什么是远程协作？
远程协作被定义为分散在不同地点共同工作和参与团队活动的做法。 它可以让团队在没有实际距离的情况下进行沟通和协作，以实现个人和组织的目标。 强大的软件工具为远程协作提供了便利，使人们能够模拟和构建传统的协作环境。 随着越来越多的组织利用全球人才库并过渡到混合工作环境，远程协作比以往任何时候都更加重要。
远程协作不像传统协作那么简单。 它需要一整套工具、精确的时间安排和更深入的调整才能有效发挥作用。 但是，这并不意味着不应该优先考虑远程协作，重要的是，如果需要，您的组织可以过渡到远程协作。 在本文中，我们将定义远程协作，讨论远程协作为何如此重要、实施远程协作的最佳实践以及促进远程协作的最佳工具。
远程协作为何重要？
远程协作对于释放全球工作空间的潜力非常重要，在 COVID-19 大流行之后，许多组织得以扩大规模。 通过利用全球人才库和实施跨时区的通信结构，公司可以促进远程协作，并在任何实际地点都能高效运作。
远程协作解决的最大问题是距离。 协作一直需要面对面的交流和近距离的身体接触，但远程协作可以让人们在不靠近的情况下一起工作。 事实证明，当您使用正确的工具套件时，就会有大量的合作机会，即使是在全球范围内。
远程协作需要适应的距离不仅仅是物理距离。 远程协作所涉及的距离有多种，在创建协作工作流程时都需要加以考虑。 除了物理距离，远程协作还需要考虑功能距离和情感距离。 以下是三种距离以及在促进远程协作时如何优化这三种距离：
- 物理距离：物理距离是远程协作的核心原因，涉及需要在彼此分离的情况下进行连接的分离团队。 弥补物理距离的最佳方法是保持正常的沟通渠道，开展跨团队合作，以及全面维护个人和专业关系。 建立关系是远程协作难以顾及的最大问题之一，因此任何远程协作战略都必须将此作为主要目标。
- 功能距离： 功能距离不是指远程工作空间的物理差距，而是指远程工作环境中人与人之间的心理差距。 它涉及团队用于沟通的具体策略和工具，以及它们在团队动力和工作流程方面的功效。 缩短职能距离不仅仅是利用技术拉近距离，还必须有合适的技术和适合您团队的技术。 如果一个组织在缩小职能距离方面做得很好，那么团队成员就能轻松协作，并使用符合其沟通和协作需求的工具。
- 情感距离：情感距离可以说是优化远程协作最重要的关注点。 情感距离指的是个人与团队之间的一致性，以及人们在远程工作空间中的联系程度。 即使人们在功能上非常接近，他们之间的联系和工作之间的联系仍然可能存在差距，这就使得有效的合作变得困难。 消除情感距离是远程协作最重要的方面之一，也是经常被忽视的协作问题的根源。 实际上，优化情感距离是提高工作效率和员工体验的最佳指标之一，因此必须优先考虑。
这三种距离是远程协作通过工具、通信结构和定期协作来解决的。 为了进一步了解远程协作在实践中是如何发挥作用的，以下是远程协作的一些决定性因素。
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远程协作的关键因素
远程协作并不是一个抽象的概念，团队需要找到适合自己的方式；有一些因素和做法决定了远程协作，并使其独一无二。 除了一般的协作方法外，还有几个因素决定了远程协作。
- 无障碍环境
远程协作的定义方式之一就是无障碍。 通过使用远程工具，任何团队、任何地点、任何经验水平的人员都可以参加协作会议和练习。 尤其是在线白板，它让所有人都能轻松、平等、无障碍地进行协作，并让人们参与到独特的协作活动中，而这些活动是他们无法亲身参与的。
虽然从理论上讲，每个人都可以更方便地进行远程协作，但这需要团队能够同时进行协作。 这在传统协作中并不是问题，但远程协作要求人们跨越时区，这对全球各地的人来说可能非常困难。
大多数组织，即使在过渡到远程或混合工作空间时，也通常依赖于正常的工作时间或协作时间，在这种情况下，组织中的人员需要自由地在一起协作，而不受地点的限制。 这是弥合团队之间时间差的简便方法，有助于顺利开展远程协作。 然而，它缺乏的是灵活性，无法满足无法正常工作的团队成员的需要。 在这种情况下，组织必须依靠异步协作。
异步协作是另一种提高远程协作便利性的策略。 它涉及人们一起工作，但不是实时工作，而是在各自的时间内就共享产品进行合作，直至达成最终解决方案。 下面我们将进一步讨论异步协作。
- 参与
远程协作并不是凭空发生的，而是有整个团队的人积极参与来创造这种环境。 参与不仅是定义远程协作的一个因素，也是一种优势。 通过虚拟方式开展合作会议，任何人都不会错过，而且您可以将更多的人才纳入其中。 虽然这让远程协作更有帮助，但如果人们不愿意协作，它也不会有多大用处。
确保参与的普遍性是远程协作的一个关键方面。 领导者需要找到鼓励全面协作的解决方案，让团队一起工作，并从团队协作的优势中获益。 全民参与让团队参与进来，让那些通常不发表意见的团队成员也能发表意见，并为每个人提供一个平等互动的论坛。
远程协作要想取得成功，参与是关键，而远程协作所利用的工具，正是让团队参与普遍协作的完美平台。
- 常规合作
在远程协作时，很容易脱离实际，各自为政，而不是协同工作。 这意味着远程协作的一个重要决定因素是例行协作会议。 与创建标准协作时间类似，实施协作习惯也需要成为远程协作的第二天性，以确保人们进行有效沟通。 这将是他们能否成功的决定性因素。
日常协作不仅仅发生在大型团队会议和重新分组中，它需要作为日常实践出现在团队间和跨团队协作中。 显然，这将根据团队的不同而有所变化，但协作例程应该是可靠的、可重复的，以确保团队经常保持联系。
最佳远程协作工具
要确保远程协作顺利进行，需要多套工具来连接、沟通和交付成果。 根据您的需求，您将需要一套不同的工具，有多种工具对远程团队越来越重要。 以下是您的团队可能需要的远程协作工具类型的一些简要标识符，以及一些性能最佳的示例，供您开始使用。
在选择远程协作工具时，一般有三类可供选择。 它们是
- 交流与会议工具
- 任务和项目管理工具
- 协作工具
根据您的使用情况，您可能需要选择这些工具，因此我们在下文中概述了这三类工具中的一些常用选项。 虽然这并不是一份详尽无遗的远程团队最佳协作工具清单，但它很好地体现了主要类别，并突出了每个部分中的一些最佳选择，可供开始探索。
1.IdeaScale 电子白板
IdeaScale 电子白板通过在线电子白板和任务管理促进实时和异步互动，为各地的团队实现远程协作。 通过融合这两种流程，团队可以利用 IdeaScale Whiteboard 作为一体化远程协作工具箱，进行沟通、协作和项目管理
2.松弛
Slack 是目前最流行的通信工具之一，它在专业和非正式团队联系方面发挥了巨大作用。 通过创建一个相互连接的交流空间，Slack 使团队能够定期协作、即时分享信息并存储文档以供日后参考和使用。 Slack 还创建了分组频道，这样团队就可以在一个共享的地方进行交流，而不必依赖乏味的电子邮件链。 Slack 取代了无尽的低效沟通渠道，是任何在线团队最重要的远程协作工具之一。
3.缩放
Zoom 是最受欢迎的远程协作工具之一，因为它允许人们在世界任何地方使用安全、高质量的视频通话进行交流。 虽然 Zoom 在大流行病期间一炮而红，但它在此之前也一直在发展壮大，并彻底改变了人们通过个人会议室会面的方式。 这样，人们就可以定期在同一房间开会，而不是每次都要召开新的会议。 如果你只能完全使用一种远程通信工具，Zoom 可能会是你的首选。
4.Trello
Trello 就是任务管理工具的一个例子，但还有很多其他工具也能做类似的工作，比如 Jira、Asana 和 ClickUp 等等。 虽然这些工具都能让团队在共享工作空间中管理任务和访问信息，但 IdeaScale Whiteboard 在更大的协作工作流程中管理任务的能力将它们囊括在内。 使用 IdeaScale Whiteboard 时，您可以从 Trello 等工具中获得管理任务的所有价值，同时还能在同一平台上整合定期协作会议。
5.黄油
Butter 是一款功能强大的协作工具，可让团队推动虚拟研讨会，并将工具集成到演示过程中。 如果您所在的团队经常进行演讲，或召集大家参加研讨会和大型会议，黄油可能会成为您工具箱中非常有价值的补充。
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成功开展远程协作的 12 项最佳实践
为了有效促进远程协作，每个人都应遵循一些最佳做法。 这些内容不一定只适用于远程协作，但如果你能普遍遵守，它们将对你的远程协作过程大有裨益。
1.始终如一的沟通
远程协作最重要的常规做法是沟通。 一致、清晰的沟通对于有效的远程协作有多么重要，怎么强调都不为过。 远程团队需要为他们的沟通方式创建新的游戏规则，因为仅仅依靠面对面的规范是不够的。
沟通是远程协作的一个重要方面，因为它是个人工作空间和虚拟工作空间之间最大的区别之一。 由于存在如此大的差距，因此需要有一套新的沟通方法，供团队用来提高生产力和效率。
这些做法既可以是全公司范围内的，也可以是单个团队内部的，而且由于协作的疏远性，团队需要不断尝试，以找到适合自己的理想远程通信方式。 这可以深入到他们使用的工具、沟通方式和会议频率。 一旦你的团队达到了有效、可持续的沟通状态，你就可以开始以更可预测、更有条理的节奏完成项目。 可预测性和组织性对于远程团队来说非常重要，因为当你不是每天面对面交流时，你需要相信项目将遵循可预测的结构。
远程协作的一个常见做法是 “过度沟通”，在这种情况下，”过度沟通 “是非常积极的。 过度沟通并不意味着人们要多说两倍的话，浪费彼此的时间；过度沟通意味着要过于清晰，加倍努力沟通优先事项，并提出所有可能的问题，为潜在的障碍制定正式的行动计划。 有鉴于此，过度沟通就是不遗余力地确保团队中的每个人都能获得适当的信息，并拥有取得成功所需的所有资源。 与定期检查和团队会议相配合，可以使远程团队轻松实现协调一致。
2.创建高效的沟通渠道
一般交流并不是团队在远程协作中取得成功的唯一途径。 如果您经常使用一个共享交流平台，那么在那里发布所有内容并只使用这一个渠道会分散人们的注意力，也会冲淡团队交流的重要性。 如果没有明确的沟通战略和专门的渠道来促进特定的对话，沟通就会被淡化，变得不那么重要，也很难有效地传达信息。
在与团队合作时，您需要一个有效的策略来加强沟通。 使用高效的沟通渠道可以提高工作效率，因为它只关注受影响和感兴趣的各方，而不会分散没有参与其中的整个团队的注意力。
但是，这并不意味着团队应该孤立地处理信息，只在自己内部开展工作。 相反，根据工作流程中的关键主题创建频道，并鼓励员工在此分享信息。 通过这种方式，沟通可以在团队之间延伸，并传递给需要的人。 如果这个系统需要一些时间来适应，这完全没有问题；人们可能需要一个机会来学习如何通过多种通信渠道进行沟通，但一旦完善，它将是促进远程协作的一个好方法。
3.尽可能面对面
虽然远程协作采用的策略有助于取代面对面的协作，但面对面的交流始终是有必要的。 即使是远程，这也是最快捷、最直接的信息交流方式。
高效沟通并不是使用视频通话的唯一优势。 直接沟通是团队增进信任、建立联系和产生共鸣的最佳方式之一。 在远程工作时，这些因素更难有机地形成，但对于建立团队凝聚力却能起到变革性的作用。
使用视频通话并不一定非得是实时的，有时发送录制的视频可以更清晰、更易懂地传达信息。 这是一个中间地带，可用于有效地以异步方式交流大量信息，有助于维持团队的工作效率，同时增加共鸣。
4.利用异步协作
如上所述，在某些情况下，可以将传统的协作方式改为异步策略，以满足团队的需要。 很难保证人们总是在特定时间有空，即使有空，也往往会为了创造空闲时间而打破工作流程。
在合作完成某些任务时，根据项目的不同，会有一定的紧迫性，这将始终影响团队的合作方式。 如果你的团队对需要完成的任务和截止日期保持一致，你就可以利用异步协作策略，以一种对分布式团队更有效的方式进行联系和沟通。 这样，尽管远程工作空间会带来挑战，但全球团队仍能保持联系和协作。
5.使用正确的工具
上文我们详细介绍了一些适合远程团队的最佳协作工具，但这并不意味着你只能使用这些工具。 团队需要依靠大量不同的堆栈来促进远程协作，每个团队都需要尝试找到完美的工具组合。
与传统协作不同，远程团队无法避免使用软件工具来促进沟通。 因此，每个人都需要选择一套最适合自己的工具，让团队蓬勃发展，轻松沟通。 在选择各种远程工具时，应尽量考虑团队需要采取的行动，以及如何通过使用远程协作工具来改进这些行动。 您所选择的工具应能提高效率，锁定关键行动领域，并能相互整合，创造无缝体验。
6.保持清晰度和一致性
值得注意的是，随着远程通信的增加，需要提高清晰度，以应对可能出现的沟通不畅和误解。 即使你们采取一切可能的措施，经常沟通，经常联系，也总有可能出现沟通不畅的情况。
清晰的沟通必须优先于一切。 当你在做任何事情时都优先考虑清晰度时，你也必然会优先考虑一致性，这是成功开展远程协作的另一个关键因素。 如果您的团队清楚自己的所有要求和优先事项，那么他们就更容易齐心协力实现共同目标。 这种一致性是远程协作的关键，可使团队保持专注，以最高效率运作。
7.创建无障碍文档
当面工作时，可以很容易地快速与某人联系，找到一份文件，然后继续工作。 然而，在网上工作时，如果跟踪不当，文件管理可能会成为一场严重的噩梦。 创建可访问的文档是创建高效运行的远程工作空间的一个关键因素，它能让每个人都了解并掌握出现的任何情况。
鉴于工作空间已经实现了远程操作，创建可访问的云管理是公司首先要做的事情之一，以便整理空间，并为员工访问所需文件提供明确的指导。
将文档存储在云中，就不需要进行修订和不必要的签到，让团队对文档的管理方式和访问权限有更多的发言权。 创建在线文档系统非常简单，只需要一个共享的公司 google 驱动器和简单的文件管理。 有些团队喜欢不同的工具，如 Dropbox 或 Notion，但只要你的组织与一个整体解决方案保持一致，任何工具都可以使用。
这些文档管理平台让员工无需通过咨询来了解文档的最新版本。 您只需在必要时查看更新的文件，即可快速更新文件并找到正确的文件。 此外，大多数平台都允许团队协作编辑文档，无需来回沟通，人们只需协作一次就能找到最终版本。 这是另一项附加功能，有助于通过远程协作和可访问的文档提高工作效率。 也不是每份文档都必须可以访问，管理部门可以精心设计文档访问结构，确保访问权限在整个组织内适当共享。
8.促进非正式互动
远程工作空间令人沮丧的地方之一就是无法促进有机的、非正式的互动。 这是面对面工作环境所无法做到的，如果没有这些互动，就很难建立起强大的公司文化。
远程协作必须强调有意识地创造非工作空间和场所，让人们能够以个人的方式进行互动。 这可以是有计划的活动、专门的渠道或提供休息时间的结构化周。 无论哪种方式，远程协作都需要包括一些非工作互动，以帮助促进文化建设和有效的团队凝聚力。
9.优化会议
在进行远程协作时，你可能要参加比平时多得多的会议，如果团队不知道如何有效地召开会议，就会浪费大量时间。 为了有效促进远程协作，团队需要学习如何优化会议，以充分利用他们在一起的时间。
每次会议都应有明确的议程、目标和行动项目。 仅有一个一般性的讨论议程是不够的；团队需要一些更具体的东西，以确保他们每天都能取得进展。 如果您处于领导地位，请务必提前制定会议计划，以确保大家都有明确的时间表，而且总有相关的内容可以讨论。 将这些活动与多样化的练习混合在一起，可以让人们定期参加新的活动，从而为今后的合作保持高昂的动力。
会议优化的另一个关键部分是对所有发言和工作进行扎实的记录。 这与为团队提供无障碍文档的价值相融合，但更多的是跟踪会议的内容、发言内容以及后续的行动项目。 远程团队需要非常好地将这些文档正规化，以确保他们能够优化所有会议。
10.创建流程图和协议
在远程工作区工作时，并非每个问题都需要通过协作会议来回答。 有时，尤其是在循环工作流程中工作时，组织一次面对面的通话来快速解决问题，最终可能会浪费时间，而不是提供一个高效的答案。 在这种情况下，创建一个流程图或工作流程图，将常见问题、任务和疑问可视化，帮助员工自行排除故障，可能会更有效率。
制定沟通协议有助于确定何时有必要聚在一起解决问题，何时没有必要。 创建流程图可以帮助绘制常见的工作流程或问题解决流程图，这样人们就可以随时直观地了解这些流程。 这样，您的团队就可以利用可视化协作图帮助提高效率，并尊重每个人的时间。
在提高效率并帮助团队创建可访问和可扩展的文档的同时，利用这些通信图表还有助于在远程工作区内创建界限。 当沟通被放在首位时，人们往往很难关闭工作模式，并为工作与生活的平衡建立健康的界限。 绘制图表是一种方法，团队可以利用这种方法来确定哪些方面需要帮助，哪些方面有记录在案的现有解决方案。
11.强调团队凝聚力
远程建立文化和社区可能非常困难，强调团队凝聚力是任何成功的远程协作战略的关键部分。 与实施非正式互动类似，团队需要找到强调团队凝聚力的合作方式。 团队增强凝聚力的方法之一是奖励和认可个人和团队的出色工作。 注意到员工的承诺和辛勤工作是一种很好的方式，可以肯定他们取得的小成绩，并感谢他们让团队变得更好。
这些做法不仅能让人们在自己的岗位上感觉更好，还能帮助团队持续运作，提高生产率。 其他有助于增强团队凝聚力的策略包括开展虚拟研讨会、外部团队建设活动、头脑风暴会议和定期团队会议。 所有这些活动都有助于在员工和团队之间建立信任，而信任是强大团队凝聚力的基本要素。 当团队相互信任时，他们就能更高效地开展远程协作。
12.明确界定职责
在远程工作区高效协作的一个重要部分是明确界定各部门的职责。 这对于远程协作和跨团队协作至关重要，有助于任何团队进行正常沟通并顺利完成项目。
为团队中的每个人制定明确的指导方针和职责，将使他们能够有效地组织合作和交流，以最佳方式实现个人和共同的目标。 明确团队中每个人的职责，可以使每个人的工作清晰化、结构化和条理化。 它还将每个人的工作与具体的优先事项明确地联系起来，让人们能够清楚地跟踪自己实现大目标的方向。
应为每个冲刺创建这些职责，并在共享文档中进行跟踪，以进一步沟通并正式确定个人和共同的优先事项。 一旦您的团队对自己的职责有了扎实的了解，他们就能有效地进行沟通，并轻松地锁定自己最重要的优先事项。
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远程协作的优势
无论是从组织方面还是从员工福利方面来看，远程协作都有很多优势。 2020 年远程工作兴起时，很多人都有这样的疑问，但现在人们对远程协作的优势有了更深入的了解。 以下是远程协作的一些最大优势。
- 适应多种工作风格： 远程协作能够适应多种不同的工作方式，让人们以最适合自己的方式进行协作和工作。 无论您采用哪种最佳协作方式，远程协作工具箱中总有一种解决方案能满足您的需求。
- 可以提高生产力：由于人们的工作方式是个性化的，因此在利用远程协作时，他们往往能够提高工作效率。 更多的自主权和责任意味着远程协作能带来更大的成果。
- 轻松容纳可扩展的文档：远程协作通常是更大数字化转型的一部分，这意味着企业将更加依赖共享的在线文档。 与传统版本相比，这些文档更容易扩展和分发，使任何公司都能轻松实现远程协作。
- 吸引更多人才：远程提供工作机会时，您不会局限于特定地域的人才库。 远程协作使组织能够吸引和整合独一无二的特殊类型人才，无论是全职岗位还是单次协作会议。 拥有这种能力可以增强任何团队的技术实力。
- 培养沟通技能：依赖远程通信工具并非易事，但使用这些工具的另一个好处是可以提高人们的沟通技巧。 远程协作需要积极频繁的沟通，这将积极提高每个参与者的沟通技巧。
- 降低公司开支：远程协作需要额外的软件和工具才能正常运行，但这也意味着企业可以大大减少现场工作空间的开支。 从组织方面来看，这个净节余实在是太好了，不容忽视。
- 提高灵活性： 远程协作为员工的个人生活和工作提供了更多灵活性。 随着工作与生活平衡之间的界限越来越模糊，这种灵活性可以帮助人们专注于自己，同时在工作中取得成功。
- 更多样化的活动： 利用远程协作，人们可以利用大量不同的模板来组织协作会议。 这些可编辑的模板可通过在线白板访问，并提供各种框架，帮助团队在他们选择的任何活动中取得成功。
远程协作的挑战
虽然远程协作能对许多团队产生重大的积极影响，但它并不是一个 “放之四海而皆准 “的解决方案。 我们不能不提到团队和员工在转向远程协作时面临的一些挑战。
- 与世隔绝：在 Covid-19 大流行之后，许多人都认识到，与在家工作相比，他们在面对面的工作环境中能更好地适应。 独自在家工作有时会感到非常孤独，有些员工会在这种孤独感中挣扎，这会严重影响他们的工作成果和心理健康。
- 可访问性限制：在与全球人才合作时，团队面临的最大问题之一是如何保持他们的潜在能力。 如前所述，异步协作是一种有助于应对时区变化和无障碍环境的策略。 但是，如果团队不能很好地应对协作方式的变化，那么缺乏实时协作的可访问性就会造成难以克服的问题。 在放弃之前，一定要尝试多种异步协作方法，但如果这些方法都无济于事，那么远程协作对你的团队来说可能不会成功。
- 有限的面对面时间：远程工作时，即使你和团队在同一时区，彼此面对面的时间也会比传统工作空间少得多。 无论从个人角度还是从职业角度来说，要应对这种缺乏互动的情况都是很困难的，而且无论你做什么，都无法直接取代与团队面对面工作的时间。
- 需要一个自我激励的团队： 如果您的团队在家工作，管理层的监督和影响必然会减少。 无论使用何种工具来跟踪使用情况和确保活动，人们在独立空间工作时都将有更大的空间来做自己的事情。 要在远程协作中保持高效和活跃，需要一个非常自我激励的团队。 如果团队难以自我激励或通常需要加强监督，他们可能会发现远程协作尤其具有挑战性。
- 依赖协作工具： 如前所述，在进行远程协作时，团队通常依赖一套工具来保持沟通渠道的活跃。 然而，这意味着他们要依赖这些工具来促进合作。 当你依赖于一个工具时，你就会受到系统崩溃、漏洞或错误的影响，除非你的团队精通技术，否则这些都会严重影响你的进度。
了解更多：什么是团队协作？
结论
远程协作是现代工作场所的一个极其重要的方面，利用它可以为你的团队带来丰厚的成果。 如果您想了解更多有关最佳远程协作工具的信息，并将它们整合到您的团队中，请查看我们的免费在线白板工具。
