Die Effizienz am Arbeitsplatz ist ein Bereich, den jedes Unternehmen auf seine eigene Weise zu lösen versucht. Da immer mehr Arbeitsplätze online oder in einer hybriden Struktur eingerichtet werden, ist es schwieriger denn je, die Effizienz des Arbeitsplatzes zu gewährleisten. Für alle Teams könnte die Einführung eines Workflow-Prozesses das fehlende Element sein, um die Effizienz zu steigern.
In diesem Artikel werden wir einen Workflow-Prozess definieren, über einige seiner größten Vorteile sprechen und zeigen, warum die Verwendung von Online-Whiteboards zur Erstellung und Überwachung von Workflows die Effizienz des gesamten Teams verbessern kann.
Was ist ein Workflow-Prozess?
Ein Workflow-Prozess ist definiert als ein visuelles Diagramm, das die zur Erreichung eines Geschäftsziels erforderlichen Aufgaben durchläuft. Die meisten Workflow-Prozesse bestehen aus einer linearen Abfolge von Aufgaben, die mit einem bestimmten gewünschten Ergebnis enden. Das kann der Abschluss eines Projekts, die Abgabe eines Angebots oder die Wiederaufnahme des Arbeitsablaufs sein. Traditionell ist der Ablauf eines Workflow-Prozesses vordefiniert und bildet die Schritte einer Aufgabe vor ihrer Erstellung ab. Daher ist ein Workflow-Prozess hilfreich, wenn es darum geht, sich wiederholende Bewegungen oder Kommunikationszyklen zu verwalten, die jedes Mal dem gleichen Muster folgen.
Es ist sehr wahrscheinlich, dass Ihr Team bereits über viele etablierte Arbeitsabläufe verfügt, sei es bei der Beantwortung von Kundenanfragen, bei der Behebung eines Problems oder beim Start eines neuen Produktsprints. Alle diese und weitere Projekte erfordern eine bestimmte Abfolge von Aufgaben, die im Wesentlichen in einem informellen Arbeitsablauf erledigt werden. Jedes Element eines Workflow-Prozesses läuft bereits hinter den Kulissen, aber es ist wichtig, sie in einer Workflow-Map zu dokumentieren, um sie besser zu verstehen und zu verbessern.
Die meisten Menschen verstehen die Idee eines Arbeitsablaufs, aber ein Arbeitsablaufprozess kann etwas vage erscheinen und macht vielleicht nicht so viel Sinn. Ein Arbeitsablauf betrachtet die einzelnen Schritte, die zur Erledigung einer Aufgabe erforderlich sind, und ein Prozess ist die Summe und der Fluss der Aufgaben, die zur Erreichung eines Ziels erforderlich sind. Das bedeutet, dass sie sich auf ähnliche Prozesse beziehen, aber auf unterschiedlichen Ebenen. Im Allgemeinen werden die Begriffe unter dem Begriff „Workflow-Prozess“ zusammengefasst, da er alle verschiedenen Anwendungsfälle umfasst, die mit diesen beiden Begriffen in Verbindung gebracht werden können. Wenn Sie sich für den Unterschied zwischen den beiden Begriffen interessieren, haben wir ihn am Ende dieses Artikels erläutert.
Das Prozessdiagramm des Arbeitsablaufs liest sich wie ein Flussdiagramm, das von einem anfänglichen Auslöser ausgeht und mehrere Pfade verfolgt, um ein Endziel zu erreichen. Im Folgenden finden Sie ein kurzes Beispiel dafür, wie ein einfacher Workflow-Prozess aussehen könnte.
Wenn man weiß, dass ein Workflow-Prozess am hilfreichsten ist, um eine Reihe von vorhersehbaren Aufgaben oder Schritten darzustellen, ist es leicht zu verstehen, wie er sich auf die Geschäftsautomatisierung auswirken kann. Ein Workflow-Prozess entwirft eine Abfolge, die automatisiert und befolgt werden kann, um die Effizienz von Teams zu steigern, die zuvor für die manuelle Befolgung dieser Abfolgen verantwortlich waren. Geschäftsautomatisierung ist in Situationen hilfreich, in denen Informationen, Aufgaben oder Artefakte in einer wiederholbaren und dokumentierten Abfolge von Person zu Person weitergegeben werden.
Warum ist ein Workflow-Prozess wichtig?
Manchmal bleiben Teams in einem ineffizienten Trott stecken und sträuben sich dagegen, die Art und Weise, wie sie an Projekte herangehen, zu ändern. Die Änderung eines Ansatzes erfordert, dass die Teams von dem abweichen, was sie bisher für den effizientesten Weg gehalten haben, um etwas zu verfolgen, das ein neues Maß an Effizienz freisetzen könnte. Die Schaffung eines Workflow-Prozesses ist eine gute Gelegenheit, aus ineffizienten Mustern auszubrechen und eine neue Strategie der Zusammenarbeit zu nutzen. Um zu verdeutlichen, wie wichtig Workflow-Prozesse sind, werden hier einige der größten Vorteile der Implementierung eines Workflow-Prozesses aufgeführt.
Verbessert die Teameffizienz
Teams sind immer dann effizienter, wenn sie über einen gemeinsamen Informationsbestand verfügen und auf der Grundlage gemeinsamer Annahmen arbeiten können. Wenn Sie nicht über einen grafisch dargestellten Arbeitsablauf verfügen, um dieses gemeinsame Wissen zu schaffen, ist es viel wahrscheinlicher, dass es zu Missverständnissen und Störungen in der Zusammenarbeit kommt.
Indem Sie die Anordnung der Aufgaben innerhalb Ihres Projekts in einem Diagramm darstellen, können Sie sicherstellen, dass es einen Plan dafür gibt, wie die Mitarbeiter in Zukunft Probleme lösen werden. Sie können nicht nur sicherstellen, dass dieser Plan befolgt wird, sondern auch, dass er die richtige Reihenfolge der Personen und die effizienteste Aufgabenverwaltung enthält, und Sie können für jeden Punkt einen Zeitrahmen festlegen.
Die Formalisierung eines Arbeitsablaufs hilft allen Beteiligten, ihre Rolle in diesem Prozess zu verstehen, und dies ermöglicht eine wesentlich effizientere Zusammenarbeit.
Eliminiert Redundanz
Eine der Hauptursachen für die Ineffizienz von Teams ist überflüssige Arbeit. Wenn Menschen an ein und derselben Sache arbeiten oder ihre Aufgabe ignorieren, weil sie denken, dass jemand anderes sie erledigt, wird viel Zeit und Mühe verschwendet. Diese Redundanz kann durch den Einsatz eines Workflow-Prozesses beseitigt werden.
Bei der Erstellung eines Arbeitsablaufs ist es eines der wichtigsten Details, jeden Schritt mit Blick auf eine bestimmte Person/Rolle darzustellen. Das heißt, Sie können Aufgaben für bestimmte Personen erstellen und Missverständnisse und Fehlkommunikation völlig ausschließen.
Sie können nicht nur Missverständnisse vermeiden, sondern auch die Redundanz von Aufgaben. Bei der visuellen Zusammenarbeit an einem Workflow-Prozess werden Sie auf Elemente stoßen, die Ihnen bei der Visualisierung ziemlich überflüssig erscheinen. Das Diagramm eines Workflow-Prozesses hilft, Redundanzen und Überschneidungen aufzudecken.
Ohne ein visuelles Element in Ihrem Arbeitsablauf wäre es sehr schwierig zu verstehen, wie unnötig manche Aufgaben sind. Indem Sie Ihren Arbeitsablauf auf eine visuelle Schnittstelle umstellen, können Sie Redundanzen im Arbeitsablauf vermeiden.
Verbessert die Teamausrichtung
Die Abstimmung im Team ist entscheidend für eine erfolgreiche Teamarbeit, und die Abstimmung im Team wird viel einfacher, wenn sie über eine gemeinsame visuelle Schnittstelle erfolgt.
Die Einrichtung eines Workflow-Prozesses ermöglicht es allen Teammitgliedern, dasselbe Dokument einzusehen und gemeinsam daran zu arbeiten. Diese Zusammenarbeit bedeutet, dass sie nicht nur ihre eigenen Aufgaben besser verstehen, sondern auch die Aufgaben der Menschen in ihrem Umfeld.
Dieses Gefühl des gegenseitigen Verständnisses fördert die Ausrichtung des Teams und hilft allen, effizienter zusammenzuarbeiten.
Schafft eine schnelle Teamreaktion
Da die Arbeitsabläufe online erfolgen und gemeinsam bearbeitet werden können, lassen sie sich sehr leicht manipulieren und anpassen. Das bedeutet, dass Sie einen Arbeitsablauf schaffen können, der flexibel ist und auf Veränderungen in der Umgebung reagieren kann, was vor Online-Whiteboards nie möglich war.
Ein anpassungsfähiger Arbeitsablauf bedeutet, dass die Mitarbeiter ihren Problemlösungsansatz je nach den Bedürfnissen des Teams leicht ändern können. Diese Anpassungsfähigkeit ermöglicht eine schnelle Reaktion des Teams, nicht nur auf neue, sondern auch auf bestehende Situationen.
Wenn die Mitarbeiter ihre Rollen verstehen und wissen, wo sie im Arbeitsablauf hingehören, wird die Zeit zwischen den einzelnen Aufgaben minimiert, und der gesamte Ablauf kann rationalisiert werden. Durch Delegation im Team können die Mitarbeiter den effizientesten Weg zu einer Lösung finden und ein Umfeld schaffen, das eine schnelle Reaktion des Teams ermöglicht.
Die Abbildung eines Arbeitsablaufs erhöht nicht nur die Reaktionszeit der Mitarbeiter, sondern kann auch Bereiche aufzeigen, die automatisiert werden können. So können Sie beispielsweise durch die Erstellung von Diagrammen Bereiche für Kundenreaktionen finden, die mit einer Antwort-E-Mail automatisiert werden können. Dies ist nur ein Beispiel für einen Weg zur Automatisierung von Ausgaben, der durch die Erstellung eines Workflow-Prozesses eröffnet wird.
Erfahren Sie mehr: Was ist eine Workflow-Engine?
3 Hilfreiche Vorlagen für Workflow-Prozesse
Wie man einen Arbeitsablauf grafisch darstellt, hängt stark von dem Arbeitsablauf ab, den Sie abbilden wollen, und davon, welche Struktur am besten zu ihm passt. Manche Menschen bevorzugen ein aufgabenbezogenes Organisationssystem, während andere ein eher lineares System benötigen. Im Folgenden finden Sie drei Vorlagen für Workflow-Prozesse, die Ihnen die Erstellung und Implementierung eines Workflow-Prozesses veranschaulichen.
RACI-Matrix
Eine RACI-Matrix ist ein Verantwortungszuweisungsdiagramm, das die Aufgaben, Meilensteine und kritischen Entscheidungen definiert und dokumentiert, die für den Abschluss eines Projekts erforderlich sind. Es handelt sich um ein umfassendes Diagramm, in dem detailliert aufgeführt ist, wer für jede Aufgabe in einem bestimmten Sprint verantwortlich ist, und das die Festlegung von Projektrollen und Verantwortlichkeiten erleichtert.
In einem Arbeitsablaufprozess ist Verständnis alles, und eine RACI-Matrix ist eine großartige Möglichkeit, ein tiefes Verständnis der Projektrollen mit einem ganzen Team zu entwickeln. Es gibt mehrere Alternativen zur RACI-Matrix, die ebenfalls hilfreich sein können.
Flussdiagramm
Während die RACI-Matrix dazu beiträgt, die Zuständigkeiten in einem umfassenden Diagramm aufzuschlüsseln, ist ein Flussdiagramm besser geeignet, um richtungsweisende Maßnahmen und Zuständigkeiten detailliert darzustellen. Flussdiagramme sind gut geeignet, um eine Abfolge von Aktionen zu dokumentieren und mehrere Wege zur Fertigstellung zu erkunden. Die Erstellung eines Flussdiagramms ist eine gute Option, wenn Ihr Arbeitsablauf eine sich wiederholende, zyklische, schrittweise Funktion hat und in einem konsistenten Fluss visualisiert werden kann.
Mind Map
Wenn Ihr Ablauf keine einfache schrittweise Funktion ist, Sie aber dennoch eine Visualisierungsmöglichkeit wünschen, dann ist die Erstellung einer Mind Map eine gute Option für Sie. Mind Maps können Sequenzen ähnlich wie Flussdiagramme abbilden, aber sie dehnen sich nach außen aus, anstatt nach unten zu fließen, was bedeutet, dass Sie mehrere separate Informationszweige erstellen können. Dies ermöglicht die Visualisierung für Teams, die in ihrem Arbeitsablauf keinen streng prozeduralen Aufgabenfluss haben. Mind Maps berücksichtigen mehr variable Schritte in einem Arbeitsablauf, was sie zu einer wertvollen Option für viele Teams macht.
Erfahren Sie mehr: Automatisierung von Arbeitsabläufen
Workflow vs. Prozess: Was ist der Unterschied?
Wenn Sie ein tieferes Verständnis dafür entwickeln wollen, was ein Workflow-Prozess ist, kann es hilfreich sein, die Begriffe Workflow und Prozess zu unterscheiden. Für sich genommen haben diese beiden Begriffe eine leicht unterschiedliche Bedeutung, und die Analyse ihrer Unterschiede kann Ihnen helfen, einige wichtige Nuancen in Ihrer Planung zu erkennen.
Ein Workflow und ein Prozess sind ähnliche Strategien zur Erreichung eines Ziels, haben aber einen etwas anderen Umfang. Ein Workflow ist ein aufgabenorientierter Ansatz, d. h. er konzentriert sich auf Abfolgen von Aufgaben, die zum Abschluss eines Projekts erledigt werden können. Ein Prozess ist zielorientiert und konzentriert sich in der Regel auf die strategischen Ziele eines Projekts und darauf, wie man diese am effizientesten erreichen kann.
Kombiniert man die beiden Prozesse, ermöglichen sie ein umfassendes Verständnis eines Projekts und bieten sowohl strategische als auch detaillierte Einblicke in den Erfolg.
Wie man Online-Whiteboards einbindet
Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie bereits mehrere verschiedene Arbeitsabläufe an Ihrem Arbeitsplatz haben, und diese zu identifizieren ist ein guter Weg, um sie zu optimieren. Der erste Schritt könnte darin bestehen, häufige Probleme zu betrachten, die Ihr Team löst, und dann die Schritte aufzuschreiben, die zur Erreichung Ihrer Ziele unternommen werden. Danach können Sie mit der Erstellung Ihres Workflow-Prozesses beginnen.
Die Erstellung eines Arbeitsablaufs ist wirklich einfach, wenn Sie erst einmal wissen, wie man ein Online-Whiteboard verwendet. Online-Whiteboards ermöglichen es Ihnen und Ihrem Team, gemeinsam an der Erstellung dieses Diagramms und anderer Vorlagen zu arbeiten und sie an einem ständig zugänglichen Ort zu speichern. Sie sind die besten Werkzeuge, um diese Diagramme zu erstellen und Ihr gesamtes Team einzubeziehen, um ein Umfeld der Zusammenarbeit und Abstimmung zu fördern.
Schlussfolgerung
Wir hoffen, dass dieser Leitfaden dazu beigetragen hat, dass Sie verstehen, wie die Verwendung eines Workflow-Prozesses ein unglaublich effektives Instrument zur Verbesserung der Effizienz Ihres Teams sein kann. Wenn Sie mehr über die Verbesserung Ihrer Effizienz durch Aufgabenmanagement erfahren möchten, sollten Sie sich Fresco ansehen.
