Teams verwenden eine ganze Reihe verschiedener Tools, um ihren Arbeitsbereich zu planen. Ob sie nun Organigramme erstellen, Projektpläne entwerfen oder die interne Dokumentation formalisieren – überall nutzen Unternehmen visuelle Vorlagen, um ihren Arbeitsbereich zu gestalten. Zu diesen digitalen Vorlagen gehören auch Flussdiagramme. Flussdiagramme sind unglaublich hilfreiche Werkzeuge für viele verschiedene Anwendungen und sind sehr nützlich, wenn es darum geht, den Arbeitsablauf eines Teams abzubilden. In diesem Artikel werden wir die wichtigsten Vorteile von Flussdiagrammen erläutern und auf einige der besonderen Herausforderungen eingehen, denen sie gegenüberstehen. Wenn Sie mehr über die verschiedenen Anwendungen von Flussdiagrammen erfahren möchten, können Sie sich unseren Leitfaden mit zehn verschiedenen Flussdiagrammbeispielen ansehen.
Flussdiagramme erklärt
Eine Flussdiagrammvorlage ist ein Diagramm, das eine lineare Reihe von Schritten visualisiert, um einen größeren Prozess zu definieren. Die verschiedenen Schritte des Prozesses werden durch unterschiedliche Formen gekennzeichnet, die durch Richtungspfeile verbunden sind, um den Benutzer in die richtige Richtung zu führen.
Flussdiagramme helfen traditionell, schnelle Entscheidungen zu treffen oder einen sich wiederholenden Vorgang zu automatisieren, und können als visuelle Hilfe für die Dokumentation von Arbeitsabläufen verwendet werden. Die verschiedenen Symbole und Formen in einem Flussdiagramm tragen dazu bei, dem Benutzer Richtung, Handlung und Ergebnisse zu verdeutlichen.
Aufgrund ihrer Flexibilität und ihrer Fähigkeit, komplexe Arbeitsabläufe darzustellen, sind Flussdiagramme in vielen verschiedenen Arten von Organisationen zu finden.
Wenn Sie mehr über Flussdiagramme und deren Verwendung erfahren möchten, finden Sie hier weitere Informationen.
9 Vorteile des dynamischen Flussdiagramms
Mit Hilfe eines Flussdiagramms können Sie Arbeitsabläufe grafisch darstellen, Karten für Ihr Unternehmen erstellen und Informationen einfach kommunizieren. Selbst für Menschen, die nicht visuell lernen, können Flussdiagramme ein äußerst hilfreiches Instrument zur Verbesserung der Effizienz sein. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile von Flussdiagrammen.
Schafft Klarheit
Flussdiagramme eignen sich hervorragend, um eine komplexe Reihe von Schritten in ein visuell verdauliches Format zu bringen. Die Formatierung von Informationen in einem Flussdiagramm trägt zur Klarheit des definierten Prozesses bei und macht alles einfacher zu verstehen.
Flussdiagramme schaffen vor allem Klarheit durch einfache, schrittweise Visualisierung. Durch die Anordnung von Informationen auf einer Karte mit Richtungspfeilen, Aktionsbefehlen und einem zu verfolgenden Pfad kann jeder ein Flussdiagramm verwenden, um sein gewünschtes Ziel zu erreichen.
Die Klärung nicht nur der Prozessschritte, sondern auch der verschiedenen Ergebnisse und Endresultate ist für Teams sehr hilfreich, um sich auf ein Ziel zu konzentrieren und den besten Weg dorthin zu finden. Flussdiagramme fassen diese Informationen in einem einzigen Dokument zusammen und machen sie zugänglich und übersichtlich. Die Bereitstellung einer einzigen Informationsquelle ist ein weiterer Grund dafür, dass sie Klarheit schaffen und zu einem gemeinsamen Verständnis innerhalb der Teams beitragen.
Hilft bei der Identifizierung spezifischer Schritte
Einer der großen Vorteile eines Flussdiagramms besteht darin, dass es – ähnlich wie eine Customer Journey Map– hilft, Prozesse in ihre einzelnen Schritte zu zerlegen. Dies ist aus der Sicht eines Teams hilfreich, um jeden einzelnen Schritt zu verstehen, der zu einem größeren Arbeitsablauf oder einer größeren Erfahrung gehört. Der Prozess beginnt mit einem ersten Auslöser und ist in mehrere Einzelschritte unterteilt, die den Erledigungsprozess einer Aufgabe verdeutlichen. Die Schritte sind nach Richtungen gegliedert und gekennzeichnet, d. h. sie können auf lineare Weise befolgt werden, um sicherzustellen, dass Sie auf dem effizientesten Weg zum Ziel kommen.
Durch die Aufschlüsselung dieser Schritte können Dinge hervorgehoben werden, die möglicherweise unter dem Radar geblieben sind oder in einen Topf geworfen wurden, obwohl sie eigentlich als eigene Schritte hätten behandelt werden müssen. Die Aufteilung von Aufgaben in einzelne Schritte hilft dabei, die spezifischen Ziele, die mit dieser Maßnahme verbunden sind, und die gewünschten Ergebnisse jeder Phase zu ermitteln.
Die Darstellung von Prozessen in einem Flussdiagramm hilft dabei, die wichtigsten Schritte im Prozess zu identifizieren und bringt Dinge ans Licht, die ohne visuelle Hilfe schwer zu entdecken sind. Auf diese Weise können Sie mögliche Hindernisse und Optimierungsstrategien erkennen, bevor sie überhaupt auftreten.
Skizziert einen komplexen Prozess
Ähnlich wie bei der Identifizierung bestimmter Schritte in einem Prozess werden Flussdiagramme hauptsächlich dazu verwendet, einen komplexen Prozess zu skizzieren und zu vereinfachen. Das hat weniger mit den einzelnen Schritten zu tun, sondern mehr damit, wie sie zusammenhängen.
Flussdiagramme konzentrieren sich auf die Schaffung eines gerichteten Flusses innerhalb eines Prozesses. Die Dinge beginnen an Punkt A und führen über eine Reihe von Schritten und Aktionen schließlich zu Punkt B. Flussdiagramme dienen dazu, diese Reise einfach, vorhersehbar und optimiert zu gestalten. Flussdiagramme nehmen einen scheinbar komplexen Prozess und organisieren ihn so, dass jeder einzelne Schritt eine Richtung vorgibt, die es den Menschen ermöglicht, ihrem Prozess leicht zu folgen und ein erfolgreiches Ergebnis zu erzielen.
Die Vereinfachung von Prozessen ist aus mehreren Gründen unglaublich wichtig, aber vor allem ermöglicht sie es, komplexe Aufgaben viel einfacher zu vermitteln. Die Kommunikation von Aufgaben zwischen Teams und an neue Mitarbeiter macht die teamübergreifende Zusammenarbeit unglaublich reibungslos und kann sich auf die Effizienz aller Beteiligten auswirken.
Kommuniziert Ideen schnell
Wie bereits erwähnt, ist es mit Flussdiagrammen unglaublich einfach, Ideen schnell zu vermitteln. Anstatt einen ganzen Ablauf durchzusprechen und in einer Aufzählung aufzulisten, können Sie mit Flussdiagrammen jeden Schritt eines Arbeitsablaufs visualisieren und so ein lebendiges Dokument erstellen, auf das jeder zugreifen kann, um Kontext und Anleitung zu erhalten.
Flussdiagramme schaffen ein Forum, in dem Menschen Prozesse, Schritte und Anweisungen sofort kommunizieren können, indem sie einfach auf eine einfache visuelle Hilfe verweisen. Dieses Hilfsmittel macht die Kommunikation von Ideen, auf die in einem Flussdiagramm verwiesen wird, unglaublich einfach und gibt den Menschen einen Bezugspunkt, um ein Gespräch darüber zu beginnen, wie sie ihre Ziele am besten erreichen können.
Flussdiagramme ermöglichen es auch neuen Mitarbeitern, ein einfaches Verständnis eines Konzepts oder einer Aufgabe auf Makroebene zu erlangen, bevor sie sich damit befassen. Durch die Aufteilung komplexer Aufgaben in Informationsmuster auf Makro- und Mikroebene können sie für einen reibungslosen Einführungsprozess genutzt werden.
Koordiniert Teamarbeit
Ähnlich wie Flussdiagramme Ideen auf verständliche Weise vermitteln, helfen sie auch bei der Koordinierung von Schwerpunkten an bestimmten Stellen. Wenn es zum Beispiel in einem Flussdiagramm zur Kundenansprache drei ganz bestimmte Schritte gibt, die befolgt werden müssen, um das Endziel zu erreichen, wird das Team seine Bemühungen auf diese drei Schritte konzentrieren. In einer früheren Version hätten sie vielleicht einen oder zwei Treffer erzielt, aber jetzt können sie sich darauf konzentrieren, alle drei zu erreichen.
Die Visualisierung von Arbeitsabläufen ist ein unglaublich wichtiger Teil der Vorteile von Flussdiagrammen, und mit einer visuellen Hilfe können Teams ihre Projektanforderungen betrachten und sofort verstehen, was die dringendsten Punkte sind.
Vor allem für Projektmanager kann die Verwendung eines Flussdiagramms für die Planung künftiger Sprints und die Erstellung eines überschaubaren Ablaufs für ihr Entwicklungsteam sehr hilfreich sein und die Belastung durch die Priorisierung verringern, mit der die Mitarbeiter konfrontiert sind. Die Fähigkeit, die Teamarbeit zu koordinieren, ist von entscheidender Bedeutung, wenn es darum geht, Prioritäten für die einzelnen Schritte zu setzen, und diese Fähigkeit ist ein weiterer wichtiger Bestandteil der vielen Vorteile von Flussdiagrammen.
Steigert die Effizienz und deckt Ineffizienzen auf
Wenn Flussdiagramme die wichtigsten Schritte eines Prozesses skizzieren, werden zwei wichtige Dinge erreicht. Es ermöglicht den Teams, sich auf diese Schritte zu konzentrieren und ihre Effizienz zu steigern, und es deckt Bereiche mit Ineffizienz und Verschwendung auf.
Durch die Auflistung aller notwendigen Schritte in einem Prozess konzentrieren sich Flussdiagramme nur auf die Dinge, die für den Projektabschluss wesentlich sind. Unabhängig von den äußeren Faktoren sind diese Elemente unbedingt erforderlich. So können sich die Teams darauf konzentrieren, wie sie sich am besten zwischen ihnen bewegen und den Zyklus mit maximaler Effizienz abschließen.
Wenn all diese Schritte aufgelistet werden, hilft dies außerdem dabei, Dinge aufzudecken, die das Team vor der Implementierung eines Flussdiagramms vielleicht schon getan hat. Diese Praktiken könnten ihre Gesamteffizienz beeinträchtigen und können je nach ihrer Wirkung ganz gestrichen werden.
Erstellt eine klare Dokumentation
Die Verwendung einer Flussdiagrammvorlage ist für manche Menschen von Vorteil, da sie eine klare Dokumentation für einen bestimmten Prozess liefert. Das Verständnis der Details, wie ein Prozess funktioniert, ist vielleicht nicht für jeden von größter Bedeutung, aber eine klare Dokumentation kann für die Verbreitung und Kommunikation dieser Informationen äußerst hilfreich sein.
Digitale Flussdiagramme können zum Beispiel für die Einstellung, das Onboarding und die Gesundheitsfürsorge verwendet werden, um den Prozess intern und extern zu dokumentieren. Auf dieses Flussdiagramm kann dann jeder zugreifen, der diese Dienste in Anspruch nimmt, und es kann auch in den kommenden Jahren von Nutzen sein.
Im Zuge der digitalen Transformation treten viele Unternehmen in eine Phase ein, in der mehr und mehr Dokumente in Vorlagen gespeichert werden und mehr Prozesse dokumentiert werden müssen. Flussdiagramme sind ein gutes Beispiel für eine moderne Methode, um einen Prozess visuell zu dokumentieren und für alle zugänglich zu machen.
Darüber hinaus helfen digitale Flussdiagramme dabei, Papier zu sparen und die Dokumentation für eine große Anzahl von Personen effizienter zu gestalten. Eine zugängliche Dokumentation kann für einige Branchen von entscheidender Bedeutung sein und ist eine wichtige Ergänzung zu unserer Liste der Vorteile von Flussdiagrammen.
Hilft bei der Lösung von Problemen
Flussdiagramme sind ein beliebtes Kommunikations- und Dokumentationsinstrument, aber sie eignen sich auch gut zur Problemlösung.
Flussdiagramme helfen bei der Lösung von Problemen, indem sie die Abfolge in mehrere Teile aufteilen, die jeweils für sich genommen leicht zu definieren sind. Ein dokumentierter Prozess, der in seine wesentlichen Elemente zerlegt ist, hilft dabei, fehlende Elemente, Verschwendung und die wichtigsten Phasen aufzuzeigen – alles Dinge, die für eine effektive Problemlösung notwendig sind. Wenn verschiedene Phasen eines Prozesses hervorgehoben werden, können die Mitarbeiter leicht erkennen, wo Probleme isoliert auftreten, und sich auf diese spezifischen Bereiche konzentrieren, um sie zu lösen.
Außerdem ist jedem Schritt eine bestimmte Richtung zugeordnet, so dass keine Probleme im luftleeren Raum ohne logischen Weg zurückbleiben. Alles ist mit dem Endziel verbunden, so dass es immer einen klaren Weg zur Lösung geben wird. Das Verständnis der Ursache eines Problems ist ebenso wichtig wie die Entwicklung einer Lösung, und Flussdiagramme machen es viel einfacher, das eigentliche Problem aufzuspüren und zu isolieren.
Ermöglicht Automatisierung
In einigen Fällen können Arbeitsabläufe so vorhersehbar und repetitiv sein, dass sie die Automatisierung von Aufgaben erleichtern. Die Erstellung eines soliden Flussdiagramms ist unerlässlich, um die Automatisierung von Aufgaben zu erleichtern, und in diesen Fällen kann ein Programm den Schritten folgen und die Auslöser auf der Grundlage früherer Ergebnisse aktivieren. Arbeitsabläufe, die sich gut in Flussdiagrammen abbilden lassen, sind perfekt für die Automatisierung geeignet, da sie nicht interpretiert werden müssen. Durch die Abbildung linearer Schritte mit Ja/Nein-Befehlen können Programme diese Aktionen leicht ausführen, ohne eine Kundenantwort interpretieren zu müssen.
Ein perfektes Beispiel dafür sind die E-Mail-Kampagnen. Bei der Erstellung einer Reihe von Drip-E-Mail-Kampagnen erstellen Sie zunächst manuell mehrere angehängte E-Mails, die in einer bestimmten Reihenfolge an eine bestimmte Liste von Kontakten gesendet werden. Je nach Reaktion, Interaktion mit dem Produkt oder mangelndem Interesse ändern Sie dann die E-Mails, die sie erhalten, und leiten die Kommunikation hoffentlich an einen persönlichen Vertreter weiter. E-Mail-Software folgt diesem Flussdiagramm, wenn sie automatisierte Kampagnen versendet, was zeigt, dass Flussdiagramme für eine effektive Automatisierung notwendig sind.
Erfahren Sie mehr: Was ist eine Flussdiagramm-Vorlage?
Herausforderungen und Nachteile von Flussdiagrammen
Flussdiagramme können zwar sehr hilfreich sein, sind aber nicht für jede Situation geeignet. Es gibt Zeiten, in denen Flussdiagramme Zeit verschwenden, Verwirrung stiften und sich insgesamt nachteilig auf den Arbeitsablauf eines Teams auswirken können. Im Folgenden haben wir einige der potenziellen Herausforderungen und Nachteile der Verwendung einer Flussdiagrammvorlage skizziert.
Flussdiagramme brauchen Zeit
Flussdiagramme sind hilfreich, um bei sich wiederholenden Prozessen und bei der Vermittlung von Informationen Zeit zu sparen, aber ihre erstmalige Erstellung kann sehr zeitaufwändig sein. Vor allem bei Diagrammen, die viele verschiedene Schritte enthalten, erfordert die Erstellung eines Flussdiagramms eine sorgfältige Konstruktion. Dieser Prozess ist zeitaufwendig und erfordert mehrere Überarbeitungen, weshalb manche Personen nicht in der Lage sind, ein Flussdiagramm in kürzester Zeit zu erstellen.
Dass Sie sich mehr Zeit nehmen, ist kein Grund, kein Flussdiagramm zu erstellen, vor allem nicht für Prozesse, die noch lange in der Zukunft von einem Diagramm profitieren können.
Nur lineare Erlebnisse berücksichtigen
Selbst wenn Sie die Zeit haben, ein Flussdiagramm zu erstellen, kann es sein, dass ein Flussdiagramm nicht jeden Schritt berücksichtigen kann, wenn Ihr Ablauf viele einzelne Aktionen erfordert. Flussdiagramme eignen sich am besten, wenn ein linearer, wiederholbarer und schrittweiser Ablauf dargestellt werden soll. Das bedeutet, dass es schwierig sein wird, einen Ablauf zu visualisieren, der sich häufig umkehrt, einzigartige Aktionen erfordert und nicht einer bekannten Abfolge folgt.
Komplexe Abläufe sind nicht nur für Flussdiagramme schwer zu erfassen, sondern selbst wenn Sie eines erstellen können, kann es so unübersichtlich werden, dass es keine Hilfe ist. Die Erstellung eines Diagramms, das nicht nachvollziehbar ist, ist reine Zeitverschwendung und gibt dem Management keine brauchbare Version für spätere Iterationen an die Hand. Aus diesem Grund sind Flussdiagramme nur begrenzt in der Lage, etwas zu erfassen und effektiv darzustellen.
Schwierig neu zu ordnen
Es gibt viele gute Softwareprogramme, die bei der Erstellung von Flussdiagrammen helfen, wie z. B. IdeaScale Whiteboard, aber selbst mit diesen leistungsstarken Erstellungswerkzeugen kann die Bearbeitung eines Flussdiagramms schwierig sein. Besonders wenn Sie versuchen, das Diagramm neu anzuordnen, um einen neuen Schritt zu berücksichtigen, eine Ebene zu eliminieren oder neue Endpunkte bereitzustellen, kann die Neuanordnung eines Flussdiagramms eine Herausforderung darstellen. Wenn Sie kein Experte im Umgang mit dem jeweiligen Werkzeug sind, kann die Bearbeitung Ihres Diagramms und die Instandhaltung ein ernsthafter Nachteil sein.
Geringes Zugangshindernis
Ähnlich wie beim vorigen Punkt haben Flussdiagramme eine etwas schwierige Einstiegshürde, da sie einzigartige Flussdiagrammsymbole verwenden. Nicht jeder ist ein Experte im Verstehen von Flussdiagrammsymbolen, was sie darstellen und welche Nuancen zwischen ihnen bestehen. Da für die Erstellung und das Verständnis eines Flussdiagramms ein gewisses Maß an Fachwissen erforderlich ist, könnte dies für Teams, die sie einführen wollen, ein Nachteil sein.
Wenn Sie z. B. ein Flussdiagramm für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erstellen möchten, diese aber nicht wissen, wie man Flussdiagrammsymbole liest und erkennt, wird es für sie unglaublich schwer sein, Informationen effektiv zu vermitteln. Allerdings können Sie ein Flussdiagramm immer so bearbeiten, dass es für neue Benutzer besser lesbar ist, was sich bei der Einführung von Flussdiagrammen im Rahmen von Einführungsverfahren empfiehlt.
Erfahren Sie mehr: Verschiedene Flussdiagramm-Beispiele
Schlussfolgerung
Auch wenn nicht jede einzelne Situation ein Flussdiagramm erfordert, kann es bei richtiger Anwendung äußerst nützlich sein. Aufgrund ihrer Vielseitigkeit, Einfachheit und Fähigkeit, Informationen visuell zu kommunizieren, sind Flussdiagramme eine der beliebtesten Vorlagen für Teams überall, und hoffentlich haben diese Flussdiagramm-Vorteile dazu beigetragen, zu verdeutlichen, warum sie so nützlich sind. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Ihr eigenes Flussdiagramm erstellen können, sollten Sie sich IdeaScale Whiteboard ansehen.
