What is a Workflow Engine?
Eine Workflow-Engine ist definiert als Software, die eine Abfolge von Aufgaben automatisiert und sie schrittweise auf der Grundlage vordefinierter Prozesse ausführt. Workflow-Engines können nicht nur Aufgaben automatisieren, sondern auch Entscheidungen treffen, um den Ansatz zum effizientesten Schritt zu lenken und so die Entscheidungszeit der Mitarbeiter zu verkürzen. Workflow Engines führen diese Funktionen mit einer zeitlich begrenzten Antwort aus.
How Workflow Engines Have Revolutionized Process Management in Businesses
In der Vergangenheit wurden die meisten Arbeitsabläufe in Unternehmen durch Papierkram oder E-Mails für Prozessfreigaben abgewickelt. In den letzten Jahren sind die Unternehmen jedoch dazu übergegangen, ihre Arbeitsabläufe durch Workflow-Management-Tools zu automatisieren. Mit dieser Software können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe automatisieren, um Geschwindigkeit und Effizienz zu steigern und Redundanzen zu beseitigen, um die Gesamtproduktivität zu verbessern.
Die meisten dieser Softwares verfügen über integrierte Workflow-Builder, mit denen die Benutzer einen Workflow erstellen und automatisieren können, ohne programmieren zu müssen. Mit dem Workflow-Builder können Benutzer Aufgaben in sequenzieller Reihenfolge planen, Aufträge dynamisch anhand der Daten im Formular zuweisen und Bedingungen, Ausnahmen usw. einbeziehen.
Workflow-Engines sind vorprogrammierte Skripte, die Schritte auf der Grundlage Ihres Workflow-Designs ausführen, d. h. wie Aufgaben von einer Phase zur nächsten ablaufen sollen. Im Wesentlichen ist eine Workflow-Engine ein in die Software integrierter Code, der einen Auftrag von einem Schritt zum nächsten bringt.
Es ist erwähnenswert, dass die Workflow-Engine keinen Einfluss darauf hat, „wie“ die Workflows ausgeführt werden. Stattdessen folgt sie dem Entwurf und führt die Aufgaben aus.
The Key Features of a Workflow Engine
Workflow-Engines ermöglichen es Ihren Mitarbeitern, weniger manuelle, sich wiederholende Aufgaben auszuführen. Die meisten der verfügbaren Softwareoptionen umfassen einige oder alle dieser Funktionen:
- Low-code configuration
- Management with visual designers
- Drag-and-drop visual workflow builders
- Version control
- User authentication to control access
- Code-based, developer-friendly customizations
- Support to run over a long period, for longer process lifecycles
Erfahren Sie mehr: Was ist ein Workflow-Prozess?
Benefits of a Workflow Engine
Die richtige Workflow-Engine sorgt für vollständige Transparenz bei jeder Aufgabe, so dass es für alle Beteiligten einfach ist, sich selbst für ihre Arbeit verantwortlich zu machen. Im Folgenden werden einige zusätzliche Vorteile von Workflow-Engines genannt, die sie lohnenswert machen,
Seamless Flow of Data
Workflow-Engines ermöglichen einen harmonischen Fluss von Daten, Dokumenten, Aufgaben und Ereignissen.
Increased Visibility
Jeder Mitarbeiter erhält Zugang zu den Aufgabeninformationen, so dass es einfacher ist, die Aufgaben rechtzeitig zu erledigen.
Reduced Bottlenecks
Mit Workflow Engines können Sie Redundanzen schnell erkennen und beseitigen, da jede Aufgabe und jeder Prozess transparent ist.
Improves efficiency and reduces costs
Workflow Engines reduzieren herkömmliche Systeme wie E-Mails, Dokumente und Memos drastisch. Das spart Geld und Ressourcen, ohne dass die Daten verloren gehen.
Use Cases
Im Folgenden werden einige der häufigsten Anwendungsfälle von Workflow-Engines aufgeführt:
Employee Onboarding
Untersuchungen der Brandon Hall Group haben ergeben, dass Unternehmen mit robusten Onboarding-Prozessen eine um 82 Prozent höhere Mitarbeiterbindung und eine um 70 Prozent höhere Produktivität aufweisen.
Darüber hinaus verlassen sich rund 58 Prozent der Unternehmen auf manuelle Onboarding-Prozesse, was zu einer fragmentierten und frustrierenden Mitarbeitererfahrung führt.
So kann ein Unternehmen mit Hilfe von Work Engines einen strategischen und keinen administrativen Onboarding-Prozess entwickeln.
Approval Processes
Traditionell verursachten die manuellen Genehmigungsverfahren erhebliche Kosten. Die Daten des Centre for Advanced Procurement Strategy zeigen, dass die durchschnittlichen Kosten pro Bestellung je nach Branche zwischen 50 und 1.000 Dollar liegen.
Der Einsatz einer Workflow-Engine kann diese Kosten durch Automatisierung erheblich senken. Ein automatisiertes Genehmigungsverfahren würde zum Beispiel so aussehen:
- Employee submits a purchase request
- The request for approval is automatically routed to a supervisor
- Once signed, the approval is sent back to the employee
Auf diese Weise kann der Mitarbeiter den Status des Antrags leicht verfolgen, ohne Zeit damit zu verbringen, den Vorgesetzten für eine Unterschrift zu finden.
Erfahren Sie mehr: Automatisierung von Arbeitsabläufen
FAQs
What is a business rules engine?
Eine Geschäftsregel-Engine verfügt über eine Reihe von Bedingungen, die in Ihre Workflow-Management-Software eingebettet sind und einen Vorgang ausführen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Sie legt Kriterien dafür fest, wie die Software innerhalb bestimmter Parameter funktionieren soll.
Nachfolgend ein Beispiel dafür, wie eine E-Commerce-Website Regelmechanismen auf ihr Zahlungsgateway anwenden kann:
- Apply a 20% student discount on the item if the buyer enters with valid proof of college enrollment.
Brauchen Sie eine Business Rules Engine oder eine Workflow Engine?
Um Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, brauchen Sie beides. Die Workflow-Engine verbindet Teams und vereinfacht die täglichen Abläufe. Die Business Rules Engine ist eine wichtige Komponente einer umfassenden Lösung, insbesondere für Unternehmen mit einem komplizierten Regelwerk.
Endnote
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Workflow-Optimierung die Rationalisierung der Arbeitsabläufe Ihres Teams beinhaltet, um mit weniger Aufwand mehr zu erreichen. Darüber hinaus spielt eine Workflow-Engine eine entscheidende Rolle bei der Auslösung von Aufgaben, um sicherzustellen, dass die Prozesse weiter fortschreiten. Außerdem wird der Datenfluss gestrafft, die Transparenz zwischen den Teams erhöht, Engpässe beseitigt und Kosten gesenkt.
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