Was ist ein Workflow?
Ein Arbeitsablauf ist definiert als die systematische Organisation von Ressourcen zum Aufbau von Prozessen, die Materialien umwandeln, Dienstleistungen anbieten oder Informationen verarbeiten. Im Wesentlichen handelt es sich um eine Abfolge von Vorgängen, die von einer Person, einer Organisation von Mitarbeitern oder einem oder mehreren einfachen oder komplexen Mechanismen durchgeführt werden.
Arbeitsabläufe finden in jeder Branche statt. Sie sind die Bausteine eines jeden Unternehmens, kombiniert mit anderen Teilen der Organisationsstruktur, wie Informationstechnologie, Teams, Projekte und Hierarchien.
In diesem Artikel wird ein Workflow-Prozess definiert, seine Komponenten und Arten werden erläutert, und es wird gezeigt, wie die Verwendung von Online-Whiteboards zur Erstellung und Überwachung von Workflows die Effizienz des gesamten Teams verbessern kann.
Die drei Grundkomponenten eines Workflows
Jeder Arbeitsablauf hat drei grundlegende Komponenten. Dies sind grundlegende Komponenten, die unabhängig von der Art des Arbeitsablaufs unverändert bleiben. Tatsächlich fällt jede Phase eines Arbeitsablaufs in eine dieser beiden Komponenten:
- Eingabe:Die Eingabe ist die erste Komponente eines jeden Arbeitsablaufs. Dies ist die Ressource, die eine Workflow-Phase abschließt oder beginnt.
- Transformation: Die Richtung oder Regel, nach der die Eingabe empfangen wird und was dann geschieht, wird als Transformation bezeichnet.
- Output: Der Output ist das Endprodukt oder die Leistung eines Workflow-Prozesses. Sie ist das Ergebnis der Transformation. Die Ausgabe kann auch als Eingabe für den folgenden Schritt in einem Workflow dienen.
Alle Arbeitsabläufe können auch auf höherer Ebene auf diese drei Komponenten vereinfacht werden. Tatsächlich bestehen die meisten Prozesse aus einer Kombination mehrerer Eingaben, Umwandlungen und Ausgaben.
Vier Hauptkomponenten machen den größten Teil eines Arbeitsablaufs aus. Dies sind Akteure, Aktivitäten, Ergebnisse und Zustände.
- Akteure sind Menschen oder Maschinen, die für die Arbeit verantwortlich sind.
- Aktivitäten sind die durchgeführten Aufgaben oder Geschäftsprozesse. Sie stellen einen einzigen, logischen Schritt im Prozess dar.
- Ergebnisse sind die Resultate der einzelnen Schritte.
- Dieser Zustand tritt ein, wenn sich ein Projekt zwischen zwei Prozessen befindet. Um sicherzustellen, dass die Prozesse in der vorgegebenen Reihenfolge ablaufen, wird eine Flusskontrolle verwendet.
Die Dokumentation des Arbeitsablaufs ist für Projektmanager, Fachleute und Wissenschaftler gleichermaßen wichtig, da sie einen Fahrplan für die Zukunft liefert, Transparenz und Reproduzierbarkeit fördert und die Datenanalyse ermöglicht. Experten auf diesem Gebiet raten dazu, sorgfältig zu dokumentieren, wie Daten ausgewertet und umgewandelt werden.
Die drei Arten von Workflows
Es gibt drei Arten von Workflows, die Sie für Ihr Unternehmen nutzen können. Jede hat ihre Vorteile, je nach Anwendungsfall.
- Prozess-Workflow: Die am häufigsten verwendeten Workflows in Unternehmen sind Prozess-Workflows. Sie sind am besten geeignet, wenn die Abfolge der Aufgaben systematisch und vorhersehbar ist. Einige Beispiele für Prozess-Workflows sind Bestellungen, Mitarbeitereinführung, Rechnungsgenehmigung und Urlaubsanträge.
- Fall-Workflow: Fall-Workflows sind das Gegenteil von Prozess-Workflows, da sie keinen systematischen oder vorhersehbaren Pfad haben. Sie sind nicht vorgeplant und haben nicht von Anfang an eine klare Lösung. Die Lösung zeigt sich, wenn Sie mehr Daten durch Nachforschungen sammeln, z. B. bei einem Versicherungsanspruch oder einer Anlageninspektion.
- Projekt-Workflow: Ein Projekt-Workflow eignet sich für Projekte mit zahlreichen Variablen und mehreren Beteiligten. Diese Projekte, wie z. B. die Gestaltung und Einführung einer Website, folgen einem festgelegten, aber flexiblen Ansatz. Obwohl Projektleistungen spezifiziert werden können, sind Projektabläufe oft einmalige Vorgänge.
Workflow-Beispiele
Im Folgenden werden wir einige gängige Beispiele für Arbeitsabläufe in jedem Unternehmen betrachten.
- Kundenauftrag
A Verkaufsauftrag ist ein entscheidender Bestandteil eines jeden Unternehmens. In der Regel umfasst ein Kundenauftrags-Workflow die folgenden Phasen: Ein Vertriebsmitarbeiter erstellt einen Auftrag, dem Kunden wird die Rechnung in Rechnung gestellt, der Kunde bezahlt die Rechnung, und schließlich liefert die Erfüllungsabteilung den Auftrag.
- Bestellung
Bestellungen sind für Unternehmen unerlässlich, um ihre Gesamtausgaben zu verwalten. Sie tragen dazu bei, dass Sie und Ihr Lieferant auf derselben Seite stehen. Ein Bestellungsworkflow sieht in der Regel wie folgt aus:
– Zunächst erstellt die Beschaffung eine Bestellung, der Vorgesetzte genehmigt sie und schickt sie an den Lieferanten,
– Dann werden Waren oder Dienstleistungen empfangen
– Rechnung wird vom Lieferanten erhalten und genehmigt
– Schließlich bezahlen Sie den Lieferanten.
- Onboarding von Teammitgliedern
In verschiedenen Branchen wie dem Banken- und Versicherungssektor werden Workflows für das Onboarding von Mitarbeitern und die Kreditbearbeitung eingesetzt. Nach der Einreichung eines Antrags beginnt eine Reihe von aufeinander folgenden Aufgaben wie die Überprüfung der Kundenidentität, die Offenlegung der Kontoauszüge, die Kreditgenehmigung und die Vertragsunterzeichnung. Außerdem werden alle diese Transaktionsdatensätze dokumentiert und zu Prüfzwecken gespeichert.
- E-Commerce
Die Übermittlung von Bestellungen ist ein Standard-Workflow im elektronischen Handel. Ein Verbraucher gibt eine Bestellung auf, gibt seine Zahlungsinformationen ein, schließt die Transaktion ab und erhält das Geld. Nach Eingang der Bestellung werden die Artikel in einem Lager abgeholt, zu einem Paket verpackt und an den Verbraucher versandt.
Die Vorteile der Verwendung von Workflows
Workflows sind eine hervorragende Möglichkeit, aus der ineffizienten Teamarbeit auszubrechen und eine neue Strategie der Zusammenarbeit zu nutzen. Nachfolgend sind einige Gründe aufgeführt, warum die Einführung von Workflows wichtig und vorteilhaft ist.
- Gesteigerte Produktivität
Durch die Erstellung eines Workflow-Diagramms können Sie Ihren Teams einen Plan vorlegen, den sie bei der Lösung zukünftiger Probleme befolgen können.
Teams sind immer dann effizienter, wenn sie über einen gemeinsamen Wissensstand und gemeinsame Annahmen verfügen. Missverständnisse und Pannen bei der Zusammenarbeit treten viel häufiger auf, wenn es keinen schematisierten Arbeitsablauf gibt.
- Schnellere Zykluszeiten
Durch die Planung Ihres Arbeitsablaufs und die Festlegung einer Reihe von Aktivitäten können Sie die bestehenden Engpässe ermitteln und beseitigen. Dies führt zu optimierten Arbeitsabläufen mit kürzeren Zykluszeiten.
- Reduzierte Kosten
Die Workflow-Konfiguration erhöht die Effizienz, reduziert den Papierkram und verbessert die Effektivität der Mitarbeiter. Diese Verbesserungen führen zu niedrigeren Gesamtbetriebskosten.
- Reduzierte Ungenauigkeiten
Standardisierte und automatisierte Arbeitsabläufe führen zu einem geringeren Fehlerrisiko. Standardisierte Arbeitsabläufe führen auch zu einheitlicheren Ergebnissen, was wiederum zu konsistenten, effektiven Resultaten führt.
- Erhöhte Einnahmen
Effiziente Arbeitsabläufe können Unternehmen dabei unterstützen, bewusstere und effektivere Kundenerfahrungen zu bieten, was zu einer stärkeren Kundenbindung und Neukundengewinnung führt, was wiederum zu einer allgemeinen Umsatzsteigerung führt.
- Bessere Unternehmenskultur
Arbeitsabläufe fördern Unabhängigkeit und Verantwortung. Die Mitarbeiter planen und gestalten jede Phase ihrer Arbeit so, dass sie erfolgreich ist, was zum Gesamterfolg führt. Vertrauen, Unabhängigkeit und Verantwortlichkeit sind die Säulen einer starken Unternehmenskultur.
Was sind Workflow-Management-Systeme?
Workflow-Management-Systeme sind auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen ausgerichtete Software. Sie verfügen über die notwendige Infrastruktur, um Arbeitsabläufe zu organisieren, zu verfolgen, zu kontrollieren und zu koordinieren.
Ein System zur Verwaltung von Arbeitsabläufen verfügt über detaillierte Funktionen, da es den Benutzern ermöglicht, Arbeitsabläufe auf der Grundlage verschiedener Merkmale zu definieren. Die Software nutzt diese Merkmale, um sie zu analysieren und Verbesserungsvorschläge zu unterbreiten.
Darüber hinaus verfügen Workflow-Management-Systeme auch über die folgenden Funktionen:
- Automatische Weiterleitung
- Automatisierte Verarbeitung
- Kombination mehrerer Systeme und Prozesse zu einer kohärenten Struktur
- Einbindung in die bestehende Infrastruktur
- Organisation von Produkten aus verschiedenen Quellen
- Benachrichtigung und Übermittlung von Daten, die für die Erledigung ihrer Aufgabe erforderlich sind
- Folgemaßnahmen für nicht abgeschlossene Vorgänge bereitstellen
Workflow-Management-Systeme sind in der Lage, drei verschiedene Arten von Workflows zu erstellen. Dabei handelt es sich um sequenzielle, zustandsgesteuerte und regelbasierte Arbeitsabläufe. Ihre Einsatzmöglichkeiten hängen ganz von den Bedürfnissen der Arbeitsabläufe ab.
- Ein sequentieller Arbeitsablauf, wie ein Flussdiagramm, ist linear und progressiv. Dieser Arbeitsablauf geht von einer Aktivität oder einem Verfahren zum nächsten, ohne in der Mitte anzuhalten.
- Ein Zustandsmaschinen-Workflow ist anspruchsvoller als ein sequenzieller Workflow und kann mehrere Iterationen erfordern. Diese Prozesse gehen von einem „Zustand“ in einen anderen über.
- Ein regelbasierter Arbeitsablauf ist lediglich ein erweiterter sequenzieller Arbeitsablauf. Der Workflow-Fortschritt wird durch „Regeln“ bestimmt. Sie verwenden Bedingungen, um zu bestimmen, ob Sätze „wahr“ oder „falsch“ sind, und die Regeln werden durch die Ausdrücke „wenn“, „dann“ oder „sonst“ dargestellt.
Wie Sie Online-Whiteboards in Ihren Workflow-Prozess integrieren
Die Identifizierung Ihrer Ressourcen ist der erste Schritt bei der Erstellung eines Workflow-Prozesses. Einige wichtige Fragen, die Sie sich stellen können, sind: Was ist derzeit vorhanden? wie sie gehandhabt wird? wer ist verlobt? usw. Erstellen Sie dann ein Layout der Workflow-Prozesse, der verschiedenen möglichen Ergebnisse und der Daten, die die einzelnen Schritte durchlaufen werden.
Legen Sie fest, wer für die einzelnen Phasen verantwortlich ist und benennen Sie die Beteiligten. Zeichnen Sie abschließend eine schematische Darstellung des Arbeitsablaufs, um ihn zu visualisieren.
Die Erstellung eines Workflow-Prozesses ist einfach, wenn Sie die Verwendung eines Online-Whiteboard. Online-Whiteboards sind ideale Werkzeuge für die Erstellung dieser Diagramme, da sie die Zusammenarbeit mit Ihrem gesamten Team ermöglichen.
FAQs
Was ist der Unterschied zwischen Workflows und Prozessen?
Ein Workflow untersucht die einzelnen Schritte, die zur Erledigung einer Aufgabe erforderlich sind, während ein Prozess die Gesamtheit und den Fluss der Aktivitäten darstellt, die zur Erreichung eines Ziels erforderlich sind. In der Regel werden die Konzepte unter dem Begriff „Workflow-Prozess“ zusammengefasst, da er die vielen Anwendungsfälle, die mit diesen beiden Begriffen verbunden sind, umfasst. Dies deutet darauf hin, dass sie sich auf ähnliche Prozesse beziehen, aber auf unterschiedlichen Ebenen.
Diese Unterscheidung lässt Ihnen zwar einen gewissen Spielraum bei der unabhängigen Verwendung der Begriffe, doch sollten Sie sich nicht zu sehr auf den Unterschied versteifen. In Anbetracht ihrer Ähnlichkeit wird es viele Überschneidungen zwischen ihnen geben. Die wichtigste Unterscheidung bezieht sich auf vergleichbar Verfahren zur Erledigung von Dingen in verschiedenen Dimensionen.
Was ist Workflow-Automatisierung?
Unter Workflow-Automatisierung versteht man den Einsatz von Technologie zur teilweisen oder vollständigen Automatisierung eines Prozesses. Die zunehmende Automatisierung hat mehrere Vorteile. Zunächst einmal können Computersysteme oft mehr Arbeit in kürzerer Zeit erledigen. Darüber hinaus kann sich die Person, die diese Arbeit bisher verrichtet hat, nun auf andere Aufgaben konzentrieren, die sich möglicherweise schwerer automatisieren lassen.
Zum Beispiel muss das Finanzteam die von Ihrem Workflow generierten Daten überprüfen. In diesem Fall kann ein automatisierter Arbeitsablauf einen Bericht erstellen und computergestützte Tests durchführen, um etwaige Probleme zu erkennen. Anschließend muss ein Mitglied des Finanzteams die Informationen prüfen und auf dieser Grundlage Entscheidungen treffen. Das spart Zeit bei der Datenerfassung, -organisation und -analyse.
Was ist der Unterschied zwischen einem manuellen und einem automatisierten Workflow?
Manuelle Prozesse haben viele der Vorteile automatisierter Arbeitsabläufe. Da jedoch zwei oder mehr Personen manuelle Arbeitsabläufe verwalten, gibt es mehr Zwischenphasen, es können Fehler auftreten, und sie dauern in der Regel länger.
Ein automatisierter Prozess kann viele der gleichen Ziele wie ein manueller Prozess erreichen, jedoch schneller und präziser. Außerdem zeichnen sich automatisierte Verfahren dadurch aus, dass sie den Mittelsmann und alle Zwischenstufen, die Zeit verschwenden und zu Fehlern beitragen, ausschalten können.
Was ist ein Workflow-Diagramm?
Ein Workflow-Diagramm stellt visuell einen wiederholbaren und sequenziellen Prozess dar, der dazu dient, eine Aufgabe bis zum Abschluss zu begleiten. Diese Diagramme zeigen also, was in welcher Reihenfolge geschehen muss.
Wie unterscheidet sich das Workflow-Management vom Projektmanagement?
Dies sind sehr ähnliche Konzepte, aber sie sind nicht identisch. Das Workflow-Management automatisiert zum Beispiel Geschäftsprozesse, die manuell ausgeführt werden und sich wiederholen. Auf diese Weise werden Redundanzen vermieden und die Gesamteffizienz maximiert. Projektmanagement ist jedoch ein umfassenderer Prozess, der Koordination und Planung umfasst und ständige Wiederholungen erfordert.
Sie können viele Werkzeuge und Ressourcen nutzen, um Ihre organisatorischen Ziele zu erreichen und das Projekt abzuschließen.
Endnote
Ich hoffe, dieser Artikel hat Ihnen geholfen zu erkennen, wie die Anwendung eines Workflow-Prozesses ein hervorragendes Instrument zur Steigerung der Effizienz und Produktivität Ihres Teams sein kann. Wenn Sie mehr über folgende Themen erfahren möchten Virtuelle Werkstätten, Überprüfen Sie
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