea. Los pasos se desglosan e identifican direccionalmente, lo que significa que pueden seguirse de forma lineal para garantizar que se trabaja en la ruta más eficiente hasta su finalización.
El desglose de estos pasos puede poner de relieve aspectos que podrían haber pasado desapercibidos o que se han agrupado cuando en realidad deberían haber sido pasos individuales. Separar las tareas en pasos distintos ayuda a identificar los objetivos específicos asociados a esa acción y los resultados deseados de cada fase.
Trazar los procesos en un diagrama de flujo ayuda a identificar los pasos más importantes del proceso y descubre cosas que son difíciles de descubrir sin una ayuda visual. De este modo, podrá identificar posibles obstáculos y estrategias de optimización antes incluso de que se produzcan.
Esboza un proceso complejo
Al igual que para identificar los pasos específicos de un proceso, los diagramas de flujo se utilizan principalmente para esbozar un proceso complejo y simplificarlo. Esto no tiene tanto que ver con los pasos concretos como con la forma en que se conectan.
Los organigramas se centran en crear un flujo direccional dentro de un proceso. Las cosas empiezan en el punto A y, a través de una serie de pasos y acciones, acaban progresando hasta el punto B. Los organigramas tratan de hacer que este viaje sea sencillo, predecible y optimizado. Los diagramas de flujo toman un proceso aparentemente complejo y lo organizan de tal forma que proporcionan una dirección a cada paso, permitiendo a la gente seguir fácilmente su proceso hasta un resultado satisfactorio.
Simplificar los procesos es increíblemente importante por múltiples razones, pero sobre todo permite comunicar tareas complejas con mucha más facilidad. La comunicación de tareas entre equipos y a los nuevos empleados facilita enormemente la colaboración entre equipos y puede repercutir en la eficacia de todos.
Comunica ideas con rapidez
Como hemos señalado antes, los organigramas facilitan enormemente la comunicación rápida de ideas. En lugar de hablar de todo un flujo y enumerarlo en una lista, los diagramas de flujo permiten visualizar cada paso de un flujo de trabajo, creando un documento vivo al que cualquiera puede acceder para obtener contexto y orientación.
Los organigramas crean un foro en el que las personas pueden comunicar procesos, pasos e instrucciones al instante simplemente haciendo referencia a una ayuda visual sencilla. Esta ayuda hace que comunicar las ideas referenciadas en un organigrama sea increíblemente fácil y ofrece a la gente un punto de referencia para iniciar una conversación sobre la mejor manera de alcanzar sus objetivos.
Los organigramas también permiten a los recién contratados adquirir al instante una comprensión sencilla y a nivel macro de un concepto o tarea antes de sumergirse en él. Al desglosar las tareas complejas en muestras de información de nivel macro y micro, pueden utilizarse para un proceso de incorporación fluido.
Coordina el esfuerzo del equipo
Al igual que los organigramas comunican ideas de forma comprensible, también ayudan a coordinar la atención en lugares concretos. Por ejemplo, en un diagrama de flujo de captación de clientes, si hay tres pasos muy concretos que deben seguirse para alcanzar el objetivo final, el equipo centrará sus esfuerzos en alcanzar esos tres pasos. En una iteración anterior, podrían acertar en una o dos, pero ahora pueden centrarse en acertar en las tres.
La visualización de los flujos de trabajo es una parte increíblemente importante de las ventajas de los organigramas. Con una ayuda visual, los equipos pueden examinar las necesidades de sus proyectos y comprender al instante cuáles son los elementos más urgentes.
Especialmente para los gestores de proyectos, ser capaz de utilizar un diagrama de flujo para planificar con antelación los futuros sprints y crear un flujo manejable para su equipo de desarrollo puede ser muy útil y puede disminuir la carga de priorización a la que se enfrentan las personas. Poder coordinar el esfuerzo del equipo es fundamental a la hora de priorizar los pasos, y poder hacerlo es otra de las muchas ventajas del diagrama de flujo.
Aumenta la eficacia y pone al descubierto las ineficiencias
Cuando los organigramas describen los pasos más importantes de un proceso, se consiguen dos cosas importantes. Permite a los equipos centrarse y aumentar su eficacia en torno a esos pasos, y saca a la luz las áreas de ineficacia y despilfarro.
Al enumerar todos los pasos necesarios de un proceso, los organigramas se centran sólo en lo esencial para completar el proyecto. Independientemente de los factores externos, estos elementos son absolutamente necesarios. Esto permite a los equipos centrarse en la mejor manera de moverse entre ellos y completar el ciclo con la máxima eficacia.
Además, cuando se enumeran todos estos pasos, ayuda a sacar a la luz cosas que el equipo podría haber estado haciendo antes de implantar un organigrama. Estas prácticas podrían estar restándoles eficacia global y, dependiendo de su efecto, pueden ser tachadas por completo.
Crea una documentación clara
Utilizar una plantilla de diagrama de flujo es beneficioso para algunas personas porque proporciona una documentación clara para un proceso determinado. Comprender los detalles del funcionamiento de un proceso puede no ser de suma importancia para todo el mundo, pero tenerlo claramente documentado puede ser extremadamente útil para distribuir y comunicar esta información.
Por ejemplo, los organigramas digitales pueden utilizarse para la contratación, la incorporación y la atención sanitaria para ayudar a documentar el proceso interna y externamente. Todos los que pasen por esos servicios podrán acceder a ese organigrama, que les aportará valor durante años.
Como parte de la transformación digital, muchas empresas están entrando en un periodo en el que cada vez más de sus documentos se almacenan en plantillas y es necesario documentar más procesos. Los diagramas de flujo son un buen ejemplo de una forma moderna de documentar visualmente un proceso y guardarlo para que todos puedan utilizarlo.
Además, los organigramas digitales ayudan a ahorrar papel y proporcionan una forma más eficaz de documentación para un gran número de personas. Disponer de documentación accesible puede ser fundamental para algunos sectores y es una importante adición a nuestra lista de ventajas de los organigramas.
Ayuda a resolver problemas
Los organigramas son herramientas populares de comunicación y documentación, pero también sirven para resolver problemas.
Los diagramas de flujo ayudan a resolver problemas dividiendo la secuencia en varias partes, cada una de ellas fácilmente definible por sí misma. Disponer de un proceso documentado y desglosado en sus elementos esenciales ayuda a poner de relieve cualquier carencia, cualquier despilfarro y las fases más importantes, cosas todas ellas necesarias para una resolución eficaz de los problemas. Al destacar las distintas fases de un proceso, las personas pueden detectar fácilmente dónde surgen los problemas de forma aislada y centrarse en esas áreas concretas para resolverlos.
Además, cada paso lleva asociada una dirección concreta, de modo que no hay problemas que queden en el vacío sin un camino lógico hacia delante. Todo está conectado con el objetivo final, por lo que siempre habrá una ruta clara hacia la solución. Comprender la causa de un problema es tan importante como desarrollar una solución, y los organigramas facilitan mucho la localización y el aislamiento del problema real.
Permite la automatización
En algunos casos, los flujos de trabajo pueden ser lo suficientemente predecibles y repetitivos como para facilitar la automatización de tareas. Crear un diagrama de flujo sólido es esencial para facilitar la automatización de tareas y, en estos casos, un programa puede seguir los pasos y activar los activadores basándose en resultados anteriores. Los flujos de trabajo que se ajustan bien a los diagramas de flujo son perfectos para la automatización porque no necesitan interpretación. Al trazar pasos lineales con comandos sí/no, los programas pueden completar fácilmente estas acciones sin necesidad de interpretar la respuesta de un cliente.
Un ejemplo perfecto de ello son las campañas de correo electrónico. Al crear una serie de campañas de correo electrónico por goteo, se empieza por crear manualmente varios correos electrónicos adjuntos que se envían a una determinada lista de contactos en un orden determinado. A continuación, en función de su respuesta, interacción con el producto o falta de interés, modificará los correos electrónicos que reciban y, con suerte, transferirá su comunicación a un representante personal. El software de correo electrónico sigue este diagrama de flujo siempre que envía campañas automatizadas, lo que demuestra que los diagramas de flujo son necesarios para crear una automatización eficaz.
Más información: ¿Qué es una plantilla de organigrama?
Desafíos y desventajas de los organigramas
Aunque los organigramas pueden ser increíblemente útiles, no son perfectos para todas las situaciones. Hay ocasiones en las que los organigramas pueden hacer perder tiempo, crear confusión y, en general, ser perjudiciales para el flujo de trabajo de un equipo. A continuación se describen algunos de los posibles retos y desventajas de utilizar una plantilla de organigrama.
Los organigramas llevan tiempo
Los organigramas son útiles para ahorrar tiempo en procesos repetitivos y para enseñar información, pero crearlos por primera vez puede ser un proceso muy laborioso. Especialmente en el caso de los diagramas que tienen muchos pasos diferentes, la creación de un diagrama de flujo requiere una construcción cuidadosa. Este proceso lleva tiempo y requiere múltiples revisiones, razón por la que algunas personas pueden no ser capaces de crear un organigrama en un apuro.
Dedicar tiempo extra no es razón para no crear un diagrama de flujo, especialmente en el caso de los procesos que pueden obtener valor de un diagrama a largo plazo, pero si tiene poco tiempo, la creación de un diagrama de flujo podría no ser el lugar más ventajoso para concentrar sus esfuerzos.
Contabilizar sólo las experiencias lineales
Incluso si dispone de tiempo para elaborar un diagrama de flujo, si su flujo requiere muchas acciones únicas, un diagrama de flujo podría tener dificultades para dar cuenta de cada paso. Los diagramas de flujo funcionan mejor cuando se trata de diagramar un flujo lineal, repetible y escalonado. Esto significa que crear un flujo que a menudo se desdobla, requiere acciones únicas y no sigue una secuencia familiar será difícil de visualizar.
Los flujos complejos no sólo son difíciles de tener en cuenta en los organigramas, sino que, incluso si se consigue crear uno, puede resultar tan desordenado que no sirva de nada. Crear un diagrama que no se puede seguir es una pérdida de tiempo, y no deja a la dirección ninguna versión utilizable para iteraciones posteriores. Por ello, los diagramas de flujo están limitados en cuanto a lo que pueden representar y diagramar eficazmente.
Difícil de reorganizar
Hay muchos programas de software buenos para ayudar a crear organigramas, como IdeaScale Whiteboard, pero incluso con estas potentes herramientas de creación, la edición de un organigrama puede ser difícil. Reorganizar un diagrama de flujo puede resultar complicado, sobre todo si se trata de dar cabida a un nuevo paso, eliminar una capa o introducir nuevos puntos finales. Si no eres un experto en una herramienta determinada, editar tu diagrama y realizar tareas de mantenimiento en él puede suponer una seria desventaja.
Ligera barrera de entrada
De forma similar al punto anterior, los diagramas de flujo tienen una barrera de entrada ligeramente difícil debido a su uso de símbolos de diagrama de flujo únicos. No todo el mundo es experto en comprender los símbolos de los organigramas, lo que representan y los matices entre ellos. Dado que se requiere un cierto nivel de conocimientos para crear y comprender un diagrama de flujo, esto puede suponer una desventaja para los equipos que deseen implantarlos.
Por ejemplo, si quiere crear un organigrama de incorporación para los nuevos empleados, pero éstos no saben leer ni reconocer los símbolos de un organigrama, les resultará increíblemente difícil comunicar la información de forma eficaz. Dicho esto, siempre se puede editar un diagrama de flujo para que sea más legible para los nuevos usuarios, lo cual es una buena práctica cuando se implementa durante los procedimientos de incorporación.
Más información: Diferentes ejemplos de organigramas
Conclusión
Aunque es posible que no todas las situaciones requieran un diagrama de flujo, éste puede ser extremadamente útil si se aplica correctamente. Debido a su versatilidad, sencillez y capacidad para comunicar información de forma visual, los organigramas son una de las plantillas más populares entre los equipos de todo el mundo, y esperamos que estas ventajas de los organigramas le hayan ayudado a entender por qué son tan beneficiosos. Si quieres aprender más sobre cómo construir tu propio diagrama de flujo, asegúrate de echar un vistazo a IdeaScale Whiteboard.
