Die Eisenhower-Methode ist ein Instrument zur Prioritätensetzung und zum Zeitmanagement, bei dem Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit in Quadranten eingeteilt werden. Dieses Instrument ist zwar innovativ und effizient, aber es gibt auch Alternativen zu seiner Erstellung. Diese Alternativen vermitteln dieselbe Botschaft der Priorisierung von Aufgaben und eines effektiven Zeitmanagements, werden jedoch unterschiedlich umgesetzt. Die beiden wirksamsten Alternativen zur Eisenhower-Matrix sind:
Matrix der Aktionsprioritäten
Sie ähnelt der Eisenhower-Methode, doch im Gegensatz zur Eisenhower-Methode, die auf der Basis von Dringlichkeit und Wichtigkeit arbeitet, hat Action Priority ein Konzept der Wirkung und des Aufwands. Sie konzentriert sich auf den Wert einer Aufgabe und nicht darauf, ob sie schwer oder leicht ist. Auch diese Matrix ist wie folgt in vier Quadranten unterteilt:
- Quadrant eins – Hohe Wirkung – Geringer Aufwand
Die Aktivitäten in diesem Quadranten haben den größten Wert und sind leicht durchzuführen. Sie werden als Quick-Point-Aufgaben bezeichnet.
- Quadrant zwei – Hohe Wirkung – Hoher Aufwand
Die Aufgaben in diesem Quadranten sind genauso wichtig oder sogar wichtiger als die Aufgaben im ersten Quadranten. Sie sind jedoch schwieriger zu realisieren und erfordern mehr Ressourcen und Planung.
- Quadrant drei – Geringe Auswirkungen – Geringer Aufwand
Die Aktivitäten hier haben keinen großen Wert und sind leicht zu bewerkstelligen. Sie können sie delegieren.
- Quadrant vier – Geringe Auswirkungen – Hoher Aufwand
Diese Aufgaben haben einen geringen bis gar keinen Wert, sind aber zeitaufwendig und erfordern viele Ressourcen. Sie können sie wegwerfen oder auf die Rückbank legen, bis die Ressourcen verfügbar sind.
Covey-Matrix
Diese Matrix konzentriert sich auf die zugewiesene Zeit für Aufgaben pro Quadrant. Es ist auch ähnlich wie das Eisenhower-Matrix. Im Gegensatz zu Eisenhower, dessen Quadranten die Aufgaben und deren Dringlichkeit und Wichtigkeit repräsentieren, stellen die Quadranten der Covey-Matrix jedoch die Zeit dar. Das bedeutet, je prominenter der Quadrant ist, desto mehr Zeit wird für die Projekte aufgewendet, was es zu einer der effektivsten Alternativen der Eisenhower-Matrix macht. In diesem Sinne würden die Quadranten der Covey-Matrix wie folgt vorbereitet werden:
- Quadrant eins – Dringend-Wichtig
Aufgrund ihrer Dringlichkeit sollten diese Aufgaben sofort erledigt werden, dürfen aber nicht zu zeitaufwändig sein. Mit anderen Worten: Es handelt sich um schnelle, dringende Aufgaben. Viele Menschen verbringen hier zu viel Zeit, weil sie in der „Dringlichkeitsfalle“ sitzen. Diese Aufgaben sind wichtig, aber wegen ihres kurzfristigen Wertes sollten Sie nicht zu viel Zeit darauf verwenden.
- Quadrant zwei – Nicht dringend-wichtig
Für diese Aufgaben sollte die meiste Zeit eingeplant werden, da sie eine gute Planung erfordern und mehr Ressourcen verbrauchen. Die Arbeitsplätze hier sind in der Regel von langfristigem Wert und brauchen daher genügend Zeit.
- Quadrant drei – Dringend – Nicht wichtig
Diese Tätigkeiten lassen sich am besten delegieren, weil sie zeitaufwändig sind; sie sind jedoch weniger wertschöpfend, so dass Sie Ihre Zeit nicht darauf verwenden sollten.
- Quadrant vier – Nicht dringend – Nicht wichtig
Diese Aufgaben sind unnötig und sollten möglichst wenig oder gar nicht bearbeitet werden. Sie sind als Ablenkungen bekannt; wenn Sie Ihren Tag oder Ihr Produktivitätsniveau bewerten, werden Sie das merken.
Priorisierung von Tools, die auf andere Weise nützlich sind
Es gibt Priorisierungstools, die die Produktivität und Effizienz auf unterschiedliche Weise steigern. Sie umfassen:
- Zeitmanagement-Tools: Sie heben die Zeit hervor, die für bestimmte Aufgaben vorgesehen ist, um die Produktivität zu erhöhen.
- Projektmanagement-Tools: Sie dienen dazu, Aufgaben festzulegen, sie auszuführen und den Fortschritt eines Projekts zu verfolgen.
- Werkzeuge zur Ressourcenzuweisung: Sie konzentrieren sich auf die für die Durchführung der Aufgaben erforderlichen Ressourcen, indem sie jedem Projekt die ihm zustehenden Mittel zuweisen.
- Projekt-Meilenstein-Tools: Sie konzentrieren sich ausschließlich auf den Fortschritt eines Projekts in Bezug auf die Produktivität pro Zeit.
- Notfallplan-Tools: Sie konzentrieren sich auf Alternativen für bestimmte Projekte, indem sie diese ausarbeiten und planen, wie sie die Situation im Ernstfall retten würden.
- Tools für die Zusammenarbeit: Sie konzentrieren sich auf die Synergie zwischen Mitarbeitern oder Teams bei Projekten. Diese Tools ermöglichen es mehreren Personen, jederzeit und überall auf sie zuzugreifen und mit ihnen zu arbeiten.
- Automatisierungswerkzeuge: Sie konzentrieren sich auf den reibungslosen Übergang von Aktivitäten, z. B. die Benachrichtigung über Termin- oder Projektänderungen, damit sich die Mitarbeiter auf das Wesentliche konzentrieren können.
Mit diesen Instrumenten wird ein effektives Management von Mitarbeitern, Zeit und Ressourcen langfristig zu größeren Erfolgen führen.
Erfahren Sie mehr: Was ist die Eisenhower Matrix?
Schlussfolgerung
Zeitmanagement-Tools wie die Eisenhower-Matrix sind nicht die einzigen Instrumente zur Steigerung von Effizienz und Produktivität. Die Matrix der Handlungsprioritäten und die Covey-Matrix sind ausgezeichnete Alternativen zur Eisenhower-Methode. Ihre Arbeitsweise mag zwar unterschiedlich sein, aber das Ziel ist das gleiche. Die oben genannten Werkzeuge können dies auf ihre Weise tun.
